Checklist na baby shower bez zmatků na poslední chvíli

Baby shower se snadno zaplní drobnými úkoly: od kontaktů na hosty a RSVP až po dort, květiny, občerstvení a otevírání dárků. Začni cílem a stylem oslavy, potom si pohlídej dodavatele, pozvánky a program. Na poslední týden nech potvrzení časů dodání, finální rozmístění dekorací a přípravu nápojů. Tento checklist ti pomůže projít všech 110 úkolů a 150 položek ve správném pořadí.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Shromáždit kontaktní údaje hostů
Navrhněte pozvánky
Objednat dort na baby shower
Zařídit květinová aranžmá
Rozeslat pozvánky
Objednat dezerty
Připravit tématickou dekoraci
Potvrdit čas na instalaci dekorace
Zajistit otevírání dárků
2 osob
Nastavit proces RSVP
Zajistit nápoje
Připravit hudbu na pozadí
Potvrdit dodání cateringu
Zahájit akci
V případě potřeby pronajmout vybavení
Zkontrolovat finální rozmístění dekorace
Připravit registrační nebo uvítací přepážku
Podávat jídlo a nápoje
2 osob
Potvrdit dodání dortu
Koordinovat hry a aktivity
2 osob
Určit cíl a styl baby shower
Sledovat reakce hostů
Kontaktovat dodavatele dekorací
Vybrat hry na baby shower
Vytisknout seznam hostů
Koordinovat prezentaci dortu
2 osob
Rozhodnout, zda bude baby shower překvapení
Zavolat hostům, kteří neodpověděli
Zařídit květinovou výzdobu
Připravit herní materiály
Připravit jmenovky
Fotit důležité okamžiky
Poraďte se s nastávajícími rodiči o jejich preferencích
Finálně potvrdit seznam hostů
Zařídit balónkovou výzdobu
Zařídit výherní dárky
Připravit dárky pro hosty na památku
Poděkovat hostům
Stanovit očekávaný počet hostů
Poznamenat dietní omezení
Potvrdit dohody s dodavateli
Sestavit plán akce
Zabalit materiály na aktivity
Rozdat dárky pro hosty
2 osob
Stanovit rozpočet akce
Zařídit požadavky na bezbariérovost
Sledovat náklady na akci
Připravit uvítací proslov
Připravit nouzové potřeby
Oficiálně ukončit akci
Vybrat požadované datum akce
Připravit rozmístění míst k sezení
Rozpracovat plán výzdoby
Jmenovat ceremoniáře
Rozestavit stoly
Dohlížet na úklid prostor
2 osob
Stanovit náhradní termíny
Vyrobit jmenovky pro hosty
Koupit dekorace
Připravit pokyny k aktivitám
Rozmístit židle
Zabalit opakovaně použitelné dekorace
2 osob
Vybrat místo konání akce
V případě potřeby připravit uvítací dárky
Připravit stolní dekoraci
Zorganizovat aktivity na rozbalování dárků
Připravit stoly
Vrátit pronajaté vybavení
Prohlédnout možné prostory
Zařídit informace o parkování
Vybrat středové dekorace
Zorganizovat aktivity pro pamětní knihu
Nainstalovat dekorace
Zkontrolovat rozpočet akce
Potvrdit dostupnost místa konání
Připravit informace pro hosty
Zařídit uvítací cedule
Připravit poradní kartičky pro hosty
Dokončit závěrečnou kontrolu místa
Archivovat fotografie z akce a plánovací dokumenty
Rezervovat místo
Definitivně stanovit rozpočet akce
Připravit dárkový stůl
Zorganizovat předpovědní aktivity o miminku
Otevřít prostor
Sestavit organizační tým
Kontaktovat cateringové společnosti
Naplánovat dezertní stůl
Naplánovat fotokoutky
Přivítat dodavatele
Přidělit organizátorům úkoly
Vyžádat si cenové nabídky cateringu
Zařídit nápojový stanoviště
Sestavit playlisty
Dohlížet na přípravy
Vytvořit téma baby shower
Porovnat nabídky cateringu
Připravit fotozónu
Připravit materiály na zábavu
Připravit občerstvení
Vybrat barevnou paletu akce
Vybrat catering
Připravit dekorativní pozadí
Potvrdit finální program
Přivítat hosty
2 osob
Sestavit předběžný seznam hostů
Potvrdit menu
Nainstalovat dekorativní osvětlení
Potvrdit všechny dodavatele
Doprovodit hosty na jejich místa
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Složka pro plánování akce
Plán sezení
Časový plán akce
Programový sešit
Rozpočtová tabulka
Plán aktivit
Kontaktní seznam hostů
Kontaktní list dodavatelů
Kontrolní seznam zásob
Kontaktní seznam dodavatelů
Smlouva o pronájmu prostor
Děkovné kartičky
Smlouva s cateringem
Smlouvy s dodavateli dekorací
Štítky
Seznam hostů
Přehledy RSVP
Platební údaje
Kartičky pro zpětnou vazbu
Permanentní fixy
Informace o dárkovém seznamu
Kniha hostů
Checklisty
Jmenovky
Pera
Jmenovky
Čísla stolů
Pozvánky
Obálky
Informační kartičky
Známky

