Zo organiseer je een productlancering

Begin met het doel van de lancering en kies daarna de vorm: een presentatie, demonstratie of combinatie daarvan. Leg de datum, locatie en aankomsttijden vast voordat je catering, sprekers en techniek bevestigt. Deel de ruimte op in registratie-, presentatie-, demonstratie-, catering- en opslagzones. Test elk product vooraf en wijs één persoon aan voor technische ondersteuning. Zo voorkom je dat een vergeten kabel, onduidelijk productlabel of late levering de presentatie vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel van de lancering
2
Plan de presentatiezone
3
Inspecteer alle producten vóór het evenement
4
Bevestig de microfoonvereisten
5
Zet indien nodig laadstations op
6
Regel de cateringopstelling
2 personen
7
Controleer op vergeten items
2 personen
8
Kies de lanceringsvorm
9
Plan de demonstratiezone
10
Maak producten schoon vóór de presentatie
11
Stem aankomsttijden van sprekers af
12
Wijs een technisch ondersteuningspersoon toe
13
Plaats promotiemateriaal
2 personen
14
Berg resterende voorraden op
2 personen
15
Stel de datum en tijd van het evenement vast
16
Plan de cateringzone
17
Regel productmonsters
18
Ontvang en assisteer sprekers tijdens het evenement
19
Bereid de registratiebalie voor
20
Controleer de netheid van de locatie
2 personen
21
Stuur bedankberichten
22
Kies de locatie
23
Plan de opslagruimte
24
Bereid demonstratieproducten voor
25
Bepaal de voedsel- en drankbehoeften
26
Stel het incheckproces voor gasten in
27
Voltooi de laatste rondgang vóór de opening
2 personen
28
Volg geïnteresseerde klanten op
29
Stel het evenementenbudget op
30
Plan de zitopstelling
31
Test de werking van het product
32
Kies indien nodig een cateringleverancier
33
Bereid naambadges voor
34
Brieef het evenementpersoneel vóór de opening
2 personen
35
Evalueer de resultaten van het evenement
36
Verdeel de verantwoordelijkheden over het team
37
Bevestig de parkeervoorzieningen
38
Bereid de productdemonstratiezone voor
39
Bevestig de cateringbestelling
40
Bereid promotiemateriaal voor
41
Verwelkom gasten
4 personen
42
Noteer verbeterpunten voor toekomstige evenementen
43
Stel de voorbereidingsplanning op
44
Bevestig de regels van de locatie
45
Organiseer de opstelling van productpresentaties
46
Bevestig de levertijd
47
Regel promotiedisplays
48
Coördineer het evenementenschema
2 personen
49
Schat het verwachte aantal gasten
50
Maak het zaalindelingsplan
51
Plaats productinformatie bij de displays
52
Bereid de cateringzone voor
53
Bereid socialmediacontent voor vóór de lancering
54
Stel de sprekers voor
2 personen
55
Bevestig de teamleden van het evenement
56
Bepaal de doelgroepen van gasten
57
Train het personeel in productkenmerken
58
Regel uitgiftepunten
59
Deel evenementupdates
60
Ondersteun productdemonstraties
2 personen
61
Plan voorbereidingsvergaderingen
62
Bereid de uitnodigingslijst voor
63
Bereid antwoorden voor op veelgestelde klantvragen
64
Organiseer de drankservice
65
Coördineer foto- en videoverslag
66
Assisteer gasten tijdens het evenement
4 personen
67
Bezoek de locatie vóór het evenement
2 personen
68
Verzamel contactgegevens van gasten
69
Test productdemonstraties vóór het evenement
70
Controleer dieetwensen
71
Nodig relevante partners of media uit
72
Houd productdisplays in de gaten
2 personen
73
Bevestig de locatieboeking
74
Verstuur uitnodigingen
75
Bereid back-updemonstratieopties voor
76
Coördineer het cateringpersoneel
77
Geef bezoekers productinformatie
78
Los onverwachte problemen op
2 personen
79
Bevestig toegang tot de locatie en opbouwtijden
80
Volg reacties van gasten op
81
Bevestig de sprekers voor het evenement
82
Bereid presentatieapparatuur voor
83
Verzamel interessegegevens van klanten
84
Verzamel feedback van bezoekers
2 personen
85
Controleer de capaciteit van de locatie
86
Volg uitgenodigde gasten op
87
Bevestig de beschikbaarheid van sprekers
88
Test de projector of schermen
89
Open de locatie vóór aankomst van de gasten
2 personen
90
Coördineer foto- en mediaactiviteiten
2 personen
91
Controleer beschikbare stroomaansluitingen
92
Bevestig de definitieve gastenaanwezigheid
93
Deel het evenementenschema met sprekers
94
Test de microfoons
95
Zet de registratiebalie op
2 personen
96
Verwijder evenementdecoratie
2 personen
97
Controleer de lichtomstandigheden
98
Bereid het ontvangstproces voor gasten voor
99
Bereid de briefing voor sprekers voor
100
De speakers testen
101
De zitplaatsen inrichten
2 personen
102
Producten veilig verpakken
2 personen
103
De geluidsomstandigheden controleren
104
De ontvangstprocedure voor gasten voorbereiden
105
De presentatiethema's bevestigen
106
Indien nodig de internetverbinding testen
107
Productpresentaties opzetten
2 personen
108
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
109
De aankomstzone voor gasten plannen
110
Indien nodig de afhandeling van VIP-gasten organiseren
111
Presentaties voorafgaand aan het evenement doornemen
112
De technologie voor productdemonstraties voorbereiden
113
Borden en banners ophangen
2 personen
114
Gehuurde apparatuur terugbrengen
2 personen
115
De registratiezone plannen
116
Ontvangstmedewerkers voor gasten aanwijzen
117
Repetities voor sprekers inplannen
118
De beschikbaarheid van stroom controleren
119
Presentatieapparatuur opzetten
2 personen
120
De locatie schoonmaken
3 personen
121
De productpresentatiezone plannen
122
Producten voorbereiden voor presentatie
123
De introducties van de sprekers voorbereiden
124
Reserveapparatuur voorbereiden
125
Demonstratiezones voorbereiden
2 personen
126
Afval verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Activities

