Så organiserar du en babyshower från idé till avslut

Börja med att bestämma vilken känsla babyshowern ska ha, hur många som ska bjudas och hur länge den ska pågå. Därefter samlar du kontaktuppgifter, skickar inbjudningar och följer upp svaren innan du bokar tårta, desserter och eventuell catering. När dagen närmar sig samordnar du dekorationer, aktiviteter, musik och leveranser i en tydlig tidslinje. Planera också vem som tar emot gästerna, leder presentöppningen och städar efteråt.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Samla in gästernas kontaktuppgifter
2
Designa inbjudningarna
3
Beställa babyshower-tårtan
4
Ordna blomsterarrangemang
5
Skicka inbjudningarna
6
Beställa desserter
7
Förbereda temadekorationen
8
Bekräfta dekorationens uppställningstid
9
Leda öppnandet av presenterna
2 personer
10
Upprätta RSVP-processen
11
Ordna drycker
12
Förbereda bakgrundsmusik
13
Bekräfta cateringleveransen
14
Öppna evenemanget
15
Hyra utrustning vid behov
16
Kontrollera den slutliga dekorationen
17
Förbereda registrerings- eller välkomstdisken
18
Servera mat och dryck
2 personer
19
Bekräfta tårtleveransen
20
Samordna spel och aktiviteter
2 personer
21
Bestämma babyshowerns syfte och stil
22
Följa upp gästernas svar
23
Kontakta dekorationsleverantörer
24
Välja babyshower-spel
25
Skriv ut gästlistan
26
Samordna tårtuppdukningen
2 personer
27
Bestämma om babyshowern ska vara en överraskning
28
Följa upp gäster som inte har svarat
29
Ordna blomsterdekorationer
30
Förbereda spelmaterial
31
Förbered namnskyltar
32
Fotografera viktiga ögonblick
33
Rådgöra med de blivande föräldrarna om deras önskemål
34
Slutföra gästlistan
35
Ordna ballongdekorationer
36
Ordna priser
37
Förbereda gåvor till gästerna
38
Tacka gästerna
39
Fastställa det förväntade antalet gäster
40
Notera kostrestriktioner
41
Bekräfta leverantörsavtal
42
Göra upp evenemangets tidsplan
43
Packa aktivitetsmaterial
44
Dela ut party favors
2 personer
45
Fastställa evenemangets budget
46
Ordna tillgänglighetskrav
47
Övervaka evenemangskostnaderna
48
Förbereda välkomsttalet
49
Förbereda nödförnödenheter
50
Avsluta evenemanget officiellt
51
Välja önskat evenemangsdatum
52
Förbereda sittplanen
53
Ta fram dekorationsplanen
54
Utse en toastmaster
55
Ställa fram bord
56
Övervaka städningen av lokalen
2 personer
57
Bestämma alternativa datum
58
Göra namnskyltar till gästerna
59
Köpa dekoration
60
Förbereda aktivitetsinstruktioner
61
Ställa fram stolar
62
Packa återanvändbar dekoration
2 personer
63
Välja evenemangslokalen
64
Vid behov förbereda välkomstgåvor
65
Förbereda bordsdekoration
66
Ordna aktiviteter för att öppna presenter
67
Bädda borden
68
Lämna tillbaka hyrd utrustning
69
Inspektera möjliga lokaler
70
Ordna parkeringsinformation
71
Välja mittpunktsdekorationer
72
Ordna aktiviteter för minnesboken
73
Sätta upp dekorationer
74
Kontrollera evenemangets budget
75
Bekräfta lokalens tillgänglighet
76
Förbereda gästinformation
77
Ordna välkomstskyltar
78
Förbereda rådskort för gästerna
79
Slutföra den sista genomgången av lokalen
80
Arkivera evenemangsfoton och planeringsdokument
81
Boka lokalen
82
Fastställa den slutgiltiga evenemangsbudgeten
83
Förbereda presentbordet
84
Ordna gissningslekar om bebisen
85
Öppna lokalen
86
Sätta ihop organisationsteamet
87
Kontakta cateringföretag
88
Planera dessertbordet
89
Planera fototillfällen
90
Ta emot leverantörer
91
Fördela ansvar till organisatörerna
92
Begära in cateringofferter
93
Ordna dryckesstationen
94
Sätta ihop spellistor
95
Övervaka uppsättningen
96
Utforma babyshower-temat
97
Jämföra cateringförslag
98
Ordna fotohörnan
99
Förbereda underhållningsmaterial
100
Ställa fram förfriskningar
101
Välja evenemangets färgpalett
102
Välja cateringföretag
103
Göra i ordning dekorativa bakgrunder
104
Bekräfta det slutgiltiga programmet
105
Välkomna gästerna
2 personer
106
Göra upp den preliminära gästlistan
107
Bekräfta menyn
108
Installera dekorativ belysning
109
Bekräfta alla leverantörer
110
Visa gästerna till sina platser
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Mapp för eventplanering
Sittplan
Evenemangets tidslinje
Programhäfte
Budgetkalkylark
Aktivitetsplanering
Gästernas kontaktlista
Leverantörernas kontaktblad
Inventeringschecklista
Leverantörernas kontaktlista
Avtal för lokalen
Tackkort
Cateringavtal
Avtal med dekorationsleverantörer
Etiketter
Gästlista
RSVP-listor
Betalningsuppgifter
Feedbackkort
Permanentmarkörer
Information om presentönskemål
Gästbok
Checklistor
Namnskyltar
Pennor
Namnskyltar
Bordsnummer
Inbjudningar
Kuvert
Informationskort
Frimärken

