Checklista för julmiddag

En julmiddag blir lugnare när du har koll på bord, tider, meny och vem som gör vad. Börja med antal gäster, sittplatser och om ni behöver extra bord, stolar eller porslin. Därefter går det att låsa meny, leveranser, musik och bemanning utan att allt hopar sig samma vecka. Missade detaljer brukar vara plats för ytterkläder, avlastningsyta i köket och en tydlig plan för servering och avslut.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Fastställ syftet och målen
Inspektera matsalen
Bekräfta dessertalternativen
Planera belysningen
Gör en sittplan
Övervaka gästernas behov
2 personer
Fastställ evenemangstypen
Bekräfta sittkapaciteten
Ordna cateringavtal
Ordna julmusik
Förbered evenemangsmaterial
Samordna evenemangets tidsschema
Definiera gästmålgruppen
Planera bordsplaceringen
Kontakta underhållningsleverantörer
Förbered bakgrundsunderhållning
Informera personal och volontärer
Organisera avslutningsaktiviteter
2 personer
Uppskatta det förväntade antalet gäster
Bekräfta köksutrustningen
Ordna uthyrning av utrustning vid behov
Organisera fototillfällen
Förbered nödprocedurer
Tacka gäster och leverantörer
2 personer
Välj önskat evenemangsdatum
Bekräfta förvaringsutrymmena
Övervaka evenemangskostnaderna
Samordna placeringen av dekorationer
Kontrollera lokalens utrustning
Övervaka städningen av lokalen
3 personer
Identifiera alternativa datum
Ordna parkeringsalternativ
Upprätta gästlistan
Ställ upp middagsprogrammet
Samordna leveransscheman
Lämna tillbaka hyrd utrustning
2 personer
Välj platsen
Bekräfta tillgänglighetskrav
Samla in gästernas kontaktuppgifter
Planera välkomsttal
Organisera uppsättningen av dekorationer
Samla in gästfeedback
2 personer
Undersök lokalens lämplighet
Planera gästernas ankomstrutiner
Designa inbjudningar
Ordna värdar eller presentatörer
Förbered middagsborden
Utvärdera evenemangets resultat
Sätt ihop organisationsteamet
Samordna dekoralternativ med lokalen
Skicka ut inbjudningar
Förbered underhållningsprogrammet
Ställ i ordning stolar och sittplatser
Uppdatera den ekonomiska dokumentationen
Utse evenemangssamordnaren
Godkänn lokalens slutliga uppställningsplan
Fastställ rutiner för OSA
Boka musiker eller artister
Genomför den slutliga lokalinspektionen
Arkivera evenemangs dokumentationen
Tilldela ansvarsområden till teammedlemmar
Slutför evenemangets budget
Följ upp gästernas bekräftelser
Organisera spel eller aktiviteter
Öppna lokalen
Skapa det första evenemangskonceptet
Bestäm cateringbudgeten
Följ upp gäster som inte svarat
Förbered vid behov aktiviteter för julklappsbyte
Övervaka uppbyggnadsarbetet
2 personer
Utveckla temat för julmiddagen
Välj cateringstil
Notera kostönskemål
Förbered priser eller utmärkelser
Välkomna leverantörer
Förbered den preliminära evenemangstidslinjen
Kontakta cateringföretag
Förbered gästernas sittplacering
Samordna tal och presentationer
Samordna cateringens ankomst
2 personer
Skapa den första eventbudgeten
Begär in cateringförslag
Skapa den slutgiltiga gästlistan
Skapa det slutgiltiga kvällsprogrammet
Välkomna gästerna
3 personer
Kontakta möjliga lokaler
Jämför cateringerbjudanden
Utveckla konceptet för juldekorationerna
Bekräfta alla leverantörer
Hantera gästregistreringen
2 personer
Jämför lokalerbjudanden och villkor
Välj cateringfirma
Välj färgteman och dekorationsstilar
Bekräfta cateringarrangemangen
Visa gäster till sittplatserna
2 personer
Förhandla om lokalens hyresvillkor
Bekräfta julmenyn
Köp eller hyr dekorationer
Bekräfta underhållningsarrangemangen
Samordna serveringen av middagen
4 personer
Bekräfta lokalens tillgänglighet
Ordna vegetariska och särskilda kostalternativ
Ordna planer för bordsdekoration
Bekräfta gästernas närvaro
Hantera underhållningsaktiviteter
2 personer
Underteckna lokalavtalet
Välj drycker
Förbered mittpunktdekorationer
Förbered namnskyltar
Stöd talare och artister
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Mapp för eventplanering
Evenemangets tidslinje
Budgetkalkylark
Gästernas kontaktlista
Kontaktlista över leverantörer
Dokument för lokalavtalet
Cateringavtal
Underhållningsavtal
Registreringsformulär för gäster
RSVP-översiktslistor
Sittplan
Namnskyltar
Utskrifter av gästlistan
Evenemangsschema
Personalens tjänstgöringsschema
Frivilligas bemanningslistor
Betalningsuppgifter
Feedbackformulär
Utvärderingsdokument för evenemanget
Sax
Etiketter
Matetiketter
Gästbok

