Checklist pentru un baby shower bine organizat

Un baby shower reușit se pregătește în pași clari, nu în ultima săptămână. Începe cu lista invitaților, stilul petrecerii și procedura RSVP, apoi rezervă tortul, deserturile și cateringul înainte ca furnizorii să fie ocupați. În ziua evenimentului, verifică livrările, montajul decorului și masa de primire înainte să înceapă activitățile. Checklistul de mai jos te ajută să urmărești toate cele 110 sarcini și cele 150 de obiecte necesare.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Colectează datele de contact ale invitaților
Proiectează invitațiile
Comandă tortul pentru babyshower
Aranjează aranjamentele florale
Trimite invitațiile
Comandă deserturile
Pregătește decorul tematic
Confirmă timpul de montaj al decorului
Coordonează deschiderea cadourilor
2 persoane
Stabilește procedura RSVP
Aranjează băuturile
Pregătește muzica de fundal
Confirmă livrarea cateringului
Deschide evenimentul
Închiriază echipamente, dacă este necesar
Verifică montajul final al decorului
Pregătește recepția de înregistrare sau de bun venit
Servește mâncarea și băuturile
2 persoane
Confirmă livrarea tortului
Coordonează jocurile și activitățile
2 persoane
Stabilește scopul și stilul babyshower-ului
Ține evidența răspunsurilor invitaților
Ia legătura cu furnizorii de decor
Selectează jocuri pentru babyshower
Tipărirea listei de invitați
Coordonarea prezentării tortului
2 persoane
Deciderea dacă baby shower-ul va fi o surpriză
Sunarea invitaților care nu au răspuns
Aranjarea decorațiunilor florale
Pregătirea materialelor pentru jocuri
Pregătește etichetele cu nume
Fotografierea momentelor importante
Consultarea viitorilor părinți despre preferințele lor
Finalizarea listei de invitați
Aranjarea decorațiunilor cu baloane
Organizarea premiilor
Pregătirea amintirilor pentru invitați
Mulțumirea invitaților
Stabilirea numărului estimat de invitați
Notarea restricțiilor alimentare
Confirmarea aranjamentelor cu furnizorii
Elaborarea programului evenimentului
Împachetarea materialelor pentru activități
Înmânarea darurilor pentru invitați
2 persoane
Stabilirea bugetului evenimentului
Gestionarea cerințelor de accesibilitate
Monitorizarea costurilor evenimentului
Pregătirea discursului de bun venit
Pregătirea materialelor de urgență
Închiderea oficială a evenimentului
Alegerea datei dorite a evenimentului
Pregătirea așezării la mese
Elaborarea planului de decorare
Desemnarea unui maestru de ceremonii
Așezarea meselor
Supravegherea strângerii locației
2 persoane
Stabilirea datelor alternative
Realizarea etichetelor cu nume pentru invitați
Cumpărarea decorațiunilor
Pregătirea instrucțiunilor pentru activități
Așază scaunele
Împachetarea decorațiunilor reutilizabile
2 persoane
Alegerea locației evenimentului
Pregătirea cadourilor de bun venit, dacă este necesar
Pregătirea decorului meselor
Organizarea activităților de deschidere a cadourilor
Aranjarea meselor
Returnarea echipamentelor închiriate
Inspectarea locațiilor posibile
Gestionarea informațiilor despre parcare
Selectarea pieselor centrale decorative
Organizarea activităților pentru cartea de amintiri
Montarea decorațiunilor
Verificarea bugetului evenimentului
Confirmarea disponibilității locației
Pregătirea informațiilor pentru invitați
Aranjarea pancartelor de bun venit
Pregătirea cartonașelor cu sfaturi pentru invitați
Finalizarea inspecției finale a locației
Arhivarea fotografiilor de la eveniment și a documentelor de planificare
Rezervarea locației
Finalizarea bugetului evenimentului
Pregătirea mesei pentru cadouri
Organizarea activităților de predicții despre bebeluș
Deschiderea locației
Formarea echipei de organizare
Contactarea firmelor de catering
Planificarea mesei de desert
Planificarea momentelor foto
Primirea furnizorilor
Atribuirea responsabilităților organizatorilor
Solicitarea ofertelor de catering
Organizarea stației de băuturi
Selectarea playlisturilor
Supravegherea amenajării
Dezvoltarea temei baby shower-ului
Compararea ofertelor de catering
Amenajarea spațiului foto
Pregătirea materialelor pentru divertisment
Pregătirea gustărilor și băuturilor
Alegerea paletei de culori a evenimentului
Alegerea firmei de catering
Pregătirea fundalurilor decorative
Confirmarea programului final
Întâmpinarea invitaților
2 persoane
Întocmirea listei provizorii de invitați
Confirmarea meniului
Instalarea iluminatului decorativ
Confirmarea tuturor furnizorilor
Îndrumarea invitaților către locurile lor
2 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Dosar pentru planificarea evenimentului
Planul meselor
Cronologia evenimentului
Broșură de program
Fișier bugetar
Planificarea activităților
Lista de contact a invitaților
Fișă de contact pentru furnizori
Listă de verificare a stocurilor
Lista de contact a furnizorilor
Contractul locației
Felicitări de mulțumire
Contract de catering
Contracte cu furnizorii de decorațiuni
Etichete
Listă de invitați
Liste RSVP
Detalii de plată
Carduri de feedback
Markere permanente
Informații despre registrul de cadouri
Carte de oaspeți
Liste de verificare
Ecusoane cu nume
Pixuri
Carduri cu nume
Numere de masă
Invitații
Plicuri
Carduri informative
Timbruri poștale

