Pubquizin järjestäjän checklist

Pubquizissa moni asia ratkeaa vasta viimeisenä päivänä: montako joukkuetta mahtuu, miten äänentoisto toimii ja kuka kirjaa pisteet. Kun nämä päätökset tekee ajoissa, itse ilta etenee ilman säätöä. Tällä sivulla saat käytännön rungon siihen, mitä pitää varmistaa ennen kilpailua, missä järjestyksessä asiat kannattaa hoitaa ja mitä ihmiset unohtavat yleensä vasta paikan päällä. Erityisen usein myöhästyy kysymysten viimeistely, istumapaikkojen jako ja varapäivän sopiminen.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä joukkueiden enimmäismäärä
Määritä tapahtuman päivämäärä
Vahvista istumapaikkojen määrä
Valmistele kysymykset teemakierrokselle
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Testaa projektio- ja näyttölaitteet
Valitse varapäivä
Suunnittele joukkueiden pöytäjärjestys
Valmistele kysymykset kuvakierrokselle
Hallitse ilmoittautumislistaa
Valmistele ilmoittautumismateriaalit
Määritä tapahtuman kesto
Määritä ilmoittautumisalueen sijainti
Valmistele kysymykset musiikkikierrokselle
Vahvista osallistuvat joukkueet
Järjestä osallistujamateriaalit
Määritä visakierrosten määrä
Suunnittele sisäänkirjautumismenettely
Valmistele kysymykset audiokierrokselle
Kerää joukkueiden nimet
Vahvista kaikki toimittajat ja henkilöstö
Valitse visan kategoriat
Järjestä pysäköintitiedot tarvittaessa
Valmistele kysymykset videokierrokselle tarvittaessa
Anna joukkueille numerot
Järjestä tapahtumapaikka
Määritä joukkueen enimmäiskoko
Vahvista esteettömyysvaatimukset
Valmistele monivalintakysymykset tarvittaessa
Lähetä tapahtumatiedot osallistujille
Vastaanota osallistujat
2 henkilöä
Laadi ensimmäinen tapahtumaluonnos
Vahvista catering-järjestelyt
Laadi vastauslomakkeet
Jaa visan säännöt
Rekisteröi joukkueet
2 henkilöä
Määritä tapahtuman budjetti
Suunnittele yhteistyö baaripalvelun kanssa
Valmistele vastausavain
Anna saapumisohjeet
Selitä visan säännöt
Arvioi odotetut kustannukset
Vahvista tekniset järjestelyt
Tarkista kaikki vastaukset
Seuraa peruutuksia ja vaihtoja
Toteuta visakierrokset
3 henkilöä
Kartoit mahdolliset sponsorit tai yhteistyökumppanit
Valmistele tilan pohjapiirros
Tarkista oikeinkirjoitus ja paikkansapitävyys
Valitse juontaja
Aikataulun ja taukojen seuranta
2 henkilöä
Kartoit mahdolliset tulonlähteet
Määritä opasteiden paikat
Testaa kysymysten vaikeustaso
Valmistele juontajan käsikirjoitus
Kerää ja tarkista vastaukset
2 henkilöä
Kokoa järjestelytiimi
Sovi siivousjärjestelyistä
Varmista tasapaino helppojen ja haastavien kysymysten välillä
Ohjeista juontaja
Laske lopputulos
2 henkilöä
Jaa vastuut järjestäjien kesken
Vahvista turvallisuusvaatimukset
Valmistele tasatilannekysymykset
Rekrytoi tarvittaessa vapaaehtoisia
Julista voittajat ja päätä tapahtuma
2 henkilöä
Nimeä visakoordinaattori
Valmistele varasuunnitelmat
Järjestä lopullinen visamateriaali
Määritä vapaaehtoisten vastuut
Arvioi tapahtuma ja kirjaa kehityskohteet
2 henkilöä
Tarkista tilan säännöt ja vaatimukset
Valmistele yleisen tietämyksen kysymyksiä
Ota yhteyttä paikallisiin yhteisöihin tai organisaatioihin
Testaa äänentoisto
Määritä visan tavoite
Etsi sopivia pubi- tai tapahtumatiloja
Laadi visan rakenne
Laadi joukkueiden ilmoittautumismenettelyt
Valmistele pisteytysmenettelyt
Määritä kohderyhmä
Käy mahdollisissa tapahtumapaikoissa
Määritä kysymysten määrä kierrosta kohden
Avaa ilmoittautuminen osallistujille
Valmistele pisteseurantajärjestelmä
Valitse visamuoto
Arvioi tilan kapasiteetti
Tutki visan aiheita
Luo markkinointimateriaaleja
Järjestä palkinnot
Määritä visan teema tai konsepti
Vahvista tilan saatavuus
Valitse luotettavat tietolähteet
Ilmoita tapahtumasta
Valmistele todistukset tarvittaessa
Arvioi osallistujamäärä
Varaa tila
Laadi visakysymykset
Mainosta visaa sosiaalisessa mediassa
Tulosta visamateriaali

