Checkliste für dein Weihnachtsdinner

Ein Weihnachtsdinner wirkt entspannt, wenn die wichtigen Punkte früh stehen: Termin, Gästeliste, Sitzordnung, Essen, Licht und Ablauf. Gerade bei einem Dinner werden Kleinigkeiten oft zu spät geklärt, etwa genügend Plätze, ein passender Zeitplan oder die Abstimmung mit Küche und Catering. Diese Checkliste hilft dir, die Vorbereitung in die richtige Reihenfolge zu bringen, damit am Abend nichts improvisiert werden muss. So behältst du auch bei mehreren Gästen und engem Zeitfenster den Überblick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Zweck und Ziele festlegen
Speisebereich inspizieren
Dessertoptionen bestätigen
Beleuchtung planen
Sitzplan erstellen
Gästeanforderungen im Blick behalten
2 Personen
Veranstaltungsart festlegen
Sitzplatzkapazität bestätigen
Catering-Verträge organisieren
Weihnachtsmusik organisieren
Veranstaltungsmaterialien vorbereiten
Ablaufzeiten koordinieren
Zielgruppe festlegen
Tischanordnung planen
Entertainment-Anbieter kontaktieren
Hintergrundunterhaltung vorbereiten
Mitarbeitende und Freiwillige einweisen
Abschlussaktivitäten organisieren
2 Personen
Erwartete Gästezahl schätzen
Kücheneinrichtungen bestätigen
Bei Bedarf Equipment mieten
Fotomöglichkeiten organisieren
Notfallabläufe vorbereiten
Gästen und Lieferanten danken
2 Personen
Bevorzugtes Veranstaltungsdatum auswählen
Lagermöglichkeiten bestätigen
Veranstaltungsausgaben überwachen
Dekorationsaufbau koordinieren
Veranstaltungsausstattung prüfen
Reinigung des Veranstaltungsorts überwachen
3 Personen
Alternativtermine ermitteln
Parkmöglichkeiten organisieren
Gästeliste erstellen
Dinner-Programm erstellen
Lieferzeiten koordinieren
Gemietete Ausstattung zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort wählen
Barrierefreiheitsanforderungen bestätigen
Kontaktdaten der Gäste erfassen
Begrüßungsreden planen
Dekorationsaufbau organisieren
Feedback von Gästen einholen
2 Personen
Machbarkeit des Veranstaltungsorts prüfen
Abläufe für die Gästeankunft planen
Einladungen gestalten
Hosts oder Moderatoren organisieren
Tische vorbereiten
Veranstaltungserfolg bewerten
Organisationsteam aufstellen
Dekorationsoptionen mit dem Veranstaltungsort abstimmen
Einladungen versenden
Unterhaltungsprogramm vorbereiten
Stühle und Sitzbereiche anordnen
Finanzunterlagen abschließen
Eventkoordinator ernennen
Endgültigen Plan für den Veranstaltungsaufbau genehmigen
RSVP-Abläufe erstellen
Musiker oder Künstler buchen
Endgültige Besichtigung des Veranstaltungsorts abschließen
Veranstaltungsdokumentation archivieren
Verantwortlichkeiten auf Teammitglieder verteilen
Veranstaltungsbudget finalisieren
Teilnahmebestätigungen verfolgen
Spiele oder Aktivitäten organisieren
Veranstaltungsort öffnen
Erstes Veranstaltungskonzept erstellen
Catering-Budget festlegen
Bei nicht antwortenden Gästen nachfassen
Geschenketausch-Aktivitäten vorbereiten, falls zutreffend
Aufbauaktivitäten überwachen
2 Personen
Weihnachtsessen-Motto entwickeln
Catering-Stil auswählen
Diätetische Anforderungen erfassen
Auszeichnungen oder Ehrungsmomente vorbereiten
Lieferanten begrüßen
Vorläufigen Zeitplan für die Veranstaltung vorbereiten
Catering-Unternehmen kontaktieren
Gästesitzordnung vorbereiten
Reden und Präsentationen koordinieren
Catering-Anlieferung koordinieren
2 Personen
Erstes Veranstaltungsbudget erstellen
Catering-Angebote anfordern
Endgültige Gästeliste erstellen
Endgültigen Abendplan erstellen
Gäste begrüßen
3 Personen
Potenzielle Veranstaltungsorte kontaktieren
Catering-Angebote vergleichen
Weihnachtsdekorationskonzept entwickeln
Alle Lieferanten bestätigen
Gästeanmeldung verwalten
2 Personen
Angebote und Konditionen der Veranstaltungsorte vergleichen
Caterer auswählen
Farbthemen und Dekorationsstile auswählen
Catering-Arrangements bestätigen
Gäste zu den Sitzbereichen führen
2 Personen
Mietbedingungen für den Veranstaltungsort verhandeln
Weihnachtsmenü bestätigen
Dekorationen kaufen oder mieten
Unterhaltungsarrangements bestätigen
Dinner-Service koordinieren
4 Personen
Verfügbarkeit der Location bestätigen
Vegetarische und besondere Ernährungsoptionen organisieren
Tischdekorationskonzepte abstimmen
Gästezusagen bestätigen
Unterhaltungsprogramm organisieren
2 Personen
Den Location-Vertrag unterschreiben
Getränke auswählen
Tischmitten arrangieren
Namenskarten vorbereiten
Referenten und Künstler betreuen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Verwaltung

