Checklist pentru organizarea unei pubquiz

O pubquiz pare simplă până când ajungi la start și încă lipsește ceva: numărul maxim de echipe nu e stabilit, proiectorul nu a fost testat sau foile de răspuns nu sunt pregătite. Ca să meargă bine, ai nevoie de o ordine clară: stabilești data, durata, câte runde ai și ce materiale primește fiecare echipă. Cele mai multe probleme apar cu 24 de ore înainte, când se adună înscrierile, numele echipelor și ultimele ajustări la întrebări.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabiliți numărul maxim de echipe
Stabiliți data evenimentului
Confirmați capacitatea locurilor
Pregătiți întrebări pentru runda tematică
Răspundeți la întrebările participanților
Testați echipamentele de proiecție
Selectați o dată de rezervă
Planificați aranjarea meselor pentru echipe
Pregătiți întrebări pentru runda foto
Gestionați lista de înscrieri
Pregătiți materialele de înscriere
Stabiliți durata evenimentului
Stabiliți locul zonei de înscriere
Pregătiți întrebări pentru runda muzicală
Confirmați echipele participante
Organizați materialele pentru participanți
Stabiliți numărul de runde de quiz
Planificați procedura de acces
Pregătiți întrebări pentru runda audio
Colectați numele echipelor
Confirmați toți furnizorii și personalul
Selectați categoriile de quiz
Aranjați informațiile despre parcare, dacă este necesar
Pregătiți întrebări pentru runda video, dacă este cazul
Atribuiți numere echipelor
Amenajați locația
Stabiliți dimensiunea maximă a echipei
Confirmați cerințele de accesibilitate
Pregătiți întrebări cu variante multiple, dacă este necesar
Trimiteți informațiile despre eveniment participanților
Întâmpinați participanții
2 persoane
Creați primul concept al evenimentului
Confirmați aranjamentele de catering
Creați formularele de răspuns
Distribuiți regulile quizului
Înregistrați echipele
2 persoane
Stabiliți bugetul evenimentului
Planificați coordonarea cu serviciul de bar
Pregătiți cheia de răspuns
Oferiți instrucțiuni de sosire
Explicați regulile quizului
Estimează costurile preconizate
Confirmă dotările tehnice
Verifică toate răspunsurile
Ține evidența retragerilor și înlocuirilor
Desfășoară rundele de quiz
3 persoane
Identifică posibili sponsori sau parteneri
Pregătește planul locației
Verifică ortografia și corectitudinea
Selectează quizmasterul
Monitorizarea timpului și a pauzelor
2 persoane
Identifică posibile surse de venit
Stabilește locurile pentru semnalizare
Testează nivelul de dificultate al întrebărilor
Pregătește scenariul pentru quizmaster
Colectează și verifică răspunsurile
2 persoane
Formează echipa de organizare
Planifică aranjamentele de curățenie
Asigură un echilibru între întrebări ușoare și provocatoare
Instruiește quizmasterul
Calculează scorul final
2 persoane
Distribuie responsabilitățile între organizatori
Confirmă cerințele de siguranță
Pregătește întrebări de departajare
Recrutare de voluntari, dacă este necesar
Anunță câștigătorii și încheie evenimentul
2 persoane
Numirea unui coordonator al quizului
Pregătește planuri de urgență
Organizează materialele finale pentru quiz
Atribuie responsabilitățile voluntarilor
Evaluează evenimentul și notează punctele de îmbunătățire
2 persoane
Consultă regulile și cerințele locației
Pregătește întrebări de cultură generală
Ia legătura cu comunități sau organizații locale
Testează echipamentele de sunet
Stabilește scopul quizului
Caută pub-uri sau locații de evenimente potrivite
Creează structura quizului
Stabilește procedurile de înscriere a echipelor
Pregătește procedurile de punctare
Stabilește publicul țintă
Vizitează locațiile posibile
Stabilește numărul de întrebări pe rundă
Deschide înregistrarea pentru participanți
Pregătește un sistem de urmărire a scorului
Alege formatul quizului
Evaluează capacitatea locației
Cercetează temele quizului
Creează materiale promoționale
Aranjează premiile
Stabilește tema sau conceptul quizului
Confirmă disponibilitatea locației
Selectează surse de informare de încredere
Anunță evenimentul
Pregătește certificate, dacă este cazul
Estimează numărul de participanți
Rezervă locația
Scrie întrebările de quiz
Promovează quizul pe rețelele sociale
Tipărește materialele pentru quiz

