Sjekkliste for å organisere babyshower

En babyshower blir enklere å gjennomføre når du bestemmer stil, gjesteliste og ansvar før du bestiller noe. Start med kontaktopplysninger og invitasjoner, og følg deretter opp svarene før du låser mengden mat, drikke og sitteplasser. Kake, desserter, blomster og temadekorasjon må ofte bestilles tidligere enn man tror. På selve dagen trenger du en tydelig tidslinje for mottak av leveranser, pynting, aktiviteter, matservering og gaveåpning.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Samle gjestenes kontaktopplysninger
Design invitasjonene
Bestille babyshowerkaken
Ordne blomsterdekorasjoner
Sende ut invitasjonene
Bestille desserter
Forberede temadekorasjon
Bekrefte tidspunktet for dekorasjonsoppsettet
Koordinere åpningen av gavene
2 personer
Etablere RSVP-prosedyren
Ordne drikke
Forberede bakgrunnsmusikk
Bekrefte levering av catering
Åpne arrangementet
Leie utstyr ved behov
Kontrollere den endelige dekorasjonsoppsetningen
Forberede registrerings- eller velkomstskranken
Servere mat og drikke
2 personer
Bekrefte kakeleveringen
Koordinere spill og aktiviteter
2 personer
Fastsette formålet med og stilen til babyshoweren
Følge opp gjestenes svar
Ta kontakt med dekorasjonsleverandører
Velge babyshower-spill
Skrive ut gjestelisten
Koordinere presentasjonen av kaken
2 personer
Bestemme om babyshoweren skal være en overraskelse
Følge opp gjester som ikke har svart
Ordne blomsterdekorasjoner
Forberede utstyr til leker
Forbered navneskilt
Fotografere viktige øyeblikk
Rådføre seg med de vordende foreldrene om deres preferanser
Ferdigstille gjestelisten
Ordne ballongdekorasjoner
Organisere premier
Forberede minner til gjestene
Takk gjestene
Bestemme forventet antall gjester
Notere kostholdsrestriksjoner
Bekrefte avtaler med leverandører
Lage arrangementsplanen
Pakke aktivitetsmateriell
Dele ut party favors
2 personer
Fastsette arrangementsbudsjettet
Ordne tilgjengelighetskrav
Holde oversikt over arrangementskostnadene
Forberede velkomsttalen
Forberede nødutstyr
Avslutte arrangementet offisielt
Velge ønsket arrangementsdato
Forberede sitteplanen
Utarbeide dekorasjonsplanen
Utpeke en konferansier
Stille opp bordene
Ha tilsyn med oppryddingen av lokalet
2 personer
Sette opp alternative datoer
Lage navneskilt for gjestene
Kjøpe dekorasjoner
Forberede aktivitetsinstruksjoner
Sette opp stoler
Pynte gjenbrukbare dekorasjoner
2 personer
Velge arrangementssted
Forberede velkomstgaver ved behov
Forberede borddekorasjon
Organisere aktiviteter for å åpne gaver
Dekke bordene
Returnere leid utstyr
Befare mulige lokaler
Ordne parkeringsinformasjon
Velge midtpunktdekorasjoner
Organisere aktiviteter for minneboken
Sette opp dekorasjoner
Kontrollere arrangementsbudsjettet
Bekrefte tilgjengeligheten til lokalet
Forberede gjesteinformasjon
Ordne velkomstskilt
Forberede rådgivningskort til gjestene
Gjennomføre den siste inspeksjonen av lokalet
Arkivere arrangementbilder og planleggingsdokumenter
Reservere lokalet
Ferdigstille arrangementsbudsjettet
Forberede gavebordet
Organisere spåaktiviteter om babyen
Åpne lokalet
Sette sammen arrangørteamet
Ta kontakt med cateringfirmaer
Planlegge dessertbordet
Planlegge fotomuligheter
Motta leverandører
Fordele ansvar til arrangører
Innhente tilbud fra caterere
Organisere drikkestasjonen
Sammensette spillelister
Ha tilsyn med oppsettet
Utvikle temaet for babyshoweren
Sammenligne cateringtilbud
Sette opp fotohjørnet
Forberede underholdningsmateriell
Klargjøre forfriskninger
Velge arrangementets fargepalett
Velge caterer
Klargjøre dekorative bakgrunner
Bekrefte det endelige programmet
Ta imot gjester
2 personer
Lage den foreløpige gjestelisten
Bekrefte menyen
Installere dekorativ belysning
Bekrefte alle leverandører
Lede gjestene til plassene sine
2 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Mappe for eventplanlegging
Sitteplan
Arrangementstidslinje
Programhefte
Budsjettark
Aktivitetsplan
Kontaktliste for gjester
Kontaktark for leverandører
Sjekkliste for utstyr
Kontaktliste for leverandører
Lokaleavtale
Takkekort
Cateringkontrakt
Kontrakter med dekorasjonsleverandører
Etiketter
Gjesteliste
RSVP-oversikter
Betalingsinformasjon
Tilbakemeldingskort
Permanentmarkører
Informasjon om gaveønsker
Gjestebok
Sjekklister
Navneskilt
Penner
Navnekort
Bordnumre
Invitasjoner
Konvolutter
Informasjonskort
Frimerker