Decorations

Lampioane de hârtie
Perete foto
Ghirlande
Elemente decorative
Panglici decorative
Confetti
Baloane
Aranjamente florale
Panou de bun venit
Arcadă de baloane
Flori proaspete
Greutăți pentru baloane
Flori artificiale
Cutii decorative
Bannere
Coșuri decorative
Ghirlande decorative
Litere decorative
Evantaie din hârtie
Farfurii cu tematică pentru bebeluși
Fețe de masă
Mese alergătoare
Huse pentru scaune
Decorațiuni pentru centru de masă

Groceries

Platou cu brânzeturi
Sandvișuri
Aperitive
Tort
Brioșe
Biscuiți
Bomboane
Ciocolată
Platou cu fructe
Consumabile pentru ceai

Kitchen

Pahare
Suport pentru tort
Pahare
Farfurii
Tăvi pentru gustări
Platouri
Platouri de servire
Tacâmuri
Cuțit pentru tort
Șervețele
Lopățică pentru tort
Paie
Dozatoare de băuturi
Găleată pentru gheață
Aparat de cafea
Desfăcător de sticle

Cleaning

Fară de praf
Mop
Produse de curățenie
Șervețele de curățare
Coșuri de gunoi
Recipient pentru reciclare
Saci de gunoi
Prosoape de hârtie
Lavete de curățare
Mătură

Technical

Baterii de rezervă
Lumânări LED
Ghirlande luminoase
Lămpi
Prelungitoare
Aparat foto instant
Prize multiple
Film foto
Boxă Bluetooth
Microfon
Player muzical
Stație de încărcare pentru telefoane
Iluminat decorativ

Logistics

Lăzi de transport
Șevalete
Materiale de ambalare
Suport pentru umbrele
Cuier
Cutie pentru obiecte pierdute
Cutii de depozitare
Pompă de baloane
Cutii de depozitare din plastic
Bride de cablu
Set de unelte
Foarfecă
Masa de înregistrare
Bandă adezivă
Masă de bun venit
Indicatoare de direcție

Gifts

Mărturii pentru invitați
Punguțe de mulțumire
Etichete pentru cadouri
Coș cadou pentru bebeluși
Hârtie de ambalat cadouri
Punguțe pentru cadouri
Hârtie de mătase
Panglică

Safety

Lista contactelor de urgență
Trusă de prim ajutor
Dezinfectant pentru mâini
Șervețele

Furniture

Fotolii lounge
Mese de luat masa
Mese de cocktail
Suporturi pentru cadouri
Masa pentru cadouri
Masa de desert
Masa cu băuturi
Scaune
Scaune pliante

Activities

Carduri pentru previziuni
Felicitări
Cartea de amintiri
Carduri de joc
Recuzită foto pentru invitați
Stilouri pentru jocuri
Premii
Bilete de loterie
Carduri de sfaturi

Sfaturi

Trimite invitațiile cu 4-6 săptămâni înainte și stabilește o dată-limită pentru RSVP cu cel puțin 10 zile înainte de petrecere. Păstrează lista de contacte și răspunsurile într-un singur dosar sau fișier.
Confirmă tortul, deserturile și cateringul cu 7-14 zile înainte, apoi reconfirmă livrările cu 24-48 de ore înainte. Verifică separat ora sosirii și timpul necesar pentru aranjare.
Pregătește decorul cu o zi înainte: baloane, ghirlande, lampioane, panglici și peretele foto. În ziua evenimentului, rezervă 60-90 de minute pentru montaj și încă 15 minute pentru verificarea finală.
Planifică jocurile și deschiderea cadourilor în cronologia evenimentului, nu doar verbal. Pentru un baby shower de aproximativ 3 ore, pregătește 2-3 jocuri și lasă 30-45 de minute pentru cadouri.
Amenajează recepția cu lista invitaților, pahare, farfurii și programul zilei înainte să sosească primii invitați. Ține la îndemână baterii de rezervă, materiale de ambalare și produse de curățenie pentru situații neprevăzute.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se organizează un baby shower?: Începe planificarea cu 6-8 săptămâni înainte. Trimite invitațiile cu 4-6 săptămâni înainte și închide lista RSVP cu aproximativ 10 zile înainte, ca să poți calcula mâncarea, băuturile și locurile.
Cu cât timp înainte se comandă tortul pentru baby shower?: Comandă tortul cu cel puțin 2-3 săptămâni înainte, mai ales dacă ai nevoie de un design personalizat. Confirmă livrarea și ora sosirii cu 24-48 de ore înainte de eveniment.
Câte jocuri se fac la un baby shower?: Pentru o petrecere de 2,5-3 ore, sunt suficiente 2-3 jocuri și o activitate scurtă. Lasă aproximativ 15-20 de minute pentru fiecare joc și 30-45 de minute pentru deschiderea cadourilor.
Când se confirmă numărul invitaților la baby shower?: Stabilește termenul RSVP cu 10-14 zile înainte de petrecere. Cu 7 zile înainte, actualizează definitiv cantitățile pentru catering, deserturi, băuturi, pahare și farfurii.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.