Jak naplánovat vánoční večeři krok za krokem

Začněte termínem, cílem večeře a odhadem počtu hostů. Teprve potom řešte kapacitu prostoru, rozložení stolů, catering a doprovodný program. U vánoční večeře se často pozdě potvrzuje dezert, chybí místo na kabáty nebo není jasné, kdo během večera koordinuje dodavatele. Když si předem připravíte časový harmonogram, zasedací plán, kontakty a nouzové postupy, zvládnete přípravu i samotný večer bez improvizace na poslední chvíli.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Určete cíl a záměry
2
Prohlédněte prostor pro stravování
3
Potvrďte dezertové možnosti
4
Naplánujte osvětlení
5
Vytvořte plán sezení
6
Sledujte potřeby hostů
2 osob
7
Určete typ akce
8
Potvrďte kapacitu sezení
9
Zajistěte smlouvy s cateringem
10
Zajistěte vánoční hudbu
11
Připravte materiály na akci
12
Koordinujte časový harmonogram akce
13
Určete cílovou skupinu hostů
14
Naplánujte rozložení stolů
15
Kontaktujte dodavatele zábavy
16
Připravte doprovodný program
17
Připravte zaměstnance a dobrovolníky
18
Zorganizujte závěrečné aktivity
2 osob
19
Odhadněte očekávaný počet hostů
20
Potvrďte kuchyňské vybavení
21
V případě potřeby zajistěte pronájem vybavení
22
Zorganizujte fotografická místa
23
Připravte nouzové postupy
24
Poděkujte hostům a dodavatelům
2 osob
25
Zvolte požadovaný termín akce
26
Potvrďte skladovací prostory
27
Sledujte výdaje na akci
28
Koordinujte umístění dekorací
29
Zkontrolujte vybavení místa konání
30
Dohlédněte na úklid místa konání
3 osob
31
Určete náhradní termíny
32
Zajistěte možnosti parkování
33
Sestavte seznam hostů
34
Sestavte program večeře
35
Koordinujte harmonogramy doručení
36
Vraťte pronajaté vybavení
2 osob
37
Vyberte místo konání
38
Potvrďte požadavky na přístupnost
39
Shromážděte kontaktní údaje hostů
40
Naplánujte uvítací projevy
41
Zorganizujte instalaci dekorací
42
Shromážděte zpětnou vazbu od hostů
2 osob
43
Posuďte vhodnost místa konání
44
Naplánujte příchod hostů
45
Navrhněte pozvánky
46
Zajistěte hostitele nebo moderátory
47
Připravte jídelní stoly
48
Vyhodnoťte průběh akce
49
Sestavit organizační tým
50
Proberte možnosti dekorací s místem konání
51
Rozeslat pozvánky
52
Připravte program zábavy
53
Uspořádejte židle a posezení
54
Aktualizujte finanční záznamy
55
Jmenujte koordinátora akce
56
Schvaluje konečný plán rozmístění na místě
57
Nastavte postupy pro RSVP
58
Zarezervujte hudebníky nebo vystupující
59
Proveďte závěrečnou kontrolu místa konání
60
Archivujte dokumentaci k akci
61
Rozdělte odpovědnosti mezi členy týmu
62
Uzavřete rozpočet akce
63
Sledujte potvrzení hostů
64
Zorganizujte hry nebo aktivity
65
Otevřete místo konání
66
Vytvořte první koncept akce
67
Stanovte rozpočet na catering
68
Kontaktujte hosty, kteří neodpověděli
69
V případě potřeby připravte aktivity na výměnu dárků
70
Dohlédněte na přípravné práce
2 osob
71
Vytvořte téma pro vánoční večeři
72
Zvolte styl cateringu
73
Zaznamenejte dietní požadavky
74
Připravte ceny nebo ocenění
75
Přivítejte dodavatele
76
Připravte předběžný časový plán akce
77
Kontaktujte cateringové společnosti
78
Připravte uspořádání sezení pro hosty
79
Koordinujte projevy a prezentace
80
Koordinovat příjezd cateringu
2 osob
81
Vytvořit první rozpočet akce
82
Vyžádat si nabídky cateringu
83
Vytvořit konečný seznam hostů
84
Vytvořit konečný večerní program
85
Přivítejte hosty
3 osob
86
Kontaktovat možné lokality
87
Porovnat nabídky cateringu
88
Vytvořit koncept vánoční výzdoby
89
Potvrdit všechny dodavatele
90
Spravovat registraci hostů
2 osob
91
Porovnat nabídky a podmínky místa konání
92
Vyberte catering
93
Zvolit barevná témata a styly výzdoby
94
Potvrďte cateringové uspořádání
95
Navigovat hosty do sedacích zón
2 osob
96
Vyjednat podmínky pronájmu místa konání
97
Potvrdit vánoční menu
98
Koupit nebo pronajmout dekorace
99
Potvrdit dohodu o zábavním programu
100
Koordinovat obsluhu večeře
4 osob
101
Potvrdit dostupnost místa konání
102
Zajistit vegetariánské a speciální dietní možnosti
103
Zajistit plánování stolní výzdoby
104
Potvrdit účast hostů
105
Spravovat zábavní aktivity
2 osob
106
Podepsat smlouvu s místem konání
107
Vybrat nápoje
108
Připravit středové dekorace
109
Připravit jmenovky
110
Podporovat řečníky a umělce
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Složka pro plánování akce
Časový plán akce
Rozpočtová tabulka
Kontaktní seznam hostů
Seznam kontaktů dodavatelů
Dokumenty ke smlouvě s místem konání
Smlouva s cateringem
Smlouvy na zábavní program
Registrační formuláře pro hosty
Přehled potvrzení účasti
Plán sezení
Jmenovky
Tisk seznamu hostů
Program akce
Směnný rozpis personálu
Rozpisy pro dobrovolníky
Platební údaje
Formuláře zpětné vazby
Dokumenty k vyhodnocení akce
Nůžky
Štítky
Štítky na potraviny
Kniha hostů

