Slik organiserer du en julemiddag

Start med formålet, målgruppen og en realistisk gjesteliste før du bestiller lokale eller catering. Deretter avklarer du dato, sittekapasitet, meny og tidsplan, slik at kjøkken, bordplassering og bemanning henger sammen. Mange julemiddager får problemer fordi dessert, belysning, garderobe og underholdning avklares for sent. Bruk én samlet tidslinje, bekreft alle leverandører skriftlig og følg opp gjestenes behov fram til avslutningen.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Definer formål og mål
2
Inspiser spiseområdet
3
Bekreft dessertalternativene
4
Planlegg belysningen
5
Lag en sitteplan
6
Overvåk gjestenes behov
2 personer
7
Bestem type arrangement
8
Bekreft sittekapasiteten
9
Avtal cateringkontrakter
10
Avtal julemusikk
11
Forbered arrangementsmateriell
12
Koordiner arrangementets tidsplan
13
Fastsett målgruppen for gjestene
14
Planlegg bordplasseringen
15
Ta kontakt med underholdningsleverandører
16
Forbered underholdning i bakgrunnen
17
Brief ansatte og frivillige
18
Organiser avsluttende aktiviteter
2 personer
19
Estimer forventet antall gjester
20
Bekreft kjøkkenfasilitetene
21
Avtal utleie av utstyr ved behov
22
Organiser fotomuligheter
23
Forbered nødprosedyrer
24
Takk gjester og leverandører
2 personer
25
Velg ønsket arrangementsdato
26
Bekreft oppbevaringsfasilitetene
27
Overvåk arrangementskostnadene
28
Koordiner plasseringen av dekorasjoner
29
Kontroller lokalets utstyr
30
Overvåk rengjøringen av lokalet
3 personer
31
Identifiser alternative datoer
32
Ordne parkeringsmuligheter
33
Sett opp gjestelisten
34
Sett opp middagsprogrammet
35
Koordiner leveringsplaner
36
Lever tilbake leid utstyr
2 personer
37
Velg lokalet
38
Bekreft tilgjengelighetskrav
39
Samle inn gjestenes kontaktinformasjon
40
Planlegg velkomsttaler
41
Organiser oppsett av dekorasjoner
42
Samle tilbakemeldinger fra gjester
2 personer
43
Undersøk lokalets egnethet
44
Planlegg gjestenes ankomstprosess
45
Design invitasjoner
46
Ordne verter eller konferansierer
47
Forbered middagsbordene
48
Evaluer arrangementets resultater
49
Sammensett organisasjonsteamet
50
Avklar dekorasjonsalternativer med lokalet
51
Send ut invitasjoner
52
Forbered underholdningsprogrammet
53
Sett opp stoler og sitteområder
54
Oppdater regnskapet
55
Utnevn arrangementkoordinatoren
56
Godkjenn lokalets endelige oppsettsplan
57
Sett opp RSVP-prosedyrer
58
Book musikere eller artister
59
Utfør den endelige inspeksjonen av lokalet
60
Arkiver arrangementsdokumentasjon
61
Fordel ansvar til teammedlemmene
62
Ferdigstill arrangementets budsjett
63
Følg opp gjestenes bekreftelser
64
Organiser spill eller aktiviteter
65
Åpne lokalet
66
Lag det første arrangementskonseptet
67
Fastsett cateringbudsjettet
68
Følg opp gjester som ikke har svart
69
Forbered aktiviteter for gaveutveksling ved behov
70
Overvåk oppsettet
2 personer
71
Utvikle temaet for julemiddagen
72
Velg cateringsstil
73
Noter kostbehov
74
Forbered premier eller anerkjennelse
75
Ønsk leverandører velkommen
76
Forbered den foreløpige tidslinjen for arrangementet
77
Ta kontakt med cateringselskaper
78
Forbered gjestenes sitteplan
79
Koordiner taler og presentasjoner
80
Koordiner ankomsten av cateringen
2 personer
81
Lag det første eventbudsjettet
82
Be om cateringforslag
83
Lag den endelige gjestelisten
84
Lag det endelige kveldprogrammet
85
Ønsk gjestene velkommen
3 personer
86
Ta kontakt med mulige lokaler
87
Sammenlign cateringtilbud
88
Utvikle juledekorasjonskonseptet
89
Bekreft alle leverandører
90
Administrer gjesteregistreringen
2 personer
91
Sammenlign tilbud og vilkår for lokaler
92
Velg caterer
93
Velg fargetemaer og dekorasjonsstiler
94
Bekreft serveringsavtalen
95
Vis gjester til sitteområdene
2 personer
96
Forhandle om leievilkårene for lokalet
97
Bekreft julematen
98
Kjøp eller lei dekorasjoner
99
Bekreft underholdningsavtalene
100
Koordinere serveringen av middagen
4 personer
101
Bekrefte tilgjengeligheten til lokalet
102
Ordne vegetariske og spesielle diettalternativer
103
Ordne planer for borddekorasjon
104
Bekreft gjestenes oppmøte
105
Administrer underholdningsaktiviteter
2 personer
106
Signer avtalen for lokalet
107
Velg drikkevarer
108
Forbered midtpunktdekorasjoner
109
Forbered navneskilt
110
Støtt foredragsholdere og artister
2 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Mappe for eventplanlegging
Arrangementstidslinje
Budsjettregneark
Kontaktliste for gjester
Kontaktliste for leverandører
Dokumenter for avtalen med lokalet
Cateringkontrakt
Kontrakter for underholdning
Registreringsskjemaer for gjester
RSVP-oversiktslister
Sitteplan
Navneskilt
Utskrifter av gjestelisten
Arrangementsskjema
Vaktplan for ansatte
Vaktlister for frivillige
Betalingsopplysninger
Tilbakemeldingsskjemaer
Evalueringsdokumenter for arrangementet
Saks
Etiketter
Matetiketter
Gjestebok

