Чеклист за организиране на бебешко парти

Бебешкото парти се организира най-лесно, когато започнеш с гостите, датата и стила, а после подредиш доставките по срокове. Поканите, тортата и кетърингът изискват потвърждение, докато декорацията и игрите се финализират в последната седмица. Остави отделен човек за посрещането, подаръците и координацията на доставчиците в деня на събитието. Този чеклист събира 110 задачи и 150 нужни неща на едно място.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Съберете контактните данни на гостите
Дизайнирайте поканите
Поръчайте тортата за бебешкото парти
Организирайте цветните аранжировки
Изпратете поканите
Поръчайте десерти
Подгответе тематичната декорация
Потвърдете времето за поставяне на декорацията
Организирайте отварянето на подаръците
2 души
Настройте RSVP процедурата
Осигурете напитки
Подгответе фоновата музика
Потвърдете доставката на кетъринга
Открийте събитието
При нужда наемете оборудване
Проверете окончателното разположение на декорацията
Подгответе регистрационното или приветственото бюро
Сервирайте храна и напитки
2 души
Потвърдете доставката на тортата
Координирайте игрите и заниманията
2 души
Определете целта и стила на бебешкото парти
Следете отговорите на гостите
Свържете се с доставчиците на декорация
Изберете игри за бебешко парти
Отпечатване на списъка с гости
Координиране на поднасянето на тортата
2 души
Решаване дали бебешкото парти да е изненада
Обаждане на гостите, които не са отговорили
Организиране на флорални декорации
Подготовка на материали за игрите
Подгответе табелки с имена
Снимане на важните моменти
Консултиране с бъдещите родители за техните предпочитания
Финализиране на списъка с гости
Организиране на балонни декорации
Организиране на награди
Подготовка на сувенири за гостите
Благодарност към гостите
Определяне на очаквания брой гости
Записване на диетични ограничения
Потвърждаване на уговорките с доставчиците
Изготвяне на графика на събитието
Опаковане на материали за дейностите
Раздаване на party favors
2 души
Определяне на бюджета на събитието
Организиране на изискванията за достъпност
Следене на разходите за събитието
Подготовка на приветствената реч
Подготовка на аварийни принадлежности
Официално закриване на събитието
Избор на желаната дата на събитието
Подготовка на разположението на местата
Разработване на плана за декорацията
Назначаване на водещ
Подреждане на масите
Наблюдение на почистването на мястото
2 души
Определяне на алтернативни дати
Изготвяне на табелки с имена за гостите
Закупуване на декорация
Подготовка на инструкции за дейностите
Подреждане на столове
Опаковане на многократна декорация
2 души
Избор на мястото на събитието
При нужда подготовка на приветствени подаръци
Подготовка на декорация за масите
Организиране на дейности за разопаковане на подаръците
Подреждане на масите
Връщане на наетото оборудване
Оглеждане на възможните места
Организиране на информация за паркиране
Избор на централни декорации
Организиране на дейности за албума с пожелания
Монтиране на декорациите
Проверка на бюджета на събитието
Потвърждаване на наличността на мястото
Подготовка на информация за гостите
Организиране на приветствени табели
Подготовка на карти с въпроси за гостите
Завършване на последната проверка на мястото
Архивиране на снимки от събитието и планиращи документи
Резервиране на мястото
Финализиране на бюджета на събитието
Подготовка на масата за подаръци
Организиране на прогнози за бебето
Отваряне на мястото
Сформиране на организационния екип
Свързване с кетъринг фирми
Планиране на масата с десерти
Планиране на фото моменти
Посрещане на доставчиците
Разпределяне на отговорности на организаторите
Изискване на оферти от кетъринг фирми
Организиране на станцията за напитки
Съставяне на плейлисти
Наблюдение на подредбата
Разработване на темата на бебешкото парти
Сравняване на кетъринг оферти
Подреждане на фото зоната
Подготовка на материали за забавленията
Подготовка на напитки и леки хапки
Избор на цветовата палитра на събитието
Избор на кетъринг фирмата
Подготовка на декоративни фонове
Потвърждаване на окончателната програма
Посрещане на гостите
2 души
Изготвяне на предварителния списък с гости
Потвърждаване на менюто
Монтиране на декоративно осветление
Потвърждаване на всички доставчици
Придружаване на гостите до местата им
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Папка за планиране на събитието
Схема на местата
Времева линия на събитието
Програмен буклет
Бюджетна таблица
Планиране на дейностите
Списък с контакти на гостите
Контактна листа на доставчиците
Контролен списък за наличностите
Списък с контакти на доставчиците
Договор за мястото
Благодарствени картички
Кетъринг договор
Договори с доставчици на декорации
Етикети
Списък с гости
Списъци за RSVP
Информация за плащане
Картки за обратна връзка
Перманентни маркери
Информация за отбелязване на подаръци
Книга за гости
Контролни списъци
Именни баджове
Писалки
Картички с имена
Табелки с номера на масите
Покани
Пликове
Информационни карти
Пощенски марки

