Come organizzare un lancio di prodotto senza intoppi

Per organizzare un lancio di prodotto, parti dall’obiettivo e dal formato: presentazione, dimostrazione o combinazione dei due. Poi scegli la location e disegna separatamente area di registrazione, presentazione, dimostrazione, catering e stoccaggio. La riuscita dipende soprattutto dalle prove: prodotti controllati e puliti, microfono verificato, relatori coordinati e una persona dedicata al supporto tecnico. Chiudi con un controllo degli oggetti dimenticati, delle scorte e della pulizia.

Organizza gratuitamente questo evento con Lizzt

Il piano, passo dopo passo

Ogni attività con la sua sotto-lista, nell'ordine in cui ti servirà davvero.

1
Definisci l'obiettivo del lancio
2
Pianifica l'area di presentazione
3
Ispeziona tutti i prodotti prima dell'evento
4
Conferma i requisiti del microfono
5
Allestisci stazioni di ricarica, se necessario
6
Organizza l'allestimento del catering
2 persone
7
Controlla gli oggetti dimenticati
2 persone
8
Scegli il formato del lancio
9
Pianifica l'area dimostrativa
10
Pulisci i prodotti prima della presentazione
11
Coordina gli orari di arrivo dei relatori
12
Assegna una persona per il supporto tecnico
13
Posiziona il materiale promozionale
2 persone
14
Riponi le scorte rimanenti
2 persone
15
Stabilisci data e ora dell'evento
16
Pianifica l'area catering
17
Organizza campioni di prodotto
18
Accogli e assisti i relatori durante l'evento
19
Prepara il banco di registrazione
20
Controlla la pulizia della location
2 persone
21
Invia messaggi di ringraziamento
22
Scegli la location
23
Pianifica l'area di stoccaggio
24
Prepara i prodotti dimostrativi
25
Definisci le esigenze di cibo e bevande
26
Imposta il processo di check-in per gli ospiti
27
Completa l'ultimo giro prima dell'apertura
2 persone
28
Fai un follow-up con i clienti interessati
29
Definisci il budget dell'evento
30
Pianifica la disposizione dei posti
31
Testa il funzionamento del prodotto
32
Scegli un fornitore di catering, se necessario
33
Prepara i badge con il nome
34
Briefing del personale dell'evento prima dell'apertura
2 persone
35
Valuta i risultati dell'evento
36
Distribuisci le responsabilità al team
37
Conferma i parcheggi
38
Prepara l'area di dimostrazione del prodotto
39
Conferma l'ordine del catering
40
Prepara il materiale promozionale
41
Accogli gli ospiti
4 persone
42
Annota i punti di miglioramento per i futuri eventi
43
Stabilisci il programma di preparazione
44
Conferma le regole della location
45
Organizza l'allestimento delle presentazioni dei prodotti
46
Conferma l'orario di consegna
47
Organizza i display promozionali
48
Coordina il programma dell'evento
2 persone
49
Stima il numero previsto di ospiti
50
Prepara la pianta della sala
51
Posiziona le informazioni sul prodotto accanto ai display
52
Prepara l'area catering
53
Prepara i contenuti social media prima del lancio
54
Presenta i relatori
2 persone
55
Conferma i membri del team dell'evento
56
Definisci i gruppi target di ospiti
57
Forma il personale sulle caratteristiche del prodotto
58
Organizza i punti di distribuzione
59
Condividi gli aggiornamenti dell'evento
60
Supporta le dimostrazioni di prodotto
2 persone
61
Pianifica le riunioni preparatorie
62
Prepara la lista degli invitati
63
Prepara le risposte alle domande frequenti dei clienti
64
Organizza il servizio bevande
65
Coordina la copertura fotografica e video
66
Assisti gli ospiti durante l’evento
4 persone
67
Visita la location prima dell’evento
2 persone
68
Raccogli i recapiti degli ospiti
69
Testa le dimostrazioni di prodotto prima dell’evento
70
Verifica le esigenze alimentari
71
Invita partner o media rilevanti
72
Monitora gli espositori di prodotto
2 persone
73
Conferma la prenotazione della location
74
Invia gli inviti
75
Prepara opzioni di dimostrazione di riserva
76
Coordina il personale del catering
77
Fornisci ai visitatori informazioni sui prodotti
78
Risolvi i problemi imprevisti
2 persone
79
Conferma l’accesso alla location e gli orari di allestimento
80
Segui le risposte degli ospiti
81
Conferma i relatori dell’evento
82
Prepara l’attrezzatura per la presentazione
83
Raccogli i dati di interesse dei clienti
84
Raccogli il feedback dei partecipanti
2 persone
85
Verifica la capienza della location
86
Segui gli ospiti invitati
87
Conferma la disponibilità dei relatori
88
Testa il proiettore o gli schermi
89
Apri la location prima dell’arrivo degli ospiti
2 persone
90
Coordina le attività fotografiche e media
2 persone
91
Verifica le prese di corrente disponibili
92
Conferma la presenza finale degli ospiti
93
Condividi il programma dell’evento con i relatori
94
Testa i microfoni
95
Allestisci il banco registrazione
2 persone
96
Rimuovi le decorazioni dell’evento
2 persone
97
Verifica le condizioni di illuminazione
98
Prepara il processo di accoglienza degli ospiti
99
Prepara il briefing per i relatori
100
Testare gli altoparlanti
101
Allestire i posti a sedere
2 persone
102
Imballare i prodotti in modo sicuro
2 persone
103
Controllare le condizioni audio
104
Preparare la procedura di accoglienza degli ospiti
105
Confermare i temi della presentazione
106
Testare la connessione internet se necessario
107
Allestire le presentazioni di prodotto
2 persone
108
Raccogli il materiale promozionale
2 persone
109
Pianifica l’area di arrivo degli ospiti
110
Organizzare la gestione degli ospiti VIP, se necessario
111
Rivedere le presentazioni prima dell’evento
112
Preparare la tecnologia per le dimostrazioni di prodotto
113
Appendere cartelli e banner
2 persone
114
Restituire l'attrezzatura a noleggio
2 persone
115
Pianifica l’area registrazione
116
Assegna il personale di accoglienza per gli ospiti
117
Pianifica le prove dei relatori
118
Verifica la disponibilità di corrente
119
Allestire l’attrezzatura per la presentazione
2 persone
120
Pulire la location
3 persone
121
Pianifica l’area per la presentazione dei prodotti
122
Prepara i prodotti per la presentazione
123
Prepara le introduzioni dei relatori
124
Prepara attrezzatura di riserva
125
Prepara le aree dimostrative
2 persone
126
Rimuovi i rifiuti
2 persone