Planken
Productlabels
Prijslabels
Displaydecoratie
Decoratieve elementen
Banners
Beschermhoezen
Roll-up banners
Posters
Productmonsters
Fotografieachtergrond
Productdisplaystandaards
Decoratiematerialen voor evenementen
Promotionele weggeefartikelen

Schoonmaak

Afvalbakken
Vuilniszakken
Recyclingzakken
Reinigingsdoekjes
Reinigingsspray
Papieren handdoeken
Schoonmaakdoeken
Bezem
Stoffer en blik

Logistics

Kabelbinders
Cadeauzakjes
Servertafels
Opbergdozen
Personeelsbadges
Klemborden
Registratietafel
Tafellaken
Naambadges
Touwenafzettingen
Badgehouders
Lanyards
Stoelen
Pennen
Tafels
Markers
Tafelhoezen
Welkomstbord
Richtingaanwijzers
Informatiekaartjes voor gasten
Notitieboekjes
Verpakkingsdozen
Schaar
Beschermende verpakkingsmaterialen
Presentatietafels
Tape

Boodschappen

Waterflessen
Drankjes
Snacks
Benodigdheden voor hapjes

Techniek

Gereedschapsset
Camera
Statief
Verlengkabels
Laptop
Stekkerdozen
Verlichtingsapparatuur
Projector
Opladers
Projectiescherm
Back-up USB-stick
Displayscherm
Microfoons
Luidsprekers
Displayverlichting
Presentatieafstandsbediening
HDMI-kabels
Productdemonstratieapparatuur
Adapters

Keuken

Servetten
Serveerschalen
Drankdispensers
Koffiezetapparaat
Borden
Bekers
Glazen
Bestek

Tips

Plan de presentatie- en demonstratiezone afzonderlijk. Zet producten eerst klaar, maak ze schoon en controleer labels, prijsinformatie en eventuele monsters vóór de gasten binnenkomen.
Wijs één technisch aanspreekpunt aan en bevestig vooraf de microfoonvereisten. Test camera, statief, verlengkabels en laadstations uiterlijk 60 minuten voor de start.
Laat sprekers niet alleen een starttijd krijgen, maar ook een aankomsttijd. Plan hun ontvangst minstens 30 minuten vóór de presentatie, zodat er tijd is voor briefing en een laatste test.
Richt de registratiebalie in voordat de catering wordt opgebouwd. Leg badges, klemborden en eventuele cadeauzakjes klaar en houd de doorgang naar de demonstratiezone vrij.
Plan opslag voor resterende voorraad en afval voordat het evenement begint. Zet opbergdozen, afvalbakken, vuilniszakken en recyclingzakken op vaste plekken, zodat gebruikte materialen niet naast de presentatie blijven staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een productlancering organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met doel, vorm, datum en locatie. Reserveer daarna sprekers, catering en technische ondersteuning; plan de laatste product- en locatietest uiterlijk 1 dag van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een productlancering op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor registratie, presentatie, demonstratie, catering en bewegwijzering. Laat sprekers en techniek 30 tot 60 minuten vóór de start aanwezig zijn voor briefing en tests.
Wat moet je testen voor een productlancering?: Controleer elk demonstratieproduct, de microfoon, camera, statief, verlengkabels en laadstations. Doe een volledige doorloop minimaal 24 uur vooraf en herhaal de technische test 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel drank en snacks heb je nodig bij een productlancering?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de duur en het tijdstip. Plan daarnaast 2 tot 4 kleine hapjes per persoon per uur en controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.