Babyshower organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Babyshower wirkt entspannt, wenn Gästeliste, Rückmeldungen und Lieferungen früh feststehen. Plane zuerst Stil und Budget, verschicke die Einladungen und halte Zu- und Absagen laufend fest. In den letzten Tagen prüfst du Dekoration, Sitzordnung, Catering, Torte und Spiele gemeinsam mit dem Zeitplan. Am Tag selbst brauchst du klare Zuständigkeiten für Empfang, Aufbau, Essen, Aktivitäten und das Öffnen der Geschenke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Kontaktdaten der Gäste sammeln
Einladungen gestalten
Die Babyshower-Torte bestellen
Blumendekorationen arrangieren
Die Einladungen verschicken
Desserts bestellen
Mottodekorationen vorbereiten
Aufbauzeit der Dekoration bestätigen
Das Auspacken der Geschenke organisieren
2 Personen
RSVP-Abläufe einrichten
Getränke organisieren
Hintergrundmusik vorbereiten
Lieferung des Caterings bestätigen
Die Veranstaltung eröffnen
Bei Bedarf Equipment mieten
Das endgültige Deko-Layout prüfen
Bereich für Anmeldung oder Empfang vorbereiten
Speisen und Getränke servieren
2 Personen
Tortenzustellung bestätigen
Spiele und Aktivitäten koordinieren
2 Personen
Zweck und Stil der Babyshower festlegen
Rückmeldungen der Gäste verfolgen
Dekorationslieferanten kontaktieren
Babyshower-Spiele auswählen
Gästeliste ausdrucken
Präsentation der Torte koordinieren
2 Personen
Entscheiden, ob die Babyshower eine Überraschung wird
Bei Gästen ohne Rückmeldung nachfassen
Blumendekorationen arrangieren
Spielmaterialien vorbereiten
Namenskarten vorbereiten
Wichtige Momente fotografieren
Die werdenden Eltern nach ihren Vorlieben fragen
Die endgültige Gästeliste festlegen
Ballondekorationen arrangieren
Preise organisieren
Gastgeschenke vorbereiten
Den Gästen danken
Die erwartete Gästezahl festlegen
Ernährungseinschränkungen erfassen
Lieferantenvereinbarungen bestätigen
Den Ablaufplan der Veranstaltung planen
Materialien für Aktivitäten einpacken
Gastgeschenke verteilen
2 Personen
Das Veranstaltungsbudget festlegen
Barrierefreiheitsanforderungen organisieren
Ausgaben der Veranstaltung überwachen
Die Begrüßungsrede vorbereiten
Notfallausrüstung vorbereiten
Die Veranstaltung offiziell beenden
Das gewünschte Veranstaltungsdatum auswählen
Den Sitzplan vorbereiten
Den Dekorationsplan entwickeln
Eine Moderation bestimmen
Tische arrangieren
Die Reinigung des Veranstaltungsorts überwachen
2 Personen
Ausweichtermine identifizieren
Namenskarten für Gäste erstellen
Dekorationen kaufen
Anweisungen für Aktivitäten vorbereiten
Stühle arrangieren
Wiederverwendbare Dekorationen einpacken
2 Personen
Den Veranstaltungsort auswählen
Bei Bedarf Willkommensgeschenke vorbereiten
Tischdekorationen vorbereiten
Geschenköffnungsaktivitäten organisieren
Die Tische eindecken
Gemietetes Equipment zurückgeben
Mögliche Veranstaltungsorte besichtigen
Informationen zum Parken bereitstellen
Tischmittelstücke auswählen
Aktivitäten für das Erinnerungsbuch organisieren
Dekorationen anbringen
Das Veranstaltungsbudget prüfen
Verfügbarkeit des Veranstaltungsorts bestätigen
Gästeinformationen vorbereiten
Willkommensschilder arrangieren
Ratskarten für Gäste vorbereiten
Die abschließende Besichtigung des Veranstaltungsorts durchführen
Eventfotos und Planungsunterlagen archivieren
Den Veranstaltungsort reservieren
Das Veranstaltungsbudget abschließen
Den Geschenketisch vorbereiten
Baby-Vorhersage-Aktivitäten organisieren
Den Veranstaltungsort öffnen
Das Organisationsteam aufstellen
Catering-Anbieter kontaktieren
Den Desserttisch planen
Fotomöglichkeiten planen
Lieferanten begrüßen
Aufgaben unter den Organisatoren verteilen
Catering-Angebote anfragen
Die Getränkestation organisieren
Musik-Playlists arrangieren
Aufbauarbeiten überwachen
Das Babyshower-Motto entwickeln
Catering-Angebote vergleichen
Den Foto-Bereich arrangieren
Unterhaltungsmaterialien vorbereiten
Erfrischungen vorbereiten
Farbpalette für das Event auswählen
Caterer auswählen
Dekorative Hintergründe vorbereiten
Das finale Programm bestätigen
Gäste begrüßen
2 Personen
Vorläufige Gästeliste vorbereiten
Menü bestätigen
Dekorative Beleuchtung anbringen
Alle Lieferanten bestätigen
Gäste zu den Sitzplätzen geleiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Verwaltung

