Como organizar um lançamento de produto sem falhas

Um lançamento de produto precisa de uma sequência clara: primeiro defines o objetivo e o formato, depois escolhes o local e distribuis as zonas de apresentação, demonstração, catering e armazenamento. A preparação dos produtos deve terminar antes da montagem, não na véspera do evento. Reserva também uma pessoa para o apoio técnico, confirma o microfone e coordena a chegada dos oradores. No dia, o registo, as amostras, o stock e a limpeza exigem responsáveis próprios.

Organiza este evento gratuitamente com a Lizzt

O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

1
Definir o objetivo do lançamento
2
Planear a zona de apresentação
3
Inspecionar todos os produtos antes do evento
4
Confirmar os requisitos do microfone
5
Instalar postos de carregamento, se necessário
6
Organizar a montagem da restauração
2 pessoas
7
Verificar itens esquecidos
2 pessoas
8
Escolher o formato de lançamento
9
Planear a zona de demonstração
10
Limpar os produtos antes da apresentação
11
Coordenar os horários de chegada dos oradores
12
Atribuir uma pessoa de apoio técnico
13
Colocar material promocional
2 pessoas
14
Arrumar o stock restante
2 pessoas
15
Definir a data e a hora do evento
16
Planear a zona de catering
17
Organizar amostras de produto
18
Receber e apoiar os oradores durante o evento
19
Preparar o balcão de registo
20
Verificar a limpeza do local
2 pessoas
21
Enviar mensagens de agradecimento
22
Escolher o local
23
Planear a área de armazenamento
24
Preparar os produtos de demonstração
25
Definir as necessidades de comida e bebida
26
Configurar o processo de registo dos convidados
27
Fazer a ronda final antes da abertura
2 pessoas
28
Dar seguimento aos clientes interessados
29
Elabore o orçamento do evento
30
Planear a disposição dos lugares
31
Testar o funcionamento do produto
32
Escolher um fornecedor de catering, se necessário
33
Preparar crachás com nomes
34
Fazer o briefing da equipa do evento antes da abertura
2 pessoas
35
Avaliar os resultados do evento
36
Distribuir as responsabilidades pela equipa
37
Confirmar as opções de estacionamento
38
Preparar a área de demonstração do produto
39
Confirmar a encomenda de catering
40
Preparar material promocional
41
Receba os convidados
4 pessoas
42
Registar pontos a melhorar para eventos futuros
43
Elaborar o plano de preparação
44
Confirmar as regras do local
45
Organizar a disposição das apresentações de produto
46
Confirmar o prazo de entrega
47
Organizar expositores promocionais
48
Coordenar o programa do evento
2 pessoas
49
Estimar o número previsto de convidados
50
Fazer a planta da sala
51
Colocar informação do produto junto aos expositores
52
Preparar a zona de catering
53
Preparar conteúdo para redes sociais antes do lançamento
54
Apresentar os oradores
2 pessoas
55
Confirmar os membros da equipa do evento
56
Definir os públicos-alvo dos convidados
57
Formar a equipa nas características do produto
58
Organizar os pontos de distribuição
59
Partilhar atualizações do evento
60
Apoiar demonstrações de produtos
2 pessoas
61
Planear reuniões de preparação
62
Preparar a lista de convites
63
Preparar respostas a perguntas frequentes dos clientes
64
Organizar o serviço de bebidas
65
Coordenar a cobertura fotográfica e em vídeo
66
Ajudar os convidados durante o evento
4 pessoas
67
Visitar o local antes do evento
2 pessoas
68
Recolher os contactos dos convidados
69
Testar as demonstrações de produtos antes do evento
70
Verificar restrições alimentares
71
Convidar parceiros ou meios de comunicação relevantes
72
Acompanhar a exposição dos produtos
2 pessoas
73
Confirmar a reserva do local
74
Enviar convites
75
Preparar opções de demonstração de reserva
76
Coordenar a equipa de catering
77
Fornecer informações sobre os produtos aos visitantes
78
Resolver problemas inesperados
2 pessoas
79
Confirmar o acesso ao local e os horários de montagem
80
Acompanhar as respostas dos convidados
81
Confirmar os oradores do evento
82
Preparar o equipamento de apresentação
83
Recolher dados de interesse dos clientes
84
Recolha feedback dos visitantes
2 pessoas
85
Verificar a capacidade do local
86
Acompanhar os convidados convidados
87
Confirmar a disponibilidade dos oradores
88
Testar o projetor ou os ecrãs
89
Abrir o local antes da chegada dos convidados
2 pessoas
90
Coordenar as atividades fotográficas e de media
2 pessoas
91
Verificar as tomadas de energia disponíveis
92
Confirmar a presença final dos convidados
93
Partilhar o programa do evento com os oradores
94
Testar os microfones
95
Montar a receção
2 pessoas
96
Remover a decoração do evento
2 pessoas
97
Verificar as condições de iluminação
98
Preparar o processo de acolhimento dos convidados
99
Preparar o briefing para os oradores
100
Testar os altifalantes
101
Organizar os lugares sentados
2 pessoas
102
Embalar os produtos em segurança
2 pessoas
103
Verificar as condições acústicas
104
Preparar o processo de receção dos convidados
105
Confirmar os temas da apresentação
106
Testar a ligação à internet, se necessário
107
Montar as apresentações de produtos
2 pessoas
108
Reunir material promocional
2 pessoas
109
Planear a zona de chegada dos convidados
110
Organizar o acolhimento de convidados VIP, se necessário
111
Rever as apresentações antes do evento
112
Preparar a tecnologia para as demonstrações de produtos
113
Colocar placas e banners
2 pessoas
114
Devolver o equipamento alugado
2 pessoas
115
Planear a zona de registo
116
Designar os funcionários de receção dos convidados
117
Agendar ensaios para os oradores
118
Verificar a disponibilidade de energia elétrica
119
Montar o equipamento de apresentação
2 pessoas
120
Limpar o local
3 pessoas
121
Planear a zona de apresentação dos produtos
122
Preparar os produtos para apresentação
123
Preparar as apresentações dos oradores
124
Preparar equipamento de reserva
125
Preparar as zonas de demonstração
2 pessoas
126
Remover o lixo
2 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Activities

