Checklist para organizar una pubquiz

Si vas a organizar una pubquiz, conviene cerrar primero lo que luego bloquea todo lo demás: fecha, duración, número máximo de equipos y capacidad de la sala. Después puedes fijar el orden de las rondas, repartir las mesas y preparar las preguntas con tiempo, porque la parte técnica suele fallar justo antes de empezar. También hay cosas que mucha gente deja para el final, como la lista de inscripción, los números de equipo y la prueba de proyección. Esta checklist te ayuda a seguir un orden práctico y a no llegar al día del quiz resolviendo lo básico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Establece el número máximo de equipos
Establece la fecha del evento
Confirma el aforo
Prepara preguntas para la ronda temática
Responde a las preguntas de los participantes
Prueba el equipo de proyección
Selecciona una fecha de reserva
Planifica la disposición de las mesas por equipos
Prepara preguntas para la ronda de imágenes
Gestiona la lista de inscripción
Prepara el material de inscripción
Establece la duración del evento
Define la ubicación del área de inscripción
Prepara preguntas para la ronda musical
Confirma los equipos participantes
Organiza el material para los participantes
Determina el número de rondas del concurso
Planifica el procedimiento de entrada
Prepara preguntas para la ronda de audio
Recoge los nombres de los equipos
Confirma a todos los proveedores y al personal
Selecciona las categorías del concurso
Organiza la información de estacionamiento si es necesario
Prepara preguntas para la ronda de vídeo si corresponde
Asigna números a los equipos
Prepara el recinto
Define el tamaño máximo de los equipos
Confirma los requisitos de accesibilidad
Prepara preguntas de opción múltiple si es necesario
Envía la información del evento a los participantes
Recibe a los participantes
2 personas
Crea el primer borrador del evento
Confirma los acuerdos de catering
Crea las hojas de respuestas
Comparte las reglas del concurso
Registra a los equipos
2 personas
Establece el presupuesto del evento
Planifica la coordinación con el servicio de bar
Prepara la plantilla de respuestas
Da instrucciones de llegada
Explica las reglas del concurso
Estimar los costos previstos
Confirmar los recursos técnicos
Revisar todas las respuestas
Llevar un registro de bajas y sustituciones
Llevar a cabo las rondas del quiz
3 personas
Identificar posibles patrocinadores o socios
Preparar el plano del recinto
Comprobar la ortografía y la exactitud
Seleccionar al presentador del quiz
Controlar los tiempos y las pausas
2 personas
Identificar posibles fuentes de ingresos
Definir los lugares para la señalización
Probar la dificultad de las preguntas
Preparar el guion del presentador del quiz
Recopilar y comprobar las respuestas
2 personas
Formar el equipo organizador
Planificar los acuerdos de limpieza
Asegurar un equilibrio entre preguntas fáciles y desafiantes
Informar al presentador del quiz
Calcular la puntuación final
2 personas
Distribuir las responsabilidades entre los organizadores
Confirmar los requisitos de seguridad
Preparar preguntas de desempate
Reclutar voluntarios si es necesario
Anunciar a los ganadores y cerrar el evento
2 personas
Nombrar a un coordinador del quiz
Preparar planes de emergencia
Organizar el material final del quiz
Asignar las responsabilidades de los voluntarios
Evaluar el evento y anotar puntos de mejora
2 personas
Revisar las normas y requisitos del recinto
Preparar preguntas de cultura general
Contactar con comunidades u organizaciones locales
Probar el equipo de sonido
Definir el objetivo del quiz
Buscar pubs o recintos para eventos adecuados
Definir la estructura del quiz
Crear procedimientos para la inscripción de equipos
Preparar los procedimientos de puntuación
Define el público objetivo
Visitar posibles recintos
Definir el número de preguntas por ronda
Abre el registro para los participantes
Preparar un sistema de seguimiento de puntuación
Elegir el formato del quiz
Evaluar la capacidad del recinto
Investigar temas para el quiz
Crear material promocional
Gestionar los premios
Definir el tema o concepto del quiz
Confirmar la disponibilidad del recinto
Seleccionar fuentes de información fiables
Anunciar el evento
Preparar certificados si corresponde
Estimar el número de participantes
Reservar el recinto
Escribir preguntas del quiz
Promocionar el quiz en redes sociales
Imprimir el material del quiz

