Comment organiser une baby shower, étape par étape

Une baby shower se prépare plus facilement si vous fixez d’abord le style, le budget et le nombre d’invités. Commencez par réunir les coordonnées, puis envoyez les invitations et suivez les réponses dans un seul tableau. Réservez ensuite le gâteau, les desserts et la restauration, avant de confirmer les livraisons et le montage de la décoration. Le jour J, une feuille de route précise aide à accueillir les invités, lancer les activités et garder du temps pour les cadeaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

1
Recueillir les coordonnées des invités
2
Concevoir les invitations
3
Commander le gâteau de baby shower
4
Organiser les compositions florales
5
Envoyer les invitations
6
Commander les desserts
7
Préparer la décoration thématique
8
Confirmer le temps d’installation de la décoration
9
Encadrer l’ouverture des cadeaux
2 personnes
10
Mettre en place le processus de RSVP
11
Organiser les boissons
12
Préparer la musique d’ambiance
13
Confirmer la livraison du traiteur
14
Ouvrir l’événement
15
Louer le matériel si nécessaire
16
Vérifier l’installation finale de la décoration
17
Préparer le comptoir d’inscription ou d’accueil
18
Servir la nourriture et les boissons
2 personnes
19
Confirmer la livraison du gâteau
20
Coordonner les jeux et activités
2 personnes
21
Définir l’objectif et le style de la baby shower
22
Suivre les réponses des invités
23
Contacter les fournisseurs de décoration
24
Sélectionner les jeux de baby shower
25
Imprimer la liste des invités
26
Coordonner la présentation du gâteau
2 personnes
27
Décider si la baby shower sera une surprise
28
Relancer les invités qui n’ont pas répondu
29
Organiser les décorations florales
30
Préparer le matériel des jeux
31
Préparer les porte-noms
32
Photographier les moments clés
33
Consulter les futurs parents sur leurs préférences
34
Finaliser la liste des invités
35
Organiser les décorations de ballons
36
Préparer les cadeaux de lot
37
Préparer des souvenirs pour les invités
38
Remercier les invités
39
Déterminer le nombre prévu d’invités
40
Noter les restrictions alimentaires
41
Confirmer les rendez-vous avec les prestataires
42
Établir le planning de l’événement
43
Emballer le matériel d’activités
44
Distribuer les cadeaux d’invités
2 personnes
45
Fixer le budget de l’événement
46
Organiser les besoins d’accessibilité
47
Surveiller les dépenses de l’événement
48
Préparer le discours de bienvenue
49
Préparer les fournitures d’urgence
50
Clore officiellement l’événement
51
Choisir la date souhaitée de l’événement
52
Préparer la disposition des sièges
53
Élaborer le plan de décoration
54
Désigner un maître de cérémonie
55
Installer les tables
56
Superviser le rangement du lieu
2 personnes
57
Définir des dates alternatives
58
Créer des badges nominatifs pour les invités
59
Acheter la décoration
60
Préparer les consignes des activités
61
Installer les chaises
62
Ranger la décoration réutilisable
2 personnes
63
Choisir le lieu de l’événement
64
Préparer des cadeaux de bienvenue si nécessaire
65
Préparer la décoration des tables
66
Organiser les activités d’ouverture des cadeaux
67
Dresser les tables
68
Retourner le matériel loué
69
Visiter les lieux potentiels
70
Organiser les informations de stationnement
71
Sélectionner les centres de table
72
Organiser les activités pour le livre souvenir
73
Installer les décorations
74
Vérifier le budget de l’événement
75
Confirmer la disponibilité du lieu
76
Préparer les informations pour les invités
77
Organiser les panneaux de bienvenue
78
Préparer des cartes-conseils pour les invités
79
Effectuer l’inspection finale du lieu
80
Archiver les photos de l’événement et les documents de planification
81
Réserver le lieu
82
Finaliser le budget de l’événement
83
Préparer la table des cadeaux
84
Organiser des activités de pronostic sur le bébé
85
Ouvrir le lieu
86
Mettre en place l’équipe d’organisation
87
Contacter les traiteurs
88
Planifier la table des desserts
89
Planifier les séances photo
90
Accueillir les prestataires
91
Répartir les responsabilités entre les organisateurs
92
Demander des devis aux traiteurs
93
Organiser le bar à boissons
94
Composer les playlists
95
Superviser l’installation
96
Développer le thème de la baby shower
97
Comparer les offres de traiteur
98
Aménager l’espace photo
99
Préparer le matériel d’animation
100
Préparer les rafraîchissements
101
Choisir la palette de couleurs de l’événement
102
Choisir le traiteur
103
Préparer les fonds décoratifs
104
Confirmer le programme final
105
Accueillir les invités
2 personnes
106
Établir la liste provisoire des invités
107
Confirmer le menu
108
Installer l’éclairage décoratif
109
Confirmer tous les prestataires
110
Accompagner les invités à leurs places
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Dossier de planification d’événement
Plan de table
Chronologie de l’événement
Livret du programme
Tableau budgétaire
Planification des activités
Liste de contacts des invités
Fiche de contacts des prestataires
Liste de vérification des fournitures
Liste de contacts des prestataires
Contrat du lieu
Cartes de remerciement
Contrat de traiteur
Contrats avec les prestataires de décoration
Étiquettes
Liste des invités
Tableaux RSVP
Informations de paiement
Cartes de feedback
Marqueurs permanents
Informations sur l’inscription des cadeaux
Livre d'or
Listes de vérification
Badges nominatifs
Stylos
Étiquettes nominatives
Numéros de table
Invitations
Enveloppes
Cartes d’information
Timbres

