Ako zorganizovať baby shower bez stresu

Pri organizovaní baby shower začni zoznamom hostí, rozpočtom a štýlom oslavy. Potom nastav RSVP, objednaj tortu, dezerty a catering a až následne dolaď výzdobu a aktivity. Väčšina problémov vzniká v poslednom týždni: chýbajú potvrdené počty hostí, čas doručenia torty alebo miesto na darčeky. Keď si vytvoríš časový harmonogram a priradíš jednotlivé úlohy konkrétnym ľuďom, samotný deň prebehne oveľa pokojnejšie.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Zhromaždiť kontaktné údaje hostí
2
Navrhnite pozvánky
3
Objednať tortu na babyshower
4
Zabezpečiť kvetinové aranžmány
5
Odoslať pozvánky
6
Objednať dezerty
7
Pripraviť tematickú dekoráciu
8
Potvrdiť čas inštalácie dekorácie
9
Zamerať otváranie darčekov
2 osôb
10
Nastaviť postup RSVP
11
Zabezpečiť nápoje
12
Pripraviť hudbu na pozadí
13
Potvrdiť dodanie cateringu
14
Otvoriť podujatie
15
V prípade potreby prenajať vybavenie
16
Skontrolovať finálne rozmiestnenie dekorácie
17
Pripraviť registračný alebo uvítací pult
18
Podávať jedlo a nápoje
2 osôb
19
Potvrdiť dodanie torty
20
Koordinovať hry a aktivity
2 osôb
21
Určiť cieľ a štýl babyshower
22
Sledovať odpovede hostí
23
Kontaktovať dodávateľov dekorácií
24
Vybrať hry na babyshower
25
Vytlačiť zoznam hostí
26
Koordinovať prezentáciu torty
2 osôb
27
Rozhodnúť, či bude babyshower prekvapenie
28
Zavolať hosťom, ktorí neodpovedali
29
Zabezpečiť kvetinové dekorácie
30
Pripraviť materiály na hry
31
Pripravte menovky
32
Fotografovať dôležité momenty
33
Poradiť sa s budúcimi rodičmi o ich preferenciách
34
Finálne zostaviť zoznam hostí
35
Zabezpečiť balónové dekorácie
36
Zabezpečiť ceny do súťaží
37
Pripraviť suveníry pre hostí
38
Poďakovať hosťom
39
Určiť očakávaný počet hostí
40
Poznamenať stravovacie obmedzenia
41
Potvrdiť dohody s dodávateľmi
42
Pripraviť plán podujatia
43
Zabaliť materiály na aktivity
44
Rozdávať darčeky pre hostí
2 osôb
45
Stanoviť rozpočet podujatia
46
Zabezpečiť požiadavky na bezbariérovosť
47
Sledovať náklady na podujatie
48
Pripraviť uvítací prejav
49
Pripraviť núdzové potreby
50
Oficiálne ukončiť podujatie
51
Vybrať požadovaný dátum podujatia
52
Pripraviť zasadací poriadok
53
Vypracovať plán dekorácií
54
Určiť ceremoniára
55
Rozostaviť stoly
56
Dohliadať na upratovanie priestoru
2 osôb
57
Určiť alternatívne termíny
58
Vyrobiť menovky pre hostí
59
Nakúpiť dekorácie
60
Pripraviť pokyny k aktivitám
61
Umiestniť stoličky
62
Zabaliť opakovane použiteľné dekorácie
2 osôb
63
Vybrať miesto podujatia
64
V prípade potreby pripraviť uvítacie darčeky
65
Pripraviť stolovú dekoráciu
66
Zorganizovať aktivity na otváranie darčekov
67
Prestrieť stoly
68
Vrátiť prenajaté vybavenie
69
Prezrieť možné miesta
70
Zabezpečiť informácie o parkovaní
71
Vybrať stredové dekorácie
72
Zorganizovať aktivity do pamätného knihy
73
Nainštalovať dekorácie
74
Skontrolovať rozpočet podujatia
75
Potvrdiť dostupnosť priestoru
76
Pripraviť informácie pre hostí
77
Zabezpečiť uvítacie tabule
78
Pripraviť kartičky s radami pre hostí
79
Dokončiť záverečnú prehliadku priestoru
80
Archivovať fotografie z podujatia a plánovacie dokumenty
81
Zarezervovať priestor
82
Finálne potvrdiť rozpočet podujatia
83
Pripraviť stôl na darčeky
84
Zorganizovať predpovedné aktivity o bábätku
85
Otvoriť priestor
86
Zostaviť organizačný tím
87
Kontaktovať cateringové firmy
88
Naplánovať dezertný stôl
89
Naplánovať fotografické momenty
90
Privítať dodávateľov
91
Priradiť organizátorom zodpovednosti
92
Vyžiadať si cenové ponuky na catering
93
Zorganizovať nápojový kútik
94
Vytvoriť zoznamy skladieb
95
Dohliadať na prípravy
96
Vytvoriť tému babyshower
97
Porovnať cateringové ponuky
98
Pripraviť fotokútik
99
Pripraviť materiály na zábavu
100
Pripraviť občerstvenie
101
Vybrať farebnú paletu podujatia
102
Vybrať caterera
103
Pripraviť dekoratívne pozadia
104
Potvrdiť finálny program
105
Privítať hostí
2 osôb
106
Zostaviť predbežný zoznam hostí
107
Potvrdiť menu
108
Nainštalovať dekoratívne osvetlenie
109
Potvrdiť všetkých dodávateľov
110
Doprevadiť hostí k ich miestam
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Priečinok na plánovanie podujatia
Plán sedenia
Časový harmonogram podujatia
Programová brožúrka
Tabuľka rozpočtu
Plánovanie aktivít
Kontaktný zoznam hostí
Kontaktný hárok dodávateľov
Kontrolný zoznam zásob
Kontaktný zoznam dodávateľov
Zmluva s miestom konania
Ďakovné kartičky
Cateringová zmluva
Zmluvy s dodávateľmi dekorácií
Štítky
Zoznam hostí
Prehľady RSVP
Údaje o platbe
Kartičky na spätnú väzbu
Permanentné fixky
Informácie o uvedení darov
Kniha hostí
Kontrolné zoznamy
Menovky
Perá
Menovky
Čísla stolov
Pozvánky
Obálky
Informačné kartičky
Poštové známky

