Checklist para organizar un babyshower sin olvidar nada

Organizar un babyshower requiere más que elegir una decoración bonita. Hay que reunir los contactos, enviar las invitaciones con tiempo, controlar las confirmaciones y coordinar tarta, catering, bebidas, juegos y regalos. Esta checklist reúne 110 tareas y 150 artículos para seguir el plan en orden, desde definir el estilo hasta comprobar la decoración antes de abrir el evento. También incluye los detalles que suelen retrasarse: el montaje, las entregas y la limpieza posterior.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Recopilar los datos de contacto de los invitados
Diseñar las invitaciones
Encargar la tarta del babyshower
Organizar los arreglos florales
Enviar las invitaciones
Encargar los postres
Preparar la decoración temática
Confirmar el tiempo de montaje de la decoración
Coordinar la apertura de regalos
2 personas
Configurar el proceso de RSVP
Organizar las bebidas
Preparar música de fondo
Confirmar la entrega del catering
Abrir el evento
Alquilar equipo si es necesario
Comprobar la disposición final de la decoración
Preparar el mostrador de registro o bienvenida
Servir comida y bebidas
2 personas
Confirmar la entrega de la tarta
Coordinar juegos y actividades
2 personas
Definir el objetivo y el estilo del babyshower
Llevar un control de las respuestas de los invitados
Contactar a proveedores de decoración
Seleccionar juegos para el babyshower
Imprimir la lista de invitados
Coordinar la presentación del pastel
2 personas
Decidir si el baby shower será una sorpresa
Llamar a los invitados que no han respondido
Organizar decoraciones florales
Preparar el material de los juegos
Preparar tarjetas con nombres
Fotografiar los momentos importantes
Consultar a los futuros padres sobre sus preferencias
Cerrar la lista de invitados
Organizar decoraciones con globos
Organizar premios
Preparar recuerdos para los invitados
Agradecer a los invitados
Determinar el número previsto de invitados
Anotar restricciones dietéticas
Confirmar los acuerdos con los proveedores
Elaborar la planificación del evento
Empacar el material de las actividades
Repartir los party favors
2 personas
Establecer el presupuesto del evento
Gestionar los requisitos de accesibilidad
Controlar los gastos del evento
Preparar el discurso de bienvenida
Preparar suministros de emergencia
Cerrar oficialmente el evento
Elegir la fecha deseada del evento
Preparar la distribución de asientos
Desarrollar el plan de decoración
Designar a un maestro de ceremonias
Montar las mesas
Supervisar la limpieza del lugar
2 personas
Establecer fechas alternativas
Hacer tarjetas con nombres para los invitados
Comprar decoración
Preparar las instrucciones de las actividades
Colocar sillas
Empacar la decoración reutilizable
2 personas
Elegir el lugar del evento
Preparar regalos de bienvenida si es necesario
Preparar la decoración de las mesas
Organizar actividades para abrir los regalos
Montar las mesas
Devolver el equipo alquilado
Inspeccionar posibles lugares
Organizar la información de aparcamiento
Seleccionar centros de mesa
Organizar actividades para el álbum de recuerdos
Instalar las decoraciones
Controlar el presupuesto del evento
Confirmar la disponibilidad del lugar
Preparar la información para los invitados
Organizar carteles de bienvenida
Preparar tarjetas de consejos para los invitados
Completar la inspección final del lugar
Archivar las fotos del evento y los documentos de planificación
Reservar el lugar
Cerrar el presupuesto del evento
Preparar la mesa de regalos
Organizar actividades de predicción sobre el bebé
Abrir el lugar
Formar el equipo organizador
Contactar a los caterings
Planificar la mesa de postres
Planificar los momentos para fotos
Recibir a los proveedores
Asignar responsabilidades a los organizadores
Solicitar presupuestos de catering
Organizar la estación de bebidas
Crear listas de reproducción
Supervisar el montaje
Desarrollar el tema del baby shower
Comparar las ofertas de catering
Preparar el espacio para fotos
Preparar el material de entretenimiento
Preparar refrescos
Elegir la paleta de colores del evento
Elegir el catering
Preparar fondos decorativos
Confirmar el programa definitivo
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Elaborar la lista provisional de invitados
Confirmar el menú
Instalar iluminación decorativa
Confirmar a todos los proveedores
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Administración

Carpeta de planificación del evento
Plano de asientos
Cronograma del evento
Programa
Hoja de presupuesto
Planificación de actividades
Lista de contactos de invitados
Lista de contactos de proveedores
Lista de verificación de suministros
Lista de contactos de proveedores
Contrato del recinto
Tarjetas de agradecimiento
Contrato de catering
Contratos con proveedores de decoración
Etiquetas
Lista de invitados
Resúmenes de RSVP
Datos de pago
Tarjetas de comentarios
Marcadores permanentes
Información sobre la lista de regalos
Libro de invitados
Listas de verificación
Identificadores con nombre
Bolígrafos
Tarjetas con nombres
Números de mesa
Invitaciones
Sobres
Tarjetas informativas
Sellos