Decorations

Papirlanterner
Fotovegg
Girlandere
Dekorative rekvisitter
Dekorative bånd
Konfetti
Ballonger
Blomsterdekorasjoner
Velkomstskilt
Ballongbue
Friske blomster
Ballongvekter
Kunstige blomster
Dekorative bokser
Bannere
Dekorative kurver
Dekorative girlandere
Dekorative bokstaver
Papirvifter
Babytema-skilt
Bordduker
Bordløpere
Stoltrekk
Midtpunktdekorasjoner

Groceries

Ostefat
Sandwicher
Snacks
Kake
Cupcakes
Kjeks
Godteri
Sjokolade
Fruktfat
Tetilbehør

Kitchen

Kopper
Kakestativ
Glass
Tallerkener
Snacksbrett
Serveringsfat
Serveringsfat
Bestikk
Kakekniv
Servietter
Kakespade
Sugerør
Drikkedispenser
Isbøtte
Kaffetrakter
Flaskeåpner

Cleaning

Feiebrett
Mopp
Rengjøringsprodukter
Rengjøringskluter
Søppelbøtter
Gjenvinningsbeholder
Søppelposer
Kjøkkenpapir
Rengjøringskluter
Kosteskaft

Technical

Reservebatterier
LED-lyslys
Lysslynger
Lamper
Skjøteledninger
Engangskamera
Grenuttak
Kamerafilm
Bluetooth-høyttaler
Mikrofon
Musikkspiller
Ladestasjon for telefoner
Dekorativ belysning

Logistics

Transportkasser
Staffelier
Emballasjemateriell
Paraplystativ
Garderobestativ
Glemt-og-funnet-boks
Oppbevaringsbokser
Ballongpumpe
Plastoppbevaringsbokser
Kabelstrips
Verktøysett
Saks
Registreringsbord
Tape
Velkomstbord
Skilting for veianvisning

Gifts

Takkegaver til gjestene
Takkeposer
Gavelapper
Babygavekurv
Gavepapir
Gaveposer
Silkepapir
Bånd

Safety

Liste over nødnummer
Førstehjelpsskrin
Hånddesinfeksjon
Tørkepapir

Furniture

Lounge-stoler
Spisebord
Cocktailbord
Gaveutstillinger
Gavebord
Dessertbord
Drikkebord
Stoler
Klappstoler

Activities

Spåkort
Kort
Minnebok
Spillkort
Fotoprops for gjester
Penner til spill
Premiegaver
Loddkuponger
Rådskort

Tips

Send invitasjonene minst 4–6 uker før babyshoweren, og sett en tydelig svarfrist. Følg opp de som ikke har svart etter 7 dager, slik at du kan planlegge mat og sitteplan.
Avtal tidspunktet for dekorasjonsoppsettet senest én uke før arrangementet. Sett av minst 90 minutter til ballonger, girlandere, fotovegg, bord og eventuelle papirlanterner.
Bekreft kake- og cateringlevering 2–3 dager før, og oppgi én kontaktperson som kan ta imot leveransen. Ha kakestativ, serveringsfat, kopper, glass, tallerkener og emballasje klart før gjestene kommer.
Lag aktivitetsplanen med klokkeslett, og velg 2–3 babyshower-spill i stedet for å fylle hele programmet. Beregn omtrent 20 minutter per aktivitet og legg inn tid til mat, pauser og gaveåpning.
Tell gjester, servise og drikke på nytt dagen før. Beregn vanligvis 2–3 drikkevarer per person den første timen, og avtal hvem som tar med avfall, rengjøringsprodukter, mopp og feiebrett etterpå.

Ofte stilte spørsmål

Hvor tidlig bør man sende invitasjoner til babyshower?: Send invitasjonene 4–6 uker før arrangementet, med svarfrist omtrent 2 uker før. Da har du tid til å følge opp manglende svar og justere bestillinger av kake, desserter og catering.
Hvor mye mat trenger man til babyshower?: Planlegg omtrent 6–8 små serveringer per gjest dersom babyshoweren varer 2–3 timer, i tillegg til kake eller desserter. Bestill eller kjøp 5–10 prosent ekstra hvis gjestelisten ikke er helt avklart.
Når bør man bestille babyshowerkake og dekorasjoner?: Bestill kaken og eventuelle desserter minst 2–3 uker før, særlig hvis leverandøren må lage et bestemt tema. Avklar dekorasjoner og levering senest 1–2 uker før, og bekreft alle leveranser 2–3 dager før festen.
Hvor lenge varer en babyshower vanligvis?: Sett av 2–3 timer til selve babyshoweren. Legg i tillegg inn minst 90 minutter før start til dekorasjon og velkomst, samt 30–45 minutter etterpå til rydding og retur av leid utstyr.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.