Zo organiseer je een pubquiz zonder last-minute chaos

Begin met de randvoorwaarden: datum, locatie, zitcapaciteit en het maximale aantal teams. Kies daarna het aantal rondes en categorieën, zodat je tijd hebt om thematische, foto-, muziek- en eventueel audio- of videovragen te maken. Leg de inschrijving, teamnamen en toegangsprocedure vooraf vast. Op de avond zelf draait veel om een duidelijke tafelindeling, geteste projectie en een strak schema voor host, scores en antwoorden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Stel het maximale aantal teams vast
2
Stel de evenementdatum vast
3
Bevestig de zitcapaciteit
4
Bereid vragen voor de themaronde voor
5
Beantwoord vragen van deelnemers
6
Test de projectieapparatuur
7
Selecteer een reserve datum
8
Plan de tafelindeling voor teams
9
Bereid vragen voor de fotoronde voor
10
Beheer de inschrijflijst
11
Bereid inschrijfmateriaal voor
12
Stel de evenementduur vast
13
Bepaal de locatie van het inschrijfgedeelte
14
Bereid vragen voor de muziekronde voor
15
Bevestig de deelnemende teams
16
Organiseer deelnemersmateriaal
17
Bepaal het aantal quizrondes
18
Plan de toegangsprocedure
19
Bereid vragen voor de audi ronde voor
20
Verzamel teamnamen
21
Bevestig alle leveranciers en medewerkers
22
Selecteer de quizcategorieën
23
Regel parkeerinformatie indien nodig
24
Bereid vragen voor de videoronde voor indien van toepassing
25
Wijs teamnummers toe
26
Richt de locatie in
27
Bepaal de maximale teamgrootte
28
Bevestig de toegankelijkheidseisen
29
Bereid meerkeuzevragen voor indien nodig
30
Stuur evenementinformatie naar deelnemers
31
Ontvang de deelnemers
2 personen
32
Maak het eerste evenementconcept
33
Bevestig de cateringafspraken
34
Maak antwoordformulieren
35
Deel de quizregels
36
Registreer teams
2 personen
37
Stel het evenementbudget vast
38
Plan de afstemming met de barservice
39
Bereid de antwoordsleutel voor
40
Geef aankomstinstructies
41
Leg de quizregels uit
42
Schat de verwachte kosten in
43
Bevestig de technische voorzieningen
44
Controleer alle antwoorden
45
Houd afmeldingen en vervangingen bij
46
Voer de quizrondes uit
3 personen
47
Breng mogelijke sponsors of partners in kaart
48
Bereid de plattegrond van de locatie voor
49
Controleer spelling en juistheid
50
Selecteer de quizmaster
51
Bewaking van timing en pauzes
2 personen
52
Breng mogelijke inkomstenbronnen in kaart
53
Bepaal de locaties voor bewegwijzering
54
Test de moeilijkheidsgraad van de vragen
55
Bereid het script voor de quizmaster voor
56
Verzamel en controleer de antwoorden
2 personen
57
Stel het organisatieteam samen
58
Plan de schoonmaakafspraken
59
Zorg voor een balans tussen gemakkelijke en uitdagende vragen
60
Brief de quizmaster
61
Bereken de eindscore
2 personen
62
Verdeel de verantwoordelijkheden onder de organisatoren
63
Bevestig de veiligheidseisen
64
Bereid tie-breakervragen voor
65
Werven van vrijwilligers indien nodig
66
Maak de winnaars bekend en sluit het evenement af
2 personen
67
Stel een quizcoördinator aan
68
Bereid noodplannen voor
69
Organiseer het definitieve quizmateriaal
70
Wijs vrijwilligersverantwoordelijkheden toe
71
Evalueer het evenement en noteer verbeterpunten
2 personen
72
Bekijk de regels en vereisten van de locatie
73
Bereid algemene kennsvragen voor
74
Neem contact op met lokale gemeenschappen of organisaties
75
Test de geluidsapparatuur
76
Bepaal het doel van de quiz
77
Zoek geschikte pub- of evenementenlocaties
78
Maak de quizopzet
79
Maak procedures voor teaminschrijving
80
Bereid scoringsprocedures voor
81
Bepaal de doelgroep
82
Bezoek mogelijke locaties
83
Bepaal het aantal vragen per ronde
84
Open de registratie voor deelnemers
85
Bereid een scorevolgsysteem voor
86
Kies het quizformaat
87
Beoordeel de capaciteit van de locatie
88
Onderzoek quizonderwerpen
89
Maak promotiemateriaal
90
Regel prijzen
91
Stel het quizthema of concept vast
92
Bevestig de beschikbaarheid van de locatie
93
Selecteer betrouwbare informatiebronnen
94
Kondig het evenement aan
95
Bereid certificaten voor indien van toepassing
96
Schat het aantal deelnemers in
97
Reserveer de locatie
98
Schrijf quizvragen
99
Promoot de quiz op sociale media
100
Quizmateriaal afdrukken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Evenementenplan
Conceptdocument pubquiz
Tijdlijn van het evenement
Begrotingsoverzicht
Onkostentrackingblad
Locatieovereenkomst
Contactlijst leveranciers
Contactlijst organisatoren
Vrijwilligersrooster
Inschrijfformulier teams
Deelnemersdatabase
Teamlijst
Aanwezigheidslijst
Evenementenchecklist
Document met quizregels
Evenementenschema
Feedbackformulieren
Sponsoringsovereenkomsten
Sjabloon eindrapport evenement
Database met quizvragen
Afgedrukte quizvragen
Rondebladen voor de quiz
Antwoordformulieren
Antwoordenblad
Scoresheets
Tiebreakervragen
Bonusvragen
Lijst met vraagcategorieën
Script voor de quizhost
Algemene kennisvragen
Geschiedenisvragen
Aardrijkskundige vragen
Wetenschapsvragen
Sportvragen
Muziekvragen
Film- en tv-vragen
Reservevragen
Teaminschrijvingskaarten
Teamnummerschermen
Naambadges
Deelnemersbadges
Pennen
Potloden
Gummen
Klemborden
Antwoordmappen voor teams
Instructiebladen voor teams
Quizregelkaarten
Scorekaarten
Stemmingskaarten
Formulieren voor prijsafhaling
Certificaten van deelname
Bedankkaartjes
Informatieflyers

