Zo organiseer je een babyshower zonder last-minute stress

Begin met het doel en de stijl van de babyshower en werk daarna in vaste volgorde: gastenlijst, uitnodigingen, eten, decoratie en activiteiten. Verzamel direct contactgegevens en gebruik één overzicht voor RSVP’s, leveranciers en budget. Bestel taart, desserts en catering ruim vooraf en plan de opbouw apart van het programma. Op de dag zelf draait het om een rustige ontvangst, een duidelijke activiteitenplanning en iemand die de cadeaus en timing begeleidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Contactgegevens van gasten verzamelen
2
De uitnodigingen ontwerpen
3
De babyshowertaart bestellen
4
Bloemstukken regelen
5
De uitnodigingen versturen
6
Desserts bestellen
7
Themadecoratie voorbereiden
8
De opbouwtijd van de decoratie bevestigen
9
Het openen van de cadeaus begeleiden
2 personen
10
De RSVP-procedure opzetten
11
Drankjes regelen
12
Achtergrondmuziek voorbereiden
13
De levering van de catering bevestigen
14
Het evenement openen
15
Indien nodig apparatuur huren
16
De definitieve opstelling van de decoratie controleren
17
De registratie- of welkomstbalie voorbereiden
18
Eten en drankjes serveren
2 personen
19
De taartlevering bevestigen
20
Spellen en activiteiten coördineren
2 personen
21
Het doel en de stijl van de babyshower bepalen
22
De reacties van gasten bijhouden
23
Contact opnemen met decoratieleveranciers
24
Babyshower-spellen selecteren
25
De gastenlijst afdrukken
26
De presentatie van de taart coördineren
2 personen
27
Beslissen of de babyshower een verrassing wordt
28
Gasten die niet hebben gereageerd nabellen
29
Bloemdecoraties regelen
30
Spelmateriaal voorbereiden
31
Naambordjes voorbereiden
32
Belangrijke momenten fotograferen
33
De aanstaande ouders raadplegen over hun voorkeuren
34
De gastenlijst definitief maken
35
Ballondecoraties regelen
36
Prijsgeschenken organiseren
37
Aandenkens voor gasten voorbereiden
38
De gasten bedanken
39
Het verwachte aantal gasten bepalen
40
Dieetbeperkingen noteren
41
Leveranciersafspraken bevestigen
42
De planning van het evenement opstellen
43
Activiteitenmateriaal inpakken
44
Party favors uitdelen
2 personen
45
Het evenementenbudget vaststellen
46
Toegankelijkheidsvereisten regelen
47
De evenementkosten bewaken
48
De welkomstspeech voorbereiden
49
Noodbenodigdheden voorbereiden
50
Het evenement officieel afsluiten
51
De gewenste evenementdatum kiezen
52
De zitindeling voorbereiden
53
Het decoratieplan uitwerken
54
Een ceremoniemeester aanwijzen
55
Tafels neerzetten
56
Toezicht houden op de opruiming van de locatie
2 personen
57
Alternatieve data bepalen
58
Naambordjes voor gasten maken
59
Decoratie kopen
60
Activiteiteninstructies voorbereiden
61
Stoelen plaatsen
62
Hergebruikbare decoratie inpakken
2 personen
63
De evenementlocatie kiezen
64
Indien nodig welkomstgeschenken voorbereiden
65
Tafeldecoratie voorbereiden
66
Activiteiten voor het openen van cadeaus organiseren
67
De tafels dekken
68
Gehuurde apparatuur terugbrengen
69
Mogelijke locaties inspecteren
70
Parkeerinformatie regelen
71
Middelpuntdecoraties selecteren
72
Activiteiten voor het herinneringsboek organiseren
73
Decoraties installeren
74
Het evenementenbudget controleren
75
De beschikbaarheid van de locatie bevestigen
76
Gasteninformatie voorbereiden
77
Welkomstborden regelen
78
Advieskaartjes voor gasten voorbereiden
79
De laatste inspectie van de locatie afronden
80
Evenementfoto's en planningsdocumenten archiveren
81
De locatie reserveren
82
Het evenementenbudget definitief maken
83
De cadeautafel voorbereiden
84
Voorspellingactiviteiten over de baby organiseren
85
De locatie openen
86
Het organisatieteam opzetten
87
Contact opnemen met cateraars
88
De desserttafel plannen
89
Fotomomenten plannen
90
Leveranciers ontvangen
91
Verantwoordelijkheden toewijzen aan organisatoren
92
Cateringoffertes opvragen
93
Het drankstation organiseren
94
Afspeellijsten samenstellen
95
Toezicht houden op de opbouw
96
Het babyshower-thema ontwikkelen
97
Cateringaanbiedingen vergelijken
98
De fotoruimte inrichten
99
Entertainmentmateriaal voorbereiden
100
Verfrissingen klaarmaken
101
De kleurenpalet van het evenement kiezen
102
De cateraar kiezen
103
Decoratieve achtergronden klaarmaken
104
Het definitieve programma bevestigen
105
Gasten verwelkomen
2 personen
106
De voorlopige gastenlijst opstellen
107
Het menu bevestigen
108
Decoratieve verlichting installeren
109
Alle leveranciers bevestigen
110
Gasten naar hun zitplaatsen begeleiden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Map voor evenementplanning
Zitplan
Tijdlijn van het evenement
Programmaboek
Budgetspreadsheet
Activiteitenplanning
Contactlijst van gasten
Contactblad voor leveranciers
Voorraadchecklist
Contactlijst van leveranciers
Locatieovereenkomst
Bedankkaartjes
Cateringcontract
Contracten met decoratieleveranciers
Etiketten
Gastenlijst
RSVP-overzichten
Betaalgegevens
Feedbackkaarten
Permanent markers
Informatie over cadeauvermelding
Gastenboek
Checklisten
Naambadges
Pennen
Naamkaartjes
Tafel nummers
Uitnodigingen
Enveloppen
Informatiekaarten
Postzegels

