Checklist per organizzare un baby shower senza dimenticare nulla

Organizzare un baby shower richiede più coordinamento di quanto sembri: prima definisci stile, budget e numero degli invitati, poi passa a inviti, fornitori e attività. Questa checklist ti aiuta a seguire l’ordine giusto, dal primo contatto con gli ospiti fino all’apertura dei regali. Troverai anche indicazioni su tempi, quantità e dettagli spesso lasciati all’ultimo momento, come la consegna della torta, l’allestimento e il materiale per accoglienza e pulizia.

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Il piano, passo dopo passo

Ogni attività con la sua sotto-lista, nell'ordine in cui ti servirà davvero.

Raccogli i contatti degli ospiti
Progetta gli inviti
Ordina la torta per il baby shower
Organizza le composizioni floreali
Invia gli inviti
Ordina i dessert
Prepara le decorazioni a tema
Conferma l’orario di allestimento delle decorazioni
Coordina l’apertura dei regali
2 persone
Imposta la procedura RSVP
Organizza le bevande
Prepara la musica di sottofondo
Conferma la consegna del catering
Apri l’evento
Noleggia attrezzature se necessario
Controlla la disposizione finale delle decorazioni
Prepara il banco registrazione o accoglienza
Servi cibo e bevande
2 persone
Conferma la consegna della torta
Coordina giochi e attività
2 persone
Definisci l’obiettivo e lo stile del baby shower
Tieni traccia delle risposte degli ospiti
Contatta i fornitori delle decorazioni
Seleziona i giochi per il baby shower
Stampare la lista degli invitati
Coordinare la presentazione della torta
2 persone
Decidere se il baby shower sarà a sorpresa
Telefonare agli ospiti che non hanno risposto
Organizzare le decorazioni floreali
Preparare il materiale per i giochi
Prepara i cartellini segnaposto
Fotografare i momenti importanti
Consultare i futuri genitori sulle loro preferenze
Definire la lista degli invitati
Organizzare le decorazioni con i palloncini
Organizzare i premi
Preparare i souvenir per gli ospiti
Ringraziare gli ospiti
Stabilire il numero previsto di ospiti
Annotare le restrizioni alimentari
Confermare gli accordi con i fornitori
Definire il programma dell'evento
Mettere in valigia il materiale per le attività
Distribuire i party favor
2 persone
Stabilire il budget dell'evento
Gestire i requisiti di accessibilità
Monitorare i costi dell'evento
Preparare il discorso di benvenuto
Preparare il materiale di emergenza
Chiudere ufficialmente l'evento
Scegliere la data desiderata dell'evento
Preparare la disposizione dei posti
Definire il piano decorativo
Nominare un cerimoniere
Disporre i tavoli
Supervisionare lo sgombero della location
2 persone
Definire date alternative
Creare i cartellini con i nomi per gli ospiti
Acquistare le decorazioni
Preparare le istruzioni per le attività
Disporre le sedie
Imballare le decorazioni riutilizzabili
2 persone
Scegliere la location dell'evento
Preparare regali di benvenuto se necessario
Preparare le decorazioni da tavolo
Organizzare attività per l'apertura dei regali
Apparecchiare i tavoli
Restituire l'attrezzatura a noleggio
Ispezionare le location possibili
Organizzare le informazioni sul parcheggio
Selezionare i centrotavola
Organizzare le attività per l'album dei ricordi
Installare le decorazioni
Controllare il budget dell'evento
Confermare la disponibilità della location
Preparare le informazioni per gli ospiti
Organizzare i cartelli di benvenuto
Preparare i cartoncini con consigli per gli ospiti
Completare l'ispezione finale della location
Archiviare le foto dell'evento e i documenti di pianificazione
Prenotare la location
Definire in modo definitivo il budget dell'evento
Preparare il tavolo dei regali
Organizzare attività di previsione sul bambino
Aprire la location
Costituire il team organizzativo
Contattare i catering
Pianificare il tavolo dei dessert
Pianificare i momenti fotografici
Accogliere i fornitori
Assegnare le responsabilità agli organizzatori
Richiedere preventivi ai catering
Organizzare il punto bevande
Comporre le playlist
Supervisionare l'allestimento
Sviluppare il tema del baby shower
Confrontare le offerte di catering
Allestire l'area foto
Preparare il materiale per l'intrattenimento
Preparare i rinfreschi
Scegliere la palette di colori dell'evento
Scegliere il catering
Preparare gli sfondi decorativi
Confermare il programma definitivo
Accogliere gli ospiti
2 persone
Redigere la lista provvisoria degli invitati
Confermare il menu
Installare l'illuminazione decorativa
Confermare tutti i fornitori
Accompagnare gli ospiti ai loro posti
2 persone

Cosa ti serve

Raggruppato come faresti la spesa, con le quantità.