Safety

Noodcontactenlijst
Eerstehulptrommel
Handdesinfecterend middel

Activities

Materialen voor de afbeeldingsronde
Materialen voor de geluidsronde

Logistics

Tafelnummers
Stoelen
Voorwerpen voor de gevonden voorwerpen
Teamborden
Tafelkleedjes
Welkomstbord
Verwijsborden
Evenementsbanner
Plakband
Schaar
Tyraps
Registratietafel
Quiztafels
Tafel voor prijsuitstalling
Presentatiestandaarden
Opbergdozen

Prizes

Trofee of prijs voor de winnaar
Medailles
Prijsvouchers
Cadeaubonnen
Sponsorprijzen
Prijszakken

Schoonmaak

Prullenbakken
Recyclingbakken
Schoonmaakspullen

Keuken

Serveerschalen
IJsemmer

Boodschappen

Koffiebenodigdheden
Theebenodigdheden
Snacks
Barmenu
Drankenkaart
Waterflessen
Bekers
Borden
Servetten

Decorations

Decoratieve posters
Themadecoraties
Ballonnen

Techniek

Luidsprekers
Digitale scoreborden
Mengpaneel
Printer
Afspeelapparaat voor muziek
Printerpapier
Verlengsnoeren
Audiokabels
Camera
Laptop
Videokabels
Beamer
Stekkerdozen
Projectiescherm
Opladers
Presentatie-afstandsbediening
Reservebatterijen
Geluidsinstallatie
USB-sticks
Microfoons
Timer of stopwatch

Tips

Bepaal eerst hoeveel teams de ruimte aankan en houd rekening met de tafelindeling. Gebruik dat maximum ook in het inschrijfformulier, zodat je geen teams hoeft af te wijzen nadat de zitplaatsen vol zijn.
Plan de rondes vóór je de vragen afmaakt. Reserveer per ronde tijd voor uitleg, beantwoorden, nakijken en scores; zo voorkom je dat een muziek- of fotoronde uitloopt.
Test projectie, geluid en videomateriaal uiterlijk op de dag ervoor. Controleer ook of de quizhost de vragen, het script, de antwoorden en een tiebreakervraag bij de hand heeft.
Sluit de inschrijving niet pas op de avond zelf. Bevestig teams vooraf, verzamel teamnamen en wijs teamnummers toe; dat maakt de aanwezigheidslijst en scoreverwerking veel sneller.
Maak de toegangsprocedure zichtbaar bij de ingang en wijs een aparte plek aan voor inschrijving of vragen. Leg antwoordformulieren, rondebladen en scoresheets per team klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel rondes heeft een pubquiz meestal?: Plan meestal 5 tot 8 rondes, afhankelijk van de gewenste duur. Reken per ronde op ongeveer 15 tot 25 minuten inclusief uitleg en antwoorden nakijken, en voeg een tiebreaker toe voor een gelijke eindstand.
Hoe lang duurt het organiseren van een pubquiz?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, teamlimiet en inschrijving. Maak de laatste quizvragen, print het materiaal en test techniek uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de quiz.
Hoeveel vragen heb je nodig voor een pubquiz?: Voor 6 rondes met 10 vragen heb je 60 hoofdvragen nodig. Maak daarnaast minstens 3 reservevragen en 1 tiebreakervraag, zodat je kunt bijsturen bij een fout of gelijke score.
Wanneer moet je teams voor een pubquiz bevestigen?: Bevestig de deelnemende teams uiterlijk 3 tot 7 dagen vooraf. Verzamel dan de teamnamen, wijs teamnummers toe en maak de tafelindeling en aanwezigheidslijst definitief.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.