Ordner für die Eventplanung
Event-Zeitplan
Budgettabelle
Gästekontaktliste
Lieferantenkontaktliste
Vertragsunterlagen der Location
Cateringvertrag
Verträge für das Unterhaltungsprogramm
Anmeldeformulare für Gäste
RSVP-Übersichtslisten
Sitzplan
Namenskarten
Ausdrucke der Gästeliste
Eventablauf
Dienstplan für das Personal
Einsatzpläne für Freiwillige
Zahlungsnachweise
Feedback-Formulare
Unterlagen zur Eventauswertung
Scheren
Etiketten
Lebensmitteletiketten
Gästebuch

Sicherheit

Notfallkontaktliste
Feuerlöscher
Notbeleuchtung
Einweghandschuhe
Erste-Hilfe-Set
Handdesinfektionsmittel
Taschentücher

Logistik

Empfangstisch
Anmeldetisch
Esstische
Banketttische
Cocktailtische
Essstühle
Loungestühle
Kleiderständer
Kleiderbügel
Wegweiser
Fundkiste
Transportbehälter
Aufbewahrungsboxen
Verpackungsmaterial
Servierwagen
Catering-Tische
Buffettische

Dekor

Tischdecken
Stuhlhussen
Tischläufer
Serviettenhalter
Tischnummern
Weihnachtsschmuck
Dekofiguren
Weihnachtslichter
Schneedeko
Girlanden
Dekorative Tischaccessoires
Kränze
Dekolampen
Kerzen
Lichterketten
Kerzenhalter
LED-Kerzen
Laternen
Dekorative Bänder
Weihnachtsbaum
Weihnachtsblumen
Weihnachtsbaumständer
Tischdekorationen

Küche

Essteller
Dessertteller
Suppenschalen
Gläser
Weingläser
Sektgläser
Wassergläser
Bestecksets
Messer
Gabeln
Löffel
Dessertlöffel
Servierplatten
Brotkörbe
Servierschalen
Serviertabletts
Speisewärmer
Servierbesteck
Servietten
Platzsets
Salz- und Pfefferstreuer
Kaffeemaschinen
Teezubehör
Eiskübel
Eisbehälter
Flaschenöffner
Korkenzieher
Küchenutensilien
Lebensmittelbehälter
Getränkespender
Kühlschrankbehälter

Einkäufe

Kaffee
Hauptspeisenteller
Tee
Vegetarische Gerichte
Erfrischungsgetränke
Beilagen
Mineralwasser
Salate
Wein
Weihnachtsdesserts
Sekt
Kuchen
Weihnachtspunsch
Kekse
Cocktail-Zutaten
Schokoladenspezialitäten
Würzmittel
Weihnachtsvorspeisen
Obstplatten

Reinigungsmittel

Putzlappen
Papierhandtücher
Besen
Reinigungstücher
Kehrschaufel
Mülleimer
Wischmopp
Mülleimer für Recycling
Reinigungsmittel
Müllsäcke

Technik

Klebeband
Ersatzbatterien
Mobile Heizgeräte
Kabelbinder
Verlängerungskabel
Kamera
Steckdosenleisten
Stativ
Lichtsteuerungen
Lautsprecher
Mikrofone
Audiomischpult
Musikplayer
Musik-Playlists
Equipment für Aufführungen

Aktivitäten

Geschenke für den Wichtel-Austausch
Geschenkverpackungsmaterial
Partyspiele
Quizmaterialien
Fotohintergrund

Tipps

Prüfe die Sitzkapazität und den Raum zuerst. Wenn du 20 Gäste erwartest, merkst du zu spät erst am Tisch, dass ein Teil der Gruppe keinen vernünftigen Platz hat.
Plane die Uhrzeiten rückwärts vom Servieren aus. Für ein mehrgängiges Weihnachtsdinner brauchst du oft 30 bis 45 Minuten Puffer, wenn Reden, Fotos oder ein Programmpunkt dazukommen.
Kläre das Menü, bevor du die Tischordnung festziehst. Bei 2 oder 3 Sonderwünschen pro 10 Personen lohnt es sich, Allergien und vegetarische Optionen direkt mit der Küche abzugleichen.
Denk an Licht und Musik als Teil des Ablaufs, nicht als Deko. Warmes Licht und leise Weihnachtsmusik sollten spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste laufen.
Lege Notfallkontakte und Dienstpläne schriftlich ab. Wenn 1 Person ausfällt, weiß das Team sofort, wer Aufbau, Empfang oder Koordination übernimmt.

Häufige Fragen

Wann sollte ich mit der Planung für ein Weihnachtsdinner anfangen?: Für ein kleines Weihnachtsdinner reichen oft 4 bis 6 Wochen. Bei mehr als 15 Gästen oder wenn Catering, Technik oder Raumvermietung nötig sind, plane besser 8 bis 12 Wochen ein.
Wie viele Plätze sollte ich vor dem Weihnachtsdinner prüfen?: Prüfe die tatsächliche Sitzkapazität immer mit 1 bis 2 Extra-Plätzen als Puffer. So vermeidest du Engpässe, falls noch jemand spontan dazukommt oder ein Platz durch Deko oder Service blockiert wird.
Wann muss die Tischordnung beim Weihnachtsdinner fertig sein?: Spätestens 2 bis 3 Tage vorher sollte der Sitzplan stehen. Dann hast du noch Zeit, Namen, Platzkarten und Änderungen bei Absagen sauber nachzuziehen.
Was wird beim Weihnachtsdinner am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Dinge wie ein klarer Zeitplan, genügend Stühle, Namenskarten oder eine abgestimmte Musikliste. Auch Notfallkontakte und ein kurzer Ablauf für den Service werden häufig erst am Veranstaltungstag gesucht.

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