Як організувати baby shower без поспіху в останній день

Почніть із формату, дати та списку гостей, а потім одразу зафіксуйте бюджет і відповідальних. Для baby shower зазвичай достатньо 2–3 годин, але підготовку краще розкласти щонайменше на 4–6 тижнів. Спочатку надсилають запрошення й збирають RSVP, далі замовляють торт, десерти, квіти та декор. В останній тиждень залишають підтвердження доставок, таймлайн, активності й план розміщення.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

1
Зібрати контактні дані гостей
2
Оформіть запрошення
3
Замовити торт на babyshower
4
Організувати квіткові композиції
5
Надіслати запрошення
6
Замовити десерти
7
Підготувати тематичний декор
8
Підтвердити час монтажу декору
9
Провести відкриття подарунків
2 осіб
10
Налаштувати процедуру RSVP
11
Організувати напої
12
Підготувати фонову музику
13
Підтвердити доставку кейтерингу
14
Відкрити захід
15
За потреби орендувати обладнання
16
Перевірити остаточне розташування декору
17
Підготувати стійку реєстрації або вітальну стійку
18
Подавати їжу та напої
2 осіб
19
Підтвердити доставку торта
20
Координувати ігри та активності
2 осіб
21
Визначити мету та стиль babyshower
22
Відстежувати відповіді гостей
23
Зв’язатися з постачальниками декору
24
Обрати ігри для babyshower
25
Роздрукувати список гостей
26
Координувати подачу торта
2 осіб
27
Вирішити, чи буде babyshower сюрпризом
28
Обдзвонити гостей, які не відповіли
29
Організувати квіткові композиції
30
Підготувати матеріали для ігор
31
Підготувати іменні картки
32
Фотографувати важливі моменти
33
Порадитися з майбутніми батьками щодо їхніх уподобань
34
Узгодити остаточний список гостей
35
Організувати декор з кульок
36
Організувати призові подарунки
37
Підготувати сувеніри для гостей
38
Подякувати гостям
39
Визначити очікувану кількість гостей
40
Записати дієтичні обмеження
41
Підтвердити домовленості з постачальниками
42
Скласти план заходу
43
Упакувати матеріали для активностей
44
Роздати party favors
2 осіб
45
Встановити бюджет заходу
46
Узгодити вимоги щодо доступності
47
Контролювати витрати на захід
48
Підготувати вітальну промову
49
Підготувати аварійні запаси
50
Офіційно закрити захід
51
Обрати бажану дату заходу
52
Підготувати розсадку
53
Опрацювати план декору
54
Призначити ведучого заходу
55
Розставити столи
56
Наглядати за прибиранням локації
2 осіб
57
Визначити альтернативні дати
58
Зробити іменні картки для гостей
59
Купити декор
60
Підготувати інструкції для активностей
61
Розставити стільці
62
Упакувати багаторазовий декор
2 осіб
63
Обрати місце проведення заходу
64
За потреби підготувати вітальні подарунки
65
Підготувати декор столів
66
Організувати активності для відкриття подарунків
67
Накрити столи
68
Повернути орендоване обладнання
69
Оглянути можливі локації
70
Узгодити інформацію про паркування
71
Обрати центральні композиції
72
Організувати активності для альбому спогадів
73
Встановити декорації
74
Перевірити бюджет заходу
75
Підтвердити доступність локації
76
Підготувати інформацію для гостей
77
Організувати вітальні таблички
78
Підготувати картки з порадами для гостей
79
Завершити фінальний огляд локації
80
Архівувати фото заходу та планувальні документи
81
Забронювати локацію
82
Узгодити остаточний бюджет заходу
83
Підготувати подарунковий стіл
84
Організувати передбачення щодо немовляти
85
Відкрити локацію
86
Створити організаційну команду
87
Зв’язатися з кейтеринговими компаніями
88
Спланувати десертний стіл
89
Спланувати фотозони
90
Зустріти постачальників
91
Розподілити обов’язки між організаторами
92
Запросити кошториси на кейтеринг
93
Організувати бар із напоями
94
Скласти плейлисти
95
Наглядати за монтажем
96
Розробити тему babyshower
97
Порівняти пропозиції кейтерингу
98
Оформити фотозону
99
Підготувати матеріали для розваг
100
Підготувати напої та закуски
101
Обрати кольорову палітру заходу
102
Обрати кейтеринг
103
Підготувати декоративні фони
104
Підтвердити остаточну програму
105
Зустріти гостей
2 осіб
106
Скласти попередній список гостей
107
Підтвердити меню
108
Встановити декоративне освітлення
109
Підтвердити всіх постачальників
110
Проводити гостей до їхніх місць
2 осіб

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Папка для планування заходу
План розсадки
Таймлайн заходу
Програмка
Бюджетна таблиця
Планування активностей
Контактний список гостей
Контактний лист постачальників
Список перевірки запасів
Контактний список постачальників
Угода з майданчиком
Дякувальні листівки
Кейтеринговий договір
Контракти з постачальниками декору
Етикетки
Список гостей
Списки RSVP
Платіжні дані
Картки для відгуків
Перманентні маркери
Інформація про вказування подарунків
Книга гостей
Чеклісти
Бейджі з іменами
Ручки
Іменні картки
Номери столів
Запрошення
Конверти
Інформаційні картки
Поштові марки