Prateleiras
Etiquetas de produtos
Etiquetas de preços
Decoração de exposição
Elementos decorativos
Banners
Capas protetoras
Banners roll-up
Posters
Amostras de produtos
Fundo fotográfico
Suportes de exposição de produtos
Materiais decorativos para eventos
Brindes promocionais

Limpeza

Contentores de lixo
Sacos do lixo
Sacos de reciclagem
Toalhitas de limpeza
Spray de limpeza
Toalhas de papel
Panos de limpeza
Vassoura
Pá e vassoura

Logistics

Abraçadeiras
Sacos de oferta
Mesas de apoio
Caixas de arrumação
Crachás do pessoal
Pranchetas
Mesa de registo
Toalha de mesa
Crachás
Barreiras com corda
Porta-crachás
Fitas de pescoço
Cadeiras
Canetas
Mesas
Marcadores
Capas de mesa
Placa de boas-vindas
Sinalética direcional
Cartões informativos para convidados
Cadernos
Caixas de embalagem
Tesoura
Materiais de embalagem protetora
Mesas de apresentação
Fita adesiva

Compras

Garrafas de água
Bebidas
Snacks
Acompanhamentos

Technical

Kit de ferramentas
Câmara
Tripé
Cabos de extensão
Portátil
Tomadas múltiplas
Equipamento de iluminação
Projetor
Carregadores
Ecrã de projeção
Pen USB de reserva
Ecrã de apresentação
Microfones
Altifalantes
Iluminação de exposição
Comando de apresentação
Cabos HDMI
Equipamento de demonstração de produtos
Adaptadores

Cozinha

Guardanapos
Travessas de servir
Dispensadores de bebidas
Máquina de café
Pratos
Copos
Copos
Talheres

Dicas

Começa pelo objetivo e pelo formato do lançamento. Uma apresentação para imprensa, uma demonstração para clientes ou um evento com venda no local exigem disposições diferentes e não devem partilhar o mesmo plano por defeito.
Define o percurso do convidado antes de escolher as mesas: registo à entrada, apresentação num ponto visível, demonstração com espaço para circulação e catering afastado dos produtos. Reserva uma área separada para o stock restante.
Inspeciona todos os produtos antes da montagem e limpa cada unidade que será apresentada. Confirma etiquetas, preços e materiais promocionais com pelo menos 24 horas de antecedência, para corrigir erros sem interromper a instalação.
Atribui uma pessoa ao apoio técnico e testa microfone, câmara, tripé, cabos e carregamento antes da chegada dos convidados. Faz o teste completo pelo menos 60 minutos antes do início e deixa um kit de ferramentas acessível.
Calcula comida e bebida pelo número confirmado de convidados e agenda a montagem do catering para terminar antes do registo. Deixa água, snacks, guardanapos e recipientes para lixo prontos, e verifica os itens esquecidos numa ronda final 30 minutos antes da abertura.

Perguntas frequentes

Como começar a organizar um lançamento de produto?: Começa por definir o objetivo, o formato, a data e a hora. Depois escolhe o local e desenha as zonas de apresentação, demonstração, registo, catering e armazenamento antes de encomendar materiais.
Com quanto tempo devo preparar os produtos para um lançamento?: Faz a inspeção, limpeza e etiquetagem pelo menos 24 horas antes. No próprio dia, reserva uma verificação final 60 minutos antes da abertura para confirmar que os produtos de demonstração estão completos e funcionais.
Quantas pessoas são necessárias para apoiar um lançamento de produto?: Além dos oradores, designa pelo menos uma pessoa para apoio técnico e outra para o balcão de registo quando esperas mais de 30 convidados. Para grupos maiores, acrescenta apoio à demonstração e ao catering.
Quando devo testar o microfone e a apresentação?: Testa o microfone, a câmara, o tripé, os cabos e qualquer carregamento pelo menos 60 minutos antes do início. Repete o teste depois de os oradores chegarem, porque a posição da sala pode alterar o som e a imagem.

Comece este plano no Lizzt

Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.