Safety

Kontaktliste for nødstilfeller
Brannslukker
Nødlys
Engangshansker
Førstehjelpsskrin
Hånddesinfeksjon
Tørkepapir

Logistics

Resepsjonsbord
Påmeldingsbord
Spisebord
Bankettbord
Cocktailbord
Spisestoler
Lounge-stoler
Klesstativer
Kleshengere
Ruteskilt
Gjenstander for hittegods
Transportkasser
Oppbevaringsbokser
Emballasjemateriell
Serveringsvogner
Cateringbord
Buffébord

Decor

Bordduker
Stoltrekk
Bordløpere
Serviettholdere
Bordnumre
Juledekorasjoner
Dekorative figurer
Julelys
Snødekorasjoner
Guirlander
Dekorative bordtilbehør
Julekranser
Dekorative lamper
Stearinlys
Stemningsbelysning
Lysestaker
LED-lyslys
Lanterner
Dekorative bånd
Juletre
Juleblomster
Juletrestativ
Senterdekorasjoner

Kitchen

Middagstallerkener
Desserttallerkener
Suppeskåler
Glass
Vinglass
Champagneglass
Vannglass
Bestikksett
Kniver
Gafler
Skjeer
Dessertskjeer
Serveringsfat
Brødkurver
Serveringsfat
Serveringsfat
Matvarmere
Serveringsutstyr
Servietter
Dekkebrikker
Salt- og pepperbøsser
Kaffemaskiner
Tebeholdere
Isbøtter
Isbeholdere
Flaskeåpnere
Korketrekkere
Kjøkkenutstyr
Matoppbevaringsbokser
Drikkedispenser
Kjøleskuffer

Groceries

Kaffe
Hovedretter
Te
Vegetarretter
Brus
Tilbehør
Mineralvann
Salater
Vin
Jule-desserter
Champagne
Kaker
Julepunsj
Kjeks
Cocktailingredienser
Sjokoladekonfekt
Krydder og sauser
Jule-snacks
Fruktfat

Cleaning

Rengjøringskluter
Papirhåndklær
Koster
Rengjøringskluter
Feiebrett
Søppelkasser
Mopp
Resirkuleringsbeholdere
Rengjøringsmidler
Søppelposer

Technical

Tape
Reservebatterier
Bærbare ovner
Kabelstrips
Skjøteledninger
Kamera
Grenuttak
Stativ
Belysningskontroller
Høyttalere
Mikrofoner
Lydmikser
Musikkspiller
Musikklister
Sceneutstyr

Activities

Sinterklaasgaver
Gavepapir
Selskapsspill
Quizmateriell
Fotobakgrunn

Tips

Begynn med forventet antall gjester og bekreft sittekapasiteten før du lager bordplasseringen. Sett en tydelig RSVP-frist, slik at du ikke bestiller mat eller stoler på et foreløpig tall.
Avklar catering, dessertalternativer og kjøkkenfasiliteter samtidig. Be om endelig meny og eventuelle allergier senest 7 dager før middagen, og kontroller at lokalet faktisk har utstyret leverandøren trenger.
Lag en tidsplan med klokkeslett for mottakelse, middag, dessert, bakgrunnsunderholdning og avsluttende aktiviteter. Del planen med ansatte, frivillige og leverandører minst 48 timer før arrangementet.
Planlegg bordplassering, navneskilt og garderobe før gjestene kommer. Klesstativer og kleshengere blir ofte glemt, men mangler her skaper kø allerede de første 15 minuttene.
Gå gjennom belysning, fotomuligheter og nødprosedyrer på stedet senest dagen før. Ha kontaktlisten for nødstilfeller tilgjengelig, og avtal hvem som følger opp gjestenes behov under middagen.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid i forveien bør jeg begynne å planlegge en julemiddag?: Begynn minst 8 uker før hvis du skal avtale lokale, catering og underholdning. Sett dato og målgruppe først, og ha gjestelisten klar senest 4 uker før arrangementet.
Når bør gjestene svare på invitasjonen til julemiddagen?: Sett RSVP-frist 3–4 uker før middagen. Da har du tid til å bekrefte antall kuverter, allergier, sitteplan, stoler og eventuelle endringer i cateringbestillingen.
Når bør meny og dessert til julemiddagen bekreftes?: Bekreft meny og dessert minst 7 dager før arrangementet, og send det endelige gjesteantallet til cateringen samtidig. Allergier og andre matbehov bør være registrert innen samme frist.
Når bør tidsplanen for julemiddagen deles med leverandører og frivillige?: Send den ferdige tidsplanen minst 48 timer før arrangementet. Ta også en kort gjennomgang på stedet 2–3 timer før gjestene kommer, slik at bord, belysning, registrering og underholdning er klare.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.