Baby shower szervezése lépésről lépésre

Egy baby shower akkor marad nyugodt és személyes, ha a szervezést nem az utolsó héten kezded. Először állítsd össze a vendéglistát és tisztázd a kismama elképzeléseit, majd jöhetnek a meghívók, a torta, a catering és a dekoráció. A visszajelzéseket külön vezesd, hogy lásd, hány adag ételre, italra és ülőhelyre lesz szükség. A checklist az előkészítéstől az ajándékbontásig segít sorrendben tartani a teendőket.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

Vendégkapcsolatok összegyűjtése
A meghívók tervezése
A baby shower tortájának megrendelése
Virágkompozíciók intézése
A meghívók kiküldése
Desszertek megrendelése
Tematikus dekoráció előkészítése
A dekoráció felállítási idejének megerősítése
Az ajándékbontás vezetése
2 fő
Az RSVP-folyamat beállítása
Italok biztosítása
Háttérzene előkészítése
A catering kiszállításának megerősítése
Az esemény megnyitása
Szükség esetén felszerelés bérlése
A dekoráció végső elrendezésének ellenőrzése
A regisztrációs vagy üdvözlőpult előkészítése
Ételek és italok felszolgálása
2 fő
A torta kiszállításának megerősítése
Játékok és programok koordinálása
2 fő
A baby shower céljának és stílusának meghatározása
A vendégválaszok nyomon követése
Kapcsolatfelvétel a dekorációs beszállítókkal
Baby shower-játékok kiválasztása
A vendéglista kinyomtatása
A torta bemutatásának koordinálása
2 fő
Döntés arról, hogy a babaváró meglepetés legyen-e
Vissza nem jelző vendégek felhívása
Virágdekorációk intézése
Játékkellékek előkészítése
Készítse elő a névtáblákat
Fontos pillanatok megörökítése
A leendő szülők preferenciáinak egyeztetése
A vendéglista véglegesítése
Lufidekorációk intézése
Nyereményajándékok szervezése
Vendégajándékok előkészítése
A vendégek megköszönése
A várható vendégszám meghatározása
Étkezési korlátozások feljegyzése
A beszállítói egyeztetések megerősítése
Az esemény ütemtervének összeállítása
Tevékenységi kellékek becsomagolása
Party favorok kiosztása
2 fő
Az eseményköltségvetés meghatározása
Akadálymentesítési követelmények intézése
Az eseményköltségek figyelemmel kísérése
A köszöntőbeszéd előkészítése
Sürgősségi kellékek előkészítése
Az esemény hivatalos lezárása
A kívánt eseménydátum kiválasztása
Az ültetési rend előkészítése
A dekorációs terv kidolgozása
Műsorvezető kijelölése
Asztalok felállítása
A helyszín rendbetételének felügyelete
2 fő
Alternatív időpontok meghatározása
Névkártyák készítése a vendégeknek
Dekoráció vásárlása
Programutasítások előkészítése
Székek elhelyezése
Újrahasználható dekoráció becsomagolása
2 fő
Az eseményhelyszín kiválasztása
Szükség esetén üdvözlőajándékok előkészítése
Asztaldíszek előkészítése
Ajándékbontó tevékenységek szervezése
Az asztalok megterítése
A bérelt felszerelés visszavitele
Lehetséges helyszínek felmérése
Parkolási információk intézése
Központi díszek kiválasztása
Emlékkönyves tevékenységek szervezése
A dekorációk elhelyezése
Az eseményköltségvetés ellenőrzése
A helyszín elérhetőségének megerősítése
Vendéginformációk előkészítése
Üdvözlőtáblák intézése
Tanácskártyák előkészítése a vendégeknek
A helyszín végső ellenőrzésének lezárása
Eseményfotók és tervezési dokumentumok archiválása
A helyszín lefoglalása
Az eseményköltségvetés véglegesítése
Az ajándékasztal előkészítése
A babára vonatkozó jósló játékok szervezése
A helyszín megnyitása
A szervezőcsapat összeállítása
Kapcsolatfelvétel a cateringesekkel
A desszertasztal megtervezése
Fotózási pillanatok megtervezése
A beszállítók fogadása
Feladatok kiosztása a szervezők között
Árajánlatok kérése a cateringre
Az italpult megszervezése
Lejátszási listák összeállítása
A felépítés felügyelete
A babaváró témájának kidolgozása
Cateringajánlatok összehasonlítása
A fotósarok kialakítása
Szórakoztató kellékek előkészítése
Frissítők előkészítése
Az esemény színpalettájának kiválasztása
A caterer kiválasztása
Dekoratív hátterek előkészítése
A végleges program megerősítése
Vendégek fogadása
2 fő
Az ideiglenes vendéglista összeállítása
Az étlap megerősítése
Dekoratív világítás felszerelése
Az összes beszállító megerősítése
A vendégek asztalukhoz kísérése
2 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Rendezvényszervezési mappa
Ültetési rend
Eseményidővonal
Programfüzet
Költségvetési táblázat
Tevékenységterv
Vendégek elérhetőségi listája
Beszállítói kapcsolattartó lap
Készletellenőrző lista
Beszállítói elérhetőségi lista
Helyszíni szerződés
Köszönőkártyák
Catering szerződés
Szerződések dekorációs szolgáltatókkal
Címkék
Vendéglista
RSVP-összesítések
Fizetési adatok
Visszajelző kártyák
Tartós filctollak
Ajándékfelajánlási információk
Vendégkönyv
Ellenőrzőlisták
Névkitűzők
Tollak
Névjegykártyák
Asztalszámok
Meghívók
Borítékok
Információs kártyák
Bélyegek

