Babyshowerin järjestäjän checklist

Babyshower onnistuu helpommin, kun päätät ensin juhlan tyylin, vierasmäärän ja budjetin. Tämän checklistin avulla etenet yhteystietojen keräämisestä kutsuihin, kakun ja tarjoilujen tilaamiseen sekä koristelun ja ohjelman viimeistelyyn. Varaa tarjoiluille, kakulle ja koristeille toimitusajat ajoissa, sillä juuri ne unohtuvat usein viimeiseksi. Juhlapäivälle kannattaa tehdä selkeä aikataulu, jotta tarjoilu, leikit ja lahjojen avaaminen eivät kasaudu samaan hetkeen.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Kerää vieraiden yhteystiedot
Suunnittele kutsut
Tilaa babyshower-kakku
Järjestä kukka-asetelmat
Lähetä kutsut
Tilaa jälkiruoat
Valmistele teemakoristeet
Vahvista koristelun pystytysaika
Ohjaa lahjojen avaaminen
2 henkilöä
Aseta RSVP-käytäntö käyttöön
Järjestä juomat
Valmistele taustamusiikki
Vahvista cateringin toimitus
Avaa tapahtuma
Vuokraa tarvittaessa laitteita
Tarkista koristeiden lopullinen asettelu
Valmistele ilmoittautumis- tai tervetulotoimisto
Tarjoile ruokaa ja juomia
2 henkilöä
Vahvista kakun toimitus
Koordinoi pelit ja aktiviteetit
2 henkilöä
Määritä babyshowerin tarkoitus ja tyyli
Seuraa vieraiden vastauksia
Ota yhteyttä koristeiden toimittajiin
Valitse babyshower-pelit
Tulosta vieraslista
Koordinoi kakun esillepano
2 henkilöä
Päätä, onko babyshower yllätys
Soita takaisin vieraille, jotka eivät ole vastanneet
Järjestä kukkakoristeet
Valmistele pelivälineet
Valmistele nimikyltit
Tallenna tärkeät hetket kuvina
Kysy tulevilta vanhemmilta heidän toiveistaan
Viimeistele vieraslista
Järjestä ilmapallokoristeet
Järjestä palkinnot
Valmistele muistoesineet vieraille
Kiitä vieraita
Määritä arvioitu vierasmäärä
Kirjaa ruokavaliota koskevat rajoitukset
Vahvista toimittajien sopimukset
Laadi tapahtuman aikataulu
Pakkaa aktiviteettimateriaalit
Jaa party favorit
2 henkilöä
Määritä tapahtuman budjetti
Järjestä saavutettavuusvaatimukset
Seuraa tapahtuman kuluja
Valmistele tervetuliaispuhe
Valmistele hätävarusteet
Päätä tapahtuma virallisesti
Valitse toivottu tapahtumapäivä
Valmistele istumajärjestys
Laadi koristelusuunnitelma
Nimeä juontaja
Aseta pöydät
Valvo tilan siivousta
2 henkilöä
Määritä vaihtoehtoiset ajankohdat
Tee vieraille nimikyltit
Osta koristeet
Valmistele aktiviteetti-ohjeet
Aseta tuolit
Pakkaa uudelleenkäytettävät koristeet
2 henkilöä
Valitse tapahtumapaikka
Valmistele tervetuliaislahjat tarvittaessa
Valmistele pöytäkoristeet
Järjestä lahjojen avaamisen aktiviteetit
Katta pöydät
Palauta vuokratut laitteet
Tarkasta mahdolliset tapahtumapaikat
Järjestä pysäköintitiedot
Valitse asetelmakoristeet
Järjestä muistokirja-aktiviteetit
Asenna koristeet
Tarkista tapahtuman budjetti
Vahvista tilan saatavuus
Valmistele vierastiedot
Järjestä tervetulokyltit
Valmistele neuvontakortit vieraille
Tee tilan lopputarkastus
Arkistoi tapahtuman valokuvat ja suunnitteludokumentit
Varaa tila
Viimeistele tapahtuman budjetti
Valmistele lahjapöytä
Järjestä vauvaa koskevia arvausleikkejä
Avaa tila
Perusta järjestelytiimi
Ota yhteyttä pitopalveluihin
Suunnittele jälkiruokapöytä
Suunnittele valokuvaushetket
Vastaanota toimittajat
Jaa vastuut järjestäjille
Pyydä catering-tarjouksia
Järjestä juomapiste
Kokoa soittolistat
Valvo pystytystä
Suunnittele babyshowerin teema
Vertaile catering-tarjouksia
Järjestä kuvausalue
Valmistele viihdemateriaalit
Valmistele tarjoilut
Valitse tapahtuman väripaletti
Valitse pitopalvelu
Valmistele koristeelliset taustat
Vahvista lopullinen ohjelma
Toivota vieraat tervetulleiksi
2 henkilöä
Laadi alustava vieraslista
Vahvista menu
Asenna koristevalaistus
Vahvista kaikki toimittajat
Ohjaa vieraat istumapaikoilleen
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun kansio
Istumajärjestys
Tapahtuman aikataulu
Ohjelmalehti
Budjettitaulukko
Aktiviteettisuunnitelma
Vieraiden yhteystiedot
Toimittajien yhteystiedot
Tarvikelista
Toimittajien yhteystiedot
Tilasopimus
Kiitoskortit
Catering-sopimus
Koristelutoimittajien sopimukset
Etiketit
Vieraslista
RSVP-yhteenvetot
Maksutiedot
Palautekortit
Pysyvät tussit
Lahjamerkintätiedot
Vieraskirja
Tarkistuslistat
Nimikyltit
Kynät
Nimikyltit
Pöytänumerot
Kutsut
Kirjekuoret
Tietokortit
Postimerkit

