Checklista organizacji baby shower

Baby shower najłatwiej zorganizować etapami: najpierw ustal styl, budżet i listę gości, później zamów rzeczy z konkretnym terminem dostawy, a na końcu dopnij przebieg dnia. Zaproszenia wyślij zwykle 4–6 tygodni wcześniej, żeby goście zdążyli potwierdzić obecność. Tort, catering, desery i dekoracje wymagają osobnego potwierdzenia na kilka dni przed przyjęciem. Ta checklista pomaga przejść przez 110 zadań i przygotować potrzebne wyposażenie bez szukania wszystkiego w ostatniej chwili.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

Zbierz dane kontaktowe gości
Zaprojektuj zaproszenia
Zamów tort na baby shower
Zorganizuj kompozycje kwiatowe
Wyślij zaproszenia
Zamów desery
Przygotuj dekoracje tematyczne
Potwierdź czas montażu dekoracji
Poprowadź otwieranie prezentów
2 osób
Ustaw procedurę RSVP
Zorganizuj napoje
Przygotuj muzykę w tle
Potwierdź dostawę cateringu
Otwórz wydarzenie
W razie potrzeby wynajmij sprzęt
Sprawdź końcowe ustawienie dekoracji
Przygotuj stanowisko rejestracji lub powitania
Serwuj jedzenie i napoje
2 osób
Potwierdź dostawę tortu
Koordynuj gry i aktywności
2 osób
Określ cel i styl baby shower
Śledź odpowiedzi gości
Skontaktuj się z dostawcami dekoracji
Wybierz gry na baby shower
Wydrukować listę gości
Koordynować prezentację tortu
2 osób
Zdecydować, czy baby shower będzie niespodzianką
Oddzwonić do gości, którzy nie odpowiedzieli
Zorganizować dekoracje kwiatowe
Przygotować materiały do gier
Przygotuj wizytówki
Fotografować ważne momenty
Skonsultować preferencje z przyszłymi rodzicami
Sfinalizować listę gości
Zorganizować dekoracje balonowe
Przygotować nagrody
Przygotować upominki dla gości
Podziękować gościom
Określić przewidywaną liczbę gości
Zanotować ograniczenia dietetyczne
Potwierdzić ustalenia z dostawcami
Opracować harmonogram wydarzenia
Spakować materiały do aktywności
Rozdawać party favors
2 osób
Ustalić budżet wydarzenia
Uwzględnić wymagania dotyczące dostępności
Kontrolować koszty wydarzenia
Przygotować mowę powitalną
Przygotować niezbędne rzeczy awaryjne
Oficjalnie zakończyć wydarzenie
Wybrać preferowaną datę wydarzenia
Przygotować plan miejsc siedzących
Dopracować plan dekoracji
Wyznaczyć mistrza ceremonii
Ustawić stoły
Nadzorować sprzątanie miejsca
2 osób
Ustalić alternatywne terminy
Przygotować winietki dla gości
Kupić dekoracje
Przygotować instrukcje do aktywności
Ustawić krzesła
Spakować wielorazowe dekoracje
2 osób
Wybrać miejsce wydarzenia
W razie potrzeby przygotować upominki powitalne
Przygotować dekoracje stołu
Zorganizować aktywności przy otwieraniu prezentów
Nakryć stoły
Zwrócić wypożyczony sprzęt
Sprawdzić możliwe lokalizacje
Zorganizować informacje o parkingu
Wybrać dekoracje centralne
Zorganizować aktywności do księgi wspomnień
Zainstalować dekoracje
Sprawdzić budżet wydarzenia
Potwierdzić dostępność miejsca
Przygotować informacje dla gości
Zorganizować tablice powitalne
Przygotować kartki z poradami dla gości
Zakończyć końcową kontrolę miejsca
Zarchiwizować zdjęcia z wydarzenia i dokumenty organizacyjne
Zarezerwować miejsce
Sfinalizować budżet wydarzenia
Przygotować stół z prezentami
Zorganizować zabawy z przewidywaniem dotyczące dziecka
Otworzyć miejsce
Zorganizować zespół organizacyjny
Skontaktować się z firmami cateringowymi
Zaplanować stół deserowy
Zaplanować sesje zdjęciowe
Przyjąć dostawców
Przydzielić obowiązki organizatorom
Poprosić o wyceny cateringu
Zorganizować strefę napojów
Skomponować playlisty
Nadzorować ustawianie
Opracować motyw baby shower
Porównać oferty cateringowe
Przygotować strefę do zdjęć
Przygotować materiały rozrywkowe
Przygotować poczęstunek
Wybrać paletę kolorów wydarzenia
Wybrać catering
Przygotować dekoracyjne tła
Potwierdzić ostateczny program
Powitanie gości
2 osób
Sporządzić wstępną listę gości
Potwierdzić menu
Zainstalować dekoracyjne oświetlenie
Potwierdzić wszystkich dostawców
Zaprowadzać gości do miejsc siedzących
2 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Administracja

