Sådan organiserer du en babyshower fra start til slut

Start med at aftale formål, stil, dato og budget med de nærmeste omkring den kommende mor. Saml derefter gæsternes kontaktoplysninger, send invitationerne og sæt en tydelig RSVP-frist, før du bestiller mad, kage og dekorationer. Når antallet af gæster er kendt, kan du planlægge siddepladser, lege, drikkevarer og servering uden at gætte. På dagen handler det især om leveringstidspunkter, opstilling, gaveåbning og oprydning.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
2
Design invitationerne
3
Bestil babyshower-kagen
4
Arrangér blomsterdekorationer
5
Send invitationerne
6
Bestil desserter
7
Forbered temadekorationen
8
Bekræft dekorationens opstillingstid
9
Styr åbningen af gaverne
2 personer
10
Sæt RSVP-processen op
11
Arrangér drikkevarer
12
Forbered baggrundsmusik
13
Bekræft leveringen af catering
14
Åbn eventet
15
Lej udstyr, hvis nødvendigt
16
Kontrollér den endelige opstilling af dekorationen
17
Forbered registrerings- eller velkomstskranken
18
Server mad og drikke
2 personer
19
Bekræft leveringen af kagen
20
Koordinér lege og aktiviteter
2 personer
21
Fastlæg babyshowerens formål og stil
22
Hold styr på gæsternes svar
23
Kontakt dekorationleverandører
24
Vælg babyshower-lege
25
Udskriv gæstelisten
26
Koordinér præsentationen af kagen
2 personer
27
Beslut, om babyshoweren skal være en overraskelse
28
Ring til gæster, der ikke har svaret
29
Arranger blomsterdekorationer
30
Forbered legematerialer
31
Forbered navneskilte
32
Fotografer vigtige øjeblikke
33
Rådfør dig med de kommende forældre om deres præferencer
34
Færdiggør gæstelisten
35
Arranger ballondekorationer
36
Organisér præmier
37
Forbered gæstegaver
38
Tak gæsterne
39
Fastlæg det forventede antal gæster
40
Notér kosthensyn
41
Bekræft aftaler med leverandører
42
Lav tidsplanen for arrangementet
43
Pak materialer til aktiviteter
44
Del party favors ud
2 personer
45
Fastlæg arrangementsbudgettet
46
Arranger adgangskrav
47
Hold øje med arrangementets omkostninger
48
Forbered velkomsttalen
49
Forbered nødudstyr
50
Afslut arrangementet officielt
51
Vælg den ønskede arrangementsdato
52
Forbered siddeplanen
53
Udarbejd dekorationsplanen
54
Udpeg en ceremonimester
55
Stil borde op
56
Overvåg oprydningen af lokalet
2 personer
57
Fastlæg alternative datoer
58
Lav navneskilte til gæsterne
59
Køb dekoration
60
Forbered instruktioner til aktiviteter
61
Stille stole op
62
Pak genbrugelig dekoration ned
2 personer
63
Vælg arrangementsstedet
64
Forbered velkomstgaver, hvis det er nødvendigt
65
Forbered borddekoration
66
Organisér aktiviteter til gaveåbning
67
Dæk bordene
68
Returnér lejet udstyr
69
Besigtig mulige lokaler
70
Arranger parkeringsinformation
71
Vælg borddekorationer
72
Organisér aktiviteter til mindebogen
73
Opsæt dekorationerne
74
Gennemgå arrangementsbudgettet
75
Bekræft lokalets tilgængelighed
76
Forbered gæsteinformation
77
Arranger velkomstskilte
78
Forbered rådgivningskort til gæsterne
79
Gennemfør den sidste inspektion af lokalet
80
Arkivér arrangementsfotos og planlægningsdokumenter
81
Reserver lokalet
82
Færdiggør arrangementsbudgettet
83
Forbered gavebordet
84
Organisér gæt-aktiviteter om babyen
85
Åbn lokalet
86
Sæt organiseringsteamet op
87
Kontakt cateringfirmaer
88
Planlæg dessertbordet
89
Planlæg fotomuligheder
90
Modtag leverandører
91
Tildel ansvar til arrangører
92
Indhent cateringtilbud
93
Organisér drikkevarestationen
94
Sammensæt playlister
95
Overvåg opstillingen
96
Udvikl temaet til babyshoweren
97
Sammenlign cateringtilbud
98
Indret fotoområdet
99
Forbered underholdningsmaterialer
100
Gør forfriskninger klar
101
Vælg arrangementets farvepalette
102
Vælg catereren
103
Gør dekorative baggrunde klar
104
Bekræft det endelige program
105
Byd gæsterne velkommen
2 personer
106
Udarbejd den foreløbige gæsteliste
107
Bekræft menuen
108
Installer dekorativ belysning
109
Bekræft alle leverandører
110
Vis gæsterne til deres pladser
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Mappe til eventplanlægning
Siddeplan
Tidsplan for arrangementet
Programhæfte
Budgetark
Aktivitetsplanlægning
Gæsternes kontaktliste
Leverandørkontaktliste
Tjekliste for lager
Leverandørernes kontaktliste
Lejeaftale for lokalet
Tak-kort
Cateringkontrakt
Kontrakter med dekorationsleverandører
Etiketter
Gæsteliste
RSVP-oversigter
Betalingsoplysninger
Feedbackkort
Permanentmarkere
Oplysninger om gaveønsker
Gæstebog
Checklister
Navneskilte
Penne
Navneskilte
Bordnumre
Invitationer
Kuverter
Informationskort
Frimærker