Decorations

Papierové lampióny
Fotostenа
Sviečky
Dekoratívne rekvizity
Dekoratívne stuhy
Konfety
Balóny
Kvetinové aranžmány
Uvítacia tabuľa
Balónový oblúk
Čerstvé kvety
Závažia na balóny
Umelé kvety
Dekoratívne krabice
Bannery
Dekoratívne košíky
Dekoratívne girlandy
Dekoratívne písmená
Papierové vejáriky
Tabuľky na baby témy
Obrusy
Behúne na stôl
Poťahy na stoličky
Stredové dekorácie

Groceries

Syrová misa
Sendviče
Občerstvenie
Torta
Cupcakes
Sušienky
Cukríky
Čokoláda
Ovocný podnos
Čajové potreby

Kitchen

Poháre
Stojan na tortu
Poháre
Taniere
Misy na občerstvenie
Podnosy
Servírovacie podnosy
Príbor
Nôž na tortu
Servítky
Naberačka na tortu
Brčka
Dávkovače nápojov
Vedro na ľad
Kávovar
Otvárač na fľaše

Cleaning

Zmeták na smeti
Mop
Čistiace prostriedky
Čistiace utierky
Odpadkové koše
Kôš na recykláciu
Odpadkové vrecia
Kuchynské utierky
Čistiace handričky
Metla

Technical

Náhradné batérie
LED sviečky
Svetelné reťaze
Lampy
Predlžovacie káble
Instantný fotoaparát
Predlžovacie zásuvky
Filmový pás
Bluetooth reproduktor
Mikrofón
Hudobný prehrávač
Nabíjacia stanica pre telefóny
Dekoratívne osvetlenie

Logistics

Prepravné boxy
Maľovacie stojany
Baliaci materiál
Stojan na dáždniky
Vešiak
Box na stratené veci
Úložné boxy
Pumpe na balóny
Plastové úložné boxy
Sťahovacie pásky
Súprava náradia
Nožnice
Registračný stôl
Lepiaca páska
Uvítací stôl
Smerové tabuľky

Gifts

Poďakovania pre hostí
Darčekové vrecúška
Darčekové štítky
Darčekový kôš pre bábätko
Baliaci papier
Darčekové tašky
Hodvábny papier
Stuha

Safety

Zoznam núdzových kontaktov
Lekárnička
Dezinfekcia na ruky
Servítky

Furniture

Pohodlné kreslá
Jedálenské stoly
Koktailové stolíky
Stojany na dary
Darčekový stôl
Dezertný stôl
Stôl s nápojmi
Stoličky
Skladacie stoličky

Activities

Predpovedné kartičky
Pohľadnice
Pamätná kniha
Kartičky na hru
Foto rekvizity pre hostí
Písacie potreby na hry
Ceny
Lístky do tomboly
Poradné kartičky

Tipy

Začni 4 až 6 týždňov vopred. Najskôr si potvrď zoznam hostí, cieľ a štýl baby shower, potom odošli pozvánky s termínom RSVP najneskôr 10 až 14 dní pred oslavou.
Po uzávierke RSVP prepočítaj jedlo, nápoje, taniere a poháre podľa skutočného počtu hostí. Pri občerstvení rátaj približne s 6 až 8 kúskami na osobu a pri nealkoholických nápojoch s 1 až 1,5 litra na osobu.
Tortu a dezerty objednaj aspoň 10 až 14 dní vopred a dva dni pred oslavou potvrď čas doručenia. Zabudnutý stojan na tortu, sviečky alebo baliaci materiál sa v deň oslavy zháňa ťažko.
Výzdobu si rozdeľ na inštaláciu a kontrolu. Potvrď čas montáže, priprav balóny, lampióny, stuhy a fotostenu a nechaj si aspoň 60 až 90 minút pred príchodom hostí na finálne rozmiestnenie.
Program si naplánuj na 2 až 3 hodiny vrátane privítania, jedla, hier a otvárania darčekov. Urči jedného moderátora aktivít a jedného človeka na fotenie, aby hostiteľ nemusel všetko robiť naraz.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať organizovať baby shower?: S prípravou začni približne 4 až 6 týždňov vopred. Pozvánky odošli najneskôr 3 až 4 týždne pred oslavou a RSVP uzavri 10 až 14 dní pred termínom.
Koľko jedla pripraviť na baby shower?: Na neformálne občerstvenie počítaj približne so 6 až 8 menšími kúskami na osobu, ak oslava trvá 2 až 3 hodiny. Ak podávaš plnohodnotné jedlo, množstvo prispôsob počtu potvrdených hostí a pridaj približne 10 % rezervu.
Koľko nápojov treba na baby shower?: Pri nealkoholickej oslave priprav približne 1 až 1,5 litra nápojov na osobu na 3 hodiny. Pripočítaj vodu, kávu alebo čaj a počítaj aspoň s jedným náhradným balením pre prípad vyššej spotreby.
Kedy objednať tortu na baby shower?: Tortu objednaj aspoň 10 až 14 dní vopred, pri špeciálnom dizajne aj skôr. Dva dni pred oslavou potvrď dodanie, počet porcií a to, kto tortu prevezme a uloží.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.