Kako organizirati baby shower brez zadnjih zapletov

Baby shower začni z dogovorom o namenu, slogu, datumu in številu gostov. Nato zberi njihove kontaktne podatke, pošlji vabila in vzpostavi jasen način za potrjevanje udeležbe. Ko veš, koliko ljudi pride, naroči torto, sladice, catering, pijačo in dekoracijo. Zadnji teden potrdi dostave ter pripravi časovnico, igre, sprejemni pult in prostor za odpiranje daril.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Zbiranje kontaktnih podatkov gostov
2
Oblikujte vabila
3
Naročilo torte za baby shower
4
Ureditev cvetličnih aranžmajev
5
Pošiljanje vabil
6
Naročilo sladic
7
Priprava tematske dekoracije
8
Potrditev časa postavitve dekoracije
9
Vodenje odpiranja daril
2 oseb
10
Vzpostavitev postopka RSVP
11
Ureditev pijače
12
Priprava glasbe v ozadju
13
Potrditev dostave cateringa
14
Otvoritev dogodka
15
Po potrebi najem opreme
16
Preverjanje končne postavitve dekoracije
17
Priprava registracijskega ali sprejemnega pulta
18
Postrežba hrane in pijače
2 oseb
19
Potrditev dostave torte
20
Usklajevanje iger in dejavnosti
2 oseb
21
Določitev namena in sloga baby showerja
22
Spremljanje odzivov gostov
23
Stik z dobavitelji dekoracije
24
Izbira iger za baby shower
25
Natisniti seznam gostov
26
Uskladiti predstavitev torte
2 oseb
27
Odločiti se, ali bo baby shower presenečenje
28
Poklicati goste, ki se niso odzvali
29
Urediti cvetlične dekoracije
30
Pripraviti material za igre
31
Pripravite imenske tablice
32
Fotografirati pomembne trenutke
33
Posvetovati se s prihodnjima staršema o njunih željah
34
Dokončno oblikovati seznam gostov
35
Urediti balonske dekoracije
36
Organizirati nagradna darila
37
Pripraviti spominke za goste
38
Zahvaliti se gostom
39
Določiti pričakovano število gostov
40
Zabeležiti prehranske omejitve
41
Potrditi dogovore z dobavitelji
42
Pripraviti časovni načrt dogodka
43
Spakirati material za aktivnosti
44
Razdeliti party favors
2 oseb
45
Določiti proračun dogodka
46
Urediti zahteve glede dostopnosti
47
Nadzorovati stroške dogodka
48
Pripraviti uvodni govor
49
Pripraviti nujne potrebščine
50
Uradno zaključiti dogodek
51
Izbrati želeni datum dogodka
52
Pripraviti razpored sedežev
53
Izdelati načrt dekoracije
54
Določiti voditelja prireditve
55
Postaviti mize
56
Nadzirati pospravljanje prostora
2 oseb
57
Določiti alternativne datume
58
Narediti imenske kartice za goste
59
Kupiti dekoracijo
60
Pripraviti navodila za aktivnosti
61
Postaviti stole
62
Spakirati ponovno uporabno dekoracijo
2 oseb
63
Izbrati prizorišče dogodka
64
Po potrebi pripraviti pozdravna darila
65
Pripraviti namizno dekoracijo
66
Organizirati aktivnosti za odpiranje daril
67
Postaviti mize
68
Vrniti izposojeno opremo
69
Pregledati možne lokacije
70
Urediti informacije o parkiranju
71
Izbrati osrednje dekoracije
72
Organizirati aktivnosti za spominsko knjigo
73
Namestiti dekoracijo
74
Preveriti proračun dogodka
75
Potrditi razpoložljivost prizorišča
76
Pripraviti informacije za goste
77
Urediti dobrodošle napise
78
Pripraviti kartice z nasveti za goste
79
Opraviti zadnji pregled prizorišča
80
Arhivirati fotografije dogodka in načrtovalne dokumente
81
Rezervirati prizorišče
82
Dokončno potrditi proračun dogodka
83
Pripraviti mizo za darila
84
Organizirati napovedne aktivnosti o dojenčku
85
Odpreti prizorišče
86
Sestaviti organizacijsko ekipo
87
Stopiti v stik s catererji
88
Načrtovati mizo s sladicami
89
Načrtovati fototermine
90
Sprejeti dobavitelje
91
Dodeliti naloge organizatorjem
92
Zahtevati ponudbe za catering
93
Urediti postajo za pijačo
94
Sestaviti predvajalne sezname
95
Nadzirati postavljanje
96
Razviti temo baby showerja
97
Primerjati ponudbe cateringa
98
Urediti foto kotiček
99
Pripraviti material za zabavo
100
Pripraviti osvežilne napitke
101
Izbrati barvno paleto dogodka
102
Izbrati catererja
103
Pripraviti dekorativna ozadja
104
Potrditi končni program
105
Pozdravi goste
2 oseb
106
Pripraviti začasni seznam gostov
107
Potrditi meni
108
Namestiti dekorativno osvetlitev
109
Potrditi vse dobavitelje
110
Pospremiti goste do njihovih sedežev
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Mapa za načrtovanje dogodka
Načrt sedišč
Časovnica dogodka
Programsko knjižico
Proračunska preglednica
Načrt aktivnosti
Seznam kontaktov gostov
Kontaktni list dobaviteljev
Kontrolni seznam zalog
Seznam kontaktov dobaviteljev
Pogodba za prizorišče
Zahvalne kartice
Pogodba o cateringu
Pogodbe z dobavitelji dekoracije
Oznake
Seznam gostov
Pregledi RSVP
Podatki o plačilu
Kartice za povratne informacije
Permanentni markerji
Informacije o navedbi daril
Knjižica za goste
Kontrolni seznami
Imeznake
Pisala
Imenska kartica
Številke miz
Vabila
Kuverte
Informacijske kartice
Poštne znamke

