Fietstocht organiseren: checklist en planning

Een fietstocht organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je legt vooraf het doel, type tocht, programma, start- en finishlocatie vast en bepaalt wanneer deelnemers zich kunnen inschrijven. Daarna test je de route zelf, controleer je wegcondities en breng je gevaren in kaart. Op de dag zelf moeten registratie, vrijwilligersposten, bewegwijzering, technische hulp en de ontvangst bij de finish op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je niet tot het laatste moment wilt bewaren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Bepaal het doel van de fietstocht
Kies het type fietstocht
Stel het evenementenprogramma op
Kies de datum van het evenement
Stel de openings- en sluitingsdata voor inschrijving vast
Kies indien nodig een reservede datum
Werv vrijwilligers
2 personen
Deel de details van het ontmoetingspunt
Bereid vrijwilligersposten voor
2 personen
Verwelkom de fietsers bij de finish
2 personen
Kies de startlocatie
Kies de finishlocatie
Plan de fietsroute
2 personen
Regel indien mogelijk technische ondersteuning
Print de routebeschrijving indien nodig
Registreer aankomende deelnemers
2 personen
Reik certificaten of kleine prijzen uit indien van toepassing
2 personen
Meet de lengte van de route
Bereid de deelnemersregistratie voor
Controleer de weersverwachting
Innen openstaande betalingen
Bedank de deelnemers
Rijd de route vooraf
2 personen
Controleer de wegcondities
Breng mogelijke gevaren in kaart
Selecteer ruststops
2 personen
Kies locaties voor verfrissingen
2 personen
Nodig vrienden en buurtgroepen uit
2 personen
Bereid registratiemateriaal voor
Schat het verwachte aantal deelnemers in
Volg de inschrijvingen
Bereid welkomstpakketten voor deelnemers voor indien van toepassing
Stel de deelnemerslimiet vast
Beantwoord vragen van deelnemers
2 personen
Stel het evenementenbudget op
Bepaal of er inschrijfgeld wordt gevraagd
Bepaal de vereisten voor deelnemers
Controleer of vergunningen nodig zijn
Stuur bevestigingsmails naar deelnemers
Inspecteer het startgebied
Vul verfrissingen bij tijdens het evenement
2 personen
Deel foto's na het evenement
Regel evenementenverzekering indien nodig
Deel route-informatie
Markeer de route waar nodig
2 personen
Los kleine technische problemen op
2 personen
Stuur een bedankbericht naar de deelnemers
Informeer de lokale autoriteiten indien nodig
Stuur veiligheidsrichtlijnen
Plaats bewegwijzering
2 personen
Reageer indien nodig op noodgevallen
2 personen
Verzamel feedback van deelnemers
2 personen
Verdeel de verantwoordelijkheden van vrijwilligers
2 personen
Bereid noodcontactgegevens voor
Brieven de vrijwilligers
2 personen
Voorzie verfrissingen na de rit
2 personen
Regel eerstehulpverlening
Bereid routekaarten voor
2 personen
Verwelkom de deelnemers
2 personen
Registreer eventueel de voltooiing van deelnemers
Open de inschrijvingen
Pas plannen indien nodig aan
Beantwoord vragen van deelnemers
2 personen
Bedank de vrijwilligers
Promoot de fietstocht
Koop verfrissingen
Geef de veiligheidsinstructies
Maak afsluitende foto's
Deel het evenement op sociale media
2 personen
Regel drinkwater
2 personen
Leg de route uit
Demonteer de evenementmaterialen
2 personen
Nodig lokale wielerclubs uit
2 personen
Organiseer snacks voor de ruststops
2 personen
Leg de gedragsregels voor het fietsen uit
Verwijder de routeborden
2 personen
Bevestig de inschrijvingen van deelnemers
Controleer de communicatieapparatuur
Bewaak de veiligheid van de deelnemers
2 personen
Controleer op gevonden voorwerpen
Bereid de deelnemerslijst voor
Laad elektronische apparaten op
Help deelnemers waar nodig
2 personen
Lever gehuurde materialen in
Sluit de inschrijvingen
Bereid eerstehulpbenodigdheden voor
Beheer de ruststops
2 personen
Vereffen openstaande betalingen
Informeer deelnemers over benodigde uitrusting
Richt de registratiebalie in
2 personen
Houd deelnemers op de hoogte van eventuele routewijzigingen
2 personen
Evalueer het evenement met het organisatieteam
2 personen
Deel parkeerinformatie
Richt verfrissingspunten in
2 personen
Moedig deelnemers aan tijdens de rit
2 personen
Documenteer ideeën voor toekomstige fietstochten
Bereid identificatienummers voor deelnemers voor indien gebruikt
Begeleid deelnemers langs de route
2 personen
Voer afval op verantwoorde wijze af
2 personen
Groepsfoto maken vóór de start
Het evenemententerrein schoonmaken
2 personen
Start van de fietstocht
Geleende materialen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Checklist voor evenementenplanning
Contactlijst van personeel
Naambadges
Evenementenbudget
Informatiebladen voor renners
Lanyards
Certificaten
Evenementenschema
Deelnemerslijst
Registratieformulieren
Kleefnotities
Contactlijst van vrijwilligers
Notitieboekjes
Vrijwaringsformulieren
Klemplanken
Pennen
Permanentmarkers
Markeerstiften
Kleine kas
Bonnenboekje
Bedankkaartjes voor vrijwilligers
Kassalade