Décorations

Lanterne en papier
Mur photo
Guirlandes
Accessoires décoratifs
Rubans décoratifs
Confettis
Ballons
Compositions florales
Panneau d’accueil
Arche de ballons
Fleurs fraîches
Poids pour ballons
Fleurs artificielles
Boîtes décoratives
Bannières
Paniers décoratifs
Guirlandes décoratives
Lettres décoratives
Éventails en papier
Panneaux sur le thème de bébé
Nappes
Chemins de table
Housses de chaise
Décorations de centre de table

Courses

Plateau de fromages
Sandwichs
Amuse-bouches
Gâteau
Cupcakes
Biscuits
Bonbons
Chocolat
Plateau de fruits
Matériel pour le thé

Cuisine

Gobelets
Présentoir à gâteaux
Verres
Assiettes
Plateaux de collations
Plateaux
Plateaux de service
Couverts
Couteau à gâteau
Serviettes
Pelle à gâteau
Pailles
Distributeurs de boissons
Seau à glace
Machine à café
Décapsuleur

Nettoyage

Pelle à poussière
Serpillière
Produits de nettoyage
Lingettes de nettoyage
Poubelles
Conteneur de recyclage
Sacs poubelle
Essuie-tout
Linges de nettoyage
Balai

Technique

Piles de rechange
Bougies LED
Guirlandes lumineuses
Lampes
Rallonges
Appareil photo instantané
Multiprises
Pellicule photo
Enceinte Bluetooth
Microphone
Lecteur de musique
Station de recharge pour téléphones
Éclairage décoratif

Logistique

Bacs de transport
Chevalets de peinture
Matériel d’emballage
Porte-parapluies
Porte-manteau
Boîte des objets perdus
Boîtes de rangement
Pompe à ballons
Bacs de rangement en plastique
Serre-câbles
Kit d’outils
Ciseaux
Table d’inscription
Ruban adhésif
Table d’accueil
Panneaux de direction

Cadeaux

Cadeaux de remerciement pour les invités
Sachets de remerciement
Étiquettes cadeaux
Panier de cadeaux pour bébé
Papier cadeau
Sacs cadeaux
Papier de soie
Ruban

Sécurité

Liste des contacts d’urgence
Trousse de premiers secours
Désinfectant pour les mains
Mouchoirs en papier

Mobilier

Fauteuils lounge
Tables à manger
Tables cocktail
Présentoirs de cadeaux
Table des cadeaux
Table des desserts
Table des boissons
Chaises
Chaises pliantes

Activités

Cartes de pronostics
Cartes de vœux
Livre souvenir
Cartes de jeu
Accessoires photo pour les invités
Stylos pour les jeux
Lots de prix
Billets de tombola
Cartes de conseils

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date : définissez le budget, le style de la baby shower et la liste des invités avant de concevoir les invitations.
Envoyez les invitations au moins 4 semaines à l’avance et fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu.
Réservez le gâteau et les desserts dès que la date est confirmée, puis reconfirmez chaque livraison 48 heures avant. Prévoyez aussi une personne chargée de réceptionner les commandes.
Préparez la décoration en zones : accueil, table du buffet, espace photo et activités. Confirmez l’heure d’accès et le temps de montage au moins une semaine avant pour éviter de décorer dans la précipitation.
Établissez une feuille de route avec des horaires précis : accueil, repas, jeux, ouverture des cadeaux et rangement. Gardez au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée des invités pour vérifier les boissons, la musique et la disposition des tables.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une baby shower ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant. Les invitations partent environ 4 semaines avant, avec une date limite de réponse fixée 10 à 14 jours avant la fête.
Quand envoyer les invitations pour une baby shower ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps aux invités de répondre et vous permet d’ajuster les quantités de nourriture, de boissons et de cadeaux pour les invités.
Que prévoir à manger pour une baby shower ?: Prévoyez un buffet facile à servir, avec des sandwiches, des bouchées, une assiette de fromages, des desserts et le gâteau. Confirmez les quantités et les horaires de livraison 48 heures avant.
Comment organiser le déroulement d’une baby shower ?: Prévoyez d’abord 20 à 30 minutes pour l’accueil, puis le repas, deux ou trois jeux, et enfin l’ouverture des cadeaux. Ajoutez une marge d’au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités pour installer la décoration et vérifier le matériel.

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