Babyshower: checklista från idé till genomförande

En babyshower blir enklare att hålla ihop när du bestämmer stil, budget och gästlista innan du börjar boka och beställa. Börja med inbjudningar och RSVP, och planera sedan tårta, desserter, mat, dryck och dekorationer i den ordningen de behöver bli klara. Under den sista veckan bekräftar du leveranser, uppställningstid och aktiviteter. På dagen behövs en tydlig tidslinje, en välkomstpunkt och någon som leder lekar och presentöppning.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Samla in gästernas kontaktuppgifter
Designa inbjudningarna
Beställa babyshower-tårtan
Ordna blomsterarrangemang
Skicka inbjudningarna
Beställa desserter
Förbereda temadekorationen
Bekräfta dekorationens uppställningstid
Leda öppnandet av presenterna
2 personer
Upprätta RSVP-processen
Ordna drycker
Förbereda bakgrundsmusik
Bekräfta cateringleveransen
Öppna evenemanget
Hyra utrustning vid behov
Kontrollera den slutliga dekorationen
Förbereda registrerings- eller välkomstdisken
Servera mat och dryck
2 personer
Bekräfta tårtleveransen
Samordna spel och aktiviteter
2 personer
Bestämma babyshowerns syfte och stil
Följa upp gästernas svar
Kontakta dekorationsleverantörer
Välja babyshower-spel
Skriv ut gästlistan
Samordna tårtuppdukningen
2 personer
Bestämma om babyshowern ska vara en överraskning
Följa upp gäster som inte har svarat
Ordna blomsterdekorationer
Förbereda spelmaterial
Förbered namnskyltar
Fotografera viktiga ögonblick
Rådgöra med de blivande föräldrarna om deras önskemål
Slutföra gästlistan
Ordna ballongdekorationer
Ordna priser
Förbereda gåvor till gästerna
Tacka gästerna
Fastställa det förväntade antalet gäster
Notera kostrestriktioner
Bekräfta leverantörsavtal
Göra upp evenemangets tidsplan
Packa aktivitetsmaterial
Dela ut party favors
2 personer
Fastställa evenemangets budget
Ordna tillgänglighetskrav
Övervaka evenemangskostnaderna
Förbereda välkomsttalet
Förbereda nödförnödenheter
Avsluta evenemanget officiellt
Välja önskat evenemangsdatum
Förbereda sittplanen
Ta fram dekorationsplanen
Utse en toastmaster
Ställa fram bord
Övervaka städningen av lokalen
2 personer
Bestämma alternativa datum
Göra namnskyltar till gästerna
Köpa dekoration
Förbereda aktivitetsinstruktioner
Ställa fram stolar
Packa återanvändbar dekoration
2 personer
Välja evenemangslokalen
Vid behov förbereda välkomstgåvor
Förbereda bordsdekoration
Ordna aktiviteter för att öppna presenter
Bädda borden
Lämna tillbaka hyrd utrustning
Inspektera möjliga lokaler
Ordna parkeringsinformation
Välja mittpunktsdekorationer
Ordna aktiviteter för minnesboken
Sätta upp dekorationer
Kontrollera evenemangets budget
Bekräfta lokalens tillgänglighet
Förbereda gästinformation
Ordna välkomstskyltar
Förbereda rådskort för gästerna
Slutföra den sista genomgången av lokalen
Arkivera evenemangsfoton och planeringsdokument
Boka lokalen
Fastställa den slutgiltiga evenemangsbudgeten
Förbereda presentbordet
Ordna gissningslekar om bebisen
Öppna lokalen
Sätta ihop organisationsteamet
Kontakta cateringföretag
Planera dessertbordet
Planera fototillfällen
Ta emot leverantörer
Fördela ansvar till organisatörerna
Begära in cateringofferter
Ordna dryckesstationen
Sätta ihop spellistor
Övervaka uppsättningen
Utforma babyshower-temat
Jämföra cateringförslag
Ordna fotohörnan
Förbereda underhållningsmaterial
Ställa fram förfriskningar
Välja evenemangets färgpalett
Välja cateringföretag
Göra i ordning dekorativa bakgrunder
Bekräfta det slutgiltiga programmet
Välkomna gästerna
2 personer
Göra upp den preliminära gästlistan
Bekräfta menyn
Installera dekorativ belysning
Bekräfta alla leverantörer
Visa gästerna till sina platser
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Mapp för eventplanering
Sittplan
Evenemangets tidslinje
Programhäfte
Budgetkalkylark
Aktivitetsplanering
Gästernas kontaktlista
Leverantörernas kontaktblad
Inventeringschecklista
Leverantörernas kontaktlista
Avtal för lokalen
Tackkort
Cateringavtal
Avtal med dekorationsleverantörer
Etiketter
Gästlista
RSVP-listor
Betalningsuppgifter
Feedbackkort
Permanentmarkörer
Information om presentönskemål
Gästbok
Checklistor
Namnskyltar
Pennor
Namnskyltar
Bordsnummer
Inbjudningar
Kuvert
Informationskort
Frimärken

