Como organizar um baby shower sem deixar tudo para a última semana

Organizar um baby shower começa por definir o estilo, a data e o número de convidados, não pela decoração. Depois, trata dos convites e confirmações, reserva o bolo, as sobremesas e o catering, e só então fecha os detalhes do espaço. Este plano ajuda-te a manter uma ordem de trabalho clara, incluindo montagem, bebidas, jogos, presentes e limpeza. Assim evitas descobrir no próprio dia que faltam copos, o bolo ainda não chegou ou ninguém sabe quem coordena as atividades.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

1
Recolher os contactos dos convidados
2
Criar os convites
3
Encomendar o bolo para o baby shower
4
Providenciar arranjos florais
5
Enviar os convites
6
Encomendar sobremesas
7
Preparar a decoração temática
8
Confirmar o horário de montagem da decoração
9
Acompanhar a abertura dos presentes
2 pessoas
10
Criar o processo de confirmação de presença
11
Organizar as bebidas
12
Preparar música de fundo
13
Confirmar a entrega do catering
14
Dar início ao evento
15
Alugar equipamento, se necessário
16
Verificar a disposição final da decoração
17
Preparar o balcão de registo ou de boas-vindas
18
Servir comida e bebidas
2 pessoas
19
Confirmar a entrega do bolo
20
Coordenar jogos e atividades
2 pessoas
21
Definir o objetivo e o estilo do baby shower
22
Acompanhar as respostas dos convidados
23
Contactar fornecedores de decoração
24
Selecionar jogos para baby shower
25
Imprimir a lista de convidados
26
Coordenar a apresentação do bolo
2 pessoas
27
Decidir se o baby shower será uma surpresa
28
Telefonar aos convidados que não responderam
29
Organizar arranjos florais
30
Preparar o material dos jogos
31
Preparar cartões de nome
32
Fotografar os momentos importantes
33
Consultar os futuros pais sobre as suas preferências
34
Fechar a lista de convidados
35
Organizar arranjos com balões
36
Organizar os prémios
37
Preparar lembranças para os convidados
38
Agradecer aos convidados
39
Determinar o número previsto de convidados
40
Registar restrições alimentares
41
Confirmar os acordos com os fornecedores
42
Elaborar o plano do evento
43
Arrumar o material das atividades
44
Distribuir brindes
2 pessoas
45
Definir o orçamento do evento
46
Tratar dos requisitos de acessibilidade
47
Controlar os custos do evento
48
Preparar o discurso de boas-vindas
49
Preparar material de emergência
50
Encerrar oficialmente o evento
51
Escolher a data desejada do evento
52
Preparar a disposição dos lugares
53
Desenvolver o plano de decoração
54
Nomear um mestre de cerimónias
55
Montar as mesas
56
Supervisionar a arrumação do espaço
2 pessoas
57
Definir datas alternativas
58
Fazer cartões com os nomes dos convidados
59
Comprar decoração
60
Preparar instruções para as atividades
61
Colocar cadeiras
62
Arrumar a decoração reutilizável
2 pessoas
63
Escolher o local do evento
64
Preparar ofertas de boas-vindas, se necessário
65
Preparar a decoração das mesas
66
Organizar atividades para a abertura dos presentes
67
Pôr as mesas
68
Devolver o equipamento alugado
69
Inspecionar os locais possíveis
70
Tratar da informação de estacionamento
71
Selecionar centros de mesa
72
Organizar atividades para o livro de recordações
73
Instalar a decoração
74
Verificar o orçamento do evento
75
Confirmar a disponibilidade do local
76
Preparar informação para os convidados
77
Organizar placas de boas-vindas
78
Preparar cartões de aconselhamento para os convidados
79
Concluir a inspeção final do local
80
Arquivar fotos do evento e documentos de planeamento
81
Reservar o local
82
Fechar o orçamento do evento
83
Preparar a mesa dos presentes
84
Organizar atividades de previsões sobre o bebé
85
Abrir o local
86
Criar a equipa de organização
87
Contactar os caterings
88
Planear a mesa de sobremesas
89
Planear momentos para fotografias
90
Receber os fornecedores
91
Atribuir responsabilidades aos organizadores
92
Pedir orçamentos de catering
93
Organizar o bar de bebidas
94
Criar listas de reprodução
95
Supervisionar a montagem
96
Desenvolver o tema do baby shower
97
Comparar propostas de catering
98
Montar o espaço para fotos
99
Preparar material de animação
100
Preparar refrescos
101
Escolher a paleta de cores do evento
102
Escolher o catering
103
Preparar fundos decorativos
104
Confirmar o programa final
105
Receber convidados
2 pessoas
106
Elaborar a lista preliminar de convidados
107
Confirmar o menu
108
Instalar iluminação decorativa
109
Confirmar todos os fornecedores
110
Acompanhar os convidados aos seus lugares
2 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Administration