Logistics

Finishbanner
Tyraps
Routebordjes
Tent of partytent
Routekaart voor de fietstocht
Routebeschrijving
Koelboxen
Verloren en gevonden-doos
Parkeerborden
Startbanner
Touw
Registratietafel
Pijlborden
Klapptafels
Tafelkleed voor registratie
Klappstoelen
Waterdispenser
Registratiebord
Mijlpaaltjes
Bankjes
Waterkannen
Infobord
Sponsorbanners
Picknicktafels
Navulbare watercontainers
Welkomstbord
Vlaggen
Fietsenrekken
Routeborden
Bordjes voor fietsparking
Transportwagen voor materiaal
Opbergdozen

Boodschappen

Koffie
Borden
Thee
Schalen
IJs
Sportdranken
Noten en fruit
Frisdrank
Servetten
Drinkwater
Fruit
Bestek
Energiebars
Granolarepen
Broodjes
Wegwerpbekers
Koekjes
Herbruikbare bekers
Crackers
Drankjes voor vrijwilligers
Drankjes voor organisatoren

Activities

Reservebinnenbanden
Bandenspanningsmeter
Bandenreparatieset
Vloerpomp
Fietsreparatiesetje
Handpomp
Draagbare reparatiestandaard
Bandenlichters
Medailles
Multitool
Kleine prijzen
Inbussleutelset
Cadeautasjes
Verstelbare moersleutel
Reserve kettingschakels
Fietspomp
Kettingsmeer

Techniek

Extra cameraaccu's
Stekkerdozen
Laptop
Tablet
Telefoonladers
Draagbare powerbank
Camera
Statief
Reservebatterijen
Walkietalkies
Stopwatch
Draagbare speaker
Microfoon
Pinapparaat
Megafoon
Verlengsnoeren

Safety

Zaklampen
Instant cold packs
Verbanden
Plakband
Antiseptische doekjes
Wegwerphandschoenen
Contactlijst voor noodgevallen
Afzetlint
Veiligheidsrichtlijnen
Waarschuwingsborden
Reflecterende veiligheidshesjes
Vrijwilligershesjes
Fluitjes
Verkeerskegels
Zonnebrandcrème
Insectenwerend middel
Handdesinfectie
EHBO-kit
Reddingsdeken

Schoonmaak

Bezem
Stofblik
Dweil
Vuilniszakken
Emmer
Recyclingzakken
Recyclingbakken
Papieren handdoeken
Schoonmaakdoeken
Schoonmaakspray
Afvalbakken

Keuken

Dienbladen

Tips

Rijd de volledige route vooraf, bij voorkeur minimaal 2 tot 3 weken voor de fietstocht. Meet de lengte, controleer wegcondities en noteer gevaarlijke punten voordat je routekaart, routebeschrijving en routebordjes definitief maakt.
Plan inschrijving en betalingen als aparte deadlines. Open de inschrijving bijvoorbeeld 6 tot 8 weken vooraf, sluit haar uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de start en controleer openstaande betalingen vóór het evenement.
Bezet vrijwilligersposten niet alleen bij de start. Regel ook mensen voor registratie, routepunten en de finish; geef iedere vrijwilliger vooraf de contactlijst, het evenementenprogramma en de details van het ontmoetingspunt.
Zet technische hulp klaar op plaatsen waar deelnemers die echt nodig hebben. Neem reservebinnenbanden, een bandenreparatieset en een bandenspanningsmeter mee en bepaal vooraf wie pechgevallen onderweg opvangt.
Maak de finish herkenbaar en weerbestendig. Plaats de finishbanner en routeaanduiding op tijd, regel een tent of partytent bij onzeker weer en leg informatiebladen, certificaten en eventuele kleine prijzen klaar vóór de eerste fietsers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met doel, type tocht, datum, route en inschrijving. Plan de proefrit en veiligheidscontrole uiterlijk 2 tot 3 weken voor de start, zodat er nog tijd is om de route aan te passen.
Wanneer moet ik de route van een fietstocht controleren?: Rijd de route minstens 2 tot 3 weken vooraf volledig na en controleer haar nogmaals in de week van het evenement. Kijk dan opnieuw naar wegwerkzaamheden, wegcondities, mogelijke gevaren en de plaats van routebordjes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietstocht?: Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar plan minimaal 1 coördinator, 1 registratieteam bij de start en bezetting op ieder belangrijk routepunt. Voeg voor de finish minstens 2 mensen toe voor ontvangst, registratie van aankomsten en uitreiking.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een fietstocht?: Sluit de inschrijving meestal 3 tot 5 dagen vóór de start, zodat je deelnemersinformatie, routebeschrijvingen en vrijwilligersposten kunt afronden. Controleer openstaande betalingen en stuur de details van het ontmoetingspunt uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.