Decorations

Papperslyktor
Fotovägg
Girlanger
Dekorativa rekvisita
Dekorativa band
Konfetti
Ballonger
Blomsterarrangemang
Välkomstskylt
Ballongbåge
Färska blommor
Ballongvikter
Konstgjorda blommor
Dekorationslådor
Banderoller
Dekorationskorgar
Dekorativa girlanger
Dekorativa bokstäver
Pappersfläktar
Skyltar med babytema
Bordsdukar
Bordslöpare
Stolsöverdrag
Mittendekorationer

Groceries

Ostbricka
Smörgåsar
Tilltugg
Tårta
Cupcakes
Kakor
Godis
Choklad
Fruktbricka
Ttillbehör för te

Kitchen

Muggar
Tårtställ
Glas
Tallrikar
Snackbrickor
Fat
Serveringsfat
Bestick
Tårtkniv
Servetter
Tårtspade
Sugrör
Dryckesautomater
Iskylare
Kaffebryggare
Flasköppnare

Cleaning

Sopskyffel
Mopp
Städprodukter
Rengöringsdukar
Soptunnor
Återvinningskärl
Sopsäckar
Hushållspapper
Rengöringsdukar
Kvast

Technical

Reservbatterier
LED-ljus
Ljusslingor
Lampor
Förlängningssladdar
Direktkamera
Grenuttag
Kamerafilm
Bluetooth-högtalare
Mikrofon
Musikspelare
Laddstation för telefoner
Dekorationsbelysning

Logistics

Transportlådor
Stafflier
Förpackningsmaterial
Paraplyställ
Klädställning
Hittegodsbox
Förvaringslådor
Ballongpump
Plastförvaringslådor
Buntband
Verktygsset
Sax
Registreringsbord
Tejp
Välkomstbord
Vägvisningsskyltar

Gifts

Tackgåvor till gästerna
Tackpåsar
Presentetiketter
Babygåvokorg
Presentpapper
Presentpåsar
Sidenpapper
Band

Safety

Lista med nödkontakter
Första hjälpen-kit
Handdesinfektion
Pappersnäsdukar

Furniture

Loungefåtöljer
Matbord
Cocktailbord
Presentdisplayer
Presentbord
Dessertbord
Dryckesbord
Stolar
Hopfällbara stolar

Activities

Förutsägelsekort
Gratulationskort
Minnesbok
Spelkort
Fotoprops för gäster
Pennor till spel
Prisvinster
Lotter
Rådgivningskort

Tips

Skicka inbjudningarna minst fyra veckor före babyshowern och sätt ett sista svarsdatum cirka två veckor före. Då hinner du justera mängden mat, dryck och sittplatser.
Bekräfta tårt- och cateringleveranser senast tre dagar före festen. Kontrollera även tid, adress, kontaktperson och om maten kräver kylförvaring.
Planera dekorationen efter uppställningstiden: lägg fram ballonger, girlanger, lyktor och fotovägg i separata lådor så att dekorationen kan sättas upp utan att leta efter delar.
Räkna med två till tre alkoholfria drycker per person under den första timmen och komplettera med vatten. Ställ fram muggar, glas, tallrikar och servetter innan gästerna kommer.
Utse en person som leder lekar, aktiviteter och presentöppning. Lägg in minst 15 minuter för välkomnande och 30–45 minuter för presenter i dagens tidslinje.

Vanliga frågor

När ska man skicka inbjudningar till en babyshower?: Skicka dem ungefär fyra veckor före festen och ange ett sista svarsdatum två veckor före. Följ upp personer som inte svarat efter 7–10 dagar.
Hur mycket mat behövs till en babyshower?: Planera ungefär 6–8 munsbitar eller mindre portioner per gäst om festen pågår i 2–3 timmar. Lägg till tårta och dessert, och beställ cirka 10 procent extra om gästantalet är osäkert.
När ska man beställa babyshower-tårtan?: Beställ tårtan minst 10–14 dagar före festen, särskilt om den ska ha ett särskilt tema. Bekräfta leveransen igen tre dagar före och kontrollera att det finns ett tårtställ på plats.
Vad gör man på en babyshower och hur lång tid tar den?: En babyshower brukar ta 2–3 timmar med välkomstmingel, mat, två eller tre lekar eller aktiviteter och presentöppning. Lägg in korta pauser mellan momenten så att gästerna hinner äta och prata.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.