Как да организирате бебешко парти без пропуски

Започнете с целта и стила на бебешкото парти, после подредете бюджета, гостите и датата. Следват поканите, потвържденията, храната, напитките и декорацията. В последната седмица проверете доставчиците, разпределението на пространството и програмата, а в деня на събитието оставете конкретен човек да следи времевата линия. Така домакинът не прекарва цялото парти в тичане между кухнята, гостите и доставчиците.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Съберете контактните данни на гостите
2
Дизайнирайте поканите
3
Поръчайте тортата за бебешкото парти
4
Организирайте цветните аранжировки
5
Изпратете поканите
6
Поръчайте десерти
7
Подгответе тематичната декорация
8
Потвърдете времето за поставяне на декорацията
9
Организирайте отварянето на подаръците
2 души
10
Настройте RSVP процедурата
11
Осигурете напитки
12
Подгответе фоновата музика
13
Потвърдете доставката на кетъринга
14
Открийте събитието
15
При нужда наемете оборудване
16
Проверете окончателното разположение на декорацията
17
Подгответе регистрационното или приветственото бюро
18
Сервирайте храна и напитки
2 души
19
Потвърдете доставката на тортата
20
Координирайте игрите и заниманията
2 души
21
Определете целта и стила на бебешкото парти
22
Следете отговорите на гостите
23
Свържете се с доставчиците на декорация
24
Изберете игри за бебешко парти
25
Отпечатване на списъка с гости
26
Координиране на поднасянето на тортата
2 души
27
Решаване дали бебешкото парти да е изненада
28
Обаждане на гостите, които не са отговорили
29
Организиране на флорални декорации
30
Подготовка на материали за игрите
31
Подгответе табелки с имена
32
Снимане на важните моменти
33
Консултиране с бъдещите родители за техните предпочитания
34
Финализиране на списъка с гости
35
Организиране на балонни декорации
36
Организиране на награди
37
Подготовка на сувенири за гостите
38
Благодарност към гостите
39
Определяне на очаквания брой гости
40
Записване на диетични ограничения
41
Потвърждаване на уговорките с доставчиците
42
Изготвяне на графика на събитието
43
Опаковане на материали за дейностите
44
Раздаване на party favors
2 души
45
Определяне на бюджета на събитието
46
Организиране на изискванията за достъпност
47
Следене на разходите за събитието
48
Подготовка на приветствената реч
49
Подготовка на аварийни принадлежности
50
Официално закриване на събитието
51
Избор на желаната дата на събитието
52
Подготовка на разположението на местата
53
Разработване на плана за декорацията
54
Назначаване на водещ
55
Подреждане на масите
56
Наблюдение на почистването на мястото
2 души
57
Определяне на алтернативни дати
58
Изготвяне на табелки с имена за гостите
59
Закупуване на декорация
60
Подготовка на инструкции за дейностите
61
Подреждане на столове
62
Опаковане на многократна декорация
2 души
63
Избор на мястото на събитието
64
При нужда подготовка на приветствени подаръци
65
Подготовка на декорация за масите
66
Организиране на дейности за разопаковане на подаръците
67
Подреждане на масите
68
Връщане на наетото оборудване
69
Оглеждане на възможните места
70
Организиране на информация за паркиране
71
Избор на централни декорации
72
Организиране на дейности за албума с пожелания
73
Монтиране на декорациите
74
Проверка на бюджета на събитието
75
Потвърждаване на наличността на мястото
76
Подготовка на информация за гостите
77
Организиране на приветствени табели
78
Подготовка на карти с въпроси за гостите
79
Завършване на последната проверка на мястото
80
Архивиране на снимки от събитието и планиращи документи
81
Резервиране на мястото
82
Финализиране на бюджета на събитието
83
Подготовка на масата за подаръци
84
Организиране на прогнози за бебето
85
Отваряне на мястото
86
Сформиране на организационния екип
87
Свързване с кетъринг фирми
88
Планиране на масата с десерти
89
Планиране на фото моменти
90
Посрещане на доставчиците
91
Разпределяне на отговорности на организаторите
92
Изискване на оферти от кетъринг фирми
93
Организиране на станцията за напитки
94
Съставяне на плейлисти
95
Наблюдение на подредбата
96
Разработване на темата на бебешкото парти
97
Сравняване на кетъринг оферти
98
Подреждане на фото зоната
99
Подготовка на материали за забавленията
100
Подготовка на напитки и леки хапки
101
Избор на цветовата палитра на събитието
102
Избор на кетъринг фирмата
103
Подготовка на декоративни фонове
104
Потвърждаване на окончателната програма
105
Посрещане на гостите
2 души
106
Изготвяне на предварителния списък с гости
107
Потвърждаване на менюто
108
Монтиране на декоративно осветление
109
Потвърждаване на всички доставчици
110
Придружаване на гостите до местата им
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Папка за планиране на събитието
Схема на местата
Времева линия на събитието
Програмен буклет
Бюджетна таблица
Планиране на дейностите
Списък с контакти на гостите
Контактна листа на доставчиците
Контролен списък за наличностите
Списък с контакти на доставчиците
Договор за мястото
Благодарствени картички
Кетъринг договор
Договори с доставчици на декорации
Етикети
Списък с гости
Списъци за RSVP
Информация за плащане
Картки за обратна връзка
Перманентни маркери
Информация за отбелязване на подаръци
Книга за гости
Контролни списъци
Именни баджове
Писалки
Картички с имена
Табелки с номера на масите
Покани
Пликове
Информационни карти
Пощенски марки

