Checklist para organizar um baby shower sem esquecer nada

Organizar um baby shower fica mais simples quando divides o trabalho por fases: primeiro defines o estilo e a lista de convidados, depois tratas dos fornecedores e, por fim, preparas o espaço e o programa. Esta checklist reúne 110 tarefas e 150 artigos para acompanhar tudo, desde os convites até à abertura dos presentes. Reserva tempo para confirmar presenças, entregas e montagem da decoração, porque são estes detalhes que mais facilmente ficam para trás.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Recolher os contactos dos convidados
Criar os convites
Encomendar o bolo para o baby shower
Providenciar arranjos florais
Enviar os convites
Encomendar sobremesas
Preparar a decoração temática
Confirmar o horário de montagem da decoração
Acompanhar a abertura dos presentes
2 pessoas
Criar o processo de confirmação de presença
Organizar as bebidas
Preparar música de fundo
Confirmar a entrega do catering
Dar início ao evento
Alugar equipamento, se necessário
Verificar a disposição final da decoração
Preparar o balcão de registo ou de boas-vindas
Servir comida e bebidas
2 pessoas
Confirmar a entrega do bolo
Coordenar jogos e atividades
2 pessoas
Definir o objetivo e o estilo do baby shower
Acompanhar as respostas dos convidados
Contactar fornecedores de decoração
Selecionar jogos para baby shower
Imprimir a lista de convidados
Coordenar a apresentação do bolo
2 pessoas
Decidir se o baby shower será uma surpresa
Telefonar aos convidados que não responderam
Organizar arranjos florais
Preparar o material dos jogos
Preparar cartões de nome
Fotografar os momentos importantes
Consultar os futuros pais sobre as suas preferências
Fechar a lista de convidados
Organizar arranjos com balões
Organizar os prémios
Preparar lembranças para os convidados
Agradecer aos convidados
Determinar o número previsto de convidados
Registar restrições alimentares
Confirmar os acordos com os fornecedores
Elaborar o plano do evento
Arrumar o material das atividades
Distribuir brindes
2 pessoas
Definir o orçamento do evento
Tratar dos requisitos de acessibilidade
Controlar os custos do evento
Preparar o discurso de boas-vindas
Preparar material de emergência
Encerrar oficialmente o evento
Escolher a data desejada do evento
Preparar a disposição dos lugares
Desenvolver o plano de decoração
Nomear um mestre de cerimónias
Montar as mesas
Supervisionar a arrumação do espaço
2 pessoas
Definir datas alternativas
Fazer cartões com os nomes dos convidados
Comprar decoração
Preparar instruções para as atividades
Colocar cadeiras
Arrumar a decoração reutilizável
2 pessoas
Escolher o local do evento
Preparar ofertas de boas-vindas, se necessário
Preparar a decoração das mesas
Organizar atividades para a abertura dos presentes
Pôr as mesas
Devolver o equipamento alugado
Inspecionar os locais possíveis
Tratar da informação de estacionamento
Selecionar centros de mesa
Organizar atividades para o livro de recordações
Instalar a decoração
Verificar o orçamento do evento
Confirmar a disponibilidade do local
Preparar informação para os convidados
Organizar placas de boas-vindas
Preparar cartões de aconselhamento para os convidados
Concluir a inspeção final do local
Arquivar fotos do evento e documentos de planeamento
Reservar o local
Fechar o orçamento do evento
Preparar a mesa dos presentes
Organizar atividades de previsões sobre o bebé
Abrir o local
Criar a equipa de organização
Contactar os caterings
Planear a mesa de sobremesas
Planear momentos para fotografias
Receber os fornecedores
Atribuir responsabilidades aos organizadores
Pedir orçamentos de catering
Organizar o bar de bebidas
Criar listas de reprodução
Supervisionar a montagem
Desenvolver o tema do baby shower
Comparar propostas de catering
Montar o espaço para fotos
Preparar material de animação
Preparar refrescos
Escolher a paleta de cores do evento
Escolher o catering
Preparar fundos decorativos
Confirmar o programa final
Receber convidados
2 pessoas
Elaborar a lista preliminar de convidados
Confirmar o menu
Instalar iluminação decorativa
Confirmar todos os fornecedores
Acompanhar os convidados aos seus lugares
2 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Administration

Pasta de planeamento do evento
Plano de lugares
Cronograma do evento
Programa
Folha de orçamento
Planeamento das atividades
Lista de contactos dos convidados
Lista de contactos dos fornecedores
Lista de verificação de material
Lista de contactos dos fornecedores
Contrato do local
Cartões de agradecimento
Contrato de catering
Contratos com fornecedores de decoração
Etiquetas
Lista de convidados
Listas de RSVP
Dados de pagamento
Cartões de feedback
Marcadores permanentes
Informações sobre a lista de presentes
Livro de visitas
Checklists
Crachás
Canetas
Cartões com nomes
Números de mesa
Convites
Envelopes
Cartões informativos
Selos