Decorations

Paperilyhdyt
Valokuvaseinä
Köynnökset
Koriste-esineet
Koristenauhat
Konfetti
Ilmapallot
Kukka-asetelmat
Tervetulokyltti
Ilmapallokaari
Tuoreet kukat
Ilmapallopainot
Tekokukat
Koristelaatikot
Banderollit
Korikopat
Koristeköynnökset
Koristekirjaimet
Paperiviuhkat
Vauvateemaiset kyltit
Pöytäliinat
Pöytäjuoksut
Tuolihuput
Keskipöytäkoristeet

Groceries

Juustotarjotin
Sandwichit
Naposteltavat
Kakku
Kuppikakut
Pikkuleivät
Karkit
Suklaa
Hedelmälautanen
Teetarvikkeet

Kitchen

Kupit
Kakkuteline
Lasit
Lautaset
Välipalatarjottimet
Tarjoiluvadit
Tarjoiluvadit
Ruokailuvälineet
Kakkupuukko
Servetit
Kakkulapio
Pillit
Juoma-annostelijat
Jääastia
Kahvinkeitin
Pullonavaaja

Cleaning

Lattiaharja
Lastausmoppi
Siivoustarvikkeet
Puhdistusliinat
Roskakorit
Kierrätysastia
Jätesäkit
Talouspaperi
Puhdistusliinat
Luuta

Technical

Vara-akut
LED-kynttilät
Valoköynnökset
Lamput
Jatkojohdot
Pikakamera
Jatkopistorasiat
Kamerafilmi
Bluetooth-kaiutin
Mikrofoni
Musiikkisoitin
Puhelinten latausasema
Koristovalaistus

Logistics

Kuljetuslaatikot
Maalaustelineet
Pakkaustarvikkeet
Sateenvarjoteline
Vaatehylly
Löytötavaralaatikko
Säilytyslaatikot
Ilmapumppu
Muoviset säilytyslaatikot
Nippusiteet
Työkalusarja
Sakset
Ilmoittautumispöytä
Teippi
Tervetulopöytä
Opastekyltit

Gifts

Kiitoslahjat vieraille
Kiitoskassit
Lahjalaput
Vauvan lahjakori
Lahjapaperi
Lahjakassit
Silkkipaperi
Nauha

Safety

Hätäkontaktien luettelo
Ensiapulaukku
Käsidesi
Nenäliinat

Furniture

Lepotuolit
Ruokapöydät
Cocktailpöydät
Lahjanäyttelyt
Lahjapöytä
Jälkiruokapöytä
Juomapöytä
Tuolit
Kokoontaitettavat tuolit

Activities

Arvauskortit
Kortit
Muistokirja
Pelikortit
Vieraiden valokuvausrekvisiitta
Pelikynät
Palkintolahjat
Arpaliput
Neuvontakortit

Vinkit

Kerää vieraiden yhteystiedot ennen kutsujen suunnittelua ja pyydä vastaus tiettyyn päivään mennessä. Kun RSVP-käytäntö on selkeä, tiedät tarjoilujen ja istumajärjestyksen määrän ajoissa.
Tilaa kakku ja jälkiruoat vähintään 2–3 viikkoa ennen juhlia. Vahvista kakun toimitus vielä 2–3 päivää ennen tapahtumaa ja varmista samalla, että kakkuteline on valmiina.
Varaa koristelun pystytykseen vähintään 60–90 minuuttia ennen vieraiden saapumista. Tarkista lopullinen asettelu ennen ovien avaamista, erityisesti ilmapallot, paperilyhdyt, köynnökset ja valokuvaseinä.
Suunnittele 2–3 babyshower-leikkiä, mutta aikatauluta niille yhteensä korkeintaan 45–60 minuuttia. Yksi henkilö voi koordinoida pelit ja aktiviteetit, jotta tuleva äiti saa keskittyä vieraisiin.
Laske juomia ensimmäiselle tunnille 2–3 annosta henkilöä kohden ja lisää vettä koko juhlan ajaksi. Kata kupit, lasit, lautaset ja servietit ennen vieraiden saapumista, jotta tarjoilu ei pysähdy kesken kaiken.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin babyshower-kutsut pitää lähettää?: Lähetä kutsut yleensä 4–6 viikkoa ennen juhlia. Pyydä RSVP-vastaus viimeistään 10–14 päivää ennen tapahtumaa, jotta voit vahvistaa tarjoilujen ja istumajärjestyksen määrän.
Kuinka paljon ruokaa babyshowereihin tarvitaan?: Varaa noin 5–7 suolaista tai makeaa suupalaa henkilöä kohden, jos juhla kestää 2–3 tuntia. Kakku ja jälkiruoat kannattaa mitoittaa kaikille vieraille, ja tarjoilu vahvistaa vähintään 3–5 päivää ennen juhlia.
Mitä babyshower-ohjelmaa kannattaa järjestää?: Valitse 2–3 lyhyttä leikkiä tai aktiviteettia ja varaa niihin yhteensä 45–60 minuuttia. Jätä aikatauluun myös vähintään 30 minuuttia vapaalle seurustelulle ja lahjojen avaamiselle.
Kuinka paljon aikaa babyshowerin koristeluun tarvitaan?: Varaa koristelun pystytykseen vähintään 60–90 minuuttia ja tarkista toimittajan saapumisaika etukäteen. Pakkaa koristeet, kuljetuslaatikot ja mahdolliset vara-akut valmiiksi viimeistään juhlia edeltävänä päivänä.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.