Baby shower szervezése lépésről lépésre

Egy baby shower szervezését a kismama igényeivel, a stílussal és a vendéglistával kezdd, ne a dekorációval. Ezután állítsd össze a költségvetést, küldd ki időben a meghívókat, és kövesd az RSVP-válaszokat. A tortát, desszerteket, cateringet, virágokat és dekorációt előre kell egyeztetni, mert ezeknél csúszik el leggyakrabban a szervezés. Az esemény napjára külön idővonalat és felelősöket készíts az érkezéshez, a játékokhoz, az étkezéshez és az ajándékbontáshoz.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

1
Vendégkapcsolatok összegyűjtése
2
A meghívók tervezése
3
A baby shower tortájának megrendelése
4
Virágkompozíciók intézése
5
A meghívók kiküldése
6
Desszertek megrendelése
7
Tematikus dekoráció előkészítése
8
A dekoráció felállítási idejének megerősítése
9
Az ajándékbontás vezetése
2 fő
10
Az RSVP-folyamat beállítása
11
Italok biztosítása
12
Háttérzene előkészítése
13
A catering kiszállításának megerősítése
14
Az esemény megnyitása
15
Szükség esetén felszerelés bérlése
16
A dekoráció végső elrendezésének ellenőrzése
17
A regisztrációs vagy üdvözlőpult előkészítése
18
Ételek és italok felszolgálása
2 fő
19
A torta kiszállításának megerősítése
20
Játékok és programok koordinálása
2 fő
21
A baby shower céljának és stílusának meghatározása
22
A vendégválaszok nyomon követése
23
Kapcsolatfelvétel a dekorációs beszállítókkal
24
Baby shower-játékok kiválasztása
25
A vendéglista kinyomtatása
26
A torta bemutatásának koordinálása
2 fő
27
Döntés arról, hogy a babaváró meglepetés legyen-e
28
Vissza nem jelző vendégek felhívása
29
Virágdekorációk intézése
30
Játékkellékek előkészítése
31
Készítse elő a névtáblákat
32
Fontos pillanatok megörökítése
33
A leendő szülők preferenciáinak egyeztetése
34
A vendéglista véglegesítése
35
Lufidekorációk intézése
36
Nyereményajándékok szervezése
37
Vendégajándékok előkészítése
38
A vendégek megköszönése
39
A várható vendégszám meghatározása
40
Étkezési korlátozások feljegyzése
41
A beszállítói egyeztetések megerősítése
42
Az esemény ütemtervének összeállítása
43
Tevékenységi kellékek becsomagolása
44
Party favorok kiosztása
2 fő
45
Az eseményköltségvetés meghatározása
46
Akadálymentesítési követelmények intézése
47
Az eseményköltségek figyelemmel kísérése
48
A köszöntőbeszéd előkészítése
49
Sürgősségi kellékek előkészítése
50
Az esemény hivatalos lezárása
51
A kívánt eseménydátum kiválasztása
52
Az ültetési rend előkészítése
53
A dekorációs terv kidolgozása
54
Műsorvezető kijelölése
55
Asztalok felállítása
56
A helyszín rendbetételének felügyelete
2 fő
57
Alternatív időpontok meghatározása
58
Névkártyák készítése a vendégeknek
59
Dekoráció vásárlása
60
Programutasítások előkészítése
61
Székek elhelyezése
62
Újrahasználható dekoráció becsomagolása
2 fő
63
Az eseményhelyszín kiválasztása
64
Szükség esetén üdvözlőajándékok előkészítése
65
Asztaldíszek előkészítése
66
Ajándékbontó tevékenységek szervezése
67
Az asztalok megterítése
68
A bérelt felszerelés visszavitele
69
Lehetséges helyszínek felmérése
70
Parkolási információk intézése
71
Központi díszek kiválasztása
72
Emlékkönyves tevékenységek szervezése
73
A dekorációk elhelyezése
74
Az eseményköltségvetés ellenőrzése
75
A helyszín elérhetőségének megerősítése
76
Vendéginformációk előkészítése
77
Üdvözlőtáblák intézése
78
Tanácskártyák előkészítése a vendégeknek
79
A helyszín végső ellenőrzésének lezárása
80
Eseményfotók és tervezési dokumentumok archiválása
81
A helyszín lefoglalása
82
Az eseményköltségvetés véglegesítése
83
Az ajándékasztal előkészítése
84
A babára vonatkozó jósló játékok szervezése
85
A helyszín megnyitása
86
A szervezőcsapat összeállítása
87
Kapcsolatfelvétel a cateringesekkel
88
A desszertasztal megtervezése
89
Fotózási pillanatok megtervezése
90
A beszállítók fogadása
91
Feladatok kiosztása a szervezők között
92
Árajánlatok kérése a cateringre
93
Az italpult megszervezése
94
Lejátszási listák összeállítása
95
A felépítés felügyelete
96
A babaváró témájának kidolgozása
97
Cateringajánlatok összehasonlítása
98
A fotósarok kialakítása
99
Szórakoztató kellékek előkészítése
100
Frissítők előkészítése
101
Az esemény színpalettájának kiválasztása
102
A caterer kiválasztása
103
Dekoratív hátterek előkészítése
104
A végleges program megerősítése
105
Vendégek fogadása
2 fő
106
Az ideiglenes vendéglista összeállítása
107
Az étlap megerősítése
108
Dekoratív világítás felszerelése
109
Az összes beszállító megerősítése
110
A vendégek asztalukhoz kísérése
2 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Rendezvényszervezési mappa
Ültetési rend
Eseményidővonal
Programfüzet
Költségvetési táblázat
Tevékenységterv
Vendégek elérhetőségi listája
Beszállítói kapcsolattartó lap
Készletellenőrző lista
Beszállítói elérhetőségi lista
Helyszíni szerződés
Köszönőkártyák
Catering szerződés
Szerződések dekorációs szolgáltatókkal
Címkék
Vendéglista
RSVP-összesítések
Fizetési adatok
Visszajelző kártyák
Tartós filctollak
Ajándékfelajánlási információk
Vendégkönyv
Ellenőrzőlisták
Névkitűzők
Tollak
Névjegykártyák
Asztalszámok
Meghívók
Borítékok
Információs kártyák
Bélyegek

