Checklist para organizar uma pubquiz

Uma pubquiz corre melhor quando fechas cedo o que costuma ficar para a última hora: data, número de equipas, lotação e duração. A seguir, garantes a parte que falha mais vezes — perguntas, projeção, folhas de pontuação e regras impressas. Também convém tratar logo das inscrições, da disposição das mesas e dos nomes das equipas, para não perderes tempo no próprio dia. Se houver ronda de áudio, vídeo ou fotos, testa tudo antes de abrir portas.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Definir o número máximo de equipas
Definir a data do evento
Confirmar a capacidade de lugares
Preparar perguntas para a ronda temática
Responder às perguntas dos participantes
Testar o equipamento de projeção
Selecionar uma data de reserva
Planear a disposição das mesas para as equipas
Preparar perguntas para a ronda de imagens
Gerir a lista de inscrições
Preparar material de inscrição
Definir a duração do evento
Definir a localização da área de inscrições
Preparar perguntas para a ronda musical
Confirmar as equipas participantes
Organizar o material dos participantes
Definir o número de rondas do quiz
Planear o procedimento de entrada
Preparar perguntas para a ronda áudio
Recolher os nomes das equipas
Confirmar todos os fornecedores e colaboradores
Selecionar as categorias do quiz
Providenciar informações de estacionamento, se necessário
Preparar perguntas para a ronda de vídeo, se aplicável
Atribuir números às equipas
Montar o local
Definir o tamanho máximo das equipas
Confirmar os requisitos de acessibilidade
Preparar perguntas de escolha múltipla, se necessário
Enviar informações do evento aos participantes
Receber os participantes
2 pessoas
Criar o conceito inicial do evento
Confirmar os acordos de catering
Criar folhas de respostas
Partilhar as regras do quiz
Registar as equipas
2 pessoas
Definir o orçamento do evento
Planear a coordenação com o serviço de bar
Preparar a chave de respostas
Dar instruções de chegada
Explicar as regras do quiz
Estimar os custos previstos
Confirmar as infraestruturas técnicas
Verificar todas as respostas
Registar desistências e substituições
Realizar as rondas do quiz
3 pessoas
Identificar possíveis patrocinadores ou parceiros
Preparar a planta da sala
Verificar a ortografia e a exatidão
Selecionar o anfitrião do quiz
Controlo do tempo e das pausas
2 pessoas
Identificar possíveis fontes de receita
Definir os locais para a sinalética
Testar o nível de dificuldade das perguntas
Preparar o guião do anfitrião do quiz
Recolher e verificar as respostas
2 pessoas
Constituir a equipa organizadora
Planear os acordos de limpeza
Garantir um equilíbrio entre perguntas fáceis e desafiantes
Briefar o anfitrião do quiz
Calcular a pontuação final
2 pessoas
Distribuir as responsabilidades entre os organizadores
Confirmar os requisitos de segurança
Preparar perguntas de desempate
Recrutar voluntários, se necessário
Anunciar os vencedores e encerrar o evento
2 pessoas
Designar um coordenador do quiz
Preparar planos de emergência
Organizar o material final do quiz
Atribuir responsabilidades aos voluntários
Avaliar o evento e registar pontos de melhoria
2 pessoas
Rever as regras e requisitos do local
Preparar perguntas de cultura geral
Contactar comunidades ou organizações locais
Testar o equipamento de som
Definir o objetivo do quiz
Procurar pubs ou locais de eventos adequados
Definir a estrutura do quiz
Criar procedimentos para a inscrição das equipas
Preparar procedimentos de pontuação
Definir o público-alvo
Visitar possíveis locais
Definir o número de perguntas por ronda
Abrir o registo para os participantes
Preparar um sistema de controlo de pontuação
Escolher o formato do quiz
Avaliar a capacidade do local
Pesquisar temas do quiz
Criar material promocional
Organizar os prémios
Definir o tema ou conceito do quiz
Confirmar a disponibilidade do local
Selecionar fontes de informação fiáveis
Anunciar o evento
Preparar certificados, se aplicável
Estimar o número de participantes
Reservar o local
Escrever as perguntas do quiz
Promover o quiz nas redes sociais
Imprimir o material do quiz

