Pubquiz checklist voor een strakke quizavond

Een pubquiz lijkt simpel, maar de planning zit meestal in de details. Als je niet op tijd vastlegt hoeveel teams je toelaat, hoe lang de quiz duurt en waar de inschrijving staat, loop je op de avond zelf direct achter. Deze checklist helpt je om de quiz logisch op te bouwen: van datum en zaalindeling tot vragenrondes, techniek en teamregistratie. Handig is vooral dat je ook ziet wat je vaak pas te laat regelt, zoals een reservemoment, teamnummers en een test van de projectie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Stel het maximale aantal teams vast
Stel de evenementdatum vast
Bevestig de zitcapaciteit
Bereid vragen voor de themaronde voor
Beantwoord vragen van deelnemers
Test de projectieapparatuur
Selecteer een reserve datum
Plan de tafelindeling voor teams
Bereid vragen voor de fotoronde voor
Beheer de inschrijflijst
Bereid inschrijfmateriaal voor
Stel de evenementduur vast
Bepaal de locatie van het inschrijfgedeelte
Bereid vragen voor de muziekronde voor
Bevestig de deelnemende teams
Organiseer deelnemersmateriaal
Bepaal het aantal quizrondes
Plan de toegangsprocedure
Bereid vragen voor de audi ronde voor
Verzamel teamnamen
Bevestig alle leveranciers en medewerkers
Selecteer de quizcategorieën
Regel parkeerinformatie indien nodig
Bereid vragen voor de videoronde voor indien van toepassing
Wijs teamnummers toe
Richt de locatie in
Bepaal de maximale teamgrootte
Bevestig de toegankelijkheidseisen
Bereid meerkeuzevragen voor indien nodig
Stuur evenementinformatie naar deelnemers
Ontvang de deelnemers
2 personen
Maak het eerste evenementconcept
Bevestig de cateringafspraken
Maak antwoordformulieren
Deel de quizregels
Registreer teams
2 personen
Stel het evenementbudget vast
Plan de afstemming met de barservice
Bereid de antwoordsleutel voor
Geef aankomstinstructies
Leg de quizregels uit
Schat de verwachte kosten in
Bevestig de technische voorzieningen
Controleer alle antwoorden
Houd afmeldingen en vervangingen bij
Voer de quizrondes uit
3 personen
Breng mogelijke sponsors of partners in kaart
Bereid de plattegrond van de locatie voor
Controleer spelling en juistheid
Selecteer de quizmaster
Bewaking van timing en pauzes
2 personen
Breng mogelijke inkomstenbronnen in kaart
Bepaal de locaties voor bewegwijzering
Test de moeilijkheidsgraad van de vragen
Bereid het script voor de quizmaster voor
Verzamel en controleer de antwoorden
2 personen
Stel het organisatieteam samen
Plan de schoonmaakafspraken
Zorg voor een balans tussen gemakkelijke en uitdagende vragen
Brief de quizmaster
Bereken de eindscore
2 personen
Verdeel de verantwoordelijkheden onder de organisatoren
Bevestig de veiligheidseisen
Bereid tie-breakervragen voor
Werven van vrijwilligers indien nodig
Maak de winnaars bekend en sluit het evenement af
2 personen
Stel een quizcoördinator aan
Bereid noodplannen voor
Organiseer het definitieve quizmateriaal
Wijs vrijwilligersverantwoordelijkheden toe
Evalueer het evenement en noteer verbeterpunten
2 personen
Bekijk de regels en vereisten van de locatie
Bereid algemene kennsvragen voor
Neem contact op met lokale gemeenschappen of organisaties
Test de geluidsapparatuur
Bepaal het doel van de quiz
Zoek geschikte pub- of evenementenlocaties
Maak de quizopzet
Maak procedures voor teaminschrijving
Bereid scoringsprocedures voor
Bepaal de doelgroep
Bezoek mogelijke locaties
Bepaal het aantal vragen per ronde
Open de registratie voor deelnemers
Bereid een scorevolgsysteem voor
Kies het quizformaat
Beoordeel de capaciteit van de locatie
Onderzoek quizonderwerpen
Maak promotiemateriaal
Regel prijzen
Stel het quizthema of concept vast
Bevestig de beschikbaarheid van de locatie
Selecteer betrouwbare informatiebronnen
Kondig het evenement aan
Bereid certificaten voor indien van toepassing
Schat het aantal deelnemers in
Reserveer de locatie
Schrijf quizvragen
Promoot de quiz op sociale media
Quizmateriaal afdrukken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Evenementenplan
Conceptdocument pubquiz
Tijdlijn van het evenement
Begrotingsoverzicht
Onkostentrackingblad
Locatieovereenkomst
Contactlijst leveranciers
Contactlijst organisatoren
Vrijwilligersrooster
Inschrijfformulier teams
Deelnemersdatabase
Teamlijst
Aanwezigheidslijst
Evenementenchecklist
Document met quizregels
Evenementenschema
Feedbackformulieren
Sponsoringsovereenkomsten
Sjabloon eindrapport evenement
Database met quizvragen
Afgedrukte quizvragen
Rondebladen voor de quiz
Antwoordformulieren
Antwoordenblad
Scoresheets
Tiebreakervragen
Bonusvragen
Lijst met vraagcategorieën
Script voor de quizhost
Algemene kennisvragen
Geschiedenisvragen
Aardrijkskundige vragen
Wetenschapsvragen
Sportvragen
Muziekvragen
Film- en tv-vragen
Reservevragen
Teaminschrijvingskaarten
Teamnummerschermen
Naambadges
Deelnemersbadges
Pennen
Potloden
Gummen
Klemborden
Antwoordmappen voor teams
Instructiebladen voor teams
Quizregelkaarten
Scorekaarten
Stemmingskaarten
Formulieren voor prijsafhaling
Certificaten van deelname
Bedankkaartjes
Informatieflyers