Folder planowania wydarzenia
Plan miejsc siedzących
Harmonogram wydarzenia
Program wydarzenia
Arkusz budżetowy
Planowanie aktywności
Lista kontaktowa gości
Lista kontaktowa dostawców
Lista kontrolna zapasów
Lista kontaktowa dostawców
Umowa z obiektem
Kartki z podziękowaniem
Umowa cateringowa
Umowy z dostawcami dekoracji
Etykiety
Lista gości
Zestawienia RSVP
Informacje o płatnościach
Karty opinii
Markery permanentne
Informacje o prezentach
Księga gości
Listy kontrolne
Identyfikatory
Długopisy
Winietki
Numery stołów
Zaproszenia
Koperty
Karty informacyjne
Znaczki

Dekoracje

Papierowe lampiony
Ścianka do zdjęć
Girlandy
Rekwizyty dekoracyjne
Dekoracyjne wstążki
Konfetti
Balony
Kompozycje kwiatowe
Tablica powitalna
Łuk z balonów
Świeże kwiaty
Obciążniki do balonów
Sztuczne kwiaty
Pudełka dekoracyjne
Banery
Kosze dekoracyjne
Girlandy dekoracyjne
Dekoracyjne litery
Papierowe wachlarze
Tabliczki z motywem baby shower
Obrusy
Bieżniki
Pokrowce na krzesła
Dekoracje centralne

Zakupy

Półmisek z serem
Kanapki
Przekąski
Ciasto
Babeczki
Ciastka
Słodycze
Czekolada
Deska z owocami
Artykuły do herbaty

Kuchnia

Kubki
Stojak na tort
Szklanki
Talerze
Tace na przekąski
Półmiski
Półmiski do serwowania
Sztućce
Nóż do tortu
Serwetki
Łopatka do ciasta
Słomki
Dystrybutory napojów
Wiadro na lód
Ekspres do kawy
Otwieracz do butelek

Sprzątanie

Szufelka i zmiotka
Mop
Środki czystości
Chusteczki czyszczące
Kosze na śmieci
Pojemnik na recykling
Worki na śmieci
Ręczniki papierowe
Ściereczki do sprzątania
Miotła

Techniczne

Zapasowe baterie
Świeczki LED
Girlandy świetlne
Lampy
Przedłużacze
Aparat natychmiastowy
Listwy zasilające
Film do aparatu
Głośnik Bluetooth
Mikrofon
Odtwarzacz muzyki
Stacja ładowania telefonów
Oświetlenie dekoracyjne

Logistyka

Pojemniki transportowe
Sztalugi
Materiały opakowaniowe
Stojak na parasole
Wieszak na ubrania
Pudełko na rzeczy znalezione
Pudła do przechowywania
Pompka do balonów
Plastikowe pojemniki do przechowywania
Opaski kablowe
Zestaw narzędzi
Nożyczki
Stół rejestracyjny
Taśma
Stolik powitalny
Tablice kierunkowe

