Jak uspořádat baby shower bez zmatků

Začni tím, že si ujasníš styl oslavy, počet hostů a rozpočet. Potom postupuj v pořadí: seznam kontaktů, pozvánky a RSVP, rezervace dortu a cateringu, dekorace, program a nakonec příprava prostoru. Nejčastěji se pozdě řeší potvrzení času instalace, dodání dortu a přesný plán aktivit. Tento plán ti pomůže rozdělit přípravy do menších kroků a v den oslavy uhlídat jídlo, nápoje, dárky i úklid.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Shromáždit kontaktní údaje hostů
2
Navrhněte pozvánky
3
Objednat dort na baby shower
4
Zařídit květinová aranžmá
5
Rozeslat pozvánky
6
Objednat dezerty
7
Připravit tématickou dekoraci
8
Potvrdit čas na instalaci dekorace
9
Zajistit otevírání dárků
2 osob
10
Nastavit proces RSVP
11
Zajistit nápoje
12
Připravit hudbu na pozadí
13
Potvrdit dodání cateringu
14
Zahájit akci
15
V případě potřeby pronajmout vybavení
16
Zkontrolovat finální rozmístění dekorace
17
Připravit registrační nebo uvítací přepážku
18
Podávat jídlo a nápoje
2 osob
19
Potvrdit dodání dortu
20
Koordinovat hry a aktivity
2 osob
21
Určit cíl a styl baby shower
22
Sledovat reakce hostů
23
Kontaktovat dodavatele dekorací
24
Vybrat hry na baby shower
25
Vytisknout seznam hostů
26
Koordinovat prezentaci dortu
2 osob
27
Rozhodnout, zda bude baby shower překvapení
28
Zavolat hostům, kteří neodpověděli
29
Zařídit květinovou výzdobu
30
Připravit herní materiály
31
Připravit jmenovky
32
Fotit důležité okamžiky
33
Poraďte se s nastávajícími rodiči o jejich preferencích
34
Finálně potvrdit seznam hostů
35
Zařídit balónkovou výzdobu
36
Zařídit výherní dárky
37
Připravit dárky pro hosty na památku
38
Poděkovat hostům
39
Stanovit očekávaný počet hostů
40
Poznamenat dietní omezení
41
Potvrdit dohody s dodavateli
42
Sestavit plán akce
43
Zabalit materiály na aktivity
44
Rozdat dárky pro hosty
2 osob
45
Stanovit rozpočet akce
46
Zařídit požadavky na bezbariérovost
47
Sledovat náklady na akci
48
Připravit uvítací proslov
49
Připravit nouzové potřeby
50
Oficiálně ukončit akci
51
Vybrat požadované datum akce
52
Připravit rozmístění míst k sezení
53
Rozpracovat plán výzdoby
54
Jmenovat ceremoniáře
55
Rozestavit stoly
56
Dohlížet na úklid prostor
2 osob
57
Stanovit náhradní termíny
58
Vyrobit jmenovky pro hosty
59
Koupit dekorace
60
Připravit pokyny k aktivitám
61
Rozmístit židle
62
Zabalit opakovaně použitelné dekorace
2 osob
63
Vybrat místo konání akce
64
V případě potřeby připravit uvítací dárky
65
Připravit stolní dekoraci
66
Zorganizovat aktivity na rozbalování dárků
67
Připravit stoly
68
Vrátit pronajaté vybavení
69
Prohlédnout možné prostory
70
Zařídit informace o parkování
71
Vybrat středové dekorace
72
Zorganizovat aktivity pro pamětní knihu
73
Nainstalovat dekorace
74
Zkontrolovat rozpočet akce
75
Potvrdit dostupnost místa konání
76
Připravit informace pro hosty
77
Zařídit uvítací cedule
78
Připravit poradní kartičky pro hosty
79
Dokončit závěrečnou kontrolu místa
80
Archivovat fotografie z akce a plánovací dokumenty
81
Rezervovat místo
82
Definitivně stanovit rozpočet akce
83
Připravit dárkový stůl
84
Zorganizovat předpovědní aktivity o miminku
85
Otevřít prostor
86
Sestavit organizační tým
87
Kontaktovat cateringové společnosti
88
Naplánovat dezertní stůl
89
Naplánovat fotokoutky
90
Přivítat dodavatele
91
Přidělit organizátorům úkoly
92
Vyžádat si cenové nabídky cateringu
93
Zařídit nápojový stanoviště
94
Sestavit playlisty
95
Dohlížet na přípravy
96
Vytvořit téma baby shower
97
Porovnat nabídky cateringu
98
Připravit fotozónu
99
Připravit materiály na zábavu
100
Připravit občerstvení
101
Vybrat barevnou paletu akce
102
Vybrat catering
103
Připravit dekorativní pozadí
104
Potvrdit finální program
105
Přivítat hosty
2 osob
106
Sestavit předběžný seznam hostů
107
Potvrdit menu
108
Nainstalovat dekorativní osvětlení
109
Potvrdit všechny dodavatele
110
Doprovodit hosty na jejich místa
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Složka pro plánování akce
Plán sezení
Časový plán akce
Programový sešit
Rozpočtová tabulka
Plán aktivit
Kontaktní seznam hostů
Kontaktní list dodavatelů
Kontrolní seznam zásob
Kontaktní seznam dodavatelů
Smlouva o pronájmu prostor
Děkovné kartičky
Smlouva s cateringem
Smlouvy s dodavateli dekorací
Štítky
Seznam hostů
Přehledy RSVP
Platební údaje
Kartičky pro zpětnou vazbu
Permanentní fixy
Informace o dárkovém seznamu
Kniha hostů
Checklisty
Jmenovky
Pera
Jmenovky
Čísla stolů
Pozvánky
Obálky
Informační kartičky
Známky