Decorations

Papírové lampiony
Fotostěna
Girlandy
Dekorační rekvizity
Dekorativní stuhy
Konfety
Balónky
Květinová aranžmá
Uvítací cedule
Balónkový oblouk
Čerstvé květiny
Závaží na balónky
Umělé květiny
Dekorační krabice
Bannery
Dekorační koše
Dekorační girlandy
Dekorační písmena
Papírové vějíře
Cedule s baby motivem
Ubrusy
Běhouny na stoly
Potahy na židle
Stolní dekorace do středu

Groceries

Talíř sýrů
Sendviče
Občerstvení
Dort
Cupcakes
Sušenky
Cukroví
Čokoláda
Mísa s ovocem
Čajové potřeby

Kitchen

Kelímky
Stojan na dort
Sklenice
Talíře
Misky na občerstvení
Mísy
Servírovací tácy
Příbory
Nůž na dort
Ubrousky
Lopatka na dort
Brčka
Výdejníky nápojů
Kbelík na led
Kávovar
Otvírák na lahve

Cleaning

Smetáček a lopatka
Mop
Úklidové prostředky
Čisticí ubrousky
Odpadkové koše
Koš na recyklaci
Odpadkové pytle
Papírové utěrky
Čisticí utěrky
Koště

Technical

Náhradní baterie
LED svíčky
Světelný řetěz
Lampy
Prodlužovací kabely
Instantní fotoaparát
Prodlužky s více zásuvkami
Filmy do fotoaparátu
Bluetooth reproduktor
Mikrofon
Hudební přehrávač
Dobíjecí stanice pro telefony
Dekorační osvětlení

Logistics

Přepravní boxy
Malířské stojany
Balení
Stojan na deštníky
Věšák na kabáty
Krabice na ztráty a nálezy
Úložné boxy
Pumpička na balónky
Plastové úložné boxy
Kabelové pásky
Sada nářadí
Nůžky
Registrační stůl
Lepicí páska
Uvítací stůl
Směrové cedule

Gifts

Dárečky pro hosty
Dárkové sáčky
Visačky na dárky
Dárkový koš pro miminko
Balicí papír
Dárkové tašky
Tissue papír
Stuha

Safety

Seznam nouzových kontaktů
Lékárnička
Dezinfekce na ruce
Kapesníky

Furniture

Křesla do lounge
Jídelní stoly
Koktejlové stolky
Dárkové stojany
Dárkový stůl
Dezertní stůl
Stůl s nápoji
Židle
Skládací židle

Activities

Predikční kartičky
Přáníčka
Pamětní kniha
Hrací karty
Fotorekvizity pro hosty
Pera na hry
Ceny
Lístky do tomboly
Poradní kartičky

Tipy

Pozvánky rozešli nejméně 4 týdny před baby shower a nastav jasný termín RSVP. Týden před oslavou vytiskni aktuální seznam hostů a podle potvrzení uprav sezení i množství jídla.
Dort, dezerty a catering objednej s předstihem a dodání znovu potvrď 2–3 dny před akcí. U dortu si předem ověř také čas převzetí a připrav stojan na dort.
Dekorace neřeš až v den oslavy: potvrď čas instalace, připrav girlandy, balónky, lampiony i fotostěnu a před začátkem zkontroluj celé rozmístění. Počítej s alespoň 60 minutami na instalaci, pokud dekoraci připravuješ na místě.
Program naplánuj na 2–3 kratší aktivity a urč, kdo je bude koordinovat. Otevírání dárků zařaď do časového plánu tak, aby nezůstalo až na dobu, kdy už hosté odcházejí.
Nápoje, sklenice, kelímky, talíře a úklidové potřeby připrav na jedno místo nejpozději ráno v den oslavy. Na první hodinu počítej přibližně se 2–3 nápoji na osobu a po skončení si nech alespoň 30 minut na úklid.

Časté otázky

Kdy rozeslat pozvánky na baby shower?: Pozvánky rozešli ideálně 4–6 týdnů před oslavou. Termín pro RSVP nastav přibližně 10–14 dní před akcí, aby zbyl čas objednat správné množství jídla, nápojů a dárků pro hosty.
Co zařídit týden před baby shower?: Týden předem uzavři většinu RSVP, vytiskni seznam hostů, potvrď dodání dortu, dezertů a cateringu a dokonči plán aktivit. Zkontroluj také čas instalace dekorací a případné pronájmy vybavení.
Kolik jídla a pití připravit na baby shower?: Na první hodinu počítej se 2–3 nápoji na osobu, poté přibližně s jedním nápojem za hodinu. U občerstvení plánuj zhruba 6–8 menších porcí na hosta, pokud jde o odpolední oslavu bez plného hlavního jídla.
Jak dlouho trvá baby shower?: Běžná baby shower trvá přibližně 2–3 hodiny. Do časového plánu se obvykle vejde přivítání, jídlo a nápoje, 2–3 hry nebo aktivity, focení a otevírání dárků.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.