Decoraciones

Farolillos de papel
Fondo para fotos
Guirnaldas
Atrezzo decorativo
Lazos decorativos
Confeti
Globos
Arreglos florales
Cartel de bienvenida
Arco de globos
Flores frescas
Pesos para globos
Flores artificiales
Cajas decorativas
Banners
Cestas decorativas
Guirnaldas decorativas
Letras decorativas
Abanicos de papel
Carteles de temática baby
Manteles
Caminos de mesa
Fundas para sillas
Centros de mesa

Compras

Tabla de quesos
Sándwiches
Aperitivos
Tarta
Cupcakes
Galletas
Caramelos
Chocolate
Tabla de frutas
Suministros de té

Cocina

Vasos
Soporte para tartas
Vasos
Platos
Bandejas de aperitivos
Bandejas
Bandejas para servir
Cubiertos
Cuchillo para tarta
Servilletas
Cuchara para tarta
Pajitas
Dispensadores de bebidas
Cubo para hielo
Cafetera
Abrebotellas

Limpieza

Recogedor de polvo
Fregona
Productos de limpieza
Toallitas de limpieza
Papeleras
Contenedor de reciclaje
Bolsas de basura
Papel de cocina
Paños de limpieza
Escoba

Técnico

Baterías de repuesto
Velas LED
Guirnaldas de luces
Lámparas
Cables alargadores
Cámara instantánea
Regletas
Película para cámara
Altavoz Bluetooth
Micrófono
Reproductor de música
Estación de carga para teléfonos
Iluminación decorativa

Logística

Contenedores de transporte
Caballetes
Material de embalaje
Paragüero
Perchero
Caja de objetos perdidos
Cajas de almacenamiento
Bomba de globos
Cajas de plástico para guardar
Bridas
Kit de herramientas
Tijeras
Mesa de registro
Cinta adhesiva
Mesa de bienvenida
Señales de orientación

Regalos

Detalles de agradecimiento para los invitados
Bolsitas de agradecimiento
Etiquetas de regalo
Cesta de regalo para bebé
Papel de regalo
Bolsas de regalo
Papel de seda
Cinta

Seguridad

Lista de contactos de emergencia
Botiquín de primeros auxilios
Desinfectante de manos
Pañuelos

Muebles

Butacas de lounge
Mesas de comedor
Mesas de cóctel
Expositores de regalos
Mesa de regalos
Mesa de postres
Mesa de bebidas
Sillas
Sillas plegables

Actividades

Tarjetas de predicción
Tarjetas de felicitación
Libro de recuerdos
Cartas de juego
Accesorios fotográficos para invitados
Bolígrafos para juegos
Premios
Boletos para la rifa
Tarjetas de consejos

Consejos

Envía las invitaciones al menos 4 semanas antes y fija una fecha límite de confirmación 10 días antes del babyshower. Así puedes ajustar la comida, las bebidas, los juegos y el plano de asientos con datos reales.
Confirma la entrega de la tarta y del catering entre 3 y 5 días antes, y vuelve a comprobar el horario el día anterior. Reserva un soporte para tartas y recipientes de transporte si necesitas mover la comida o la decoración.
Prepara la decoración por zonas: entrada o bienvenida, mesa de comida, rincón de regalos y fondo para fotos. Deja confirmada la hora de montaje como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados.
Calcula las bebidas por persona: 2 o 3 durante la primera hora y 1 por cada hora adicional, además de opciones sin alcohol. Coloca vasos, platos y aperitivos antes de que empiece la recepción para no interrumpir los juegos.
Define el orden de las actividades y la apertura de regalos antes del evento, con una persona responsable de cada momento. Guarda el cronograma, la lista de contactos y las baterías de repuesto en la carpeta de planificación para tenerlos a mano.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación se organiza un babyshower?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y cierra las confirmaciones aproximadamente 10 días antes, para poder calcular comida, bebidas y materiales.
¿Cuándo se envían las invitaciones de un babyshower?: Lo habitual es enviarlas 4 semanas antes del evento. Si hay invitados que deben viajar, envíalas con 6 semanas de margen y establece una fecha límite clara para confirmar la asistencia.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un babyshower?: Calcula entre 6 y 8 piezas de comida por invitado si habrá aperitivos y sándwiches, además de la tarta y los postres. Para las bebidas, prevé 2 o 3 por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional.
¿Cuánto tiempo necesito para montar la decoración del babyshower?: Reserva al menos 2 horas para montar guirnaldas, globos, farolillos, el fondo para fotos y la mesa principal. Añade 30 minutos para comprobar la disposición final y corregir detalles antes de abrir el evento.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.