Checklist pro vánoční večeři

Vánoční večeře stojí a padá s tím, co je připravené den předem. Nejčastěji se zapomíná na seating, časování podávání, rezervu pro pozdní příjezdy a na to, kdo bude během večera doplňovat nápoje nebo koordinovat servis. Tady máš přehled, podle kterého si pohlídáš pořadí kroků i detaily v prostoru. Hodí se pro rodinnou večeři, firemní setkání i menší slavnostní večeři s hosty, kteří přijdou postupně.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl a záměry
Prohlédněte prostor pro stravování
Potvrďte dezertové možnosti
Naplánujte osvětlení
Vytvořte plán sezení
Sledujte potřeby hostů
2 osob
Určete typ akce
Potvrďte kapacitu sezení
Zajistěte smlouvy s cateringem
Zajistěte vánoční hudbu
Připravte materiály na akci
Koordinujte časový harmonogram akce
Určete cílovou skupinu hostů
Naplánujte rozložení stolů
Kontaktujte dodavatele zábavy
Připravte doprovodný program
Připravte zaměstnance a dobrovolníky
Zorganizujte závěrečné aktivity
2 osob
Odhadněte očekávaný počet hostů
Potvrďte kuchyňské vybavení
V případě potřeby zajistěte pronájem vybavení
Zorganizujte fotografická místa
Připravte nouzové postupy
Poděkujte hostům a dodavatelům
2 osob
Zvolte požadovaný termín akce
Potvrďte skladovací prostory
Sledujte výdaje na akci
Koordinujte umístění dekorací
Zkontrolujte vybavení místa konání
Dohlédněte na úklid místa konání
3 osob
Určete náhradní termíny
Zajistěte možnosti parkování
Sestavte seznam hostů
Sestavte program večeře
Koordinujte harmonogramy doručení
Vraťte pronajaté vybavení
2 osob
Vyberte místo konání
Potvrďte požadavky na přístupnost
Shromážděte kontaktní údaje hostů
Naplánujte uvítací projevy
Zorganizujte instalaci dekorací
Shromážděte zpětnou vazbu od hostů
2 osob
Posuďte vhodnost místa konání
Naplánujte příchod hostů
Navrhněte pozvánky
Zajistěte hostitele nebo moderátory
Připravte jídelní stoly
Vyhodnoťte průběh akce
Sestavit organizační tým
Proberte možnosti dekorací s místem konání
Rozeslat pozvánky
Připravte program zábavy
Uspořádejte židle a posezení
Aktualizujte finanční záznamy
Jmenujte koordinátora akce
Schvaluje konečný plán rozmístění na místě
Nastavte postupy pro RSVP
Zarezervujte hudebníky nebo vystupující
Proveďte závěrečnou kontrolu místa konání
Archivujte dokumentaci k akci
Rozdělte odpovědnosti mezi členy týmu
Uzavřete rozpočet akce
Sledujte potvrzení hostů
Zorganizujte hry nebo aktivity
Otevřete místo konání
Vytvořte první koncept akce
Stanovte rozpočet na catering
Kontaktujte hosty, kteří neodpověděli
V případě potřeby připravte aktivity na výměnu dárků
Dohlédněte na přípravné práce
2 osob
Vytvořte téma pro vánoční večeři
Zvolte styl cateringu
Zaznamenejte dietní požadavky
Připravte ceny nebo ocenění
Přivítejte dodavatele
Připravte předběžný časový plán akce
Kontaktujte cateringové společnosti
Připravte uspořádání sezení pro hosty
Koordinujte projevy a prezentace
Koordinovat příjezd cateringu
2 osob
Vytvořit první rozpočet akce
Vyžádat si nabídky cateringu
Vytvořit konečný seznam hostů
Vytvořit konečný večerní program
Přivítejte hosty
3 osob
Kontaktovat možné lokality
Porovnat nabídky cateringu
Vytvořit koncept vánoční výzdoby
Potvrdit všechny dodavatele
Spravovat registraci hostů
2 osob
Porovnat nabídky a podmínky místa konání
Vyberte catering
Zvolit barevná témata a styly výzdoby
Potvrďte cateringové uspořádání
Navigovat hosty do sedacích zón
2 osob
Vyjednat podmínky pronájmu místa konání
Potvrdit vánoční menu
Koupit nebo pronajmout dekorace
Potvrdit dohodu o zábavním programu
Koordinovat obsluhu večeře
4 osob
Potvrdit dostupnost místa konání
Zajistit vegetariánské a speciální dietní možnosti
Zajistit plánování stolní výzdoby
Potvrdit účast hostů
Spravovat zábavní aktivity
2 osob
Podepsat smlouvu s místem konání
Vybrat nápoje
Připravit středové dekorace
Připravit jmenovky
Podporovat řečníky a umělce
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Složka pro plánování akce
Časový plán akce
Rozpočtová tabulka
Kontaktní seznam hostů
Seznam kontaktů dodavatelů
Dokumenty ke smlouvě s místem konání
Smlouva s cateringem
Smlouvy na zábavní program
Registrační formuláře pro hosty
Přehled potvrzení účasti
Plán sezení
Jmenovky
Tisk seznamu hostů
Program akce
Směnný rozpis personálu
Rozpisy pro dobrovolníky
Platební údaje
Formuláře zpětné vazby
Dokumenty k vyhodnocení akce
Nůžky
Štítky
Štítky na potraviny
Kniha hostů