Decorations

Papieren lampionnen
Fotowand
Slingers
Decoratieve props
Decoratieve linten
Confetti
Ballonnen
Bloemstukken
Welkomstbord
Ballonnenboog
Verse bloemen
Ballongewichten
Kunstbloemen
Decoratieve dozen
Banners
Decoratieve manden
Decoratieve guirlandes
Decoratieve letters
Papieren waaiers
Babythema-borden
Tafelkleden
Tafellopers
Stoelhoezen
Middelpuntdecoraties

Boodschappen

Kaasschotel
Sandwiches
Hapjes
Taart
Cupcakes
Koekjes
Snoep
Chocolade
Fruitplank
Theebenodigdheden

Kitchen

Bekers
Taartenstandaard
Glazen
Borden
Snackschalen
Schalen
Serveerplateaus
Bestek
Taartmes
Servetten
Taartschep
Rietjes
Drankdispensers
IJsemmer
Koffiezetapparaat
Flesopener

Schoonmaak

Stofblik
Dweil
Schoonmaakproducten
Reinigingsdoekjes
Prullenbakken
Container voor recycling
Vuilniszakken
Keukenpapier
Schoonmaakdoeken
Bezem

Technical

Reservebatterijen
LED-kaarsen
Slingers met lampjes
Lampen
Verlengkabels
Instantcamera
Stekkerdozen
Camerafilm
Bluetooth-speaker
Microfoon
Muziekspeler
Laadstation voor telefoons
Decoratieve verlichting

Logistics

Transportbakken
Schilderezels
Verpakkingsmateriaal
Paraplubak
Kapstok
Verloren-voorwerpen-doos
Opbergdozen
Ballonpomp
Plastic opbergbakken
Kabelbinders
Gereedschapsset
Schaar
Registratietafel
Tape
Welkomsttafel
Bordjes met routeaanduiding

Gifts

Bedankjes voor gasten
Bedankzakjes
Geschenketiketten
Babycadeaumand
Cadeaupapier
Cadeautasjes
Seidenpapier
Lint

Safety

Noodcontactenlijst
EHBO-doos
Handdesinfectie
Tissues

Furniture

Loungefauteuils
Eettafels
Cocktailtafels
Cadeaudisplays
Cadeautafel
Desserttafel
Dranktafel
Stoelen
Klappstoelen

Activities

Voorspellingskaarten
Wenskaarten
Herinneringsboek
Spelkaarten
Fotoprops voor gasten
Pennen voor spellen
Prijscadeaus
Loterijbriefjes
Advieskaarten

Tips

Maak 6 tot 8 weken vooraf de gastenlijst, verzamel telefoonnummers en stuur de uitnodigingen met een duidelijke RSVP-termijn van uiterlijk 3 weken voor de babyshower.
Bestel de babyshowertaart en desserts zodra de datum en het aantal gasten vaststaan; bevestig de taartlevering nogmaals 2 dagen vooraf en regel een taartenstandaard.
Plan de decoratieopbouw minimaal 90 minuten voor ontvangst. Bevestig vooraf hoe laat een leverancier kan opbouwen en controleer daarna de fotowand, slingers, ballonnen en themadecoratie.
Zet spellen en activiteiten in een tijdlijn met blokken van 15 tot 30 minuten. Leg materialen, programmaboek en eventuele apparatuur vóór de gasten arriveren klaar, zodat niemand tijdens het spel hoeft te zoeken.
Tel eten en drinken pas definitief nadat de RSVP-termijn is verstreken. Houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon aan en wijs één persoon aan voor serveren, cadeaus en het afsluiten van de babyshower.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een babyshower organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de datum en geef gasten ongeveer 10 dagen om te reageren, zodat je catering en desserts op tijd kunt bevestigen.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een babyshower?: Stuur ze ongeveer 4 weken vooraf, met een RSVP-deadline van 10 tot 14 dagen voor de babyshower. Zo houd je nog minstens 1 week over om de gastenlijst, catering en drankjes definitief te maken.
Hoeveel drankjes heb je nodig voor een babyshower?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koop extra bekers en glazen en zet water vanaf het begin klaar.
Hoe lang duurt een babyshower meestal?: Plan ongeveer 3 uur voor ontvangst, eten, spellen, cadeaus en taart. Reserveer daarnaast minimaal 90 minuten voor de opbouw en 45 tot 60 minuten voor opruimen, afhankelijk van de decoratie en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.