Cum organizezi un babyshower, de la idee la ultima farfurie

Un babyshower reușit începe cu o decizie simplă: cine este invitat, ce stil are petrecerea și cât timp ai la dispoziție. De acolo, ordonezi pregătirile după termenele care nu pot fi mutate, precum invitațiile, tortul și livrarea mâncării. Planul acoperă și lucrurile ușor de uitat: confirmarea RSVP, montajul decorului, primirea invitaților și coordonarea jocurilor. În ziua evenimentului, cronologia te ajută să nu gestionezi simultan cateringul, cadourile și activitățile.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

1
Colectează datele de contact ale invitaților
2
Proiectează invitațiile
3
Comandă tortul pentru babyshower
4
Aranjează aranjamentele florale
5
Trimite invitațiile
6
Comandă deserturile
7
Pregătește decorul tematic
8
Confirmă timpul de montaj al decorului
9
Coordonează deschiderea cadourilor
2 persoane
10
Stabilește procedura RSVP
11
Aranjează băuturile
12
Pregătește muzica de fundal
13
Confirmă livrarea cateringului
14
Deschide evenimentul
15
Închiriază echipamente, dacă este necesar
16
Verifică montajul final al decorului
17
Pregătește recepția de înregistrare sau de bun venit
18
Servește mâncarea și băuturile
2 persoane
19
Confirmă livrarea tortului
20
Coordonează jocurile și activitățile
2 persoane
21
Stabilește scopul și stilul babyshower-ului
22
Ține evidența răspunsurilor invitaților
23
Ia legătura cu furnizorii de decor
24
Selectează jocuri pentru babyshower
25
Tipărirea listei de invitați
26
Coordonarea prezentării tortului
2 persoane
27
Deciderea dacă baby shower-ul va fi o surpriză
28
Sunarea invitaților care nu au răspuns
29
Aranjarea decorațiunilor florale
30
Pregătirea materialelor pentru jocuri
31
Pregătește etichetele cu nume
32
Fotografierea momentelor importante
33
Consultarea viitorilor părinți despre preferințele lor
34
Finalizarea listei de invitați
35
Aranjarea decorațiunilor cu baloane
36
Organizarea premiilor
37
Pregătirea amintirilor pentru invitați
38
Mulțumirea invitaților
39
Stabilirea numărului estimat de invitați
40
Notarea restricțiilor alimentare
41
Confirmarea aranjamentelor cu furnizorii
42
Elaborarea programului evenimentului
43
Împachetarea materialelor pentru activități
44
Înmânarea darurilor pentru invitați
2 persoane
45
Stabilirea bugetului evenimentului
46
Gestionarea cerințelor de accesibilitate
47
Monitorizarea costurilor evenimentului
48
Pregătirea discursului de bun venit
49
Pregătirea materialelor de urgență
50
Închiderea oficială a evenimentului
51
Alegerea datei dorite a evenimentului
52
Pregătirea așezării la mese
53
Elaborarea planului de decorare
54
Desemnarea unui maestru de ceremonii
55
Așezarea meselor
56
Supravegherea strângerii locației
2 persoane
57
Stabilirea datelor alternative
58
Realizarea etichetelor cu nume pentru invitați
59
Cumpărarea decorațiunilor
60
Pregătirea instrucțiunilor pentru activități
61
Așază scaunele
62
Împachetarea decorațiunilor reutilizabile
2 persoane
63
Alegerea locației evenimentului
64
Pregătirea cadourilor de bun venit, dacă este necesar
65
Pregătirea decorului meselor
66
Organizarea activităților de deschidere a cadourilor
67
Aranjarea meselor
68
Returnarea echipamentelor închiriate
69
Inspectarea locațiilor posibile
70
Gestionarea informațiilor despre parcare
71
Selectarea pieselor centrale decorative
72
Organizarea activităților pentru cartea de amintiri
73
Montarea decorațiunilor
74
Verificarea bugetului evenimentului
75
Confirmarea disponibilității locației
76
Pregătirea informațiilor pentru invitați
77
Aranjarea pancartelor de bun venit
78
Pregătirea cartonașelor cu sfaturi pentru invitați
79
Finalizarea inspecției finale a locației
80
Arhivarea fotografiilor de la eveniment și a documentelor de planificare
81
Rezervarea locației
82
Finalizarea bugetului evenimentului
83
Pregătirea mesei pentru cadouri
84
Organizarea activităților de predicții despre bebeluș
85
Deschiderea locației
86
Formarea echipei de organizare
87
Contactarea firmelor de catering
88
Planificarea mesei de desert
89
Planificarea momentelor foto
90
Primirea furnizorilor
91
Atribuirea responsabilităților organizatorilor
92
Solicitarea ofertelor de catering
93
Organizarea stației de băuturi
94
Selectarea playlisturilor
95
Supravegherea amenajării
96
Dezvoltarea temei baby shower-ului
97
Compararea ofertelor de catering
98
Amenajarea spațiului foto
99
Pregătirea materialelor pentru divertisment
100
Pregătirea gustărilor și băuturilor
101
Alegerea paletei de culori a evenimentului
102
Alegerea firmei de catering
103
Pregătirea fundalurilor decorative
104
Confirmarea programului final
105
Întâmpinarea invitaților
2 persoane
106
Întocmirea listei provizorii de invitați
107
Confirmarea meniului
108
Instalarea iluminatului decorativ
109
Confirmarea tuturor furnizorilor
110
Îndrumarea invitaților către locurile lor
2 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Dosar pentru planificarea evenimentului
Planul meselor
Cronologia evenimentului
Broșură de program
Fișier bugetar
Planificarea activităților
Lista de contact a invitaților
Fișă de contact pentru furnizori
Listă de verificare a stocurilor
Lista de contact a furnizorilor
Contractul locației
Felicitări de mulțumire
Contract de catering
Contracte cu furnizorii de decorațiuni
Etichete
Listă de invitați
Liste RSVP
Detalii de plată
Carduri de feedback
Markere permanente
Informații despre registrul de cadouri
Carte de oaspeți
Liste de verificare
Ecusoane cu nume
Pixuri
Carduri cu nume
Numere de masă
Invitații
Plicuri
Carduri informative
Timbruri poștale

