Kako organizirati predstavitev izdelka brez zapletov

Predstavitev izdelka začnite z jasnim namenom, datumom in številom udeležencev. Nato določite prostor za predstavitev, demonstracije, catering, prijavo in shranjevanje, da se obiskovalci ne bodo prerivali med posameznimi območji. Pred dogodkom preverite vsak izdelek, mikrofon, kamero in polnilne postaje ter uskladite prihod govorcev. Največ težav nastane, ko manjkajo kabli, oznake izdelkov, vzorci ali oseba za tehnično podporo.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen predstavitve
2
Načrtujte predstavitveni prostor
3
Preglejte vse izdelke pred dogodkom
4
Potrdite zahteve za mikrofon
5
Po potrebi uredite polnilne postaje
6
Uredite postavitev cateringa
2 oseb
7
Preverite, ali kaj manjka
2 oseb
8
Izberite obliko predstavitve
9
Načrtujte območje za demonstracije
10
Pred predstavitvijo očistite izdelke
11
Uskladite čas prihoda govorcev
12
Določite osebo za tehnično podporo
13
Postavite promocijsko gradivo
2 oseb
14
Pospravite preostale zaloge
2 oseb
15
Določite datum in uro dogodka
16
Načrtujte območje cateringa
17
Uredite vzorce izdelkov
18
Sprejmite in pomagajte govorcem med dogodkom
19
Pripravite prijavno mizo
20
Preverite čistočo prizorišča
2 oseb
21
Pošlji zahvalna sporočila
22
Izberite prizorišče
23
Načrtujte prostor za shranjevanje
24
Pripravite demonstracijske izdelke
25
Določite potrebe po hrani in pijači
26
Nastavite postopek prijave gostov
27
Opravite zadnji pregled pred odprtjem
2 oseb
28
Spremljajte zainteresirane stranke
29
Pripravite proračun dogodka
30
Načrtujte razpored sedežev
31
Preizkusite delovanje izdelka
32
Po potrebi izberite ponudnika cateringa
33
Pripravite imenske značke
34
Pred odprtjem seznanite osebje dogodka
2 oseb
35
Ocenite rezultate dogodka
36
Razdelite odgovornosti med ekipo
37
Potrdite parkirne možnosti
38
Pripravite območje za predstavitev izdelka
39
Potrdite naročilo cateringa
40
Pripravite promocijsko gradivo
41
Pozdravite goste
4 oseb
42
Zabeležite možnosti za izboljšave za prihodnje dogodke
43
Pripravite načrt priprav
44
Potrdite pravila prizorišča
45
Organizirajte postavitev predstavitev izdelkov
46
Potrdite čas dostave
47
Uredite promocijske prikaze
48
Uskladite urnik dogodka
2 oseb
49
Ocenite predvideno število gostov
50
Pripravite načrt razporeditve prostora
51
Pri prikazih postavite informacije o izdelku
52
Pripravite območje cateringa
53
Pred predstavitvijo pripravite vsebino za družbena omrežja
54
Predstavite govorce
2 oseb
55
Potrdite člane ekipe dogodka
56
Določite ciljne skupine gostov
57
Usposobite osebje o lastnostih izdelka
58
Uredite točke za izdajo
59
Delite posodobitve dogodka
60
Podprite predstavitve izdelkov
2 oseb
61
Načrtujte pripravljalne sestanke
62
Pripravite seznam vabil
63
Pripravite odgovore na pogosto zastavljena vprašanja strank
64
Organizirajte strežbo pijač
65
Uskladite fotografsko in video poročanje
66
Pomagajte gostom med dogodkom
4 oseb
67
Pred dogodkom obiščite prizorišče
2 oseb
68
Zberite kontaktne podatke gostov
69
Pred dogodkom preizkusite predstavitve izdelkov
70
Preverite prehranske zahteve
71
Povabite ustrezne partnerje ali medije
72
Spremljajte razstavne izdelke
2 oseb
73
Potrdite rezervacijo prizorišča
74
Pošljite vabila
75
Pripravite rezervne možnosti predstavitve
76
Uskladite catering osebje
77
Obiskovalcem posredujte informacije o izdelku
78
Rešite nepričakovane težave
2 oseb
79
Potrdite dostop do prizorišča in čase postavitve
80
Spremljajte odzive gostov
81
Potrdite govornike za dogodek
82
Pripravite predstavitveno opremo
83
Zberite podatke o interesu strank
84
Zberite povratne informacije obiskovalcev
2 oseb
85
Preverite kapaciteto prizorišča
86
Spremljajte povabljene goste
87
Potrdite razpoložljivost govornikov
88
Preizkusite projektor ali zaslone
89
Odprite prizorišče pred prihodom gostov
2 oseb
90
Uskladite fotografske in medijske aktivnosti
2 oseb
91
Preverite razpoložljive električne priključke
92
Potrdite končno prisotnost gostov
93
Delite urnik dogodka z govorniki
94
Preizkusite mikrofone
95
Postavite prijavno mizo
2 oseb
96
Odstranite dekoracijo dogodka
2 oseb
97
Preverite svetlobne razmere
98
Pripravite postopek sprejema gostov
99
Pripravite briefing za govornike
100
Preizkusite zvočnike
101
Uredite sedišča
2 oseb
102
Varno zapakirajte izdelke
2 oseb
103
Preverite zvočne razmere
104
Pripravite postopek sprejema gostov
105
Potrdite teme predstavitev
106
Po potrebi preizkusite internetno povezavo
107
Postavite predstavitve izdelkov
2 oseb
108
Zberite promocijska gradiva
2 oseb
109
Načrtujte območje prihoda gostov
110
Po potrebi organizirajte sprejem VIP gostov
111
Preglejte predstavitve pred dogodkom
112
Pripravite tehnologijo za predstavitve izdelkov
113
Obesite napise in transparente
2 oseb
114
Vrniti izposojeno opremo
2 oseb
115
Načrtujte registracijsko območje
116
Določite sprejemno osebje za goste
117
Načrtujte vaje za govornike
118
Preverite razpoložljivost elektrike
119
Postavite predstavitveno opremo
2 oseb
120
Čiščenje prizorišča
3 oseb
121
Načrtujte območje predstavitve izdelkov
122
Pripravite izdelke za predstavitev
123
Pripravite uvode govornikov
124
Pripravite rezervno opremo
125
Pripravite demonstracijska območja
2 oseb
126
Odstranite odpadke
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Activities