Pasta de planeamento do evento
Plano de lugares
Cronograma do evento
Programa
Folha de orçamento
Planeamento das atividades
Lista de contactos dos convidados
Lista de contactos dos fornecedores
Lista de verificação de material
Lista de contactos dos fornecedores
Contrato do local
Cartões de agradecimento
Contrato de catering
Contratos com fornecedores de decoração
Etiquetas
Lista de convidados
Listas de RSVP
Dados de pagamento
Cartões de feedback
Marcadores permanentes
Informações sobre a lista de presentes
Livro de visitas
Checklists
Crachás
Canetas
Cartões com nomes
Números de mesa
Convites
Envelopes
Cartões informativos
Selos

Decorations

Lanternas de papel
Parede para fotos
Fitas
Elementos decorativos
Fitas decorativas
Confetti
Balões
Arranjos florais
Placa de boas-vindas
Arco de balões
Flores frescas
Pesos para balões
Flores artificiais
Caixas decorativas
Banners
Cestas decorativas
Guirlandas decorativas
Letras decorativas
Abanicos de papel
Placas com tema de bebé
Toalhas de mesa
Passadeiras de mesa
Capas para cadeiras
Decorações de centro de mesa

Compras

Tabuleiro de queijos
Sanduíches
Petiscos
Bolo
Cupcakes
Biscoitos
Doces
Chocolate
Tabuleiro de frutas
Material para chá

Kitchen

Copos
Suporte para bolo
Copos
Pratos
Tabuleiros de snacks
Bandejas
Travessas de servir
Talheres
Faca de bolo
Guardanapos
Corta-bolos
Palhinhas
Dispensadores de bebidas
Balde de gelo
Máquina de café
Abre-garrafas

Limpeza

Pá e escova
Esfregona
Produtos de limpeza
Toalhitas de limpeza
Caixotes do lixo
Contentor de reciclagem
Sacos do lixo
Papel de cozinha
Panos de limpeza
Vassoura

Technical

Pilhas de reserva
Velas LED
Guirlandas com luzes
Lâmpadas
Cabos de extensão
Câmara instantânea
Tomadas múltiplas
Filme para câmara
Coluna Bluetooth
Microfone
Leitor de música
Estação de carregamento para telemóveis
Iluminação decorativa

Logistics

Caixas de transporte
Cavaletes
Material de embalagem
Suporte para guarda-chuvas
Cabide
Caixa de perdidos e achados
Caixas de arrumação
Bomba de balões
Caixas de arrumação em plástico
Abraçadeiras
Kit de ferramentas
Tesoura
Mesa de registo
Fita adesiva
Mesa de boas-vindas
Placas de orientação

Gifts

Lembranças para os convidados
Saquinhos de oferta
Etiquetas de presente
Cesta de presentes para bebé
Papel de embrulho
Sacos de oferta
Papel de seda
Fita

Safety

Lista de contactos de emergência
Kit de primeiros socorros
Desinfetante de mãos
Lenços de papel

Furniture

Poltronas de lounge
Mesas de refeição
Mesas de cocktail
Expositores de presentes
Mesa de presentes
Mesa de sobremesas
Mesa de bebidas
Cadeiras
Cadeiras dobráveis

Activities

Cartões de previsões
Cartões de felicitações
Livro de memórias
Cartas de jogo
Adereços fotográficos para convidados
Canetas para jogos
Prémios
Bilhetes de rifa
Cartões de conselhos

Dicas

Começa pela lista de convidados e envia os convites com pelo menos 4 semanas de antecedência. Reserva os últimos 7 dias para acompanhar respostas e confirmar o número final com os fornecedores.
Define o estilo e o objetivo do baby shower antes de escolher balões, lanternas, fitas ou uma parede para fotos. A decoração fica mais coerente e sabes exatamente o que precisas de montar.
Confirma o bolo, as sobremesas e o catering 3 a 5 dias antes do evento, incluindo a hora de entrega. No próprio dia, uma pessoa deve ficar responsável por receber cada encomenda.
Prepara o plano das atividades e o cronograma com pelo menos 1 semana de antecedência. Escolhe 2 ou 3 jogos e indica quem os apresenta, para que a futura mãe não tenha de coordenar tudo.
Monta uma zona de boas-vindas com a lista de convidados e deixa à mão material de embalagem para os presentes. Reserva 30 a 60 minutos no final para recolher copos, pratos, restos de comida e decoração.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo organizar um baby shower?: Começa 6 a 8 semanas antes da data. Envia os convites cerca de 4 semanas antes e confirma presenças, catering, bolo e sobremesas na semana anterior.
Quando devo enviar os convites para um baby shower?: Envia-os 4 a 6 semanas antes do evento. Define uma data-limite de resposta entre 10 e 14 dias antes, para ajustares comida, bebidas e lugares.
Quantas atividades devo preparar para um baby shower?: Prepara 2 ou 3 jogos para uma celebração de 2 a 3 horas. Deixa espaço para comer, conversar e abrir presentes, em vez de preencher todos os minutos com atividades.
O que confirmar na semana do baby shower?: Confirma o número de convidados, as entregas do catering e do bolo, o horário de montagem da decoração e o equipamento alugado 3 a 5 dias antes. No dia anterior, verifica bebidas, copos, pratos, música, pilhas e produtos de limpeza.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.