Чекліст для організації baby shower

Baby shower найзручніше готувати поетапно: спочатку визначити формат і список гостей, потім замовити те, що потребує доставки, а в останні дні перевірити деталі. У плані враховані запрошення, RSVP, торт і десерти, квіткові композиції, декор, напої, музика, активності та відкриття подарунків. Окремо варто залишити час на монтаж, приймання доставок і прибирання після свята.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

Зібрати контактні дані гостей
Оформіть запрошення
Замовити торт на babyshower
Організувати квіткові композиції
Надіслати запрошення
Замовити десерти
Підготувати тематичний декор
Підтвердити час монтажу декору
Провести відкриття подарунків
2 осіб
Налаштувати процедуру RSVP
Організувати напої
Підготувати фонову музику
Підтвердити доставку кейтерингу
Відкрити захід
За потреби орендувати обладнання
Перевірити остаточне розташування декору
Підготувати стійку реєстрації або вітальну стійку
Подавати їжу та напої
2 осіб
Підтвердити доставку торта
Координувати ігри та активності
2 осіб
Визначити мету та стиль babyshower
Відстежувати відповіді гостей
Зв’язатися з постачальниками декору
Обрати ігри для babyshower
Роздрукувати список гостей
Координувати подачу торта
2 осіб
Вирішити, чи буде babyshower сюрпризом
Обдзвонити гостей, які не відповіли
Організувати квіткові композиції
Підготувати матеріали для ігор
Підготувати іменні картки
Фотографувати важливі моменти
Порадитися з майбутніми батьками щодо їхніх уподобань
Узгодити остаточний список гостей
Організувати декор з кульок
Організувати призові подарунки
Підготувати сувеніри для гостей
Подякувати гостям
Визначити очікувану кількість гостей
Записати дієтичні обмеження
Підтвердити домовленості з постачальниками
Скласти план заходу
Упакувати матеріали для активностей
Роздати party favors
2 осіб
Встановити бюджет заходу
Узгодити вимоги щодо доступності
Контролювати витрати на захід
Підготувати вітальну промову
Підготувати аварійні запаси
Офіційно закрити захід
Обрати бажану дату заходу
Підготувати розсадку
Опрацювати план декору
Призначити ведучого заходу
Розставити столи
Наглядати за прибиранням локації
2 осіб
Визначити альтернативні дати
Зробити іменні картки для гостей
Купити декор
Підготувати інструкції для активностей
Розставити стільці
Упакувати багаторазовий декор
2 осіб
Обрати місце проведення заходу
За потреби підготувати вітальні подарунки
Підготувати декор столів
Організувати активності для відкриття подарунків
Накрити столи
Повернути орендоване обладнання
Оглянути можливі локації
Узгодити інформацію про паркування
Обрати центральні композиції
Організувати активності для альбому спогадів
Встановити декорації
Перевірити бюджет заходу
Підтвердити доступність локації
Підготувати інформацію для гостей
Організувати вітальні таблички
Підготувати картки з порадами для гостей
Завершити фінальний огляд локації
Архівувати фото заходу та планувальні документи
Забронювати локацію
Узгодити остаточний бюджет заходу
Підготувати подарунковий стіл
Організувати передбачення щодо немовляти
Відкрити локацію
Створити організаційну команду
Зв’язатися з кейтеринговими компаніями
Спланувати десертний стіл
Спланувати фотозони
Зустріти постачальників
Розподілити обов’язки між організаторами
Запросити кошториси на кейтеринг
Організувати бар із напоями
Скласти плейлисти
Наглядати за монтажем
Розробити тему babyshower
Порівняти пропозиції кейтерингу
Оформити фотозону
Підготувати матеріали для розваг
Підготувати напої та закуски
Обрати кольорову палітру заходу
Обрати кейтеринг
Підготувати декоративні фони
Підтвердити остаточну програму
Зустріти гостей
2 осіб
Скласти попередній список гостей
Підтвердити меню
Встановити декоративне освітлення
Підтвердити всіх постачальників
Проводити гостей до їхніх місць
2 осіб

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Папка для планування заходу
План розсадки
Таймлайн заходу
Програмка
Бюджетна таблиця
Планування активностей
Контактний список гостей
Контактний лист постачальників
Список перевірки запасів
Контактний список постачальників
Угода з майданчиком
Дякувальні листівки
Кейтеринговий договір
Контракти з постачальниками декору
Етикетки
Список гостей
Списки RSVP
Платіжні дані
Картки для відгуків
Перманентні маркери
Інформація про вказування подарунків
Книга гостей
Чеклісти
Бейджі з іменами
Ручки
Іменні картки
Номери столів
Запрошення
Конверти
Інформаційні картки
Поштові марки