Decorations

Papirnate lučke
Foto stena
Trakovi
Dekorativni rekviziti
Okrasni trakovi
Konfeti
Baloni
Cvetlični aranžmaji
Pozdravna tabla
Balonski lok
Sveže rože
Uteži za balone
Umetno cvetje
Okrasne škatle
Transparenti
Okrasne košare
Okrasne girlande
Okrasne črke
Papirnati pahljači
Tabla s temo Baby
Namizni prti
Namizni tekači
Prevleke za stole
Osrednje dekoracije

Groceries

Sirni krožnik
Sendviči
Prigrizki
Torta
Cupcakes
Piškotki
Sladkarije
Čokolada
Pladenj s sadjem
Pripomočki za čaj

Kitchen

Kozarci
Stojalo za torto
Kozarci
Krožniki
Pladnji s prigrizki
Pladnji
Pladnji za serviranje
Pribor
Nož za torto
Serviete
Lopatica za torto
Slamice
Dozatorji za pijačo
Vedro za led
Kavni aparat
Odpirač za steklenice

Cleaning

Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Čistilna sredstva
Čistilni robčki
Koši za smeti
Koš za recikliranje
Vreče za smeti
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Metla

Technical

Rezervne baterije
LED sveče
Girlande z lučkami
Svetilke
Podaljški
Instant kamera
Razdelilniki
Filmski trak za kamero
Bluetooth zvočnik
Mikrofon
Predvajalnik glasbe
Polnilna postaja za telefone
Okrasna razsvetljava

Logistics

Transportne posode
Slikarski stojali
Embalažni material
Stojalo za dežnike
Stojalo za plašče
Škatla za izgubljene predmete
Škatle za shranjevanje
Črpalka za balone
Plastične shranjevalne posode
Vezice za kable
Orodni set
Škarje
Registracijska miza
Lepilni trak
Dobrodošla miza
Usmerjevalne table

Gifts

Zahvale za goste
Vrečke za zahvale
Oznake za darila
Darilna košara za dojenčka
Darilni papir
Darilne vrečke
Maramni papir
Trak

Safety

Seznam nujnih kontaktov
Komplet prve pomoči
Razkužilo za roke
Robčki

Furniture

Lounge fotelji
Jedilne mize
Koktajlne mize
Razstavitve daril
Darilna miza
Mizica za sladice
Mizica za pijačo
Stoli
Zložljivi stoli

Activities

Kartice za napovedi
Voščilnice
Spominska knjiga
Kartice za igre
Foto rekviziti za goste
Pisala za igre
Nagrade
Srečke za žreb
Kartice z nasveti

Nasveti

Vabila pošlji približno 4–6 tednov pred baby showerjem, odgovor na udeležbo pa določite najpozneje 10–14 dni pred dogodkom. Tako lahko pravočasno prilagodiš količine hrane, pijače in sedežni načrt.
Torto, sladice in catering potrdi najmanj 7 dni prej. Na dan dogodka preveri čas dostave torte in cateringa ter pripravi transportne posode, če bo treba hrano prestaviti ali zaščititi.
Dekoracijo postavi po časovnici, ne sproti. Za balone, trakove, papirnate lučke, foto steno in cvetlične aranžmaje določi osebo, ki bo preverila končno postavitev vsaj 60 minut pred prihodom gostov.
Igre in dejavnosti omeji na 2–4 kratke točke, da ostane dovolj časa za druženje, hrano in odpiranje daril. Pripravi načrt aktivnosti, rekvizite in osebo, ki bo igre povezovala.
Na sprejemnem pultu imej natisnjen seznam gostov, program, zahvale za goste in osnovne informacije o poteku. Rezervne baterije, čistila, metlico in smetišnico pripravi na dosegu roke, ker se manjša razlitja in prazne baterije pogosto pojavijo šele med dogodkom.

Pogosta vprašanja

Kako zgodaj poslati vabila za baby shower?: Vabila pošlji 4–6 tednov pred dogodkom. Rok za RSVP postavi približno 10–14 dni pred baby showerjem, da lahko potrdiš količine hrane, pijače in sladic.
Kdaj naročiti torto za baby shower?: Torto naroči najmanj 2–3 tedne prej, posebej če želiš določeno obliko ali dekoracijo. Dostavo in uro prevzema potrdi še enkrat 5–7 dni pred dogodkom.
Koliko pijače potrebujem za baby shower?: Za prvo uro računaj približno 2–3 pijače na osebo, nato približno eno pijačo na uro. Dodaj vodo in brezalkoholne možnosti za vse goste ter količino prilagodi trajanju dogodka.
Kdaj začeti postavljati dekoracijo za baby shower?: Za postavitev si rezerviraj vsaj 2 uri, končni pregled pa opravi 30–60 minut pred prihodom gostov. Čas dostave dekoracije in morebitne opreme potrdi nekaj dni prej.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.