Safety

Kontaktní seznam pro mimořádné události
Hasicí přístroj
Nouzové osvětlení
Jednorázové rukavice
Lékárnička
Dezinfekce na ruce
Kapesníky

Logistics

Přijímací stůl
Registrační stůl
Jídelní stoly
Banketní stoly
Koktejlové stolky
Jídelní židle
Křesla do lounge
Stojany na oblečení
Ramínka na oblečení
Směrové tabule
Předměty do ztrát a nálezů
Přepravní boxy
Úložné boxy
Balení
Servírovací vozíky
Cateringové stoly
Bufetové stoly

Decor

Ubrusy
Potahy na židle
Běhouny na stoly
Stojánky na ubrousky
Čísla stolů
Vánoční ozdoby
Dekorativní figurky
Vánoční osvětlení
Sněhové dekorace
Girlandy
Dekorativní stolní doplňky
Vánoční věnce
Dekorativní lampy
Svíčky
Dekorativní osvětlení
Svícny
LED svíčky
Lucerny
Dekorativní stuhy
Vánoční stromek
Vánoční květiny
Stojan na vánoční stromek
Stolní dekorace

Kitchen

Talíře na večeři
Dezertní talíře
Misky na polévku
Sklenice
Sklenice na víno
Sklenice na šampaňské
Sklenice na vodu
Sady příborů
Nože
Vidličky
Lžíce
Lžičky na dezert
Servírovací talíře
Chlebové košíky
Servírovací mísy
Servírovací mísy
Ohřívače jídla
Servírovací náčiní
Ubrousky
Podložky pod talíře
Soličky a pepřenky
Kávovary
Čajové doplňky
Kbelíky na led
Nádoby na led
Otvíráky na láhve
Vývrtky
Kuchyňské náčiní
Nádoby na skladování potravin
Výdejníky nápojů
Bedny do lednice

Groceries

Káva
Hlavní chody
Čaj
Vegetariánská jídla
Nealkoholické nápoje
Přílohy
Minerální voda
Saláty
Víno
Vánoční dezerty
Šampaňské
Dorty
Vánoční punč
Sušenky
Ingredience na koktejly
Čokoládové pochoutky
Bylinky a omáčky
Vánoční pohoštění
Mísy s ovocem

Cleaning

Čisticí utěrky
Papírové ručníky
Košťata
Čisticí hadříky
Smetáček a lopatka
Odpadkové koše
Mop
Recyklační nádoby
Čisticí prostředky
Odpadkové pytle

Technical

Lepicí páska
Náhradní baterie
Přenosné topení
Kabelové pásky
Prodlužovací kabely
Fotoaparát
Prodlužky s více zásuvkami
Stativ
Ovladače osvětlení
Hudební reproduktory
Mikrofony
Audiomixážní pult
Hudební přehrávač
Hudební seznamy
Jevištní technika

Activities

Dárky pro Sinterklaase
Balicí materiál na dárky
Společenské hry
Materiály na kvíz
Fotokoutkové pozadí

Tipy

Nejdřív si stanovte termín, typ večeře a cílový počet hostů. Kapacitu sezení ověřte přímo v prostoru a počítejte s místem pro přijímací stůl, odkládání kabátů i volný průchod.
Catering potvrďte písemně s dostatečným předstihem a zároveň si nechte potvrdit kuchyňské vybavení. Dezert řešte nejpozději při finalizaci menu, protože jeho dostupnost bývá omezená.
Zasedací plán připravte až po uzavření seznamu hostů, ale jmenovky vytiskněte nejméně 3 dny před večeří. Nechte si rezervu několika míst pro pozdní změny nebo nečekané potřeby hostů.
Časový harmonogram rozdělte po konkrétních úsecích: příchod, registrace, servírování, program a závěr. Každý úkol přiřaďte konkrétnímu člověku a zaměstnancům i dobrovolníkům připravte směny.
Osvětlení, vánoční hudbu a fotografické místo otestujte před příchodem hostů. Připravte také nouzové kontakty, postup při výpadku vybavení a způsob, jak během večera rychle kontaktovat catering nebo zábavní program.

Časté otázky

Jak dlouho předem začít plánovat vánoční večeři?: S přípravou začněte nejméně 8 až 12 týdnů předem. V prvních 14 dnech potvrďte termín, prostor, očekávaný počet hostů a základní podobu večeře; potom řešte catering, program a vybavení.
Kdy uzavřít seznam hostů a zasedací plán?: Seznam hostů uzavřete přibližně 7 až 10 dní před akcí. Zasedací plán připravte hned poté a jmenovky vytiskněte alespoň 3 dny před večeří, aby zbyl čas na opravy.
Kolik času vyhradit na přípravu prostoru před vánoční večeří?: Na kontrolu stolů, židlí, osvětlení, registrace, hudby a fotografického místa si vyhraďte nejméně 2 až 3 hodiny před příchodem hostů. Catering a personál by měli mít vlastní časový bod pro převzetí kuchyňského vybavení a přípravu servisu.
Co nesmím zapomenout potvrdit u cateringu?: Nejpozději 7 dní před večeří potvrďte počet porcí, čas příjezdu, menu včetně dezertu, potřebné kuchyňské vybavení a kontaktní osobu na místě. Současně ověřte, kdo řeší změny jídel, alergie a případný výpadek dodávky.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.