Safety

Kontaktní seznam pro mimořádné události
Hasicí přístroj
Nouzové osvětlení
Jednorázové rukavice
Lékárnička
Dezinfekce na ruce
Kapesníky

Logistics

Přijímací stůl
Registrační stůl
Jídelní stoly
Banketní stoly
Koktejlové stolky
Jídelní židle
Křesla do lounge
Stojany na oblečení
Ramínka na oblečení
Směrové tabule
Předměty do ztrát a nálezů
Přepravní boxy
Úložné boxy
Balení
Servírovací vozíky
Cateringové stoly
Bufetové stoly

Decor

Ubrusy
Potahy na židle
Běhouny na stoly
Stojánky na ubrousky
Čísla stolů
Vánoční ozdoby
Dekorativní figurky
Vánoční osvětlení
Sněhové dekorace
Girlandy
Dekorativní stolní doplňky
Vánoční věnce
Dekorativní lampy
Svíčky
Dekorativní osvětlení
Svícny
LED svíčky
Lucerny
Dekorativní stuhy
Vánoční stromek
Vánoční květiny
Stojan na vánoční stromek
Stolní dekorace

Kitchen

Talíře na večeři
Dezertní talíře
Misky na polévku
Sklenice
Sklenice na víno
Sklenice na šampaňské
Sklenice na vodu
Sady příborů
Nože
Vidličky
Lžíce
Lžičky na dezert
Servírovací talíře
Chlebové košíky
Servírovací mísy
Servírovací mísy
Ohřívače jídla
Servírovací náčiní
Ubrousky
Podložky pod talíře
Soličky a pepřenky
Kávovary
Čajové doplňky
Kbelíky na led
Nádoby na led
Otvíráky na láhve
Vývrtky
Kuchyňské náčiní
Nádoby na skladování potravin
Výdejníky nápojů
Bedny do lednice

Groceries

Káva
Hlavní chody
Čaj
Vegetariánská jídla
Nealkoholické nápoje
Přílohy
Minerální voda
Saláty
Víno
Vánoční dezerty
Šampaňské
Dorty
Vánoční punč
Sušenky
Ingredience na koktejly
Čokoládové pochoutky
Bylinky a omáčky
Vánoční pohoštění
Mísy s ovocem

Cleaning

Čisticí utěrky
Papírové ručníky
Košťata
Čisticí hadříky
Smetáček a lopatka
Odpadkové koše
Mop
Recyklační nádoby
Čisticí prostředky
Odpadkové pytle

Technical

Lepicí páska
Náhradní baterie
Přenosné topení
Kabelové pásky
Prodlužovací kabely
Fotoaparát
Prodlužky s více zásuvkami
Stativ
Ovladače osvětlení
Hudební reproduktory
Mikrofony
Audiomixážní pult
Hudební přehrávač
Hudební seznamy
Jevištní technika

Activities

Dárky pro Sinterklaase
Balicí materiál na dárky
Společenské hry
Materiály na kvíz
Fotokoutkové pozadí

Tipy

Začni počtem hostů a kapacitou místnosti. Když víš, kolik lidí se skutečně vejde k jednomu stolu nebo ke stolu do skupin, snáz naplánuješ i počet židlí, ubrusů a místo pro obsluhu.
Seating řeš dřív než dekoraci. U vánoční večeře bývá problém hlavně s rodinnými skupinami, alergiemi a tím, kdo sedí blízko sebe; finální zasedací pořádek měj hotový nejpozději 2–3 dny před akcí.
Počítej s tím, že první servis zdržuje. Na úvodní příchod hostů a usazení si nech minimálně 20–30 minut, aby se nestalo, že se jídlo začne nosit, když ještě půlka lidí visí u šatny nebo registrace.
Hudbu a světla nastav před příchodem prvních hostů. U sváteční večeře je lepší vyzkoušet hlasitost i teplotu světla 1 hodinu před začátkem než řešit blikající žárovku nebo příliš hlasitou hudbu během večeře.
Měj po ruce krizový seznam kontaktů a jednu osobu pro rozhodnutí na místě. Když se opozdí catering, chybí příbory nebo je potřeba přesunout stůl, nechceš vymýšlet řešení během podávání hlavního chodu.

Časté otázky

Kdy začít plánovat checklist vánoční večeře?: Ideálně 3 až 4 týdny předem, pokud máš víc než 10 hostů nebo řešíš catering. Základní seating, menu a prostor si ale uzamkni nejpozději 7 dní předem.
Kolik času před večeří mám připravit stoly a dekoraci?: Na samotné rozložení stolů, ubrusů a jmenovek si vyhraď 2 až 3 hodiny podle počtu míst. U menší večeře stačí 60–90 minut, ale světla, hudbu a sezení nastav nejpozději hodinu před příchodem hostů.
Kdy potvrdit catering na vánoční večeři?: Potvrzení pošli nejpozději 48 hodin před akcí a finální počet hostů uzavři obvykle 72 hodin předem, pokud to smlouva dovolí. U menu s více chody se vyplatí ještě jednou projít časy výdeje den předem.
Co se u vánoční večeře zapomíná nejčastěji?: Nejčastěji se zapomíná na šatnu nebo místo na kabáty, extra židle pro opozdilce a seznam alergií. Chybí také rezervní plán pro 1–2 nečekané hosty nebo pro chvíli, kdy je potřeba posunout servis o 15 minut.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.