Decorations

Хартиени фенери
Фото стена
Гирлянди
Декоративни реквизити
Декоративни панделки
Конфети
Балони
Цветни аранжировки
Знак за посрещане
Арка от балони
Свежи цветя
Тежести за балони
Изкуствени цветя
Декоративни кутии
Банери
Декоративни кошници
Декоративни гирлянди
Декоративни букви
Хартиени ветрила
Табели с бебешка тематика
Скатерти
Тишлайфери
Калъфи за столове
Централни декорации

Groceries

Чиния със сирена
Сандвичи
Хапки
Торта
Кексчета
Бисквити
Бонбони
Шоколад
Плато с плодове
Консумативи за чай

Kitchen

Чаши
Стойка за торта
Чаши
Чинии
Подноси за закуски
Подноси
Сервиращи плата
Прибори
Нож за торта
Салфетки
Шпатула за торта
Сламки
Диспенсъри за напитки
Кофа за лед
Кафемашина
Отварачка за бутилки

Cleaning

Кофичка за прах
Моп
Почистващи продукти
Почистващи кърпички
Кофи за боклук
Контейнер за рециклиране
Пликчета за боклук
Кухненска хартия
Почистващи кърпи
Метла

Technical

Резервни батерии
LED свещи
Светлинни гирлянди
Лампи
Удължители
Моментален фотоапарат
Разклонители
Филм за фотоапарат
Bluetooth високоговорител
Микрофон
Музикален плейър
Зарядна станция за телефони
Декоративно осветление

Logistics

Транспортни кутии
Стативи за рисуване
Опаковъчни материали
Поставка за чадъри
Закачалка за дрехи
Кутия за изгубени вещи
Кутии за съхранение
Помпа за балони
Пластмасови кутии за съхранение
Кабелни превръзки
Комплект инструменти
Ножици
Маса за регистрация
Лента
Посрещателна маса
Указателни табели

Gifts

Подаръци за гостите
Подаръчни торбички
Етикети за подаръци
Подаръчна кошница за бебе
Подаръчна хартия
Подаръчни торбички
Тишу хартия
Панделка

Safety

Списък с аварийни контакти
Аптечка за първа помощ
Дезинфектант за ръце
Кърпички

Furniture

Лаундж фотьойли
Трапезни маси
Коктейлни маси
Излагане на подаръци
Маса за подаръци
Маса за десерти
Маса за напитки
Столове
Сгъваеми столове

Activities

Прогнозни карти
Поздравителни картички
Книга за спомени
Карти за игри
Фотоаксесоари за гости
Писалки за игри
Награди
Лотарийни билети
Карти с поздравления

Съвети

Започни списъка с гости поне 4–6 седмици предварително. Събери телефон или имейл за всеки гост и определи ясен срок за RSVP, например 10 дни преди партито.
Поръчай тортата и десертите най-късно 2–3 седмици предварително. Потвърди доставката на тортата и часа за пристигане отново 2–3 дни преди събитието.
Планирай декорацията според времето за монтаж, а не само според вида ѝ. Потвърди с доставчика кога може да постави балоните, гирляндите, фото стената и останалите елементи.
Подготви кратка програма с игри, занимания и момент за отваряне на подаръците. Предвиди поне 2–3 активности и остави буфер от 15 минути между тях, за да не се получи забавяне.
Направи финална проверка в деня преди партито: чаши, чинии, напитки, хапки, резервни батерии, почистващи продукти и опаковъчни материали. Отдели 30 минути за проверка на разположението и приветственото бюро преди пристигането на гостите.

Често задавани въпроси

Колко по-рано се изпращат поканите за бебешко парти?: Изпрати поканите 4–6 седмици преди партито и посочи RSVP срок около 10 дни предварително. Така ще имаш време да потвърдиш кетъринга, тортата и местата за сядане.
Кога се поръчва торта за бебешко парти?: Поръчай тортата 2–3 седмици предварително, особено ако е тематична. Потвърди вкуса, броя порции и часа на доставката 2–3 дни преди събитието.
Колко напитки трябват за бебешко парти?: Планирай по 2–3 напитки на човек за първия час и по още 1 на човек за всеки следващ час. Осигури допълнителна вода, ако партито е в топъл ден или продължава повече от 3 часа.
Какво трябва да се провери в деня на бебешкото парти?: Провери доставките, декорацията, тортата, кетъринга, музиката и приветственото бюро поне 60 минути преди началото. Подготви и човек, който да следи RSVP списъка, подаръците и програмата по време на събитието.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.