Prezenty

Upominki dla gości
Woreczki z podziękowaniami
Etykiety prezentowe
Kosz prezentowy dla niemowlęcia
Papier do pakowania prezentów
Torebki na prezenty
Bibułka
Wstążka

Bezpieczeństwo

Lista kontaktów alarmowych
Apteczka pierwszej pomocy
Dezynfekcja do rąk
Chusteczki

Meble

Fotele lounge
Stoły jadalniane
Stoły koktajlowe
Ekspozytory prezentów
Stół na prezenty
Stół deserowy
Stół z napojami
Krzesła
Krzesła składane

Atrakcje

Karty do przewidywania
Kartki z życzeniami
Księga pamiątkowa
Karty do gry
Rekwizyty do zdjęć dla gości
Długopisy do gier
Nagrody
Losy loteryjne
Karty z poradami

Wskazówki

Na 6–8 tygodni przed baby shower ustal cel, styl, budżet i orientacyjną liczbę gości. Od razu zapisz ich dane kontaktowe oraz sposób potwierdzania obecności, zamiast zbierać odpowiedzi w kilku różnych miejscach.
Zaproszenia wyślij 4–6 tygodni przed przyjęciem i wyznacz termin RSVP najpóźniej 10–14 dni przed wydarzeniem. Po tym terminie zaktualizuj liczbę porcji, miejsc siedzących, kubków, szklanek i talerzy.
Tort, desery, catering, napoje oraz kompozycje kwiatowe zamów z wyprzedzeniem i potwierdź dostawę 2–3 dni przed baby shower. Ustal też godzinę przyjazdu dostawców, bo tort i dekoracje mogą wymagać osobnego montażu.
Przygotuj plan dnia z godziną rozpoczęcia, jedzeniem, grami, otwieraniem prezentów i zakończeniem. Na 1–2 godziny przed przyjęciem sprawdź ustawienie dekoracji, stanowisko powitania, muzykę w tle oraz zapasowe baterie.
Nie zostawiaj sprzątania i transportu na koniec. Przygotuj pojemniki na przewożenie jedzenia, materiały opakowaniowe, środki czystości, mop, zmiotkę i szufelkę, a upominki dla gości zapakuj przed dniem wydarzenia.

Często zadawane pytania

Kiedy wysłać zaproszenia na baby shower?: Najlepiej wysłać je 4–6 tygodni przed przyjęciem. Termin potwierdzenia obecności ustaw 10–14 dni przed wydarzeniem, aby zostało jeszcze kilka dni na zamówienie właściwej liczby porcji i przygotowanie miejsc.
Kiedy zamówić tort na baby shower?: Tort zamów co najmniej 2–3 tygodnie wcześniej, szczególnie jeśli ma konkretny motyw lub dekoracje. Dostawę albo odbiór potwierdź ponownie 2–3 dni przed przyjęciem i ustal, gdzie tort będzie przechowywany do momentu podania.
Ile jedzenia przygotować na baby shower?: Na przyjęcie trwające około 3–4 godzin zaplanuj 6–8 małych porcji przekąsek na osobę oraz jedną porcję deseru i tortu. Jeśli baby shower odbywa się w porze obiadowej, dodaj sycące kanapki lub catering, a ostateczną liczbę porcji policz po zamknięciu RSVP.
Ile wcześniej przygotować dekoracje na baby shower?: Elementy, które można przechowywać, przygotuj 1–2 dni wcześniej: girlandy, balony, rekwizyty i dekoracyjne wstążki. Montaż zaplanuj na 1–2 godziny przed rozpoczęciem, a godzinę dostępu do sali potwierdź z wyprzedzeniem, żeby nie czekać z dekoracjami na ostatnią chwilę.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.