Decorations

Lanternas de papel
Parede para fotos
Fitas
Elementos decorativos
Fitas decorativas
Confetti
Balões
Arranjos florais
Placa de boas-vindas
Arco de balões
Flores frescas
Pesos para balões
Flores artificiais
Caixas decorativas
Banners
Cestas decorativas
Guirlandas decorativas
Letras decorativas
Abanicos de papel
Placas com tema de bebé
Toalhas de mesa
Passadeiras de mesa
Capas para cadeiras
Decorações de centro de mesa

Compras

Tabuleiro de queijos
Sanduíches
Petiscos
Bolo
Cupcakes
Biscoitos
Doces
Chocolate
Tabuleiro de frutas
Material para chá

Kitchen

Copos
Suporte para bolo
Copos
Pratos
Tabuleiros de snacks
Bandejas
Travessas de servir
Talheres
Faca de bolo
Guardanapos
Corta-bolos
Palhinhas
Dispensadores de bebidas
Balde de gelo
Máquina de café
Abre-garrafas

Limpeza

Pá e escova
Esfregona
Produtos de limpeza
Toalhitas de limpeza
Caixotes do lixo
Contentor de reciclagem
Sacos do lixo
Papel de cozinha
Panos de limpeza
Vassoura

Technical

Pilhas de reserva
Velas LED
Guirlandas com luzes
Lâmpadas
Cabos de extensão
Câmara instantânea
Tomadas múltiplas
Filme para câmara
Coluna Bluetooth
Microfone
Leitor de música
Estação de carregamento para telemóveis
Iluminação decorativa

Logistics

Caixas de transporte
Cavaletes
Material de embalagem
Suporte para guarda-chuvas
Cabide
Caixa de perdidos e achados
Caixas de arrumação
Bomba de balões
Caixas de arrumação em plástico
Abraçadeiras
Kit de ferramentas
Tesoura
Mesa de registo
Fita adesiva
Mesa de boas-vindas
Placas de orientação

Gifts

Lembranças para os convidados
Saquinhos de oferta
Etiquetas de presente
Cesta de presentes para bebé
Papel de embrulho
Sacos de oferta
Papel de seda
Fita

Safety

Lista de contactos de emergência
Kit de primeiros socorros
Desinfetante de mãos
Lenços de papel

Furniture

Poltronas de lounge
Mesas de refeição
Mesas de cocktail
Expositores de presentes
Mesa de presentes
Mesa de sobremesas
Mesa de bebidas
Cadeiras
Cadeiras dobráveis

Activities

Cartões de previsões
Cartões de felicitações
Livro de memórias
Cartas de jogo
Adereços fotográficos para convidados
Canetas para jogos
Prémios
Bilhetes de rifa
Cartões de conselhos

Dicas

Envia os convites 4 a 6 semanas antes e define uma data-limite para as respostas, idealmente 10 a 14 dias antes do baby shower. Assim consegues ajustar comida, bebidas, lugares e lembranças.
Confirma o bolo, as sobremesas e o catering 5 a 7 dias antes; no próprio dia, confirma novamente os horários de entrega. Deixa também definido quem recebe cada fornecedor.
Prepara a decoração na véspera sempre que possível e confirma o horário de montagem com antecedência. Balões, lanternas, fitas, flores e a parede para fotografias precisam de espaço, tempo e, por vezes, equipamento de apoio.
Calcula as bebidas para a duração do encontro: conta, como ponto de partida, 2 a 3 bebidas por pessoa na primeira hora e cerca de 1 por cada hora seguinte. Mantém água disponível e separa copos, pratos e utensílios antes da chegada dos convidados.
Fecha o programa com horas aproximadas para a chegada, comida, jogos, abertura dos presentes e despedida. Escolhe 2 ou 3 atividades e nomeia uma pessoa para as coordenar, para que a futura mãe não tenha de gerir o evento.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo começar a organizar um baby shower?: Começa 6 a 8 semanas antes. Esse prazo permite recolher contactos, escolher o estilo, enviar convites com 4 a 6 semanas de antecedência e confirmar fornecedores sem pressa.
Quando devo enviar os convites do baby shower?: Envia-os 4 a 6 semanas antes da data e pede confirmação até 10 a 14 dias antes. Usa uma lista única de respostas para saber quantas pessoas vão realmente participar.
Quanto tempo deve durar um baby shower?: Planeia 2 a 4 horas, dependendo do número de convidados e das atividades. Reserva cerca de 30 minutos para a chegada, 60 a 90 minutos para comida e conversa e 30 a 45 minutos para jogos ou abertura dos presentes.
Quando devo encomendar o bolo e as sobremesas do baby shower?: Faz a encomenda 2 a 3 semanas antes e confirma a entrega 5 a 7 dias antes. No dia do evento, verifica o horário e prepara um suporte para o bolo antes de os doces chegarem.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.