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Planul evenimentului
Document de concept pentru pub quiz
Cronologia evenimentului
Prezentarea generală a bugetului
Fișă de urmărire a cheltuielilor
Contractul locației
Lista de contacte a furnizorilor
Lista de contacte a organizatorilor
Programul voluntarilor
Formular de înscriere a echipelor
Baza de date a participanților
Lista echipelor
Lista de prezență
Lista de verificare a evenimentului
Document cu regulile quizului
Programul evenimentului
Formulare de feedback
Acorduri de sponsorizare
Șablon de raport final al evenimentului
Baza de date cu întrebări de quiz
Întrebări de quiz tipărite
Fișe de rundă pentru quiz
Formulare de răspuns
Fișa răspunsurilor
Foi de scor
Întrebări de departajare
Întrebări bonus
Lista categoriilor de întrebări
Scenariu pentru gazda quizului
Întrebări de cultură generală
Întrebări de istorie
Întrebări de geografie
Întrebări de știință
Întrebări de sport
Întrebări de muzică
Întrebări de film și TV
Întrebări de rezervă
Carduri de înscriere a echipelor
Afișe cu numerele echipelor
Ecusoane cu nume
Ecusoane pentru participanți
Pixuri
Creioane
Gume de șters
Clipboarduri
Dosare cu răspunsuri pentru echipe
Fișe de instrucțiuni pentru echipe
Carduri cu regulile quizului
Fișe de punctaj
Carduri de vot
Formulare pentru ridicarea premiilor
Certificate de participare
Felicitări de mulțumire
Flyere informative

Safety

Lista contactelor de urgență
Trusă de prim ajutor
Dezinfectant pentru mâini

Activities

Materiale pentru runda de imagini
Materiale pentru runda audio

Logistics

Numere de masă
Scaune
Obiecte pentru obiectele pierdute și găsite
Panouri de echipă
Fețe de masă
Panou de bun venit
Panouri de orientare
Bannerul evenimentului
Bandă adezivă
Foarfecă
Coliere de cablu
Masa de înregistrare
Mese pentru quiz
Masă pentru expunerea premiilor
Standuri de prezentare
Cutii de depozitare

Prizes

Trofeu sau premiu pentru câștigător
Medalii
Vouchere pentru premii
Cupoane cadou
Premii oferite de sponsori
Pungi pentru premii

Cleaning

Coșuri de gunoi
Coșuri de reciclare
Produse de curățenie

Kitchen

Platouri de servire
Găleată pentru gheață

Groceries

Consumabile pentru cafea
Consumabile pentru ceai
Gustări
Meniu de bar
Meniu de băuturi
Sticle de apă
Pahare
Farfurii
Șervețele

Decorations

Postere decorative
Decorațiuni tematice
Baloane

Technical

Difuzoare
Panouri digitale de punctaj
Mixer
Imprimantă
Dispozitiv de redare muzicală
Hârtie pentru imprimantă
Prelungitoare
Cabluri audio
Cameră foto
Laptop
Cabluri video
Videoproiector
Prize multiple
Ecran de proiecție
Încărcătoare
Telecomandă pentru prezentare
Baterii de rezervă
Sistem de sunet
Stick-uri USB
Microfoane
Temporizator sau cronometru

Sfaturi

Stabilește din timp câte echipe încap real la mese, nu câte ai vrea să ai. Dacă la o masă intră 4 persoane confortabil, iar mai multe echipe vin cu 5-6 oameni, vei avea nevoie fie de mese suplimentare, fie de limită clară la înscriere.
Testează proiecția cu cel puțin 1 zi înainte, cu exact laptopul și cablurile pe care le vei folosi. Verifică și dacă textul de pe slide-uri se vede de la ultima masă, nu doar de lângă ecran.
Pregătește întrebările pe runde înainte să deschizi înscrierile finale. Pentru o pubquiz de 6 runde, dacă ai și rundă audio sau video, ai nevoie de timp extra pentru fișiere, volum și sincronizare.
Ține separat lista de echipe confirmate și lista de așteptare. În ziua evenimentului apar frecvent 1-2 echipe care nu mai ajung, iar o listă de rezervă te salvează rapid.
Pune la punct modul de intrare: cine notează numele echipei, cine dă numărul de echipă și unde se face așezarea la masă. Dacă aceste 3 lucruri nu sunt clare, se pierde ușor 10-15 minute la început.

Întrebări frecvente

Câte echipe sunt potrivite la o pubquiz?: Depinde de numărul de mese și de spațiul dintre ele, dar în practică e bine să calculezi locuri pentru fiecare echipă cu 4 persoane. Lasă un mic tampon de 1-2 locuri pentru echipele care vin cu mai mulți participanți.
Cu cât timp înainte trebuie pregătite întrebările?: Ideal cu 2-3 zile înainte, nu în aceeași zi. Așa ai timp să verifici runda de muzică, materialele pentru foto sau video și să refaci rapid orice întrebare ambiguă.
Când trebuie testat proiectorul pentru pubquiz?: Cel târziu cu 24 de ore înainte, iar dacă schimbi laptopul sau cablurile, mai faci un test și în ziua evenimentului. Verifică imaginea, sunetul și dacă slide-urile se schimbă fără întârziere.
Cât durează în mod normal o pubquiz?: O durată frecventă este de 2 până la 3 ore, inclusiv pauze scurte și anunțarea scorurilor. Dacă ai runde audio sau video, adaugă încă 15-20 de minute pentru verificări și eventuale reluări.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.