Decorations

Паперові ліхтарики
Фотостіна
Гірлянди
Декоративні реквізити
Декоративні стрічки
Конфеті
Кульки
Квіткові композиції
Вітальний знак
Арка з кульок
Свіжі квіти
Гирі для кульок
Штучні квіти
Декоративні коробки
Банери
Декоративні кошики
Декоративні гірлянди
Декоративні літери
Паперові віяла
Таблички в дитячому стилі
Скатертини
Скатертини-ранери
Чохли на стільці
Декор для центру столу

Groceries

Сирна тарілка
Сендвічі
Закуски
Торт
Капкейки
Печиво
Цукерки
Шоколад
Фруктова дошка
Приладдя для чаю

Kitchen

Келихи
Підставка для торта
Стакани
Тарілки
Лотки для закусок
Таці
Підставки для подачі
Столові прибори
Ніж для торта
Серветки
Лопатка для торта
Трубочки
Диспенсери для напоїв
Відерце для льоду
Кавоварка
Відкривачка для пляшок

Cleaning

Совок і щітка
Швабра
Засоби для прибирання
Очищувальні серветки
Сміттєві баки
Контейнер для переробки
Мішки для сміття
Паперові рушники
Чистячі ганчірки
Віник

Technical

Запасні батарейки
LED-свічки
Гірлянди з лампочками
Лампи
Подовжувачі
Миттєва камера
Подовжувачі з розетками
Плівка для фотоапарата
Bluetooth-динамік
Мікрофон
Музичний плеєр
Зарядна станція для телефонів
Декоративне освітлення

Logistics

Транспортні контейнери
Мольберти
Пакувальні матеріали
Підставка для парасольок
Вішак
Коробка для загублених речей
Ящики для зберігання
Насос для кульок
Пластикові контейнери для зберігання
Кабельні стяжки
Набір інструментів
Ножиці
Стіл реєстрації
Скотч
Вітальний стіл
Вказівні таблички

Gifts

Подяки для гостей
Пакетики з подякою
Подарункові етикетки
Подарунковий кошик для немовляти
Пакувальний папір
Подарункові пакетики
Папір тішью
Стрічка

Safety

Список екстрених контактів
Аптечка першої допомоги
Антисептик для рук
Серветки

Furniture

Крісла для лаунжу
Обідні столи
Коктейльні столики
Вітрини для подарунків
Стіл для подарунків
Стіл із десертами
Стіл із напоями
Стільці
Складні стільці

Activities

Картки для прогнозів
Листівки
Пам’ятна книга
Ігрові картки
Фотореквізит для гостей
Ручки для ігор
Подарунки-призи
Лотерейні квитки
Картки з порадами

Поради

Почніть зі списку гостей і RSVP за 4–6 тижнів до baby shower. Попросіть відповісти до конкретної дати, щоб точно розрахувати їжу, напої, стільці та матеріали для ігор.
Замовляйте торт і десерти не пізніше ніж за 2–3 тижні. За 48 годин до події ще раз підтвердьте час доставки торта, кейтерингу та монтажу декору.
Складіть таймлайн на 2–3 години: зустріч гостей, їжа й напої, 2–3 гри, відкриття подарунків і завершення. Для кожної активності призначте окрему людину, щоб майбутня мама не координувала все сама.
Перевірте декор напередодні, а не під час приходу гостей. Окремо підготуйте фотозону, кульки, гірлянди, квіти, декоративні реквізити та запасні батарейки, якщо використовуєте підсвічування.
Підготуйте місце для подарунків, вітальну стійку й зону для торта щонайменше за 60 хвилин до початку. Одноразові тарілки, стакани, келихи, серветки та засоби для прибирання краще зібрати в одному контейнері, щоб не шукати їх під час події.

Поширені запитання

За скільки тижнів починати організовувати baby shower?: Починайте за 4–6 тижнів до події. За цей час ви встигнете зібрати контакти гостей, надіслати запрошення, отримати RSVP і замовити торт, десерти, квіти та декор.
Коли надсилати запрошення на baby shower?: Надішліть запрошення приблизно за 4 тижні до baby shower, а відповідь попросіть надати за 10–14 днів до події. За 5–7 днів перевірте тих, хто ще не відповів.
Скільки часу має тривати baby shower?: Оптимально планувати 2–3 години. Закладіть близько 30 хвилин на зустріч гостей, 60–90 хвилин на їжу та ігри й 20–30 хвилин на відкриття подарунків і завершення.
Коли замовляти торт для baby shower?: Замовте торт щонайменше за 2–3 тижні, особливо якщо потрібен тематичний декор. За 48 годин до події підтвердьте смак, розмір, адресу та точний час доставки.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.