Organiser une baby-shower : la checklist complète

Une baby-shower réussie repose surtout sur un ordre de préparation clair. Commence par définir le style de la fête et le nombre d’invités, puis avance vers les invitations, le repas, le gâteau, la décoration et les jeux. Cette checklist t’aide aussi à suivre les réponses, confirmer les livraisons et préparer l’accueil le jour même. Prévois une marge pour les éléments souvent oubliés, comme les piles de rechange, le matériel de transport et le rangement après la fête.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Recueillir les coordonnées des invités
Concevoir les invitations
Commander le gâteau de baby shower
Organiser les compositions florales
Envoyer les invitations
Commander les desserts
Préparer la décoration thématique
Confirmer le temps d’installation de la décoration
Encadrer l’ouverture des cadeaux
2 personnes
Mettre en place le processus de RSVP
Organiser les boissons
Préparer la musique d’ambiance
Confirmer la livraison du traiteur
Ouvrir l’événement
Louer le matériel si nécessaire
Vérifier l’installation finale de la décoration
Préparer le comptoir d’inscription ou d’accueil
Servir la nourriture et les boissons
2 personnes
Confirmer la livraison du gâteau
Coordonner les jeux et activités
2 personnes
Définir l’objectif et le style de la baby shower
Suivre les réponses des invités
Contacter les fournisseurs de décoration
Sélectionner les jeux de baby shower
Imprimer la liste des invités
Coordonner la présentation du gâteau
2 personnes
Décider si la baby shower sera une surprise
Relancer les invités qui n’ont pas répondu
Organiser les décorations florales
Préparer le matériel des jeux
Préparer les porte-noms
Photographier les moments clés
Consulter les futurs parents sur leurs préférences
Finaliser la liste des invités
Organiser les décorations de ballons
Préparer les cadeaux de lot
Préparer des souvenirs pour les invités
Remercier les invités
Déterminer le nombre prévu d’invités
Noter les restrictions alimentaires
Confirmer les rendez-vous avec les prestataires
Établir le planning de l’événement
Emballer le matériel d’activités
Distribuer les cadeaux d’invités
2 personnes
Fixer le budget de l’événement
Organiser les besoins d’accessibilité
Surveiller les dépenses de l’événement
Préparer le discours de bienvenue
Préparer les fournitures d’urgence
Clore officiellement l’événement
Choisir la date souhaitée de l’événement
Préparer la disposition des sièges
Élaborer le plan de décoration
Désigner un maître de cérémonie
Installer les tables
Superviser le rangement du lieu
2 personnes
Définir des dates alternatives
Créer des badges nominatifs pour les invités
Acheter la décoration
Préparer les consignes des activités
Installer les chaises
Ranger la décoration réutilisable
2 personnes
Choisir le lieu de l’événement
Préparer des cadeaux de bienvenue si nécessaire
Préparer la décoration des tables
Organiser les activités d’ouverture des cadeaux
Dresser les tables
Retourner le matériel loué
Visiter les lieux potentiels
Organiser les informations de stationnement
Sélectionner les centres de table
Organiser les activités pour le livre souvenir
Installer les décorations
Vérifier le budget de l’événement
Confirmer la disponibilité du lieu
Préparer les informations pour les invités
Organiser les panneaux de bienvenue
Préparer des cartes-conseils pour les invités
Effectuer l’inspection finale du lieu
Archiver les photos de l’événement et les documents de planification
Réserver le lieu
Finaliser le budget de l’événement
Préparer la table des cadeaux
Organiser des activités de pronostic sur le bébé
Ouvrir le lieu
Mettre en place l’équipe d’organisation
Contacter les traiteurs
Planifier la table des desserts
Planifier les séances photo
Accueillir les prestataires
Répartir les responsabilités entre les organisateurs
Demander des devis aux traiteurs
Organiser le bar à boissons
Composer les playlists
Superviser l’installation
Développer le thème de la baby shower
Comparer les offres de traiteur
Aménager l’espace photo
Préparer le matériel d’animation
Préparer les rafraîchissements
Choisir la palette de couleurs de l’événement
Choisir le traiteur
Préparer les fonds décoratifs
Confirmer le programme final
Accueillir les invités
2 personnes
Établir la liste provisoire des invités
Confirmer le menu
Installer l’éclairage décoratif
Confirmer tous les prestataires
Accompagner les invités à leurs places
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Dossier de planification d’événement
Plan de table
Chronologie de l’événement
Livret du programme
Tableau budgétaire
Planification des activités
Liste de contacts des invités
Fiche de contacts des prestataires
Liste de vérification des fournitures
Liste de contacts des prestataires
Contrat du lieu
Cartes de remerciement
Contrat de traiteur
Contrats avec les prestataires de décoration
Étiquettes
Liste des invités
Tableaux RSVP
Informations de paiement
Cartes de feedback
Marqueurs permanents
Informations sur l’inscription des cadeaux
Livre d'or
Listes de vérification
Badges nominatifs
Stylos
Étiquettes nominatives
Numéros de table
Invitations
Enveloppes
Cartes d’information
Timbres

