Babyshower-tjekliste til en velplanlagt dag

En babyshower kræver mere end invitationer, kage og pynt. Brug planen til at holde styr på gæsternes svar, leverancer, lege, servering og den praktiske opstilling på dagen. Start med formål, stil og budget, og arbejd derefter frem mod invitationer, mad, dekorationer og aktiviteter. De sidste dage handler især om bekræftelser, tidsplan og ting, der let bliver glemt, når gæsterne ankommer.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
Design invitationerne
Bestil babyshower-kagen
Arrangér blomsterdekorationer
Send invitationerne
Bestil desserter
Forbered temadekorationen
Bekræft dekorationens opstillingstid
Styr åbningen af gaverne
2 personer
Sæt RSVP-processen op
Arrangér drikkevarer
Forbered baggrundsmusik
Bekræft leveringen af catering
Åbn eventet
Lej udstyr, hvis nødvendigt
Kontrollér den endelige opstilling af dekorationen
Forbered registrerings- eller velkomstskranken
Server mad og drikke
2 personer
Bekræft leveringen af kagen
Koordinér lege og aktiviteter
2 personer
Fastlæg babyshowerens formål og stil
Hold styr på gæsternes svar
Kontakt dekorationleverandører
Vælg babyshower-lege
Udskriv gæstelisten
Koordinér præsentationen af kagen
2 personer
Beslut, om babyshoweren skal være en overraskelse
Ring til gæster, der ikke har svaret
Arranger blomsterdekorationer
Forbered legematerialer
Forbered navneskilte
Fotografer vigtige øjeblikke
Rådfør dig med de kommende forældre om deres præferencer
Færdiggør gæstelisten
Arranger ballondekorationer
Organisér præmier
Forbered gæstegaver
Tak gæsterne
Fastlæg det forventede antal gæster
Notér kosthensyn
Bekræft aftaler med leverandører
Lav tidsplanen for arrangementet
Pak materialer til aktiviteter
Del party favors ud
2 personer
Fastlæg arrangementsbudgettet
Arranger adgangskrav
Hold øje med arrangementets omkostninger
Forbered velkomsttalen
Forbered nødudstyr
Afslut arrangementet officielt
Vælg den ønskede arrangementsdato
Forbered siddeplanen
Udarbejd dekorationsplanen
Udpeg en ceremonimester
Stil borde op
Overvåg oprydningen af lokalet
2 personer
Fastlæg alternative datoer
Lav navneskilte til gæsterne
Køb dekoration
Forbered instruktioner til aktiviteter
Stille stole op
Pak genbrugelig dekoration ned
2 personer
Vælg arrangementsstedet
Forbered velkomstgaver, hvis det er nødvendigt
Forbered borddekoration
Organisér aktiviteter til gaveåbning
Dæk bordene
Returnér lejet udstyr
Besigtig mulige lokaler
Arranger parkeringsinformation
Vælg borddekorationer
Organisér aktiviteter til mindebogen
Opsæt dekorationerne
Gennemgå arrangementsbudgettet
Bekræft lokalets tilgængelighed
Forbered gæsteinformation
Arranger velkomstskilte
Forbered rådgivningskort til gæsterne
Gennemfør den sidste inspektion af lokalet
Arkivér arrangementsfotos og planlægningsdokumenter
Reserver lokalet
Færdiggør arrangementsbudgettet
Forbered gavebordet
Organisér gæt-aktiviteter om babyen
Åbn lokalet
Sæt organiseringsteamet op
Kontakt cateringfirmaer
Planlæg dessertbordet
Planlæg fotomuligheder
Modtag leverandører
Tildel ansvar til arrangører
Indhent cateringtilbud
Organisér drikkevarestationen
Sammensæt playlister
Overvåg opstillingen
Udvikl temaet til babyshoweren
Sammenlign cateringtilbud
Indret fotoområdet
Forbered underholdningsmaterialer
Gør forfriskninger klar
Vælg arrangementets farvepalette
Vælg catereren
Gør dekorative baggrunde klar
Bekræft det endelige program
Byd gæsterne velkommen
2 personer
Udarbejd den foreløbige gæsteliste
Bekræft menuen
Installer dekorativ belysning
Bekræft alle leverandører
Vis gæsterne til deres pladser
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Mappe til eventplanlægning
Siddeplan
Tidsplan for arrangementet
Programhæfte
Budgetark
Aktivitetsplanlægning
Gæsternes kontaktliste
Leverandørkontaktliste
Tjekliste for lager
Leverandørernes kontaktliste
Lejeaftale for lokalet
Tak-kort
Cateringkontrakt
Kontrakter med dekorationsleverandører
Etiketter
Gæsteliste
RSVP-oversigter
Betalingsoplysninger
Feedbackkort
Permanentmarkere
Oplysninger om gaveønsker
Gæstebog
Checklister
Navneskilte
Penne
Navneskilte
Bordnumre
Invitationer
Kuverter
Informationskort
Frimærker

