Babyshower organisieren: So planst du den Tag

Beginne bei der Babyshower mit dem Ziel und dem Stil der Feier, bevor du Einladungen oder Dekoration bestellst. Danach folgen Gästeliste, RSVP-Verfahren, Catering und ein konkreter Ablaufplan. Plane die Lieferung von Torte und Desserts getrennt und bestätige beide Termine kurz vor der Feier. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Empfang, Spiele, Essen, Geschenke und den Abbau – sonst bleiben kleine, aber entscheidende Aufgaben liegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

1
Kontaktdaten der Gäste sammeln
2
Einladungen gestalten
3
Die Babyshower-Torte bestellen
4
Blumendekorationen arrangieren
5
Die Einladungen verschicken
6
Desserts bestellen
7
Mottodekorationen vorbereiten
8
Aufbauzeit der Dekoration bestätigen
9
Das Auspacken der Geschenke organisieren
2 Personen
10
RSVP-Abläufe einrichten
11
Getränke organisieren
12
Hintergrundmusik vorbereiten
13
Lieferung des Caterings bestätigen
14
Die Veranstaltung eröffnen
15
Bei Bedarf Equipment mieten
16
Das endgültige Deko-Layout prüfen
17
Bereich für Anmeldung oder Empfang vorbereiten
18
Speisen und Getränke servieren
2 Personen
19
Tortenzustellung bestätigen
20
Spiele und Aktivitäten koordinieren
2 Personen
21
Zweck und Stil der Babyshower festlegen
22
Rückmeldungen der Gäste verfolgen
23
Dekorationslieferanten kontaktieren
24
Babyshower-Spiele auswählen
25
Gästeliste ausdrucken
26
Präsentation der Torte koordinieren
2 Personen
27
Entscheiden, ob die Babyshower eine Überraschung wird
28
Bei Gästen ohne Rückmeldung nachfassen
29
Blumendekorationen arrangieren
30
Spielmaterialien vorbereiten
31
Namenskarten vorbereiten
32
Wichtige Momente fotografieren
33
Die werdenden Eltern nach ihren Vorlieben fragen
34
Die endgültige Gästeliste festlegen
35
Ballondekorationen arrangieren
36
Preise organisieren
37
Gastgeschenke vorbereiten
38
Den Gästen danken
39
Die erwartete Gästezahl festlegen
40
Ernährungseinschränkungen erfassen
41
Lieferantenvereinbarungen bestätigen
42
Den Ablaufplan der Veranstaltung planen
43
Materialien für Aktivitäten einpacken
44
Gastgeschenke verteilen
2 Personen
45
Das Veranstaltungsbudget festlegen
46
Barrierefreiheitsanforderungen organisieren
47
Ausgaben der Veranstaltung überwachen
48
Die Begrüßungsrede vorbereiten
49
Notfallausrüstung vorbereiten
50
Die Veranstaltung offiziell beenden
51
Das gewünschte Veranstaltungsdatum auswählen
52
Den Sitzplan vorbereiten
53
Den Dekorationsplan entwickeln
54
Eine Moderation bestimmen
55
Tische arrangieren
56
Die Reinigung des Veranstaltungsorts überwachen
2 Personen
57
Ausweichtermine identifizieren
58
Namenskarten für Gäste erstellen
59
Dekorationen kaufen
60
Anweisungen für Aktivitäten vorbereiten
61
Stühle arrangieren
62
Wiederverwendbare Dekorationen einpacken
2 Personen
63
Den Veranstaltungsort auswählen
64
Bei Bedarf Willkommensgeschenke vorbereiten
65
Tischdekorationen vorbereiten
66
Geschenköffnungsaktivitäten organisieren
67
Die Tische eindecken
68
Gemietetes Equipment zurückgeben
69
Mögliche Veranstaltungsorte besichtigen
70
Informationen zum Parken bereitstellen
71
Tischmittelstücke auswählen
72
Aktivitäten für das Erinnerungsbuch organisieren
73
Dekorationen anbringen
74
Das Veranstaltungsbudget prüfen
75
Verfügbarkeit des Veranstaltungsorts bestätigen
76
Gästeinformationen vorbereiten
77
Willkommensschilder arrangieren
78
Ratskarten für Gäste vorbereiten
79
Die abschließende Besichtigung des Veranstaltungsorts durchführen
80
Eventfotos und Planungsunterlagen archivieren
81
Den Veranstaltungsort reservieren
82
Das Veranstaltungsbudget abschließen
83
Den Geschenketisch vorbereiten
84
Baby-Vorhersage-Aktivitäten organisieren
85
Den Veranstaltungsort öffnen
86
Das Organisationsteam aufstellen
87
Catering-Anbieter kontaktieren
88
Den Desserttisch planen
89
Fotomöglichkeiten planen
90
Lieferanten begrüßen
91
Aufgaben unter den Organisatoren verteilen
92
Catering-Angebote anfragen
93
Die Getränkestation organisieren
94
Musik-Playlists arrangieren
95
Aufbauarbeiten überwachen
96
Das Babyshower-Motto entwickeln
97
Catering-Angebote vergleichen
98
Den Foto-Bereich arrangieren
99
Unterhaltungsmaterialien vorbereiten
100
Erfrischungen vorbereiten
101
Farbpalette für das Event auswählen
102
Caterer auswählen
103
Dekorative Hintergründe vorbereiten
104
Das finale Programm bestätigen
105
Gäste begrüßen
2 Personen
106
Vorläufige Gästeliste vorbereiten
107
Menü bestätigen
108
Dekorative Beleuchtung anbringen
109
Alle Lieferanten bestätigen
110
Gäste zu den Sitzplätzen geleiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Verwaltung