Décorations

Lanterne en papier
Mur photo
Guirlandes
Accessoires décoratifs
Rubans décoratifs
Confettis
Ballons
Compositions florales
Panneau d’accueil
Arche de ballons
Fleurs fraîches
Poids pour ballons
Fleurs artificielles
Boîtes décoratives
Bannières
Paniers décoratifs
Guirlandes décoratives
Lettres décoratives
Éventails en papier
Panneaux sur le thème de bébé
Nappes
Chemins de table
Housses de chaise
Décorations de centre de table

Courses

Plateau de fromages
Sandwichs
Amuse-bouches
Gâteau
Cupcakes
Biscuits
Bonbons
Chocolat
Plateau de fruits
Matériel pour le thé

Cuisine

Gobelets
Présentoir à gâteaux
Verres
Assiettes
Plateaux de collations
Plateaux
Plateaux de service
Couverts
Couteau à gâteau
Serviettes
Pelle à gâteau
Pailles
Distributeurs de boissons
Seau à glace
Machine à café
Décapsuleur

Nettoyage

Pelle à poussière
Serpillière
Produits de nettoyage
Lingettes de nettoyage
Poubelles
Conteneur de recyclage
Sacs poubelle
Essuie-tout
Linges de nettoyage
Balai

Technique

Piles de rechange
Bougies LED
Guirlandes lumineuses
Lampes
Rallonges
Appareil photo instantané
Multiprises
Pellicule photo
Enceinte Bluetooth
Microphone
Lecteur de musique
Station de recharge pour téléphones
Éclairage décoratif

Logistique

Bacs de transport
Chevalets de peinture
Matériel d’emballage
Porte-parapluies
Porte-manteau
Boîte des objets perdus
Boîtes de rangement
Pompe à ballons
Bacs de rangement en plastique
Serre-câbles
Kit d’outils
Ciseaux
Table d’inscription
Ruban adhésif
Table d’accueil
Panneaux de direction

Cadeaux

Cadeaux de remerciement pour les invités
Sachets de remerciement
Étiquettes cadeaux
Panier de cadeaux pour bébé
Papier cadeau
Sacs cadeaux
Papier de soie
Ruban

Sécurité

Liste des contacts d’urgence
Trousse de premiers secours
Désinfectant pour les mains
Mouchoirs en papier

Mobilier

Fauteuils lounge
Tables à manger
Tables cocktail
Présentoirs de cadeaux
Table des cadeaux
Table des desserts
Table des boissons
Chaises
Chaises pliantes

Activités

Cartes de pronostics
Cartes de vœux
Livre souvenir
Cartes de jeu
Accessoires photo pour les invités
Stylos pour les jeux
Lots de prix
Billets de tombola
Cartes de conseils

Conseils

Envoie les invitations environ 6 à 8 semaines avant la baby-shower et fixe une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant. Tu auras ainsi le temps d’ajuster les quantités de sandwiches, de bouchées, de desserts et de boissons.
Commande le gâteau au moins 2 à 3 semaines à l’avance, puis confirme sa livraison 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie aussi que le présentoir et un espace suffisamment grand dans le réfrigérateur sont disponibles.
Prépare la décoration la veille lorsque c’est possible : ballons, guirlandes, lanternes en papier, accessoires et photobooth prennent souvent 60 à 90 minutes à installer. Confirme à l’avance l’heure d’accès à la salle ou l’horaire d’arrivée du fournisseur.
Construis le déroulé par tranches de 15 à 30 minutes : accueil, repas, jeux, ouverture des cadeaux et gâteau. Garde au moins 15 minutes de marge, car les réponses des invités et l’ouverture des cadeaux prennent rarement le temps prévu.
Prévois les détails pratiques pour le jour J : liste imprimée des invités, contacts des fournisseurs, piles de rechange, bacs de transport, emballages et produits de nettoyage. Réserve aussi 30 minutes après le départ des invités pour démonter la décoration et remettre la pièce en ordre.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une baby-shower ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la fête. Demande une réponse au plus tard 2 à 3 semaines avant afin de confirmer le traiteur, les boissons, les places assises et les jeux.
Combien de temps faut-il pour organiser une baby-shower ?: Prévois 4 à 8 semaines pour une organisation confortable. Les deux dernières semaines servent surtout à suivre les RSVP, finaliser les quantités, confirmer le gâteau et vérifier la décoration.
Quand commander le gâteau d’une baby-shower ?: Commande le gâteau 2 à 3 semaines avant, surtout s’il est personnalisé. Confirme la date, l’heure et les conditions de livraison 3 à 5 jours avant la fête.
Combien de boissons prévoir pour une baby-shower ?: Prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 verres par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 à 15 % et pense à proposer plusieurs boissons sans alcool.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.