Checklist pour organiser un pubquiz

Un pubquiz se prépare vite, mais les oublis se voient tout de suite : nombre d’équipes, capacité assise, matériel de projection, feuilles de score et questions de rechange. Cette page t’aide à vérifier ce qu’il faut cadrer avant le jour J, dans le bon ordre. Le but est simple : savoir combien de tables tu peux remplir, combien de manches tu prévois et à quel moment tout doit être prêt. Les détails qui bloquent le plus souvent sont la procédure d’accueil, les sujets de chaque manche et les supports à imprimer en avance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Définir le nombre maximum d’équipes
Définir la date de l’événement
Confirmer la capacité d’accueil
Préparer les questions pour la manche thématique
Répondre aux questions des participants
Tester le matériel de projection
Choisir une date de réserve
Planifier la disposition des tables pour les équipes
Préparer les questions pour la manche photo
Gérer la liste des inscriptions
Préparer le matériel d’inscription
Définir la durée de l’événement
Déterminer l’emplacement de la zone d’inscription
Préparer les questions pour la manche musique
Confirmer les équipes participantes
Organiser le matériel des participants
Définir le nombre de manches du quiz
Planifier la procédure d’entrée
Préparer les questions pour la manche audio
Collecter les noms des équipes
Confirmer tous les prestataires et le personnel
Sélectionner les catégories du quiz
Prévoir les informations de stationnement si nécessaire
Préparer les questions pour la manche vidéo si applicable
Attribuer les numéros d’équipe
Aménager le lieu
Définir la taille maximale des équipes
Confirmer les exigences d’accessibilité
Préparer des questions à choix multiple si nécessaire
Envoyer les informations de l’événement aux participants
Accueillir les participants
2 personnes
Créer le premier concept de l’événement
Confirmer les arrangements traiteur
Créer les feuilles de réponses
Partager les règles du quiz
Enregistrer les équipes
2 personnes
Définir le budget de l’événement
Planifier la coordination avec le service bar
Préparer la grille de réponses
Donner les instructions d’arrivée
Expliquer les règles du quiz
Estimer les coûts prévus
Confirmer les installations techniques
Vérifier toutes les réponses
Suivre les désistements et les remplacements
Animer les manches du quiz
3 personnes
Identifier les sponsors ou partenaires potentiels
Préparer le plan du lieu
Vérifier l’orthographe et l’exactitude
Sélectionner l’animateur du quiz
Gérer le timing et les pauses
2 personnes
Identifier les sources de revenus potentielles
Déterminer les emplacements de signalisation
Tester le niveau de difficulté des questions
Préparer le script de l’animateur du quiz
Collecter et vérifier les réponses
2 personnes
Constituer l’équipe d’organisation
Planifier les arrangements de nettoyage
Veiller à un équilibre entre questions faciles et difficiles
Briefer l’animateur du quiz
Calculer le score final
2 personnes
Répartir les responsabilités entre les organisateurs
Confirmer les exigences de sécurité
Préparer des questions de départage
Recruter des bénévoles si nécessaire
Annoncer les gagnants et clôturer l’événement
2 personnes
Nommer un coordinateur du quiz
Préparer des plans d’urgence
Organiser le matériel final du quiz
Attribuer les responsabilités aux bénévoles
Évaluer l’événement et noter les points à améliorer
2 personnes
Consulter les règles et exigences du lieu
Préparez des questions de culture générale
Contactez les communautés ou organisations locales
Testez le matériel audio
Définissez l’objectif du quiz
Recherchez des pubs ou lieux d’événements adaptés
Élaborez le format du quiz
Mettez en place la procédure d’inscription des équipes
Préparez les procédures de comptage des points
Définir le public cible
Visitez les lieux potentiels
Déterminez le nombre de questions par manche
Ouvrir les inscriptions pour les participants
Préparez un système de suivi des scores
Choisissez le format du quiz
Évaluez la capacité du lieu
Recherchez des thèmes de quiz
Créez du matériel promotionnel
Prévoyez les lots
Définissez le thème ou le concept du quiz
Confirmez la disponibilité du lieu
Sélectionnez des sources d’information fiables
Annoncez l’événement
Préparez des certificats si nécessaire
Estimez le nombre de participants
Réservez le lieu
Rédigez les questions du quiz
Faites la promotion du quiz sur les réseaux sociaux
Imprimez le matériel du quiz