Decorations

Papperslyktor
Fotovägg
Girlanger
Dekorativa rekvisita
Dekorativa band
Konfetti
Ballonger
Blomsterarrangemang
Välkomstskylt
Ballongbåge
Färska blommor
Ballongvikter
Konstgjorda blommor
Dekorationslådor
Banderoller
Dekorationskorgar
Dekorativa girlanger
Dekorativa bokstäver
Pappersfläktar
Skyltar med babytema
Bordsdukar
Bordslöpare
Stolsöverdrag
Mittendekorationer

Groceries

Ostbricka
Smörgåsar
Tilltugg
Tårta
Cupcakes
Kakor
Godis
Choklad
Fruktbricka
Ttillbehör för te

Kitchen

Muggar
Tårtställ
Glas
Tallrikar
Snackbrickor
Fat
Serveringsfat
Bestick
Tårtkniv
Servetter
Tårtspade
Sugrör
Dryckesautomater
Iskylare
Kaffebryggare
Flasköppnare

Cleaning

Sopskyffel
Mopp
Städprodukter
Rengöringsdukar
Soptunnor
Återvinningskärl
Sopsäckar
Hushållspapper
Rengöringsdukar
Kvast

Technical

Reservbatterier
LED-ljus
Ljusslingor
Lampor
Förlängningssladdar
Direktkamera
Grenuttag
Kamerafilm
Bluetooth-högtalare
Mikrofon
Musikspelare
Laddstation för telefoner
Dekorationsbelysning

Logistics

Transportlådor
Stafflier
Förpackningsmaterial
Paraplyställ
Klädställning
Hittegodsbox
Förvaringslådor
Ballongpump
Plastförvaringslådor
Buntband
Verktygsset
Sax
Registreringsbord
Tejp
Välkomstbord
Vägvisningsskyltar

Gifts

Tackgåvor till gästerna
Tackpåsar
Presentetiketter
Babygåvokorg
Presentpapper
Presentpåsar
Sidenpapper
Band

Safety

Lista med nödkontakter
Första hjälpen-kit
Handdesinfektion
Pappersnäsdukar

Furniture

Loungefåtöljer
Matbord
Cocktailbord
Presentdisplayer
Presentbord
Dessertbord
Dryckesbord
Stolar
Hopfällbara stolar

Activities

Förutsägelsekort
Gratulationskort
Minnesbok
Spelkort
Fotoprops för gäster
Pennor till spel
Prisvinster
Lotter
Rådgivningskort

Tips

Skicka inbjudningarna minst 4–6 veckor före babyshowern och sätt ett sista svarsdatum cirka 2 veckor före. Då hinner du justera mängden mat, dryck, sittplatser och tackgåvor.
Bekräfta tårtans och cateringens leveranstid senast 3 dagar före festen. Skriv in kontaktuppgifter till leverantörerna och utse en person som tar emot leveransen.
Gör en körplan för de första 30 minuterna: välkomstbord, dryck, namnlapp eller gästlista och en tydlig starttid. Det minskar risken att lekar och mat börjar för sent.
Förbered lekar och aktiviteter i separata lådor eller högar med allt material kvällen före. Lägg även fram bakgrundsmusik, reservbatterier och eventuella dekorativa rekvisita så att du inte letar efter dem när gästerna kommer.
Planera städningen innan festen börjar: bestäm var disk, matrester och sopor ska placeras och avsätt 30–45 minuter efter avslutningen. Kontrollera också att ballonger, girlanger och fotovägg sitter säkert innan gästerna anländer.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man börja planera en babyshower?: Börja ungefär 6–8 veckor före festen. Då hinner du samla gästernas kontaktuppgifter, skicka inbjudningar, få svar och boka tårta, desserter och eventuell catering utan tidspress.
När ska man skicka inbjudningar till en babyshower?: Skicka dem 4–6 veckor före babyshowern och ange ett sista svarsdatum cirka 2 veckor före. Följ upp personer som inte svarat efter ungefär 7 dagar.
Hur lång tid bör en babyshower pågå?: Räkna med 2,5–3 timmar. Lägg ungefär 30 minuter på välkomstmingel, 45–60 minuter på mat och dryck, 30–45 minuter på lekar och aktiviteter och 20–30 minuter på presentöppningen.
Hur mycket mat och dryck behövs till en babyshower?: Planera 2–3 mindre maträtter eller smörgåsar per person, plus tilltugg och dessert. Beräkna 2–3 alkoholfria drycker per person under den första timmen och därefter cirka 1–2 per timme, beroende på festens längd.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.