Safety

Kontaktlista för nödsituationer
Brandsläckare
Nödbelysning
Engångshandskar
Första hjälpen-väska
Handsprit
Pappersnäsdukar

Logistics

Mottagningsbord
Incheckningsbord
Matbord
Bankettbord
Cocktailbord
Matsalsstolar
Loungefåtöljer
Klädställningar
Klädhängare
Routskyltar
Hittegods
Transportlådor
Förvaringslådor
Förpackningsmaterial
Serveringsvagnar
Cateringbord
Buffébord

Decor

Bordsdukar
Stolsöverdrag
Bordslöpare
Servetthållare
Bordsnummer
Juldekorationer
Dekorativa figurer
Julbelysning
Snödekorationer
Girlanger
Dekorativa bordsaccessoarer
Julkransar
Dekorativa lampor
Ljus
Stämningsbelysning
Ljusstakar
LED-ljus
Lyktor
Dekorativa band
Julgran
Julblommor
Ställning till julgran
Bordsdekorationer

Kitchen

Middagstallrikar
Desserttallrikar
Soppskålar
Glas
Vinglas
Champagneglas
Vattenglas
Bestickset
Knivar
Gafflar
Slevar
Dessertskedar
Serveringsfat
Brödkorgar
Serveringsfat
Serveringsfat
Värmebehållare för mat
Serveringsbestick
Servetter
Bordstabletter
Salt- och pepparkar
Kaffemaskiner
Tearrangemang
Ishinkar
Isbehållare
Flasköppnare
Korkskruvar
Köksredskap
Förvaringsbehållare för mat
Dryckesautomater
Kylbackar

Groceries

Kaffe
Huvudrätter
Te
Vegetariska rätter
Läsk
Tillbehör
Mineralvatten
Sallader
Vin
Juldesserter
Champagne
Tårtor
Julpunch
Kakor
Cocktailingredienser
Chokladgodis
Kryddor och såser
Julsnittar
Fruktfat

Cleaning

Rengöringsdukar
Pappershanddukar
Sopborstar
Rengöringsdukar
Sopskyffel
Soptunnor
Mopp
Återvinningskärl
Städmaterial
Sopsäckar

Technical

Tejp
Reservbatterier
Portabla värmeelement
Buntband
Förlängningssladdar
Kamera
Grenuttag
Stativ
Belysningskontroller
Högtalare
Mikrofoner
Ljudmixer
Musikspelare
Musiklistor
Scenutrustning

Activities

Sinterklaapresenter
Presentinslagningsmaterial
Sällskapsspel
Quizmaterial
Fotobakgrund

Tips

Räkna gäster tidigt och jämför med hur många som faktiskt får plats vid bordet. Om du ska ha sittande middag behöver du även räkna in plats för serveringsytor, så att det inte blir trångt runt stolarna.
Säkra meny och dessert senast när du vet antal gäster. Vid julmiddag är det vanligt att någon behöver specialkost, och det är enklast att fånga upp 5–7 dagar i förväg.
Planera belysningen innan du tänker på dekoren. Ett varmt ljus över borden och tillräckligt ljus vid mat och dryck gör stor skillnad, särskilt om middagen börjar sent på eftermiddagen.
Gör ett enkelt sittschema om ni blir fler än 8–10 personer. Då undviker du att två som pratar mest hamnar bredvid varandra hela kvällen och att någon sitter utan sällskap vid ett hörn.
Glöm inte plats för jackor, väskor och eventuella gåvor. En avsedd yta nära entrén sparar tid när gästerna kommer och minskar röran i matsalen.

Vanliga frågor

Hur många dagar före julmiddagen bör jag spika antalet gäster?: Lås antalet gäster minst 7 dagar i förväg om du ska beställa mat eller hyra utrustning. För mindre middagar räcker ofta 3 dagar, men ju fler personer desto större risk för sena ändringar.
När ska jag göra sittplanen för julmiddag?: Gör sittplanen när du har ett bekräftat gästantal, helst 5–7 dagar innan. Då hinner du justera om någon avbokar eller om du behöver flytta runt par, familjer eller specialkost.
Hur långt innan behöver jag boka catering till julmiddag?: Boka catering så snart datumet är klart, gärna 2–4 veckor i förväg under december. Om du väntar för länge kan du behöva ändra meny eller få en senare leveranstid än du tänkt.
Vad glömmer man oftast inför en julmiddag hemma?: Många glömmer extra stolar, klädhängare och en tydlig plan för servering av dessert och kaffe. Lägg även in 30–45 minuter för att ställa fram allt i lugn takt innan gästerna kommer.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.