Decorations

Papirlanterner
Fotovæg
Guirlander
Dekorative rekvisitter
Dekorative bånd
Konfetti
Balloner
Blomsterarrangementer
Velkomstskilt
Ballonbue
Friske blomster
Ballonvægte
Kunstblomster
Dekorative æsker
Bannere
Dekorative kurve
Dekorative guirlander
Dekorative bogstaver
Papirvifter
Babytema-skilte
Bordduge
Bordløbere
Stolebetræk
Borddekorationer

Groceries

Ostefad
Sandwicher
Snacks
Kage
Cupcakes
Småkager
Slik
Chokolade
Frugtfad
Teforsyninger

Kitchen

Kopper
Kagestand
Glas
Tallerkener
Snackbakker
Fade
Serveringsfade
Bestik
Kagekniv
Servietter
Kagespade
Sugerør
Drikkeautomater
Ispand
Kaffemaskine
Flaskeåbner

Cleaning

Fejebakke
Moppe
Rengøringsprodukter
Rengøringsservietter
Affaldsbeholdere
Genbrugsbeholder
Affaldsposer
Køkkenrulle
Rengøringsklude
Kost

Technical

Ekstra batterier
LED-lys
Lyskæder
Lamper
Forlængerkabler
Engangskamera
Stikdåser
Kamerafilm
Bluetooth-højttaler
Mikrofon
Musikafspiller
Ladestation til telefoner
Dekorativ belysning

Logistics

Transportkasser
Staffelier
Emballagemateriale
Paraplyholder
Garderobestativ
Hittegods-kasse
Opbevaringskasser
Ballonpumpe
Plastopbevaringskasser
Kabelbindere
Værktøjssæt
Saks
Registreringsbord
Tape
Velkomstbord
Vejvisningsskilte

Gifts

Takker til gæsterne
Takkeposer
Gavemærker
Babygavekurv
Gavepapir
Gaveposer
Silkepapir
Bånd

Safety

Liste over nødkontakter
Førstehjælpskasse
Håndsprit
Papirlommetørklæder

Furniture

Loungestole
Spiseborde
Cocktailborde
Gaveudstillinger
Gavebord
Dessertbord
Drikkebord
Stole
Klappstole

Activities

Forudsigelseskort
Kort
Mindebog
Spillekort
Fotorekvisitter til gæster
Penne til spil
Præmiegevinster
Lodsedler
Rådskort

Tips

Send invitationerne mindst 4-6 uger før festen, så du har tid til at indsamle kontaktoplysninger, følge op på manglende svar og lave en endelig gæsteliste.
Bekræft kage, catering og dekorationer senest 7 dage før babyshoweren. Aftal samtidig leveringstid og hvornår pynt og udstyr må stilles op.
Planlæg drikkevarer efter arrangementets længde: beregn cirka 2-3 glas pr. gæst i den første time og justér efter, om der også serveres kaffe, te eller alkoholfri alternativer.
Læg lege og aktiviteter ind i en tidsplan med 10-15 minutters buffer mellem punkterne. Så bliver der plads til mad, gaveåbning og uforudsete forsinkelser.
Gør velkomstområdet klar før gæsterne kommer med gæsteliste, program og praktiske oplysninger. Hav også ekstra batterier, rengøringsprodukter og transportkasser samlet, så du ikke leder efter dem under festen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal man sende invitationer til en babyshower?: Send invitationerne normalt 4-6 uger før festen. Sæt en svarfrist cirka 2 uger før, så du kan bestille mad, desserter og drikkevarer efter det forventede antal gæster.
Hvor meget mad skal man beregne til en babyshower?: Beregn cirka 6-8 små bidder eller tilsvarende portionsenheder pr. gæst, hvis babyshoweren varer 2-3 timer. Server både noget mættende som sandwicher og mindre snacks eller desserter.
Hvor mange lege skal man planlægge til en babyshower?: Planlæg 2-4 lege eller aktiviteter til en babyshower på 2-3 timer. Afsæt cirka 15-20 minutter pr. aktivitet og læg dem mellem servering og gaveåbning.
Hvornår skal man bestille babyshower-kagen?: Bestil kagen mindst 2-3 uger før, især hvis den skal have et bestemt tema eller design. Bekræft levering eller afhentning senest 7 dage før og igen dagen inden festen.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.