Jak zorganizować baby shower bez chaosu

Organizację baby shower zacznij od ustalenia stylu przyjęcia, budżetu i liczby gości. Następnie zbierz kontakty, wyślij zaproszenia z terminem RSVP i dopiero na tej podstawie zamawiaj tort, desery, catering oraz napoje. Na końcu dopnij dekoracje, muzykę, gry i kolejność wydarzenia. Najczęściej problemy pojawiają się wtedy, gdy dostawa jedzenia, montaż dekoracji albo potwierdzenie tortu zostają na ostatni tydzień.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

1
Zbierz dane kontaktowe gości
2
Zaprojektuj zaproszenia
3
Zamów tort na baby shower
4
Zorganizuj kompozycje kwiatowe
5
Wyślij zaproszenia
6
Zamów desery
7
Przygotuj dekoracje tematyczne
8
Potwierdź czas montażu dekoracji
9
Poprowadź otwieranie prezentów
2 osób
10
Ustaw procedurę RSVP
11
Zorganizuj napoje
12
Przygotuj muzykę w tle
13
Potwierdź dostawę cateringu
14
Otwórz wydarzenie
15
W razie potrzeby wynajmij sprzęt
16
Sprawdź końcowe ustawienie dekoracji
17
Przygotuj stanowisko rejestracji lub powitania
18
Serwuj jedzenie i napoje
2 osób
19
Potwierdź dostawę tortu
20
Koordynuj gry i aktywności
2 osób
21
Określ cel i styl baby shower
22
Śledź odpowiedzi gości
23
Skontaktuj się z dostawcami dekoracji
24
Wybierz gry na baby shower
25
Wydrukować listę gości
26
Koordynować prezentację tortu
2 osób
27
Zdecydować, czy baby shower będzie niespodzianką
28
Oddzwonić do gości, którzy nie odpowiedzieli
29
Zorganizować dekoracje kwiatowe
30
Przygotować materiały do gier
31
Przygotuj wizytówki
32
Fotografować ważne momenty
33
Skonsultować preferencje z przyszłymi rodzicami
34
Sfinalizować listę gości
35
Zorganizować dekoracje balonowe
36
Przygotować nagrody
37
Przygotować upominki dla gości
38
Podziękować gościom
39
Określić przewidywaną liczbę gości
40
Zanotować ograniczenia dietetyczne
41
Potwierdzić ustalenia z dostawcami
42
Opracować harmonogram wydarzenia
43
Spakować materiały do aktywności
44
Rozdawać party favors
2 osób
45
Ustalić budżet wydarzenia
46
Uwzględnić wymagania dotyczące dostępności
47
Kontrolować koszty wydarzenia
48
Przygotować mowę powitalną
49
Przygotować niezbędne rzeczy awaryjne
50
Oficjalnie zakończyć wydarzenie
51
Wybrać preferowaną datę wydarzenia
52
Przygotować plan miejsc siedzących
53
Dopracować plan dekoracji
54
Wyznaczyć mistrza ceremonii
55
Ustawić stoły
56
Nadzorować sprzątanie miejsca
2 osób
57
Ustalić alternatywne terminy
58
Przygotować winietki dla gości
59
Kupić dekoracje
60
Przygotować instrukcje do aktywności
61
Ustawić krzesła
62
Spakować wielorazowe dekoracje
2 osób
63
Wybrać miejsce wydarzenia
64
W razie potrzeby przygotować upominki powitalne
65
Przygotować dekoracje stołu
66
Zorganizować aktywności przy otwieraniu prezentów
67
Nakryć stoły
68
Zwrócić wypożyczony sprzęt
69
Sprawdzić możliwe lokalizacje
70
Zorganizować informacje o parkingu
71
Wybrać dekoracje centralne
72
Zorganizować aktywności do księgi wspomnień
73
Zainstalować dekoracje
74
Sprawdzić budżet wydarzenia
75
Potwierdzić dostępność miejsca
76
Przygotować informacje dla gości
77
Zorganizować tablice powitalne
78
Przygotować kartki z poradami dla gości
79
Zakończyć końcową kontrolę miejsca
80
Zarchiwizować zdjęcia z wydarzenia i dokumenty organizacyjne
81
Zarezerwować miejsce
82
Sfinalizować budżet wydarzenia
83
Przygotować stół z prezentami
84
Zorganizować zabawy z przewidywaniem dotyczące dziecka
85
Otworzyć miejsce
86
Zorganizować zespół organizacyjny
87
Skontaktować się z firmami cateringowymi
88
Zaplanować stół deserowy
89
Zaplanować sesje zdjęciowe
90
Przyjąć dostawców
91
Przydzielić obowiązki organizatorom
92
Poprosić o wyceny cateringu
93
Zorganizować strefę napojów
94
Skomponować playlisty
95
Nadzorować ustawianie
96
Opracować motyw baby shower
97
Porównać oferty cateringowe
98
Przygotować strefę do zdjęć
99
Przygotować materiały rozrywkowe
100
Przygotować poczęstunek
101
Wybrać paletę kolorów wydarzenia
102
Wybrać catering
103
Przygotować dekoracyjne tła
104
Potwierdzić ostateczny program
105
Powitanie gości
2 osób
106
Sporządzić wstępną listę gości
107
Potwierdzić menu
108
Zainstalować dekoracyjne oświetlenie
109
Potwierdzić wszystkich dostawców
110
Zaprowadzać gości do miejsc siedzących
2 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Administracja