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnitelma
Pubivisan konseptiasiakirja
Tapahtuman aikataulu
Budjetin yhteenveto
Kuluseurantalomake
Tilasopimus
Toimittajien yhteystietoluettelo
Järjestäjien yhteystietoluettelo
Vapaaehtoisten työvuorot
Joukkueiden ilmoittautumislomake
Osallistujarekisteri
Joukkueen lista
Osallistujalista
Tapahtuman tarkistuslista
Visan sääntödokumentti
Tapahtuma-aikataulu
Palautelomakkeet
Sponsorisopimukset
Tapahtuman loppuraportin malli
Visakysymysten tietokanta
Tulostetut visakysymykset
Visan kierroslomakkeet
Vastauslomakkeet
Vastausavain
Pisteytyslomakkeet
Tasatilannekysymykset
Lisäkysymykset
Kysymyskategorioiden luettelo
Visan juontajan käsikirjoitus
Yleistietokysymykset
Historiaa koskevat kysymykset
Maantiedon kysymykset
Luonnontiedekysymykset
Urheilukysymykset
Musiikkikysymykset
Elokuva- ja TV-kysymykset
Varakysymykset
Joukkueiden ilmoittautumiskortit
Joukkueen numero -kyltit
Nimikyltit
Osallistujien nimilaput
Kynät
Lyijykynät
Kumit
Leikepöydät
Joukkueiden vastauskansiot
Joukkueiden ohjelehdet
Visan sääntökortit
Pistekortit
Äänestyskortit
Palkinnon noutolomakkeet
Osallistumistodistukset
Kiitoskortit
Tiedotteet

Safety

Hätäkontaktien luettelo
Ensiapulaukku
Käsidesi

Activities

Kuvakierroksen materiaalit
Äänikierroksen materiaalit

Logistics

Pöytänumerot
Tuolit
Löytötavaroiden esineet
Joukkuekyltit
Pöytäliinat
Tervetulokyltti
Opastekyltit
Tapahtumabanneri
Teippi
Sakset
Nippusiteet
Ilmoittautumispöytä
Tietokilpailupöydät
Palkintoesittelypöytä
Esittelytelineet
Säilytyslaatikot

Prizes

Voittajan pokaali tai palkinto
Mitalit
Palkintokuponit
Lahjakortit
Sponsoripalkinnot
Palkintopussit

Cleaning

Roskakorit
Kierrätysastiat
Siivoustarvikkeet

Kitchen

Tarjoiluvadit
Jääastia

Groceries

Kahvitarvikkeet
Teetarvikkeet
Välipalat
Baarin menu
Juomamenu
Vesipullot
Kupit
Lautaset
Servetit

Decorations

Koristejulisteet
Teemakoristeet
Ilmapallot

Technical

Kaiuttimet
Digitaaliset tulostaulut
Mikseri
Tulostin
Musiikin toistolaite
Tulostinpaperi
Jatkojohdot
Audiokaapelit
Kamera
Kannettava tietokone
Videokaapelit
Videotykki
Jatkopistorasiat
Heijastuskangas
Laturit
Esityksen kaukosäädin
Vara-akut
Äänentoisto
USB-muistitikut
Mikrofonit
Ajastin tai sekuntikello

Vinkit

Määritä ensin joukkueiden enimmäismäärä ja istumapaikkojen määrä samaan aikaan. Jos paikkoja on 12 joukkuetta varten, älä avaa ilmoittautumista 16 joukkueelle, koska viimeiset joutuvat seisomaan tai jakautumaan epätasaisesti.
Varaa kysymykset vähintään 1–2 päivää ennen tapahtumaa kaikille kierroksille: teema-, kuva-, musiikki- ja tarvittaessa video- tai äänikierros. Yhden kierroksen kysymysten tarkistus vie helposti 30–45 minuuttia, kun vastaukset, pisteytys ja erikoistapaukset käydään läpi.
Testaa projektio, kaiuttimet ja mahdollinen videotoisto samassa tilassa, jossa pubquiz pidetään. Tee testi viimeistään 24 tuntia ennen alkua, jotta ehdit vaihtaa johdon, adapterin tai laitteen, jos kuva ei näy tai ääni pätkii.
Pidä ilmoittautumislomake, osallistujalista ja joukkueiden numerointi valmiina ennen kuin ensimmäinen tiimi saapuu. Sisäänkirjautuminen sujuu nopeammin, kun sinulla on valmiiksi paikka kirjata joukkueen nimi, henkilömäärä ja pöytänumero.
Sovi varapäivä, jos tilassa on epävarmuuksia tai ilmoittautuminen on lähellä kapasiteettia. Jos käytössä on yli 10 joukkuetta, peruutusten käsittelyyn kannattaa jättää vähintään yksi selkeä varasääntö, jotta et joudu päättämään sitä ovella.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta kierrosta pubquizissa kannattaa olla?: Useimmille ryhmille 5–7 kierrosta on toimiva määrä, jos kokonaisaika on noin 1,5–2 tuntia. Jos kierroksia on enemmän, tauot venyvät helposti ja loppuosa alkaa väsyttää osallistujia.
Milloin pubquizin kysymykset pitäisi olla valmiina?: Koko kysymyspaketti kannattaa olla valmiina viimeistään 1–2 päivää ennen tapahtumaa. Näin ehdit vielä tarkistaa oikeat vastaukset, pisteytyksen ja mahdolliset tasatilanteet ilman kiirettä.
Kuinka paljon aikaa sisäänkirjautumiseen pitää varata pubquizissa?: Varaa vähintään 15–20 minuuttia ennen aloitusta, jos joukkueita on alle 10. Jos joukkueita on enemmän tai nimilistoja pitää tarkistaa paikan päällä, aikaa kannattaa varata 30 minuuttia.
Milloin kannattaa testata projektio ja äänentoisto?: Testi kannattaa tehdä viimeistään 24 tuntia ennen tapahtumaa, mieluiten samassa tilassa ja samalla laitteella. Jos käytössä on video- tai musiikkikierros, tee myös äänitesti koko kierroksen pituudelta, ei vain ensimmäisen 10 sekunnin ajan.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.