Eventplanungsmappe
Sitzplan
Event-Timeline
Eventplan
Budgettabelle
Ablaufplan
Gästekontaktliste
Lieferantenkontaktliste
Inventur-Checkliste
Lieferantenkontaktliste
Veranstaltungsvertrag
Dankeskarten
Cateringvertrag
Verträge mit Dekorationslieferanten
Etiketten
Gästeliste
RSVP-Listen
Zahlungsunterlagen
Feedbackkarten
Permanentmarker
Geschenkliste-Informationen
Gästebuch
Checklisten
Namensschilder
Stifte
Namenskärtchen
Tischnummern
Einladungen
Umschläge
Informationskarten
Briefmarken

Dekorationen

Papierlaternen
Fotohintergrund
Wimpelketten
Dekorationsrequisiten
Dekorative Bänder
Konfetti
Luftballons
Blumenarrangements
Willkommensschild
Ballonbogen
Frische Blumen
Ballongewichte
Künstliche Blumen
Dekoboxen
Banner
Dekokörbe
Dekorationsgirlanden
Deko-Buchstaben
Papierfächer
Schilder mit Baby-Motiv
Tischdecken
Tischläufer
Stuhlhussen
Tischdekorationen

Einkäufe

Käseplatte
Sandwiches
Fingerfood
Kuchen
Cupcakes
Kekse
Süßigkeiten
Schokolade
Obstplatte
Teebedarf

Küche

Becher
Tortenständer
Gläser
Teller
Snackschalen
Schüsseln
Servierplatten
Besteck
Tortenmesser
Servietten
Tortenheber
Trinkhalme
Getränkespender
Eiskübel
Kaffeemaschine
Flaschenöffner

Reinigungsmittel

Kehrschaufel
Mopp
Reinigungsmittel
Reinigungstücher
Müllbehälter
Recyclingbehälter
Müllsäcke
Papiertücher
Reinigungstücher
Besen

Technik

Ersatzbatterien
LED-Kerzen
Lichterketten
Lampen
Verlängerungskabel
Sofortbildkamera
Steckdosenleisten
Filme für die Kamera
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
Musikplayer
Ladestation für Handys
Dekorative Beleuchtung

Logistik

Transportbehälter
Staffeleien
Verpackungsmaterial
Schirmständer
Garderobenständer
Fundkiste
Aufbewahrungsboxen
Ballonpumpe
Kunststoff-Aufbewahrungsbehälter
Kabelbinder
Werkzeugkasten
Scheren
Anmeldetisch
Klebeband
Empfangstisch
Wegweiser

Geschenke

Gastgeschenke
Geschenktüten
Geschenkanhänger
Babygeschenkkorb
Geschenkpapier
Geschenktüten
Seidenpapier
Band

Sicherheit

Notfallkontaktliste
Erste-Hilfe-Set
Handdesinfektionsmittel
Taschentücher

Möbel

Loungesessel
Speisetische
Cocktailtische
Geschenkständer
Geschenktisch
Desserttisch
Getränketisch
Stühle
Klappstühle

Aktivitäten

Vorhersagekarten
Wunschkarten
Erinnerungsbuch
Spielkarten
Foto-Requisiten für Gäste
Stifte für Spiele
Preise
Loskarten
Ratschlagskarten

Tipps

Lege zuerst Stil, Budget und Gästezahl fest. Sammle Kontaktdaten in einer gemeinsamen Liste und verschicke die Einladungen so früh, dass du mindestens 10 bis 14 Tage vor der Feier eine belastbare Rückmeldung hast.
Bestätige Catering, Torte und Desserts spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Kläre dabei Lieferzeit, Stellfläche und benötigtes Geschirr; eine Tortenständer oder Transportbox wird häufig erst am Tag selbst vermisst.
Plane den Ablauf rückwärts vom Beginn der Feier. Reserviere feste Zeiten für Begrüßung, Spiele, Essen und das Öffnen der Geschenke und benenne für jede Aufgabe eine verantwortliche Person.
Baue die Dekoration nicht erst beim Eintreffen der Gäste auf. Bestätige die Aufbauzeit mit dem Anbieter mindestens eine Woche vorher und prüfe am Veranstaltungstag Fotowand, Ballons, Girlanden, Lampions und die endgültige Anordnung gemeinsam.
Bereite einen kleinen Notfallplatz für den Tag vor: Ersatzbatterien, Reinigungsmittel, Verpackungsmaterial und zusätzliche Becher oder Teller gehören griffbereit dazu. So musst du bei verschütteten Getränken oder beschädigter Dekoration nicht improvisieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Babyshower organisieren?: Starte etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Stil, Budget und Gästeliste. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und schließe die RSVP-Liste 10 bis 14 Tage vorher.
Wann sollte man die Babyshower-Torte bestellen?: Bestelle die Torte mindestens 2 bis 3 Wochen vor der Feier, besonders bei einem bestimmten Design. Bestätige Lieferung, Uhrzeit und Stellfläche noch einmal 3 bis 5 Tage vorher.
Wie viele Spiele braucht man für eine Babyshower?: Plane bei einer Feier von 2 bis 3 Stunden etwa 3 bis 5 Spiele oder Aktivitäten ein. Rechne pro Spiel mit 10 bis 20 Minuten und halte eine Aktivität als Ersatz bereit, falls der Ablauf schneller endet.
Wie plant man den Ablauf einer Babyshower?: Teile die Feier in Empfang, Begrüßung, Essen, Spiele und Geschenke auf. Lege für jeden Abschnitt eine Startzeit fest und plane mindestens 15 Minuten Puffer für verspätete Gäste, Lieferungen und den Wechsel zwischen den Aktivitäten ein.

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