Folder planowania wydarzenia
Plan miejsc siedzących
Harmonogram wydarzenia
Program wydarzenia
Arkusz budżetowy
Planowanie aktywności
Lista kontaktowa gości
Lista kontaktowa dostawców
Lista kontrolna zapasów
Lista kontaktowa dostawców
Umowa z obiektem
Kartki z podziękowaniem
Umowa cateringowa
Umowy z dostawcami dekoracji
Etykiety
Lista gości
Zestawienia RSVP
Informacje o płatnościach
Karty opinii
Markery permanentne
Informacje o prezentach
Księga gości
Listy kontrolne
Identyfikatory
Długopisy
Winietki
Numery stołów
Zaproszenia
Koperty
Karty informacyjne
Znaczki

Dekoracje

Papierowe lampiony
Ścianka do zdjęć
Girlandy
Rekwizyty dekoracyjne
Dekoracyjne wstążki
Konfetti
Balony
Kompozycje kwiatowe
Tablica powitalna
Łuk z balonów
Świeże kwiaty
Obciążniki do balonów
Sztuczne kwiaty
Pudełka dekoracyjne
Banery
Kosze dekoracyjne
Girlandy dekoracyjne
Dekoracyjne litery
Papierowe wachlarze
Tabliczki z motywem baby shower
Obrusy
Bieżniki
Pokrowce na krzesła
Dekoracje centralne

Zakupy

Półmisek z serem
Kanapki
Przekąski
Ciasto
Babeczki
Ciastka
Słodycze
Czekolada
Deska z owocami
Artykuły do herbaty

Kuchnia

Kubki
Stojak na tort
Szklanki
Talerze
Tace na przekąski
Półmiski
Półmiski do serwowania
Sztućce
Nóż do tortu
Serwetki
Łopatka do ciasta
Słomki
Dystrybutory napojów
Wiadro na lód
Ekspres do kawy
Otwieracz do butelek

Sprzątanie

Szufelka i zmiotka
Mop
Środki czystości
Chusteczki czyszczące
Kosze na śmieci
Pojemnik na recykling
Worki na śmieci
Ręczniki papierowe
Ściereczki do sprzątania
Miotła

Techniczne

Zapasowe baterie
Świeczki LED
Girlandy świetlne
Lampy
Przedłużacze
Aparat natychmiastowy
Listwy zasilające
Film do aparatu
Głośnik Bluetooth
Mikrofon
Odtwarzacz muzyki
Stacja ładowania telefonów
Oświetlenie dekoracyjne

Logistyka

Pojemniki transportowe
Sztalugi
Materiały opakowaniowe
Stojak na parasole
Wieszak na ubrania
Pudełko na rzeczy znalezione
Pudła do przechowywania
Pompka do balonów
Plastikowe pojemniki do przechowywania
Opaski kablowe
Zestaw narzędzi
Nożyczki
Stół rejestracyjny
Taśma
Stolik powitalny
Tablice kierunkowe

Prezenty

Upominki dla gości
Woreczki z podziękowaniami
Etykiety prezentowe
Kosz prezentowy dla niemowlęcia
Papier do pakowania prezentów
Torebki na prezenty
Bibułka
Wstążka

Bezpieczeństwo

Lista kontaktów alarmowych
Apteczka pierwszej pomocy
Dezynfekcja do rąk
Chusteczki

Meble

Fotele lounge
Stoły jadalniane
Stoły koktajlowe
Ekspozytory prezentów
Stół na prezenty
Stół deserowy
Stół z napojami
Krzesła
Krzesła składane

Atrakcje

Karty do przewidywania
Kartki z życzeniami
Księga pamiątkowa
Karty do gry
Rekwizyty do zdjęć dla gości
Długopisy do gier
Nagrody
Losy loteryjne
Karty z poradami

Wskazówki

Zamknij listę gości co najmniej 3 tygodnie przed przyjęciem. Ułatwi to zamówienie cateringu, deserów, napojów i upominków bez zgadywania liczby porcji.
Ustal termin RSVP w zaproszeniu, najlepiej 10–14 dni przed baby shower. Po tym terminie skontaktuj się z osobami, które nie odpowiedziały, zamiast zamawiać jedzenie na pełną listę.
Potwierdź tort, desery i catering 5–7 dni przed wydarzeniem, a dostawę tortu sprawdź ponownie w dniu przyjęcia. Zapisz też godzinę dostawy i montażu dekoracji w harmonogramie.
Zaplanuj 2–3 krótkie gry lub aktywności i wyznacz osobę, która je poprowadzi. Bez prowadzącego otwieranie prezentów i zabawy często przeciągają się albo zaczynają z opóźnieniem.
Przygotuj strefę powitania, napoje, kubki, szklanki i przekąski przed przyjściem gości. Zostaw co najmniej 60 minut na ustawienie balonów, girland, kwiatów, tła do zdjęć i stołu z tortem.

Często zadawane pytania

Od czego zacząć organizację baby shower?: Najpierw ustal styl przyjęcia, budżet i orientacyjną liczbę gości. W ciągu pierwszych 2–3 dni przygotuj listę kontaktową, plan wydatków i termin wydarzenia.
Kiedy wysłać zaproszenia na baby shower?: Wyślij je około 4–6 tygodni przed przyjęciem. Ustaw RSVP na 10–14 dni przed wydarzeniem, aby mieć czas na zamówienie jedzenia i napojów.
Ile jedzenia przygotować na baby shower?: Zaplanuj około 6–8 przekąsek lub małych porcji na osobę oraz 2–3 napoje na pierwszą godzinę. Liczbę porcji deserów i kanapek dopasuj do potwierdzonej listy gości, nie do wstępnych zaproszeń.
Kiedy zamówić tort na baby shower?: Zamów tort co najmniej 10–14 dni wcześniej, szczególnie jeśli ma mieć określony motyw. Dostawę lub odbiór potwierdź ponownie 2–3 dni przed przyjęciem i wpisz godzinę do harmonogramu.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.