Eventplanungsmappe
Sitzplan
Event-Timeline
Eventplan
Budgettabelle
Ablaufplan
Gästekontaktliste
Lieferantenkontaktliste
Inventur-Checkliste
Lieferantenkontaktliste
Veranstaltungsvertrag
Dankeskarten
Cateringvertrag
Verträge mit Dekorationslieferanten
Etiketten
Gästeliste
RSVP-Listen
Zahlungsunterlagen
Feedbackkarten
Permanentmarker
Geschenkliste-Informationen
Gästebuch
Checklisten
Namensschilder
Stifte
Namenskärtchen
Tischnummern
Einladungen
Umschläge
Informationskarten
Briefmarken

Dekorationen

Papierlaternen
Fotohintergrund
Wimpelketten
Dekorationsrequisiten
Dekorative Bänder
Konfetti
Luftballons
Blumenarrangements
Willkommensschild
Ballonbogen
Frische Blumen
Ballongewichte
Künstliche Blumen
Dekoboxen
Banner
Dekokörbe
Dekorationsgirlanden
Deko-Buchstaben
Papierfächer
Schilder mit Baby-Motiv
Tischdecken
Tischläufer
Stuhlhussen
Tischdekorationen

Einkäufe

Käseplatte
Sandwiches
Fingerfood
Kuchen
Cupcakes
Kekse
Süßigkeiten
Schokolade
Obstplatte
Teebedarf

Küche

Becher
Tortenständer
Gläser
Teller
Snackschalen
Schüsseln
Servierplatten
Besteck
Tortenmesser
Servietten
Tortenheber
Trinkhalme
Getränkespender
Eiskübel
Kaffeemaschine
Flaschenöffner

Reinigungsmittel

Kehrschaufel
Mopp
Reinigungsmittel
Reinigungstücher
Müllbehälter
Recyclingbehälter
Müllsäcke
Papiertücher
Reinigungstücher
Besen

Technik

Ersatzbatterien
LED-Kerzen
Lichterketten
Lampen
Verlängerungskabel
Sofortbildkamera
Steckdosenleisten
Filme für die Kamera
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
Musikplayer
Ladestation für Handys
Dekorative Beleuchtung

Logistik

Transportbehälter
Staffeleien
Verpackungsmaterial
Schirmständer
Garderobenständer
Fundkiste
Aufbewahrungsboxen
Ballonpumpe
Kunststoff-Aufbewahrungsbehälter
Kabelbinder
Werkzeugkasten
Scheren
Anmeldetisch
Klebeband
Empfangstisch
Wegweiser

Geschenke

Gastgeschenke
Geschenktüten
Geschenkanhänger
Babygeschenkkorb
Geschenkpapier
Geschenktüten
Seidenpapier
Band

Sicherheit

Notfallkontaktliste
Erste-Hilfe-Set
Handdesinfektionsmittel
Taschentücher

Möbel

Loungesessel
Speisetische
Cocktailtische
Geschenkständer
Geschenktisch
Desserttisch
Getränketisch
Stühle
Klappstühle

Aktivitäten

Vorhersagekarten
Wunschkarten
Erinnerungsbuch
Spielkarten
Foto-Requisiten für Gäste
Stifte für Spiele
Preise
Loskarten
Ratschlagskarten

Tipps

Lege spätestens sechs Wochen vorher Stil, Budget und Gästeliste fest. So bleibt genug Zeit, Kontaktdaten zu sammeln, Einladungen zu gestalten und Rückmeldungen nachzuverfolgen.
Setze für die RSVP eine klare Frist, idealerweise drei Wochen vor der Babyshower. Übertrage die Antworten anschließend in eine gedruckte Gästeliste und passe Sitzplan, Essen und Getränke an.
Bestätige Lieferungen nicht erst am Veranstaltungstag: Torte, Desserts und Catering solltest du zwei bis drei Tage vorher telefonisch oder schriftlich prüfen. Kläre dabei auch Lieferzeit, Ablageort und benötigtes Geschirr.
Plane den Dekorationsaufbau mit einer festen Startzeit und einer verantwortlichen Person. Prüfe am Vorabend Fotowand, Luftballons, Girlanden, Lampions, Batterien und die endgültige Anordnung.
Teile den Ablauf in kurze Abschnitte ein: Empfang, Essen, Spiele, Geschenke und Abschluss. Lege für jede Aktivität eine Dauer von etwa 15 bis 30 Minuten fest und bestimme eine Person, die moderiert und die Zeit im Blick behält.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Babyshower planen?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Stil, Budget und Gästeliste. Einladungen sollten spätestens vier bis fünf Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Antworten rechtzeitig eintreffen.
Wann verschickt man Einladungen zur Babyshower?: Verschicke die Einladungen idealerweise vier bis sechs Wochen vor der Feier. Setze die RSVP-Frist auf etwa drei Wochen vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Spiele anpassen kannst.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für eine Babyshower?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde ungefähr zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei Häppchen und Sandwiches kannst du mit sechs bis acht kleinen Portionen pro Gast rechnen, zusätzlich zu Torte und Desserts.
Was muss man am Tag der Babyshower vorbereiten?: Komme mindestens zwei Stunden vor Beginn für Dekoration, Empfangstisch und letzte Lieferungen vor Ort. Lege außerdem Gästeliste, Zeitplan, Spielmaterial, Geschenkeablauf sowie Teller, Gläser und Ersatzbatterien griffbereit bereit.

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