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Plan de l’événement
Document de concept du pub quiz
Chronologie de l’événement
Aperçu du budget
Feuille de suivi des dépenses
Contrat du lieu
Liste de contacts des fournisseurs
Liste de contacts des organisateurs
Planning des bénévoles
Formulaire d’inscription des équipes
Base de données des participants
Liste des équipes
Liste des présences
Checklist de l’événement
Document des règles du quiz
Programme de l’événement
Formulaires de retour
Contrats de sponsoring
Modèle de rapport final de l’événement
Base de données de questions du quiz
Questions du quiz imprimées
Feuilles de manche du quiz
Fiches de réponses
Feuille de réponses
Feuilles de score
Questions de départage
Questions bonus
Liste des catégories de questions
Script pour l’animateur du quiz
Questions de culture générale
Questions d’histoire
Questions de géographie
Questions de sciences
Questions de sport
Questions de musique
Questions de cinéma et de télévision
Questions de réserve
Cartes d’inscription des équipes
Afficheurs de numéro d’équipe
Badges nominatifs
Badges des participants
Stylos
Crayons
Gommes
Presse-papiers
Dossiers de réponses pour les équipes
Feuilles d’instructions pour les équipes
Cartes des règles du quiz
Cartes de score
Cartes d’ambiance
Formulaires de remise des prix
Certificats de participation
Cartes de remerciement
Flyers d’information

Sécurité

Liste des contacts d’urgence
Trousse de premiers secours
Gel hydroalcoolique

Activités

Matériel pour la manche d’images
Matériel pour la manche audio

Logistique

Numéros de table
Chaises
Objets pour les objets trouvés
Panneaux d’équipe
Nappes
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientation
Bannière de l’événement
Ruban adhésif
Ciseaux
Colliers de serrage
Table d’inscription
Tables de quiz
Table d’exposition des prix
Supports de présentation
Boîtes de rangement

Prix

Trophée ou prix pour le gagnant
Médailles
Coupons de prix
Cartes-cadeaux
Prix des sponsors
Sacs de prix

Nettoyage

Poubelles
Bacs de recyclage
Matériel de nettoyage

Cuisine

Plateaux de service
Seau à glace

Courses

Matériel pour le café
Matériel pour le thé
Snacks
Menu du bar
Carte des boissons
Bouteilles d’eau
Gobelets
Assiettes
Serviettes

Décorations

Affiches décoratives
Décorations sur le thème
Ballons

Technique

Haut-parleurs
Tableaux de score numériques
Console de mixage
Imprimante
Lecteur de musique
Papier d’imprimante
Rallonges électriques
Câbles audio
Appareil photo
Ordinateur portable
Câbles vidéo
Projecteur
Multiprises
Écran de projection
Chargeurs
Télécommande de présentation
Piles de rechange
Système de sonorisation
Clés USB
Microphones
Minuteur ou chronomètre

Conseils

Fixe d’abord le nombre maximum d’équipes, puis compare-le à la capacité assise réelle de la salle. L’erreur classique est de compter les places debout ou les tables qu’on peut encore serrer à la dernière minute.
Prévois tes questions thématiques au moins 7 jours avant l’événement, et réserve 1 à 2 questions de secours par manche. Si une manche audio ou vidéo est prévue, teste le son et la projection le jour précédent, pas sur place.
Note la durée totale dès le départ, puis découpe-la en manches de 15 à 20 minutes avec des pauses courtes. Sans ce cadre, l’accueil des participants et la correction prennent facilement 20 à 30 minutes de plus que prévu.
Imprime les feuilles de questions, les feuilles de réponses et les scoresheets en double exemplaire. Pour un groupe de 10 équipes, une copie de réserve évite de refaire des impressions pendant que le quiz a déjà commencé.
Attribue les numéros d’équipe avant l’arrivée, et prépare la liste d’inscription à un endroit séparé de la table de jeu. Tu gagnes souvent 10 minutes au check-in, surtout si plusieurs équipes arrivent dans les 15 premières minutes.

Questions fréquentes

Combien d’équipes faut-il prévoir pour un pubquiz ?: Le bon chiffre dépend surtout du nombre de places assises, mais il faut fixer le maximum avant d’ouvrir les inscriptions. Si tu veux garder une circulation fluide, laisse au moins 1 table libre sur 10 pour les retards ou les ajustements.
Quand faut-il préparer les questions d’un pubquiz ?: Commence au moins 1 semaine à l’avance pour les manches classiques, et 10 à 14 jours si tu ajoutes une ronde photo, audio ou vidéo. Cela laisse le temps de relire les réponses et de remplacer 2 ou 3 questions faibles avant impression.
Combien de rondes prévoir pour un pubquiz ?: La plupart des formats tiennent bien en 6 à 8 rondes, selon la durée totale. Si tu dépasses 2 heures, ajoute une pause de 10 minutes au milieu pour éviter que les équipes décrochent.
Que faut-il tester avant l’ouverture des portes ?: Teste l’écran, le projecteur, le son et le micro au moins 30 minutes avant l’arrivée des équipes. Vérifie aussi que les feuilles de score, les numéros de table et les questions imprimées sont bien prêts, car ce sont les oublis qui retardent le démarrage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.