Decorations

Паперові ліхтарики
Фотостіна
Гірлянди
Декоративні реквізити
Декоративні стрічки
Конфеті
Кульки
Квіткові композиції
Вітальний знак
Арка з кульок
Свіжі квіти
Гирі для кульок
Штучні квіти
Декоративні коробки
Банери
Декоративні кошики
Декоративні гірлянди
Декоративні літери
Паперові віяла
Таблички в дитячому стилі
Скатертини
Скатертини-ранери
Чохли на стільці
Декор для центру столу

Groceries

Сирна тарілка
Сендвічі
Закуски
Торт
Капкейки
Печиво
Цукерки
Шоколад
Фруктова дошка
Приладдя для чаю

Kitchen

Келихи
Підставка для торта
Стакани
Тарілки
Лотки для закусок
Таці
Підставки для подачі
Столові прибори
Ніж для торта
Серветки
Лопатка для торта
Трубочки
Диспенсери для напоїв
Відерце для льоду
Кавоварка
Відкривачка для пляшок

Cleaning

Совок і щітка
Швабра
Засоби для прибирання
Очищувальні серветки
Сміттєві баки
Контейнер для переробки
Мішки для сміття
Паперові рушники
Чистячі ганчірки
Віник

Technical

Запасні батарейки
LED-свічки
Гірлянди з лампочками
Лампи
Подовжувачі
Миттєва камера
Подовжувачі з розетками
Плівка для фотоапарата
Bluetooth-динамік
Мікрофон
Музичний плеєр
Зарядна станція для телефонів
Декоративне освітлення

Logistics

Транспортні контейнери
Мольберти
Пакувальні матеріали
Підставка для парасольок
Вішак
Коробка для загублених речей
Ящики для зберігання
Насос для кульок
Пластикові контейнери для зберігання
Кабельні стяжки
Набір інструментів
Ножиці
Стіл реєстрації
Скотч
Вітальний стіл
Вказівні таблички

Gifts

Подяки для гостей
Пакетики з подякою
Подарункові етикетки
Подарунковий кошик для немовляти
Пакувальний папір
Подарункові пакетики
Папір тішью
Стрічка

Safety

Список екстрених контактів
Аптечка першої допомоги
Антисептик для рук
Серветки

Furniture

Крісла для лаунжу
Обідні столи
Коктейльні столики
Вітрини для подарунків
Стіл для подарунків
Стіл із десертами
Стіл із напоями
Стільці
Складні стільці

Activities

Картки для прогнозів
Листівки
Пам’ятна книга
Ігрові картки
Фотореквізит для гостей
Ручки для ігор
Подарунки-призи
Лотерейні квитки
Картки з порадами

Поради

Почни зі списку гостей і контактів щонайменше за 4–6 тижнів до baby shower. Відповіді RSVP краще збирати до конкретної дати, щоб замовити їжу, напої та десерти за реальною кількістю людей.
Торт, десерти, кейтеринг і квіткові композиції замовляй не в останній тиждень, а після визначення кількості гостей. За 2–3 дні до події підтвердь час доставки кожного постачальника.
Розділи декор на те, що монтується заздалегідь, і те, що потребує свіжого оформлення в день свята. На встановлення гірлянд, кульок, фотозони та тематичних деталей заклади щонайменше 2 години.
Підготуй таймлайн із часом відкриття, подачі їжі, ігор і відкриття подарунків. Для baby shower достатньо 2–3 активностей по 15–20 хвилин, щоб гості не втомилися й залишився час на спілкування.
Не забудь про речі, які часто шукають уже під час монтажу: запасні батарейки, пакувальні матеріали, транспортні контейнери, засоби для прибирання та окреме місце для подарунків. Відведи 30–45 хвилин після завершення на повернення орендованого обладнання й прибирання.

Поширені запитання

За скільки тижнів починати організовувати baby shower?: Починай підготовку приблизно за 6 тижнів. За цей час можна зібрати контакти гостей, надіслати запрошення, отримати RSVP і вчасно замовити торт, декор, квіти та кейтеринг.
Коли надсилати запрошення на baby shower?: Надішли запрошення за 4–5 тижнів до події, а дату відповіді встанови приблизно за 10–14 днів до свята. Так залишиться час скоригувати кількість їжі, напоїв, стільців і подарунків для гостей.
Скільки часу потрібно на декор baby shower?: На монтаж основного декору заклади щонайменше 2 години, а для складної фотозони або великої кількості кульок — до 3 годин. Час монтажу краще підтвердити з постачальником за 2–3 дні.
Скільки активностей провести на baby shower?: Зазвичай достатньо 2–3 ігор або активностей тривалістю 15–20 хвилин кожна. Розподіли їх між їжею, спілкуванням і відкриттям подарунків, щоб програма тривала близько 2–3 годин без поспіху.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.