Cosa ti serve

Raggruppato come faresti la spesa, con le quantità.

Activities

Scaffali
Etichette prodotto
Etichette dei prezzi
Decorazioni per espositori
Elementi decorativi
Banner
Coperture protettive
Banner roll-up
Poster
Campioni di prodotto
Sfondo fotografico
Supporti espositivi per prodotti
Materiali decorativi per eventi
Omaggi promozionali

Pulizia

Cestini dei rifiuti
Sacchi della spazzatura
Sacchi per il riciclaggio
Panni detergenti
Spray detergente
Asciugamani di carta
Panni per la pulizia
Scopa
Paletta e scopa

Logistics

Fascette fermacavo
Borse regalo
Tavoli di servizio
Scatole per riporre
Badge del personale
Cartellette
Tavolo di registrazione
Tovaglia
Badge con nome
Transenne con corda
Portabadge
Lanyard
Sedie
Penne
Tavoli
Pennarelli
Coperture per tavoli
Cartello di benvenuto
Segnaletica direzionale
Cartoncini informativi per gli ospiti
Quaderni
Scatole per l’imballaggio
Forbici
Materiali di imballaggio protettivi
Tavoli per presentazioni
Nastro adesivo

Spesa

Bottiglie d'acqua
Bevande
Snack
Materiale per gli snack

Technical

Kit di attrezzi
Fotocamera
Treppiede
Prolunghe
Laptop
Multiprese
Attrezzatura per l’illuminazione
Proiettore
Caricabatterie
Schermo di proiezione
Chiavetta USB di backup
Schermo espositivo
Microfoni
Altoparlanti
Illuminazione espositiva
Telecomando per presentazioni
Cavi HDMI
Attrezzatura per dimostrazioni di prodotto
Adattatori

Cucina

Tovaglioli
Piatti da portata
Dispenser per bevande
Macchina per il caffè
Piatti
Bicchieri
Bicchieri
Posate

Consigli

Definisci prima il percorso degli ospiti: registrazione, presentazione, dimostrazione e catering. Prepara il banco di registrazione e assegna badge al personale, così chi arriva sa subito dove andare.
Controlla ogni prodotto prima dell’allestimento e puliscilo prima della presentazione. Verifica anche etichette, prezzi, campioni e materiale promozionale almeno il giorno precedente, non quando arrivano gli ospiti.
Fai una prova tecnica completa con microfono, prolunghe, fotocamera e treppiede. Designa una sola persona per il supporto tecnico e tieni un kit di attrezzi a portata di mano.
Coordina gli orari di arrivo dei relatori e prevedi un punto di accoglienza. Conferma in anticipo i requisiti del microfono e accompagna ogni relatore nell’area assegnata appena arriva.
Organizza catering e scorte in un’area separata dalla dimostrazione. Prepara acqua, bevande, snack, tovaglioli e contenitori per i rifiuti; a fine evento riponi le eccedenze e controlla gli oggetti dimenticati.

Domande frequenti

Da dove si comincia per organizzare un lancio di prodotto?: Inizia definendo l’obiettivo, il formato e la data, poi scegli la location. Disegna quindi le cinque aree operative: registrazione, presentazione, dimostrazione, catering e stoccaggio.
Quando bisogna controllare i prodotti per un lancio?: Controlla tutti i prodotti almeno 24 ore prima dell’evento e ripeti un controllo visivo poco prima dell’apertura. Pulizia, etichette, prezzi e campioni devono essere pronti prima dell’arrivo degli ospiti.
Quante persone servono per il supporto tecnico?: Prevedi almeno una persona dedicata esclusivamente al supporto tecnico durante l’intero evento. Deve arrivare almeno 60 minuti prima per provare microfono, prolunghe e attrezzatura audiovisiva.
Quando va organizzato il catering del lancio?: Conferma cibo, bevande e orario di allestimento almeno 3 giorni prima. Completa l’allestimento prima dell’apertura e mantieni le scorte separate dall’area dimostrativa.

Avvia questo piano in Lizzt

Tutte le attività e gli articoli di questa pagina, pronti nel tuo evento. Invita persone, dividetevi il lavoro e guarda chi ha fatto cosa.