Decorations

Papirlanterner
Fotovæg
Guirlander
Dekorative rekvisitter
Dekorative bånd
Konfetti
Balloner
Blomsterarrangementer
Velkomstskilt
Ballonbue
Friske blomster
Ballonvægte
Kunstblomster
Dekorative æsker
Bannere
Dekorative kurve
Dekorative guirlander
Dekorative bogstaver
Papirvifter
Babytema-skilte
Bordduge
Bordløbere
Stolebetræk
Borddekorationer

Groceries

Ostefad
Sandwicher
Snacks
Kage
Cupcakes
Småkager
Slik
Chokolade
Frugtfad
Teforsyninger

Kitchen

Kopper
Kagestand
Glas
Tallerkener
Snackbakker
Fade
Serveringsfade
Bestik
Kagekniv
Servietter
Kagespade
Sugerør
Drikkeautomater
Ispand
Kaffemaskine
Flaskeåbner

Cleaning

Fejebakke
Moppe
Rengøringsprodukter
Rengøringsservietter
Affaldsbeholdere
Genbrugsbeholder
Affaldsposer
Køkkenrulle
Rengøringsklude
Kost

Technical

Ekstra batterier
LED-lys
Lyskæder
Lamper
Forlængerkabler
Engangskamera
Stikdåser
Kamerafilm
Bluetooth-højttaler
Mikrofon
Musikafspiller
Ladestation til telefoner
Dekorativ belysning

Logistics

Transportkasser
Staffelier
Emballagemateriale
Paraplyholder
Garderobestativ
Hittegods-kasse
Opbevaringskasser
Ballonpumpe
Plastopbevaringskasser
Kabelbindere
Værktøjssæt
Saks
Registreringsbord
Tape
Velkomstbord
Vejvisningsskilte

Gifts

Takker til gæsterne
Takkeposer
Gavemærker
Babygavekurv
Gavepapir
Gaveposer
Silkepapir
Bånd

Safety

Liste over nødkontakter
Førstehjælpskasse
Håndsprit
Papirlommetørklæder

Furniture

Loungestole
Spiseborde
Cocktailborde
Gaveudstillinger
Gavebord
Dessertbord
Drikkebord
Stole
Klappstole

Activities

Forudsigelseskort
Kort
Mindebog
Spillekort
Fotorekvisitter til gæster
Penne til spil
Præmiegevinster
Lodsedler
Rådskort

Tips

Fastlæg stil og budget, før du kontakter leverandører. Lav plads til både kage, desserter, blomster, guirlander, balloner og eventuelle dekorative rekvisitter, så bordene ikke bliver overfyldte.
Send invitationerne mindst 4 uger før babyshoweren, og sæt RSVP-fristen til 10-14 dage før. Følg personligt op på dem, der ikke har svaret, så du kan bestille det rigtige antal portioner.
Bestil kagen og desserterne, når svarfristen er udløbet, og bekræft leveringen 2-3 dage før. Aftal også, hvornår kagen må sættes frem, og sørg for kagestand, tallerkener, kopper og glas.
Lav en tidsplan med faste tidspunkter for opstilling, velkomst, mad, lege, gaveåbning og oprydning. Afsæt mindst 60 minutter til dekorationerne; balloner, papirlanterner og fotovæg tager ofte længere tid end forventet.
Udpeg én person til at koordinere leverandører og én til at styre lege og gaveåbning. Hav ekstra batterier, rengøringsprodukter, fejebakke og moppe klar, så små uheld ikke afbryder babyshoweren.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal man planlægge en babyshower?: Begynd 6-8 uger før datoen. Send invitationerne cirka 4 uger før, og afslut RSVP mindst 10-14 dage før, så der er tid til at bestille mad, kage og drikkevarer.
Hvornår skal man sende invitationer til en babyshower?: Send dem normalt 4-6 uger før arrangementet. Giv gæsterne mindst 2 uger til at svare, og følg op på manglende svar 3-5 dage efter RSVP-fristen.
Hvor meget mad skal man beregne til en babyshower?: Til et arrangement på 2-3 timer kan du beregne 6-8 små serveringer pr. gæst, hvis der også er kage og desserter. Køb eller bestil cirka 10 % ekstra til uventede gæster og store appetitter.
Hvornår skal kagen leveres til en babyshower?: Planlæg levering 1-2 timer før gæsterne kommer, så kagen kan kontrolleres og placeres på kagestanden. Bekræft leveringssted og tidspunkt 2-3 dage før, især hvis der også kommer catering.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.