Administration

Cartella per la pianificazione dell’evento
Piano dei posti
Timeline dell'evento
Libretto del programma
Foglio di calcolo del budget
Programmazione delle attività
Lista dei contatti degli ospiti
Scheda contatti fornitori
Checklist delle scorte
Lista dei contatti dei fornitori
Contratto della location
Biglietti di ringraziamento
Contratto di catering
Contratti con fornitori di decorazioni
Etichette
Lista degli invitati
Riepiloghi RSVP
Dettagli di pagamento
Carte feedback
Pennarelli indelebili
Informazioni sulla lista regali
Libro degli ospiti
Checklist
Badge con nome
Penne
Cartellini con nome
Numeri del tavolo
Inviti
Buste
Carte informative
Francobolli

Decorations

Lanterne di carta
Parete fotografica
Ghirlande
Oggetti decorativi
Nastri decorativi
Coriandoli
Palloncini
Composizioni floreali
Cartello di benvenuto
Arco di palloncini
Fiori freschi
Pesi per palloncini
Fiori artificiali
Scatole decorative
Banner
Cesti decorativi
Ghirlande decorative
Lettere decorative
Ventagli di carta
Cartelli a tema baby
Tovaglie
Runner da tavolo
Coprisedia
Centrotavola

Spesa

Tagliere di formaggi
Panini
Stuzzichini
Torta
Cupcake
Biscotti
Caramelle
Cioccolato
Vassoio di frutta
Materiale per il tè

Kitchen

Bicchieri
Alzata per torta
Bicchieri
Piatti
Vassoi per snack
Vassoi
Alzate da portata
Posate
Coltello per torta
Tovaglioli
Paletta per torta
Cannucce
Dispenser per bevande
Secchiello per il ghiaccio
Macchina per il caffè
Apribottiglie

Pulizia

Paletta e scopa
Mocio
Prodotti per la pulizia
Panni detergenti
Cestini
Contenitore per il riciclo
Sacchi della spazzatura
Carta assorbente
Panni per la pulizia
Scopa

Technical

Batterie di ricambio
Candele LED
Ghirlande luminose
Lampade
Prolunghe
Fotocamera istantanea
Multiprese
Pellicola fotografica
Altoparlante Bluetooth
Microfono
Lettore musicale
Stazione di ricarica per telefoni
Illuminazione decorativa

Logistics

Contenitori per il trasporto
Cavalletti da pittura
Materiali da imballaggio
Portaombrelli
Appendiabiti
Scatola oggetti smarriti
Scatole per riporre
Pompa per palloncini
Contenitori in plastica
Fascette fermacavo
Kit di attrezzi
Forbici
Tavolo di registrazione
Nastro adesivo
Tavolo di accoglienza
Cartelli indicativi

Gifts

Ringraziamenti per gli ospiti
Sacchetti regalo
Etichette regalo
Cesto regalo baby
Carta regalo
Sacchetti regalo
Carta velina
Nastro

Safety

Elenco dei contatti di emergenza
Cassetta di pronto soccorso
Disinfettante per mani
Fazzoletti

Furniture

Poltrone lounge
Tavoli da pranzo
Tavoli cocktail
Espositori per regali
Tavolo regali
Tavolo dei dessert
Tavolo delle bevande
Sedie
Sedie pieghevoli

Activities

Carte pronostico
Biglietti d'auguri
Libro dei ricordi
Carte per giochi
Props fotografici per gli ospiti
Penne per giochi
Premi
Biglietti della lotteria
Carte consigli

Consigli

Raccogli i contatti e invia gli inviti almeno 4-6 settimane prima. Fissa una scadenza RSVP 10-14 giorni prima del baby shower, così puoi aggiornare catering, posti a sedere e quantità di bevande.
Ordina torta e dessert con almeno 2-3 settimane di anticipo. Per la torta calcola circa 100-150 grammi a persona; aggiungi porzioni più piccole di dessert solo se il menu non prevede già altri dolci.
Definisci il programma prima di scegliere i giochi: prevedi 2-3 attività brevi da 15-20 minuti e lascia spazio per cibo, conversazione e apertura dei regali. Prepara anche il materiale necessario e una persona incaricata di coordinare i tempi.
Conferma catering, torta e allestimento 48-72 ore prima. Verifica orari di consegna, spazio per appoggiare il cibo, bicchieri e piatti, oltre a contenitori per trasportare o conservare gli avanzi.
Prepara accoglienza e pulizia prima dell’arrivo degli ospiti. Tieni pronta la lista degli invitati, assegna un punto per i regali e lascia a portata di mano prodotti per la pulizia, sacchi e una scopa per intervenire subito dopo giochi e servizio.

Domande frequenti

Quando iniziare a organizzare un baby shower?: Inizia circa 6-8 settimane prima, soprattutto se devi coordinare molti invitati o fornitori. Gli inviti dovrebbero partire 4-6 settimane prima e la conferma finale degli ospiti va raccolta 10-14 giorni prima.
Quante persone invitare a un baby shower?: Non esiste un numero fisso: stabilisci prima il budget e lo spazio disponibile. Per ogni invitato considera almeno una seduta, un bicchiere, un piatto e circa 2-3 porzioni tra stuzzichini e panini, oltre alla torta.
Quanta torta serve per un baby shower?: Calcola 100-150 grammi di torta a persona se servi anche dessert o altri dolci. Ordinala almeno 2-3 settimane prima e riconferma consegna e orario 48-72 ore prima dell’evento.
Quanto deve durare un baby shower?: Prevedi in genere 2-3 ore: 20-30 minuti per accoglienza, circa un’ora per cibo e conversazione, 30-45 minuti per giochi e 20-30 minuti per l’apertura dei regali. Inserisci sempre 15 minuti di margine per ritardi e cambi di programma.

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