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Administration

Plano do evento
Documento de conceito do pub quiz
Cronograma do evento
Resumo do orçamento
Folha de controlo de despesas
Contrato do local
Lista de contactos dos fornecedores
Lista de contactos dos organizadores
Horário dos voluntários
Formulário de inscrição das equipas
Base de dados de participantes
Lista de equipas
Lista de presenças
Lista de verificação do evento
Documento com as regras do quiz
Programa do evento
Formulários de feedback
Acordos de patrocínio
Modelo de relatório final do evento
Base de dados de perguntas do quiz
Perguntas do quiz impressas
Folhas das rondas do quiz
Formulários de პასუხ
Folha de respostas
Folhas de pontuação
Perguntas de desempate
Perguntas bónus
Lista de categorias de perguntas
Guião do anfitrião do quiz
Perguntas de cultura geral
Perguntas de história
Perguntas de geografia
Perguntas de ciências
Perguntas de desporto
Perguntas de música
Perguntas de cinema e televisão
Perguntas de reserva
Cartões de inscrição das equipas
Placas com números das equipas
Crachás
Crachás dos participantes
Canetas
Lápis
Borrachas
Pranchetas
Pastas de respostas para as equipas
Folhas de instruções para as equipas
Cartões com as regras do quiz
Cartões de pontuação
Cartões de voto
Formulários para levantamento do prémio
Certificados de participação
Cartões de agradecimento
Folhetos informativos

Safety

Lista de contactos de emergência
Estojo de primeiros socorros
Desinfetante para as mãos

Activities

Materiais para a ronda de imagens
Materiais para a ronda de áudio

Logistics

Números de mesa
Cadeiras
Objetos para o achados e perdidos
Placas de equipa
Toalhas de mesa
Placa de boas-vindas
Placas indicativas
Faixa do evento
Fita-cola
Tesoura
Abraçadeiras
Mesa de registo
Mesas de quiz
Mesa de exposição de prémios
Suportes de apresentação
Caixas de arrumação

Prizes

Troféu ou prémio para o vencedor
Medalhas
Vouchers de prémio
Cartões-presente
Prémios de patrocinadores
Sacos de prémio

Limpeza

Caixotes do lixo
Contentores de reciclagem
Materiais de limpeza

Cozinha

Travessas de servir
Balde de gelo

Compras

Material para café
Material para chá
Snacks
Menu do bar
Lista de bebidas
Garrafas de água
Copos
Pratos
Guardanapos

Decorations

Pósteres decorativos
Decorações temáticas
Balões

Technical

Altifalantes
Quadros de pontuação digitais
Mesa de mistura
Impressora
Equipamento de reprodução de música
Papel para impressora
Cabos de extensão
Cabos de áudio
Câmara
Portátil
Cabos de vídeo
Projetor
Tomadas múltiplas
Ecrã de projeção
Carregadores
Comando de apresentação
Pilhas de reserva
Sistema de som
Pen drives USB
Microfones
Temporizador ou cronómetro

Dicas

Define logo o máximo de equipas e confirma a lotação da sala; se a conta der 18 mesas mas só houver espaço para 14, isso muda toda a inscrição.
Fecha a data e uma data de reserva com antecedência, porque uma pubquiz precisa de sala, projetor e, muitas vezes, equipa no mesmo horário.
Prepara as perguntas por ronda com pelo menos 48 horas de margem: assim ainda tens tempo para rever respostas, imprimir folhas e montar o script do host.
Imprime mais 10% de folhas do que o número de participantes esperados, sobretudo para folhas de resposta, pontuação e listas de presença.
Se vais usar áudio ou vídeo, testa o som e a projeção no local no mínimo 1 dia antes; um cabo errado no momento vale meia ronda perdida.

Perguntas frequentes

Quantas rondas deve ter uma pubquiz?: Na prática, 5 a 8 rondas costumam funcionar bem para uma noite normal. Se quiseres manter o ritmo, conta 8 a 12 minutos por ronda, mais 2 a 3 minutos para recolha e correção.
Com quanto tempo de antecedência devo preparar as perguntas?: O ideal é ter o conjunto final fechado 2 a 3 dias antes. Assim tens margem para rever temas, imprimir materiais e testar as rondas de imagem, áudio ou vídeo.
Quantas equipas devo aceitar numa pubquiz?: Aceita apenas o número que cabe em mesas sentadas sem apertos; muitas salas funcionam melhor com 8 a 16 equipas. Se cada equipa tiver 4 a 6 pessoas, calcula a lotação total a partir disso antes de abrir inscrições.
Quando devo testar o projetor e o som?: Testa no local com pelo menos 24 horas de antecedência, ou no próprio dia se não houver outra opção. Verifica imagem, volume, cabos e uma ronda completa de transição para evitar atrasos de 10 a 15 minutos na abertura.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.