Police
Oznake izdelkov
Cenovne etikete
Dekoracija razstavnega prostora
Dekorativni elementi
Transparenti
Zaščitne prevleke
Roll-up transparenti
Plakati
Vzorci izdelkov
Foto ozadje
Stojala za razstavne izdelke
Materiali za dekoracijo dogodkov
Promocijska darila

Cleaning

Koši za smeti
Vreče za smeti
Vreče za recikliranje
Čistilni robčki
Čistilni sprej
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Metla
Metla in smetišnica

Logistics

Vezice za kable
Darilne vrečke
Mize za strežbo
Škatle za shranjevanje
Osebne značke
Sponke za papir
Registracijska miza
Namizni prt
Imeznake
Ograje z vrvjo
Držala za značke
Viseči trakovi
Stoli
Pisala
Mize
Markerji
Prevleke za mize
Pozdravna tabla
Usmerjevalne table
Informacijske kartice za goste
Beležnice
Embalažne škatle
Škarje
Zaščitni embalažni materiali
Predstavitvene mize
Lepilni trak

Groceries

Steklenice vode
Pijače
Prigrizki
Pripomočki za prigrizke

Technical

Orodni set
Kamera
Stativ
Podaljški
Prenosnik
Razdelilniki
Oprema za razsvetljavo
Projektor
Polnilci
Platno za projekcijo
Rezervni USB-ključ
Zaslon za prikaz
Mikrofoni
Zvočniki
Osvetlitev razstavnega prostora
Daljinski upravljalnik za predstavitve
HDMI-kabli
Oprema za predstavitve izdelkov
Adapterji

Kitchen

Serviete
Pladnji za postrežbo
Dozatorji za pijačo
Kavni aparat
Krožniki
Kozarci
Kozarci
Pribor

Nasveti

Približno 4–6 tednov prej določite datum, uro, prizorišče in obliko predstavitve. Pri tem takoj preverite, koliko prostora potrebujete za demonstracije, prijavno mizo, catering in shranjevanje.
Dva do tri dni pred dogodkom preglejte vse izdelke, jih očistite in pripravite demonstracijske primerke. Preverite tudi oznake izdelkov, cenovne etikete in promocijsko gradivo, saj se ti pogosto dodajo šele tik pred odprtjem.
Za tehniko določite eno odgovorno osebo in ji najmanj 60 minut pred začetkom omogočite preizkus mikrofona, kamere, podaljškov in kablov. Če bodo obiskovalci uporabljali telefone ali drugo opremo, polnilne postaje uredite pred prihodom gostov.
Catering postavite tako, da ne ovira demonstracij in prijave. Za orientacijo pripravite približno 0,5–0,75 litra pijače na osebo za triurno predstavitev ter dovolj prtičkov, pripomočkov za prigrizke in posod za odpadke.
Na dan dogodka naj bodo govorci na prizorišču najmanj 45 minut prej, prijavna miza pa pripravljena 30 minut pred začetkom. Po koncu izdelke, vzorce in preostale zaloge takoj razvrstite v označene škatle ter v 24 urah pošljite zahvalna sporočila.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo vnaprej organizirati predstavitev izdelka?: Osnovni načrt pripravite 4–6 tednov pred dogodkom. Tehniko, govorce, catering in končno postavitev potrdite najpozneje 7 dni prej, izdelke pa dokončno preverite 2–3 dni pred predstavitvijo.
Koliko časa prej morajo govorci priti na predstavitev izdelka?: Govorci naj pridejo najmanj 45 minut pred začetkom, da preverijo vrstni red, mikrofon in demonstracijske izdelke. Pri več kot treh govorcih dodajte še 15 minut za usklajevanje prihodov.
Koliko pijače potrebujem za predstavitev izdelka?: Za triurno predstavitev računajte približno 0,5–0,75 litra pijače na osebo, odvisno od temperature in vrste programa. Vodo pripravite pri prijavni mizi in v bližini prostora za catering, ne poleg občutljive tehnične opreme.
Kdaj pripraviti demonstracijske izdelke?: Demonstracijske izdelke izberite in pripravite 2–3 dni prej, na dan dogodka pa jih še enkrat očistite in preverite. Rezervni izdelek ali komplet za hitro zamenjavo pripravite najmanj 60 minut pred začetkom.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.