Decorations

Papírové lampiony
Fotostěna
Girlandy
Dekorační rekvizity
Dekorativní stuhy
Konfety
Balónky
Květinová aranžmá
Uvítací cedule
Balónkový oblouk
Čerstvé květiny
Závaží na balónky
Umělé květiny
Dekorační krabice
Bannery
Dekorační koše
Dekorační girlandy
Dekorační písmena
Papírové vějíře
Cedule s baby motivem
Ubrusy
Běhouny na stoly
Potahy na židle
Stolní dekorace do středu

Groceries

Talíř sýrů
Sendviče
Občerstvení
Dort
Cupcakes
Sušenky
Cukroví
Čokoláda
Mísa s ovocem
Čajové potřeby

Kitchen

Kelímky
Stojan na dort
Sklenice
Talíře
Misky na občerstvení
Mísy
Servírovací tácy
Příbory
Nůž na dort
Ubrousky
Lopatka na dort
Brčka
Výdejníky nápojů
Kbelík na led
Kávovar
Otvírák na lahve

Cleaning

Smetáček a lopatka
Mop
Úklidové prostředky
Čisticí ubrousky
Odpadkové koše
Koš na recyklaci
Odpadkové pytle
Papírové utěrky
Čisticí utěrky
Koště

Technical

Náhradní baterie
LED svíčky
Světelný řetěz
Lampy
Prodlužovací kabely
Instantní fotoaparát
Prodlužky s více zásuvkami
Filmy do fotoaparátu
Bluetooth reproduktor
Mikrofon
Hudební přehrávač
Dobíjecí stanice pro telefony
Dekorační osvětlení

Logistics

Přepravní boxy
Malířské stojany
Balení
Stojan na deštníky
Věšák na kabáty
Krabice na ztráty a nálezy
Úložné boxy
Pumpička na balónky
Plastové úložné boxy
Kabelové pásky
Sada nářadí
Nůžky
Registrační stůl
Lepicí páska
Uvítací stůl
Směrové cedule

Gifts

Dárečky pro hosty
Dárkové sáčky
Visačky na dárky
Dárkový koš pro miminko
Balicí papír
Dárkové tašky
Tissue papír
Stuha

Safety

Seznam nouzových kontaktů
Lékárnička
Dezinfekce na ruce
Kapesníky

Furniture

Křesla do lounge
Jídelní stoly
Koktejlové stolky
Dárkové stojany
Dárkový stůl
Dezertní stůl
Stůl s nápoji
Židle
Skládací židle

Activities

Predikční kartičky
Přáníčka
Pamětní kniha
Hrací karty
Fotorekvizity pro hosty
Pera na hry
Ceny
Lístky do tomboly
Poradní kartičky

Tipy

Pozvánky rozešli alespoň 4–6 týdnů před oslavou a nastav datum pro RSVP nejpozději 10–14 dní předem. Bez potvrzeného počtu hostů se špatně objednává catering, dort i nápoje.
Dodavatele dekorací, dortu a občerstvení kontaktuj nejméně 3–4 týdny předem. Den před oslavou si znovu potvrď čas doručení a u dortu také způsob převzetí a uložení.
Připrav časový plán po 15–30 minutách. Počítej s nejméně 60 minutami na instalaci dekorací a nech si 15 minut rezervu před příchodem hostů.
Naplánuj dvě až tři krátké hry nebo aktivity, ale nepřeplň celý program. Na otevírání dárků vyhraď přibližně 30–45 minut a předem urč, kdo bude dárky zapisovat nebo ukládat.
Nápoje a občerstvení rozděl podle délky oslavy: na první hodinu počítej přibližně se 2–3 nápoji na osobu, potom s 1 nápojem za hodinu. Připrav také 10–15 % porcí navíc pro nečekané hosty nebo větší chuť.

Časté otázky

Jak dlouho předem začít plánovat baby shower?: Ideálně začni 6–8 týdnů před termínem. První týden věnuj seznamu hostů, stylu a rozpočtu; pozvánky rozešli nejpozději 4–6 týdnů před oslavou.
Kolik jídla a pití objednat na baby shower?: Na občerstvení počítej přibližně s 1,5–2 porcemi drobného jídla na osobu za hodinu, podle toho, zda podáváš i hlavní jídlo. Na první hodinu připrav 2–3 nápoje na osobu a potom zhruba 1 nápoj na osobu za hodinu.
Kdy objednat dort na baby shower?: Dort objednej alespoň 3–4 týdny před oslavou, u složitějšího zdobení ještě dříve. Dva až tři dny předem potvrď počet porcí, čas doručení a místo, kam dort po převzetí uložíš.
Kolik času potřebuji na výzdobu baby shower?: Na běžnou výzdobu si vyhraď 60–90 minut a přidej dalších 15–30 minut na kontrolu rozmístění. Čas instalace si s dodavatelem potvrď nejpozději den předem, aby dekorace nezasahovaly do příchodu hostů.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.