Produkteinführung organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Nachfassen

Eine Produkteinführung steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Ziel, Format, Termin und Ort fest, danach planst du Präsentation, Demonstration und Empfang. Prüfe jedes Produkt vorab und teile technische sowie organisatorische Zuständigkeiten zu. Viele Pannen entstehen, weil Muster, Ladepunkte, Mikrofon, Lagerfläche oder die Ankunftszeiten der Sprecher erst am Veranstaltungstag geklärt werden. Plane außerdem den Abbau und die Aufbewahrung übrig gebliebener Bestände von Anfang an.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

1
Den Zweck des Launchs festlegen
2
Den Präsentationsbereich planen
3
Alle Produkte vor der Veranstaltung prüfen
4
Mikrofonanforderungen bestätigen
5
Bei Bedarf Ladestationen einrichten
6
Das Catering-Setup organisieren
2 Personen
7
Nach vergessenen Gegenständen schauen
2 Personen
8
Das Launch-Format wählen
9
Den Demo-Bereich planen
10
Produkte vor der Präsentation reinigen
11
Ankunftszeiten der Redner abstimmen
12
Eine Person für den technischen Support benennen
13
Werbematerialien auslegen
2 Personen
14
Verbleibende Materialien lagern
2 Personen
15
Datum und Uhrzeit der Veranstaltung festlegen
16
Den Catering-Bereich planen
17
Produktproben organisieren
18
Redner während der Veranstaltung begrüßen und unterstützen
19
Den Registrierungstisch vorbereiten
20
Die Sauberkeit der Location prüfen
2 Personen
21
Danksagungen senden
22
Die Location auswählen
23
Den Lagerbereich planen
24
Demonstrationsprodukte vorbereiten
25
Anforderungen an Speisen und Getränke festlegen
26
Den Check-in-Prozess für Gäste einrichten
27
Den finalen Rundgang vor der Öffnung abschließen
2 Personen
28
Interessenten nachfassen
29
Das Veranstaltungsbudget erstellen
30
Die Sitzordnung planen
31
Die Produktfunktion testen
32
Bei Bedarf einen Catering-Anbieter auswählen
33
Namensschilder vorbereiten
34
Das Eventpersonal vor der Öffnung briefen
2 Personen
35
Die Veranstaltungsergebnisse auswerten
36
Dem Team Zuständigkeiten zuweisen
37
Die Parkmöglichkeiten bestätigen
38
Den Produktdemo-Bereich vorbereiten
39
Die Catering-Bestellung bestätigen
40
Werbematerialien vorbereiten
41
Gäste begrüßen
4 Personen
42
Verbesserungen für zukünftige Veranstaltungen festhalten
43
Den Vorbereitungszeitplan erstellen
44
Die Regeln der Location bestätigen
45
Die Produktpräsentation organisieren
46
Die Lieferzeit bestätigen
47
Werbedisplays arrangieren
48
Den Veranstaltungsablauf koordinieren
2 Personen
49
Die erwartete Gästezahl schätzen
50
Den Raumplan der Location erstellen
51
Produktinformationen in der Nähe der Displays platzieren
52
Den Catering-Bereich vorbereiten
53
Social-Media-Inhalte vor dem Launch vorbereiten
54
Redner vorstellen
2 Personen
55
Die Teammitglieder der Veranstaltung bestätigen
56
Die Zielgruppen der Gäste definieren
57
Das Personal zu den Produktmerkmalen schulen
58
Ausgabestationen einrichten
59
Event-Updates teilen
60
Produktdemonstrationen unterstützen
2 Personen
61
Vorbereitungsmeetings planen
62
Die Einladungsliste vorbereiten
63
Antworten auf häufige Kundenfragen vorbereiten
64
Den Getränkeservice organisieren
65
Foto- und Videoaufnahmen koordinieren
66
Gäste während der Veranstaltung unterstützen
4 Personen
67
Die Location vor der Veranstaltung besichtigen
2 Personen
68
Kontaktdaten der Gäste erfassen
69
Produktdemonstrationen vor der Veranstaltung testen
70
Besondere Ernährungswünsche prüfen
71
Relevante Partner oder Medien einladen
72
Produktpräsentationen überwachen
2 Personen
73
Die Buchung der Location bestätigen
74
Einladungen senden
75
Alternative Demo-Optionen vorbereiten
76
Das Catering-Personal koordinieren
77
Besuchern Produktinformationen bereitstellen
78
Unerwartete Probleme lösen
2 Personen
79
Zugang zur Location und Aufbauzeiten bestätigen
80
Gästerückmeldungen verfolgen
81
Die Redner der Veranstaltung bestätigen
82
Präsentationstechnik vorbereiten
83
Interesseninformationen von Kunden erfassen
84
Feedback von Besuchern sammeln
2 Personen
85
Die Kapazität der Location prüfen
86
Bei eingeladenen Gästen nachfassen
87
Die Verfügbarkeit der Redner bestätigen
88
Den Beamer oder die Bildschirme testen
89
Die Location öffnen, bevor die Gäste eintreffen
2 Personen
90
Foto- und Medienaktivitäten koordinieren
2 Personen
91
Verfügbare Stromanschlüsse prüfen
92
Die endgültige Gästeanwesenheit bestätigen
93
Den Veranstaltungsplan mit den Rednern teilen
94
Die Mikrofone testen
95
Den Registrierungstisch einrichten
2 Personen
96
Veranstaltungsdekoration entfernen
2 Personen
97
Die Lichtverhältnisse prüfen
98
Den Gästeankunftsprozess vorbereiten
99
Das Rednerbriefing vorbereiten
100
Lautsprecher testen
101
Sitzplätze anordnen
2 Personen
102
Produkte sicher verpacken
2 Personen
103
Klangbedingungen prüfen
104
Ablauf zur Begrüßung der Gäste vorbereiten
105
Präsentationsthemen bestätigen
106
Bei Bedarf die Internetverbindung testen
107
Produktpräsentationen aufbauen
2 Personen
108
Werbematerialien sammeln
2 Personen
109
Ankunftsbereich für Gäste planen
110
Bei Bedarf den Empfang von VIP-Gästen organisieren
111
Präsentationen vor der Veranstaltung überprüfen
112
Technik für die Produktvorführung vorbereiten
113
Schilder und Banner anbringen
2 Personen
114
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
115
Registrierungsbereich planen
116
Begrüßungspersonal für Gäste einteilen
117
Proben für Redner planen
118
Verfügbarkeit der Stromversorgung prüfen
119
Präsentationstechnik aufbauen
2 Personen
120
Veranstaltungsort reinigen
3 Personen
121
Bereich für die Produktpräsentation planen
122
Produkte für die Präsentation vorbereiten
123
Einführungen der Redner vorbereiten
124
Ersatztechnik vorbereiten
125
Vorführbereiche vorbereiten
2 Personen
126
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Aktivitäten