Decorations

Papír lampionok
Fotófal
Girlandok
Dekoratív kellékek
Dekorációs szalagok
Konfetti
Lufik
Virágkompozíciók
Üdvözlőtábla
Lufiív
Friss virágok
Lufisúlyok
Művirágok
Dekorációs dobozok
Molinók
Dekorációs kosarak
Dekorációs girlandok
Dekorációs betűk
Papírlegyezők
Babythema táblák
Asztalterítők
Asztali futók
Székhuzatok
Asztaldíszek

Groceries

Sajttál
Szendvicsek
Falatok
Torta
Cupcakes
Kekszek
Édesség
Csokoládé
Gyümölcstál
Teakellékek

Kitchen

Poharak
Tortatartó
Poharak
Tányérok
Snacktálcák
Tálcák
Tálalóállványok
Evőeszközök
Tortakés
Szalvéták
Tortalapát
Szívószálak
Italadagolók
Jégtartó
Kávéfőző
Palacknyitó

Cleaning

Szemétlapát
Felmosó
Tisztítószerek
Tisztítókendők
Szemetesek
Újrahasznosító konténer
Szemeteszsákok
Papírtörlő
Tisztítókendők
Seprű

Technical

Tartalék elemek
LED-gyertyák
Fényfüzérek
Lámpák
Hosszabbítók
Instant kamera
Elosztók
Kamerafilm
Bluetooth-hangszóró
Mikrofon
Zenelejátszó
Telefontöltő állomás
Dekoratív világítás

Logistics

Szállítókonténerek
Festőállványok
Csomagolóanyagok
Esernyőtartó
Fogas
Elveszett tárgyak doboza
Tárolódobozok
Lufipumpa
Műanyag tárolódobozok
Kábelkötegelők
Szerszámkészlet
Olló
Regisztrációs asztal
Ragasztószalag
Üdvözlőasztal
Útbaigazító táblák

Gifts

Köszönőajándékok a vendégeknek
Köszönőajándék tasakok
Ajándékcímkék
Babajándék kosár
Ajándékpapír
Ajándéktasakok
Seidenpapier
Szalag

Safety

Sürgősségi kapcsolattartók listája
Elsősegélydoboz
Kézfertőtlenítő
Papírzsebkendők

Furniture

Pihenőfotelek
Étkezőasztalok
Koktélasztalok
Ajándékkiállítások
Ajándékasztal
Desszertasztal
Italasztal
Székek
Összecsukható székek

Activities

Jósló kártyák
Üdvözlőlapok
Emlékkönyv
Játékkártyák
Fotós kellékek a vendégeknek
Játéktollak
Nyereményajándékok
Lottószelvények
Tanácsadó kártyák

Tippek

A vendéglistát és a kismama preferenciáit legalább 6 héttel korábban rögzítsd. Így a meghívók kiküldésére, az RSVP-k követésére és az ülésrend vagy üdvözlőpult előkészítésére is marad idő.
A tortát, desszerteket és cateringet ne hagyd az utolsó hétre: a rendeléseket legalább 2–3 héttel előre véglegesítsd, a kiszállítás pontos időpontját pedig az esemény előtti héten erősítsd meg.
A dekoráció felállítására számolj legalább 90 perccel. A lufik, girlandok, papírlampionok és fotófal mellett hagyj szabad helyet az ajándékbontáshoz és a vendégek mozgásához.
Az italokat és falatokat a vendégek érkezése előtt készítsd ki, de a tortát csak a tálalás előtt vedd elő. Egy 3 órás baby showerhez fejenként körülbelül 3–4 alkoholmentes ital és 6–8 falat jó kiindulási mennyiség.
A programot ne zsúfold tele: 2–3 játék és egy rövid ajándékbontás általában elég. Jelölj ki egy moderátort, aki vezeti a játékokat, megnyitja az eseményt, és figyel arra, hogy az ajándékbontás ne húzódjon 45 percnél tovább.

Gyakori kérdések

Mikor kezdjem el megszervezni a baby showert?: A szervezést körülbelül 6–8 héttel az esemény előtt kezdd. A vendéglista, költségvetés és stílus után legalább 4–6 héttel korábban küldd ki a meghívókat, hogy legyen idő az RSVP-k követésére.
Mikor kell kiküldeni a baby shower meghívókat?: A meghívókat általában 4–6 héttel a baby shower előtt érdemes kiküldeni. Az RSVP-határidőt 2–3 héttel az esemény előttre tedd, így pontosíthatod az étel-, ital- és ülésrendet.
Mennyi étel és ital kell egy baby showerre?: Egy 3 órás programhoz fejenként 6–8 falattal és 3–4 alkoholmentes itallal számolj. Ha az esemény étkezési időre esik, tervezz egy tartalmasabb ételt is a szendvicsek és desszertek mellé.
Mennyi idő kell a baby shower dekorációjához?: Egy átlagos dekoráció felállítására legalább 90 percet hagyj, összetettebb fotófallal és lufikkal inkább 2 órát. A dekoráció beszállítójával az esemény előtti héten erősítsd meg a felállítás kezdési időpontját.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.