Decorations

Papír lampionok
Fotófal
Girlandok
Dekoratív kellékek
Dekorációs szalagok
Konfetti
Lufik
Virágkompozíciók
Üdvözlőtábla
Lufiív
Friss virágok
Lufisúlyok
Művirágok
Dekorációs dobozok
Molinók
Dekorációs kosarak
Dekorációs girlandok
Dekorációs betűk
Papírlegyezők
Babythema táblák
Asztalterítők
Asztali futók
Székhuzatok
Asztaldíszek

Groceries

Sajttál
Szendvicsek
Falatok
Torta
Cupcakes
Kekszek
Édesség
Csokoládé
Gyümölcstál
Teakellékek

Kitchen

Poharak
Tortatartó
Poharak
Tányérok
Snacktálcák
Tálcák
Tálalóállványok
Evőeszközök
Tortakés
Szalvéták
Tortalapát
Szívószálak
Italadagolók
Jégtartó
Kávéfőző
Palacknyitó

Cleaning

Szemétlapát
Felmosó
Tisztítószerek
Tisztítókendők
Szemetesek
Újrahasznosító konténer
Szemeteszsákok
Papírtörlő
Tisztítókendők
Seprű

Technical

Tartalék elemek
LED-gyertyák
Fényfüzérek
Lámpák
Hosszabbítók
Instant kamera
Elosztók
Kamerafilm
Bluetooth-hangszóró
Mikrofon
Zenelejátszó
Telefontöltő állomás
Dekoratív világítás

Logistics

Szállítókonténerek
Festőállványok
Csomagolóanyagok
Esernyőtartó
Fogas
Elveszett tárgyak doboza
Tárolódobozok
Lufipumpa
Műanyag tárolódobozok
Kábelkötegelők
Szerszámkészlet
Olló
Regisztrációs asztal
Ragasztószalag
Üdvözlőasztal
Útbaigazító táblák

Gifts

Köszönőajándékok a vendégeknek
Köszönőajándék tasakok
Ajándékcímkék
Babajándék kosár
Ajándékpapír
Ajándéktasakok
Seidenpapier
Szalag

Safety

Sürgősségi kapcsolattartók listája
Elsősegélydoboz
Kézfertőtlenítő
Papírzsebkendők

Furniture

Pihenőfotelek
Étkezőasztalok
Koktélasztalok
Ajándékkiállítások
Ajándékasztal
Desszertasztal
Italasztal
Székek
Összecsukható székek

Activities

Jósló kártyák
Üdvözlőlapok
Emlékkönyv
Játékkártyák
Fotós kellékek a vendégeknek
Játéktollak
Nyereményajándékok
Lottószelvények
Tanácsadó kártyák

Tippek

A meghívókat legalább 4–6 héttel az esemény előtt küldd ki, és az RSVP-határidőt 10–14 nappal a baby shower előttre tedd. Így marad idő az adagok és az ülésrend pontosítására.
A tortát és a desszerteket ne egyetlen rendelésként kezeld: kérd külön a kiszállítási időt, a tortatartót és az allergéninformációkat. A torta érkezését legalább 2–3 nappal korábban erősítsd meg.
A dekoráció felállítására számolj legalább 90 perccel, a végső ellenőrzésre pedig még 30 perccel. A lufik, girlandok és fotófal mellett készíts elő ragasztószalagot, tartalék elemeket és egy gyors javítókészletet.
Az italokat és falatokat a vendégek számához igazítsd: az első órára fejenként 2–3 itallal számolj, majd óránként még körülbelül 1 itallal. A poharakat és tányérokat ne csak a vendégszámhoz, hanem a cserékhez is igazítsd.
Az ajándékbontást és a játékokat jelöld ki egy konkrét személy felelőségébe. A programot 15–20 perces blokkokban vezesd, hogy maradjon idő beszélgetésre, étkezésre és a kismama pihenésére is.

Gyakori kérdések

Mikor kezdjem el a baby shower szervezését?: Érdemes 6–8 héttel korábban elkezdeni, különösen akkor, ha tortát, desszerteket, cateringet vagy dekorációt is rendelsz. Az első héten rögzítsd a stílust, a vendéglistát és a költségkeretet.
Mikor kell kiküldeni a baby shower meghívókat?: A meghívókat 4–6 héttel az esemény előtt küldd ki. Az RSVP-határidő legyen 10–14 nappal a rendezvény előtt, hogy időben véglegesíthesd az étel- és italmennyiséget.
Mennyi étel és ital kell egy baby showerre?: Egy 2–3 órás baby showerre fejenként 6–8 falattal és az első órára 2–3 itallal számolj, majd óránként még körülbelül 1 itallal. Ha teljes étkezést is kínálsz, a falatok mennyiségét csökkentheted, de legalább 10% tartalékot hagyj.
Mennyi idő kell a baby shower helyszínének berendezéséhez?: Egy átlagos, dekorációval és büféasztallal készülő baby showerhez legalább 90 perc berendezési idővel számolj. A catering és a torta érkezését úgy időzítsd, hogy az esemény kezdete előtt 30–45 perccel már minden a helyén legyen.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.