Decorations

Хартиени фенери
Фото стена
Гирлянди
Декоративни реквизити
Декоративни панделки
Конфети
Балони
Цветни аранжировки
Знак за посрещане
Арка от балони
Свежи цветя
Тежести за балони
Изкуствени цветя
Декоративни кутии
Банери
Декоративни кошници
Декоративни гирлянди
Декоративни букви
Хартиени ветрила
Табели с бебешка тематика
Скатерти
Тишлайфери
Калъфи за столове
Централни декорации

Groceries

Чиния със сирена
Сандвичи
Хапки
Торта
Кексчета
Бисквити
Бонбони
Шоколад
Плато с плодове
Консумативи за чай

Kitchen

Чаши
Стойка за торта
Чаши
Чинии
Подноси за закуски
Подноси
Сервиращи плата
Прибори
Нож за торта
Салфетки
Шпатула за торта
Сламки
Диспенсъри за напитки
Кофа за лед
Кафемашина
Отварачка за бутилки

Cleaning

Кофичка за прах
Моп
Почистващи продукти
Почистващи кърпички
Кофи за боклук
Контейнер за рециклиране
Пликчета за боклук
Кухненска хартия
Почистващи кърпи
Метла

Technical

Резервни батерии
LED свещи
Светлинни гирлянди
Лампи
Удължители
Моментален фотоапарат
Разклонители
Филм за фотоапарат
Bluetooth високоговорител
Микрофон
Музикален плейър
Зарядна станция за телефони
Декоративно осветление

Logistics

Транспортни кутии
Стативи за рисуване
Опаковъчни материали
Поставка за чадъри
Закачалка за дрехи
Кутия за изгубени вещи
Кутии за съхранение
Помпа за балони
Пластмасови кутии за съхранение
Кабелни превръзки
Комплект инструменти
Ножици
Маса за регистрация
Лента
Посрещателна маса
Указателни табели

Gifts

Подаръци за гостите
Подаръчни торбички
Етикети за подаръци
Подаръчна кошница за бебе
Подаръчна хартия
Подаръчни торбички
Тишу хартия
Панделка

Safety

Списък с аварийни контакти
Аптечка за първа помощ
Дезинфектант за ръце
Кърпички

Furniture

Лаундж фотьойли
Трапезни маси
Коктейлни маси
Излагане на подаръци
Маса за подаръци
Маса за десерти
Маса за напитки
Столове
Сгъваеми столове

Activities

Прогнозни карти
Поздравителни картички
Книга за спомени
Карти за игри
Фотоаксесоари за гости
Писалки за игри
Награди
Лотарийни билети
Карти с поздравления

Съвети

Изпратете поканите поне 3–4 седмици предварително и задайте краен срок за RSVP около 7 дни преди партито. Така ще знаете колко храна, напитки и подаръци за гостите да подготвите.
Поръчайте тортата и десертите най-късно 10–14 дни предварително. Потвърдете доставката на тортата и кетъринга отново 2–3 дни преди събитието, защото именно тогава най-често се появяват промени.
Планирайте декорацията по часове, а не само по списък. Уточнете с доставчика кога може да започне поставянето и оставете поне 60 минути за балони, гирлянди, фото стена и финална проверка.
Подредете игрите и отварянето на подаръците в кратки блокове от по 15–20 минути. Подгответе нужните материали предварително, за да не прекъсвате сервирането на храна и напитки.
Направете окончателен преглед 24 часа преди партито: списък с гости, контакти на доставчици, времева линия, резервни батерии, опаковъчни материали и почистващи продукти. Определете и един човек за координация, който не е бъдещият родител.

Често задавани въпроси

Колко време предварително се планира бебешко парти?: Започнете около 4–6 седмици предварително. Това оставя време за списъка с гости, поканите, RSVP, поръчката на тортата и координацията на декорацията.
Кога се изпращат поканите за бебешко парти?: Изпратете ги 3–4 седмици преди събитието и поискайте отговор до 7 дни преди него. След крайния срок се свържете с гостите, които не са потвърдили.
Колко храна и напитки са нужни за бебешко парти?: Планирайте приблизително 6–8 хапки или малки порции на човек за кратко парти и 2–3 напитки на човек през първия час, след което по 1 напитка на час. Добавете малък резерв за непредвидени гости и повторно сервиране.
Кога трябва да се поръча тортата за бебешко парти?: Поръчайте тортата поне 10–14 дни предварително, особено ако има конкретен дизайн или размер. Потвърдете часа и адреса на доставката 2–3 дни преди партито и подгответе стойката за тортата предварително.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.