Decorations

Lampioane de hârtie
Perete foto
Ghirlande
Elemente decorative
Panglici decorative
Confetti
Baloane
Aranjamente florale
Panou de bun venit
Arcadă de baloane
Flori proaspete
Greutăți pentru baloane
Flori artificiale
Cutii decorative
Bannere
Coșuri decorative
Ghirlande decorative
Litere decorative
Evantaie din hârtie
Farfurii cu tematică pentru bebeluși
Fețe de masă
Mese alergătoare
Huse pentru scaune
Decorațiuni pentru centru de masă

Groceries

Platou cu brânzeturi
Sandvișuri
Aperitive
Tort
Brioșe
Biscuiți
Bomboane
Ciocolată
Platou cu fructe
Consumabile pentru ceai

Kitchen

Pahare
Suport pentru tort
Pahare
Farfurii
Tăvi pentru gustări
Platouri
Platouri de servire
Tacâmuri
Cuțit pentru tort
Șervețele
Lopățică pentru tort
Paie
Dozatoare de băuturi
Găleată pentru gheață
Aparat de cafea
Desfăcător de sticle

Cleaning

Fară de praf
Mop
Produse de curățenie
Șervețele de curățare
Coșuri de gunoi
Recipient pentru reciclare
Saci de gunoi
Prosoape de hârtie
Lavete de curățare
Mătură

Technical

Baterii de rezervă
Lumânări LED
Ghirlande luminoase
Lămpi
Prelungitoare
Aparat foto instant
Prize multiple
Film foto
Boxă Bluetooth
Microfon
Player muzical
Stație de încărcare pentru telefoane
Iluminat decorativ

Logistics

Lăzi de transport
Șevalete
Materiale de ambalare
Suport pentru umbrele
Cuier
Cutie pentru obiecte pierdute
Cutii de depozitare
Pompă de baloane
Cutii de depozitare din plastic
Bride de cablu
Set de unelte
Foarfecă
Masa de înregistrare
Bandă adezivă
Masă de bun venit
Indicatoare de direcție

Gifts

Mărturii pentru invitați
Punguțe de mulțumire
Etichete pentru cadouri
Coș cadou pentru bebeluși
Hârtie de ambalat cadouri
Punguțe pentru cadouri
Hârtie de mătase
Panglică

Safety

Lista contactelor de urgență
Trusă de prim ajutor
Dezinfectant pentru mâini
Șervețele

Furniture

Fotolii lounge
Mese de luat masa
Mese de cocktail
Suporturi pentru cadouri
Masa pentru cadouri
Masa de desert
Masa cu băuturi
Scaune
Scaune pliante

Activities

Carduri pentru previziuni
Felicitări
Cartea de amintiri
Carduri de joc
Recuzită foto pentru invitați
Stilouri pentru jocuri
Premii
Bilete de loterie
Carduri de sfaturi

Sfaturi

Începe cu lista invitaților și procedura RSVP cu cel puțin 4 săptămâni înainte. Păstrează numerele de telefon și răspunsurile într-un singur fișier, ca să poți confirma rapid numărul final.
Trimite invitațiile înainte să comanzi deserturile și să fixezi cantitățile de mâncare. Pentru o petrecere de 3 ore, calculează porțiile după numărul confirmat cu 5-7 zile înainte, nu după lista inițială.
Confirmă separat ora de livrare pentru catering și tort cu 2-3 zile înainte. Stabilește și locul exact unde se descarcă produsele, altfel livratorul poate ajunge când decorul sau primirea invitaților ocupă spațiul.
Pregătește decorul în ordinea montajului și verifică rezultatul cu cel puțin 60 de minute înainte de sosirea invitaților. Baloanele, ghirlandele și peretele foto arată bine doar dacă ai rezervat timp pentru fixare și pentru corectarea elementelor căzute.
Pune jocurile, deschiderea cadourilor și muzica în cronologia evenimentului, nu doar într-o listă separată. Desemnează o persoană care anunță fiecare moment, astfel încât viitoarea mamă să nu fie nevoită să coordoneze totul.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se trimit invitațiile pentru un babyshower?: Trimite invitațiile cu 4-6 săptămâni înainte și cere confirmarea până cu 10-14 zile înainte. Astfel ai timp să actualizezi meniul, locurile și cantitatea de tort.
Când se comandă tortul pentru babyshower?: Comandă tortul cu aproximativ 2-3 săptămâni înainte, mai ales dacă ai nevoie de un design personalizat. Confirmă livrarea din nou cu 48-72 de ore înainte de eveniment.
Cât timp trebuie rezervat pentru decorarea unui babyshower?: Rezervă cel puțin 90 de minute pentru montajul decorului și încă 30 de minute pentru verificarea finală. Dacă ai baloane, ghirlande și un perete foto, nu lăsa decorarea pentru ultima jumătate de oră.
Cum organizezi programul unui babyshower de 3 ore?: Păstrează primele 30 de minute pentru primirea invitaților și băuturi, apoi servește mâncarea înaintea jocurilor. Alocă aproximativ 45 de minute pentru activități, 20-30 de minute pentru deschiderea cadourilor și lasă ultimele 15 minute pentru încheiere și strângerea lucrurilor esențiale.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.