Regale
Produktetiketten
Preisschilder
Präsentationsdekoration
Dekoelemente
Banner
Schutzhüllen
Roll-up-Banner
Poster
Produktproben
Fotohintergrund
Produktpräsentationsständer
Veranstaltungsdekorationsmaterialien
Werbegeschenke

Reinigungsmittel

Mülleimer
Müllsäcke
Recyclingbeutel
Reinigungstücher
Reinigungsspray
Papiertücher
Putztücher
Besen
Kehrblech

Logistik

Kabelbinder
Geschenktüten
Serviertische
Lagerboxen
Mitarbeiterausweise
Klemmbretter
Registriertisch
Tischdecke
Namensschilder
Absperrseile
Ausweishüllen
Schlüsselbänder
Stühle
Stifte
Tische
Marker
Tischhussen
Willkommensschild
Wegweiser
Gästeinformationskarten
Notizbücher
Verpackungsboxen
Scheren
Schutzverpackungsmaterialien
Präsentationstische
Klebeband

Einkäufe

Wasserflaschen
Getränke
Snacks
Fingerfood-Zubehör

Technik

Werkzeugset
Kamera
Stativ
Verlängerungskabel
Laptop
Steckdosenleisten
Beleuchtungsausrüstung
Projektor
Ladegeräte
Leinwand
USB-Backup-Stick
Displaymonitor
Mikrofone
Lautsprecher
Präsentationsbeleuchtung
Präsentationsfernbedienung
HDMI-Kabel
Produktvorführungs-Ausrüstung
Adapter

Küche

Servietten
Servierplatten
Getränkespender
Kaffeemaschine
Teller
Becher
Gläser
Besteck

Tipps

Lege zuerst das Ziel der Einführung fest und entscheide danach über das Format. So weißt du, ob die Demonstrationszone, die Präsentationsfläche oder der direkte Austausch den meisten Platz und die meiste Zeit braucht.
Prüfe alle Produkte spätestens am Vortag: Funktion, Sauberkeit, Beschriftung und Präsentationszustand. Lege Ersatzprodukte und Reinigungsutensilien griffbereit, statt sie erst während der Präsentation zu suchen.
Bestätige die Mikrofon- und Technikbedürfnisse mindestens 48 Stunden vorher. Weise eine Person für technische Hilfe ein und prüfe Verlängerungskabel, Ladestationen, Kamera und Stativ vor dem Eintreffen der Gäste.
Plane Registrierung, Catering und Produktpräsentation als getrennte Bereiche. Stelle Wasser und Snacks nicht direkt neben Muster oder Ausstellungsflächen und reserviere eine klare Ablage für Nachschub, Geschenkbeutel und übrige Produkte.
Stimme die Ankunftszeiten der Sprecher schriftlich ab und sei mindestens 60 Minuten vor Beginn vor Ort. In dieser Zeit kannst du Registrierung, Beschilderung, Produkte, Müllstationen und die Sauberkeit der Location kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Produkteinführung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, damit Format, Ort, Sprecher und Catering verfügbar sind. Die technische Prüfung und die Produktkontrolle gehören spätestens 48 Stunden vor Beginn auf den Ablaufplan.
Was muss ich bei einer Produkteinführung zuerst festlegen?: Lege zuerst Ziel, Format, Datum, Uhrzeit und Ort fest. Danach planst du Präsentations- und Demonstrationszone, Registrierung, Catering sowie Lager- und Technikflächen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Produkteinführung?: Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein, bei mehreren Demonstrationsprodukten eher 90 Minuten. Die Sprecher sollten ihre Ankunftszeit separat bestätigen, damit Technik und Einweisung nicht mit der Registrierung kollidieren.
Was wird bei einer Produkteinführung am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Ersatzprodukte, Produkt- und Preislabels, Ladepunkte, Mikrofonzubehör, Reinigungsmaterial oder eine Ablage für Restbestände. Führe 24 Stunden vorher eine Kontrolle mit mindestens zwei Personen durch und hake jeden Bereich einzeln ab.

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