Slik organiserer du en babyshower

Start med å avklare hvem babyshoweren er for, hvilken stil dere ønsker og hvor mange som skal inviteres. Deretter lager du gjesteliste, sender invitasjoner og setter en tydelig RSVP-frist før du bestiller kake, desserter og eventuell catering. Planlegg dekorasjon, aktiviteter og gaveåpning som en enkel tidslinje, slik at vertene vet hvem som gjør hva. På dagen bør én person ha ansvar for mottak, mat, drikke og avslutning.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Samle gjestenes kontaktopplysninger
2
Design invitasjonene
3
Bestille babyshowerkaken
4
Ordne blomsterdekorasjoner
5
Sende ut invitasjonene
6
Bestille desserter
7
Forberede temadekorasjon
8
Bekrefte tidspunktet for dekorasjonsoppsettet
9
Koordinere åpningen av gavene
2 personer
10
Etablere RSVP-prosedyren
11
Ordne drikke
12
Forberede bakgrunnsmusikk
13
Bekrefte levering av catering
14
Åpne arrangementet
15
Leie utstyr ved behov
16
Kontrollere den endelige dekorasjonsoppsetningen
17
Forberede registrerings- eller velkomstskranken
18
Servere mat og drikke
2 personer
19
Bekrefte kakeleveringen
20
Koordinere spill og aktiviteter
2 personer
21
Fastsette formålet med og stilen til babyshoweren
22
Følge opp gjestenes svar
23
Ta kontakt med dekorasjonsleverandører
24
Velge babyshower-spill
25
Skrive ut gjestelisten
26
Koordinere presentasjonen av kaken
2 personer
27
Bestemme om babyshoweren skal være en overraskelse
28
Følge opp gjester som ikke har svart
29
Ordne blomsterdekorasjoner
30
Forberede utstyr til leker
31
Forbered navneskilt
32
Fotografere viktige øyeblikk
33
Rådføre seg med de vordende foreldrene om deres preferanser
34
Ferdigstille gjestelisten
35
Ordne ballongdekorasjoner
36
Organisere premier
37
Forberede minner til gjestene
38
Takk gjestene
39
Bestemme forventet antall gjester
40
Notere kostholdsrestriksjoner
41
Bekrefte avtaler med leverandører
42
Lage arrangementsplanen
43
Pakke aktivitetsmateriell
44
Dele ut party favors
2 personer
45
Fastsette arrangementsbudsjettet
46
Ordne tilgjengelighetskrav
47
Holde oversikt over arrangementskostnadene
48
Forberede velkomsttalen
49
Forberede nødutstyr
50
Avslutte arrangementet offisielt
51
Velge ønsket arrangementsdato
52
Forberede sitteplanen
53
Utarbeide dekorasjonsplanen
54
Utpeke en konferansier
55
Stille opp bordene
56
Ha tilsyn med oppryddingen av lokalet
2 personer
57
Sette opp alternative datoer
58
Lage navneskilt for gjestene
59
Kjøpe dekorasjoner
60
Forberede aktivitetsinstruksjoner
61
Sette opp stoler
62
Pynte gjenbrukbare dekorasjoner
2 personer
63
Velge arrangementssted
64
Forberede velkomstgaver ved behov
65
Forberede borddekorasjon
66
Organisere aktiviteter for å åpne gaver
67
Dekke bordene
68
Returnere leid utstyr
69
Befare mulige lokaler
70
Ordne parkeringsinformasjon
71
Velge midtpunktdekorasjoner
72
Organisere aktiviteter for minneboken
73
Sette opp dekorasjoner
74
Kontrollere arrangementsbudsjettet
75
Bekrefte tilgjengeligheten til lokalet
76
Forberede gjesteinformasjon
77
Ordne velkomstskilt
78
Forberede rådgivningskort til gjestene
79
Gjennomføre den siste inspeksjonen av lokalet
80
Arkivere arrangementbilder og planleggingsdokumenter
81
Reservere lokalet
82
Ferdigstille arrangementsbudsjettet
83
Forberede gavebordet
84
Organisere spåaktiviteter om babyen
85
Åpne lokalet
86
Sette sammen arrangørteamet
87
Ta kontakt med cateringfirmaer
88
Planlegge dessertbordet
89
Planlegge fotomuligheter
90
Motta leverandører
91
Fordele ansvar til arrangører
92
Innhente tilbud fra caterere
93
Organisere drikkestasjonen
94
Sammensette spillelister
95
Ha tilsyn med oppsettet
96
Utvikle temaet for babyshoweren
97
Sammenligne cateringtilbud
98
Sette opp fotohjørnet
99
Forberede underholdningsmateriell
100
Klargjøre forfriskninger
101
Velge arrangementets fargepalett
102
Velge caterer
103
Klargjøre dekorative bakgrunner
104
Bekrefte det endelige programmet
105
Ta imot gjester
2 personer
106
Lage den foreløpige gjestelisten
107
Bekrefte menyen
108
Installere dekorativ belysning
109
Bekrefte alle leverandører
110
Lede gjestene til plassene sine
2 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Mappe for eventplanlegging
Sitteplan
Arrangementstidslinje
Programhefte
Budsjettark
Aktivitetsplan
Kontaktliste for gjester
Kontaktark for leverandører
Sjekkliste for utstyr
Kontaktliste for leverandører
Lokaleavtale
Takkekort
Cateringkontrakt
Kontrakter med dekorasjonsleverandører
Etiketter
Gjesteliste
RSVP-oversikter
Betalingsinformasjon
Tilbakemeldingskort
Permanentmarkører
Informasjon om gaveønsker
Gjestebok
Sjekklister
Navneskilt
Penner
Navnekort
Bordnumre
Invitasjoner
Konvolutter
Informasjonskort
Frimerker