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Administración

Plan del evento
Documento de concepto del pub quiz
Cronograma del evento
Resumen del presupuesto
Hoja de seguimiento de gastos
Contrato del recinto
Lista de contactos de proveedores
Lista de contactos de organizadores
Horario de voluntarios
Formulario de inscripción de equipos
Base de datos de participantes
Lista de equipos
Lista de asistencia
Lista de verificación del evento
Documento de reglas del quiz
Horario del evento
Formularios de comentarios
Acuerdos de patrocinio
Plantilla de informe final del evento
Base de datos de preguntas del quiz
Preguntas del quiz impresas
Hojas de rondas del quiz
Formularios de respuestas
Hoja de respuestas
Hojas de puntuación
Preguntas de desempate
Preguntas extra
Lista de categorías de preguntas
Guion para el presentador del quiz
Preguntas de cultura general
Preguntas de historia
Preguntas de geografía
Preguntas de ciencia
Preguntas de deportes
Preguntas de música
Preguntas de cine y televisión
Preguntas de reserva
Tarjetas de inscripción de equipos
Pantallas con números de equipo
Identificadores con nombre
Identificadores de participantes
Bolígrafos
Lápices
Gomas de borrar
Portapapeles
Carpetas de respuestas para equipos
Hojas de instrucciones para equipos
Tarjetas de reglas del quiz
Tarjetas de puntuación
Tarjetas de votación
Formularios de recogida de premios
Certificados de participación
Tarjetas de agradecimiento
Folletos informativos

Seguridad

Lista de contactos de emergencia
Botiquín de primeros auxilios
Desinfectante de manos

Actividades

Materiales para la ronda de imágenes
Materiales para la ronda de audio

Logística

Números de mesa
Sillas
Objetos para objetos perdidos
Carteles de equipo
Manteles
Cartel de bienvenida
Señales indicativas
Banner del evento
Cinta adhesiva
Tijeras
Bridas
Mesa de registro
Mesas de trivia
Mesa para exhibir premios
Soportes de presentación
Cajas de almacenamiento

Premios

Trofeo o premio para el ganador
Medallas
Vales de premio
Tarjetas regalo
Premios de patrocinadores
Bolsas de premios

Limpieza

Papeleras
Contenedores de reciclaje
Material de limpieza

Cocina

Bandejas para servir
Cubo para hielo

Compras

Suministros de café
Suministros de té
Aperitivos
Menú del bar
Carta de bebidas
Botellas de agua
Vasos
Platos
Servilletas

Decoraciones

Pósteres decorativos
Decoraciones temáticas
Globos

Técnica

Altavoces
Marcadores digitales
Mesa de mezclas
Impresora
Reproductor de música
Papel de impresora
Cables alargadores
Cables de audio
Cámara
Portátil
Cables de vídeo
Proyector
Regletas
Pantalla de proyección
Cargadores
Mando a distancia para presentaciones
Baterías de repuesto
Equipo de sonido
Memorias USB
Micrófonos
Temporizador o cronómetro

Consejos

Fija primero el máximo de equipos y cruza ese dato con la capacidad real de la sala. Si no encajan, el problema aparece cuando ya tienes la inscripción abierta y toca rechazar gente.
Deja cerrada la duración total antes de escribir las rondas. Para una pubquiz normal, calcular el tiempo por ronda evita acabar con preguntas de más o con una última ronda metida con calzador.
Prueba el proyector, el sonido y el formato de las diapositivas al menos 1 día antes. Si usas ronda de vídeo o música, revisa volumen, cables y compatibilidad del archivo, no solo que “abre”.
Prepara la lista de inscripción con nombre de equipo, número de integrantes y contacto de una persona. Luego podrás asignar números de equipo y mesa sin improvisar en la puerta.
Ten listas preguntas de reserva y una pregunta de desempate. En una pubquiz se usan más de lo que parece, sobre todo cuando dos equipos terminan con la misma puntuación en la última ronda.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos equipos puedo meter en una pubquiz?: Depende de la capacidad de la sala y del espacio entre mesas, pero como referencia puedes calcular 1 mesa por equipo y dejar margen para el paso del personal. Si tienes dudas, fija el máximo 2 o 3 días antes y no lo cambies el mismo día.
¿Cuánto debe durar una pubquiz?: Lo más práctico es bloquear entre 90 y 120 minutos para una sesión estándar. Si añades ronda de vídeo o música, reserva al menos 15 minutos extra para que no se te vaya el cierre.
¿Cuándo tengo que preparar las preguntas?: Las preguntas principales conviene tenerlas listas con 1 semana de antelación como mínimo. Así puedes revisarlas, probar la dificultad y dejar aparte 2 o 3 preguntas de reserva por si una ronda queda demasiado corta.
¿Cuándo asigno los números de equipo y las mesas?: Hazlo cuando la inscripción ya esté bastante cerrada, idealmente 1 día antes. Si lo haces antes, es fácil tener que mover mesas y nombres a última hora por bajas o equipos nuevos.

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