Safety

Noodcontactenlijst
Eerstehulptrommel
Handdesinfecterend middel

Activities

Materialen voor de afbeeldingsronde
Materialen voor de geluidsronde

Logistics

Tafelnummers
Stoelen
Voorwerpen voor de gevonden voorwerpen
Teamborden
Tafelkleedjes
Welkomstbord
Verwijsborden
Evenementsbanner
Plakband
Schaar
Tyraps
Registratietafel
Quiztafels
Tafel voor prijsuitstalling
Presentatiestandaarden
Opbergdozen

Prizes

Trofee of prijs voor de winnaar
Medailles
Prijsvouchers
Cadeaubonnen
Sponsorprijzen
Prijszakken

Schoonmaak

Prullenbakken
Recyclingbakken
Schoonmaakspullen

Keuken

Serveerschalen
IJsemmer

Boodschappen

Koffiebenodigdheden
Theebenodigdheden
Snacks
Barmenu
Drankenkaart
Waterflessen
Bekers
Borden
Servetten

Decorations

Decoratieve posters
Themadecoraties
Ballonnen

Techniek

Luidsprekers
Digitale scoreborden
Mengpaneel
Printer
Afspeelapparaat voor muziek
Printerpapier
Verlengsnoeren
Audiokabels
Camera
Laptop
Videokabels
Beamer
Stekkerdozen
Projectiescherm
Opladers
Presentatie-afstandsbediening
Reservebatterijen
Geluidsinstallatie
USB-sticks
Microfoons
Timer of stopwatch

Tips

Stel eerst het maximale aantal teams vast op basis van de zitcapaciteit. Reken daarna per team niet alleen op een tafel, maar ook op loopruimte voor de quizmaster en voor het ophalen van antwoorden.
Leg de evenementduur vroeg vast, bijvoorbeeld 2 tot 2,5 uur inclusief een korte pauze. Dan kun je meteen bepalen hoeveel rondes haalbaar zijn en voorkom je dat de laatste ronde gehaast moet.
Test de projectieapparatuur minimaal 1 keer vóór de avond zelf. Controleer beeld, geluid en kabels, want een muziek-, foto- of videoronde valt direct stil als de techniek ter plekke hapert.
Verzamel teamnamen en wijs teamnummers toe vóór de start. Dat scheelt veel tijd bij de inschrijving en voorkomt discussie als meerdere teams bijna dezelfde naam gebruiken.
Bereid een reserve datum of back-upplan voor als de locatie of een leverancier afzegt. Bij een pubquiz met veel teams is verplaatsen op het laatste moment vaak lastiger dan het lijkt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel teams kun je aan bij een pubquiz?: Dat hangt af van de zaalindeling en hoeveel tafels je kwijt kunt. Reken per team op een eigen tafel of tafelgroep en houd ook ruimte over voor de looproute; vaak kom je pas goed uit als je dat 1 tot 2 weken vooraf test.
Hoe lang duurt een pubquiz meestal?: Een praktische pubquiz duurt vaak 2 tot 2,5 uur, inclusief een korte pauze. Als je meer dan 6 rondes wilt doen, plan dan ruim zodat je niet in tijdnood komt bij het nakijken van de antwoorden.
Wanneer moet je de quizvragen klaar hebben?: Zorg dat de vragen minimaal enkele dagen vooraf af zijn, en test ze 1 keer op volgorde. Voor beeld-, muziek- of videorondes is het slim om alles uiterlijk 48 uur van tevoren technisch te controleren.
Hoe ver van tevoren open je de inschrijving?: Open de inschrijving idealiter 2 tot 4 weken vooraf, zodat teams tijd hebben om zich samen te melden. Sluit die inschrijving 1 tot 2 dagen voor het event, zodat je de teamlijst en tafelindeling rustig kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.