Decorations

Papirlanterner
Fotovegg
Girlandere
Dekorative rekvisitter
Dekorative bånd
Konfetti
Ballonger
Blomsterdekorasjoner
Velkomstskilt
Ballongbue
Friske blomster
Ballongvekter
Kunstige blomster
Dekorative bokser
Bannere
Dekorative kurver
Dekorative girlandere
Dekorative bokstaver
Papirvifter
Babytema-skilt
Bordduker
Bordløpere
Stoltrekk
Midtpunktdekorasjoner

Groceries

Ostefat
Sandwicher
Snacks
Kake
Cupcakes
Kjeks
Godteri
Sjokolade
Fruktfat
Tetilbehør

Kitchen

Kopper
Kakestativ
Glass
Tallerkener
Snacksbrett
Serveringsfat
Serveringsfat
Bestikk
Kakekniv
Servietter
Kakespade
Sugerør
Drikkedispenser
Isbøtte
Kaffetrakter
Flaskeåpner

Cleaning

Feiebrett
Mopp
Rengjøringsprodukter
Rengjøringskluter
Søppelbøtter
Gjenvinningsbeholder
Søppelposer
Kjøkkenpapir
Rengjøringskluter
Kosteskaft

Technical

Reservebatterier
LED-lyslys
Lysslynger
Lamper
Skjøteledninger
Engangskamera
Grenuttak
Kamerafilm
Bluetooth-høyttaler
Mikrofon
Musikkspiller
Ladestasjon for telefoner
Dekorativ belysning

Logistics

Transportkasser
Staffelier
Emballasjemateriell
Paraplystativ
Garderobestativ
Glemt-og-funnet-boks
Oppbevaringsbokser
Ballongpumpe
Plastoppbevaringsbokser
Kabelstrips
Verktøysett
Saks
Registreringsbord
Tape
Velkomstbord
Skilting for veianvisning

Gifts

Takkegaver til gjestene
Takkeposer
Gavelapper
Babygavekurv
Gavepapir
Gaveposer
Silkepapir
Bånd

Safety

Liste over nødnummer
Førstehjelpsskrin
Hånddesinfeksjon
Tørkepapir

Furniture

Lounge-stoler
Spisebord
Cocktailbord
Gaveutstillinger
Gavebord
Dessertbord
Drikkebord
Stoler
Klappstoler

Activities

Spåkort
Kort
Minnebok
Spillkort
Fotoprops for gjester
Penner til spill
Premiegaver
Loddkuponger
Rådskort

Tips

Send invitasjonene minst 4–6 uker før babyshoweren, og sett RSVP-frist 2 uker før. Da rekker du å følge opp manglende svar og skrive ut en oppdatert gjesteliste.
Bestill babyshowerkake og desserter så snart dato og antall gjester er bekreftet, helst minst 2 uker i forveien. Avtal leveringstidspunkt separat, fordi kakelevering ofte blir glemt når resten av cateringen planlegges.
Lag en tidslinje med klokkeslett for velkomst, mat, leker og gaveåpning. Legg inn minst 30 minutter til dekorasjonsoppsett og 15 minutter ekstra til levering eller forsinkelser.
Kjøp inn kopper, glass, tallerkener og serveringsfat ut fra gjestetallet, med omtrent 10 prosent ekstra. Tell også batterier, dekorasjon og rengjøringsutstyr før dagen, ikke først når gjestene kommer.
Avtal på forhånd hvem som leder spillene og hvem som koordinerer gaveåpningen. Uten en ansvarlig person kan aktivitetene trekke ut, og gaver, kort og takkegaver blir lett liggende usortert etterpå.

Ofte stilte spørsmål

Hvor tidlig bør man begynne å planlegge en babyshower?: Begynn 6–8 uker før datoen. Da har du tid til å samle kontaktopplysninger, sende invitasjoner med 4–6 ukers frist og bestille kake, desserter og dekorasjon.
Når bør man sende ut invitasjoner til babyshower?: Send dem vanligvis 4–6 uker før arrangementet, med svarfrist omtrent 2 uker før. Følg opp de som ikke har svart innen 3–5 dager etter fristen.
Hvor mye mat og drikke trenger man til en babyshower?: Beregn én normal porsjon mat per gjest, 2–3 små snacks- eller dessertporsjoner og omtrent 2–3 drikkeenheter per person den første timen. Legg til rundt 10 prosent ekstra kopper, glass og tallerkener.
Hvor lang tid bør en babyshower vare?: Sett av 2,5–3 timer. Planlegg cirka 30 minutter til ankomst, 45 minutter til mat, 30–45 minutter til leker og 20–30 minutter til gaveåpning, med litt luft mellom aktivitetene.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.