Jak zorganizować premierę produktu bez chaosu

Premiera produktu wymaga przede wszystkim dobrej kolejności działań. Najpierw określ cel, format, datę i miejsce, a następnie zaplanuj osobno strefę prezentacji, demonstracji, cateringu, rejestracji i przechowywania. Przed wydarzeniem sprawdź każdy produkt, sprzęt oraz materiały promocyjne, zamiast czekać na problemy na miejscu. Ten plan prowadzi od przygotowań organizacyjnych przez próbę techniczną aż po obsługę prelegentów i wiadomości z podziękowaniami.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

1
Określ cel premiery
2
Zaplanowanie strefy prezentacji
3
Sprawdź wszystkie produkty przed wydarzeniem
4
Potwierdź wymagania dotyczące mikrofonu
5
W razie potrzeby zorganizuj stacje ładowania
6
Zorganizuj ustawienie cateringu
2 osób
7
Sprawdź, czy niczego nie zapomniano
2 osób
8
Wybierz format premiery
9
Zaplanowanie strefy demonstracyjnej
10
Wyczyść produkty przed prezentacją
11
Uzgodnij godziny przyjazdu prelegentów
12
Przydziel osobę do wsparcia technicznego
13
Ustaw materiały promocyjne
2 osób
14
Schowaj pozostałe zapasy
2 osób
15
Ustal datę i godzinę wydarzenia
16
Zaplanowanie strefy cateringu
17
Zorganizuj próbki produktów
18
Przyjmij i wspieraj prelegentów podczas wydarzenia
19
Przygotuj stanowisko rejestracji
20
Sprawdź czystość miejsca
2 osób
21
Wyślij wiadomości z podziękowaniami
22
Wybierz miejsce
23
Zaplanowanie przestrzeni do przechowywania
24
Przygotuj produkty demonstracyjne
25
Określ zapotrzebowanie na jedzenie i napoje
26
Ustaw proces meldowania gości
27
Przeprowadź ostatni obchód przed otwarciem
2 osób
28
Skontaktuj się z zainteresowanymi klientami
29
Ustal budżet wydarzenia
30
Zaplanowanie ustawienia miejsc siedzących
31
Sprawdź działanie produktu
32
W razie potrzeby wybierz dostawcę cateringu
33
Przygotuj identyfikatory
34
Przeprowadź briefing personelu przed otwarciem
2 osób
35
Oceń wyniki wydarzenia
36
Rozdziel obowiązki w zespole
37
Potwierdź udogodnienia parkingowe
38
Przygotuj strefę demonstracji produktu
39
Potwierdź zamówienie cateringowe
40
Przygotuj materiały promocyjne
41
Powitaj gości
4 osób
42
Zanotuj obszary do poprawy na przyszłe wydarzenia
43
Opracuj harmonogram przygotowań
44
Potwierdź zasady obowiązujące w miejscu
45
Zorganizuj ekspozycję produktów
46
Potwierdź czas dostawy
47
Zorganizuj ekspozycje promocyjne
48
Koordynuj harmonogram wydarzenia
2 osób
49
Oszacuj spodziewaną liczbę gości
50
Przygotuj plan rozmieszczenia sali
51
Umieść informacje o produkcie przy ekspozycjach
52
Przygotuj strefę cateringu
53
Przygotuj treści do mediów społecznościowych przed premierą
54
Przedstaw prelegentów
2 osób
55
Potwierdź członków zespołu wydarzenia
56
Określ grupy docelowe gości
57
Przeszkol personel w zakresie cech produktu
58
Zorganizuj punkty wydawania
59
Udostępnij aktualizacje wydarzenia
60
Wspieraj prezentacje produktów
2 osób
61
Zaplanuj spotkania przygotowawcze
62
Przygotuj listę zaproszonych
63
Przygotuj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania klientów
64
Zorganizuj serwis napojów
65
Koordynuj fotorelację i materiał wideo
66
Pomagaj gościom podczas wydarzenia
4 osób
67
Odwiedź miejsce przed wydarzeniem
2 osób
68
Zbierz dane kontaktowe gości
69
Przetestuj prezentacje produktów przed wydarzeniem
70
Sprawdź wymagania dietetyczne
71
Zaproś odpowiednich partnerów lub media
72
Monitoruj ekspozycje produktów
2 osób
73
Potwierdź rezerwację miejsca
74
Wyślij zaproszenia
75
Przygotuj zapasowe opcje demonstracji
76
Koordynuj personel cateringowy
77
Przekazuj odwiedzającym informacje o produktach
78
Rozwiązuj nieoczekiwane problemy
2 osób
79
Potwierdź dostęp do miejsca i godziny montażu
80
Monitoruj odpowiedzi gości
81
Potwierdź prelegentów na wydarzenie
82
Przygotuj sprzęt prezentacyjny
83
Zbierz dane o zainteresowaniu klientów
84
Zbierz opinie uczestników
2 osób
85
Sprawdź pojemność miejsca
86
Monitoruj zaproszonych gości
87
Potwierdź dostępność prelegentów
88
Przetestuj projektor lub ekrany
89
Otwórz miejsce przed przybyciem gości
2 osób
90
Koordynuj działania foto i medialne
2 osób
91
Sprawdź dostępne gniazda zasilania
92
Potwierdź ostateczną frekwencję gości
93
Udostępnij prelegentom harmonogram wydarzenia
94
Przetestuj mikrofony
95
Ustaw punkt rejestracji
2 osób
96
Usuń dekoracje wydarzenia
2 osób
97
Sprawdź warunki oświetlenia
98
Przygotuj proces przyjmowania gości
99
Przygotuj brief dla prelegentów
100
Przetestuj głośniki
101
Ustaw miejsca siedzące
2 osób
102
Bezpiecznie zapakuj produkty
2 osób
103
Sprawdź warunki dźwiękowe
104
Przygotuj procedurę przyjmowania gości
105
Potwierdź tematy prezentacji
106
W razie potrzeby przetestuj połączenie internetowe
107
Ustaw prezentacje produktów
2 osób
108
Zbierz materiały promocyjne
2 osób
109
Zaplanuj strefę przybycia gości
110
W razie potrzeby zorganizuj obsługę gości VIP
111
Omów prezentacje przed wydarzeniem
112
Przygotuj technologię do prezentacji produktów
113
Powieś znaki i banery
2 osób
114
Zwrócić wypożyczony sprzęt
2 osób
115
Zaplanuj strefę rejestracji
116
Wyznacz personel do przyjmowania gości
117
Zaplanuj próby dla prelegentów
118
Sprawdź dostępność zasilania
119
Ustaw sprzęt prezentacyjny
2 osób
120
Posprzątać miejsce wydarzenia
3 osób
121
Zaplanuj strefę prezentacji produktów
122
Przygotuj produkty do prezentacji
123
Przygotuj wprowadzenia prelegentów
124
Przygotuj sprzęt zapasowy
125
Przygotuj strefy demonstracyjne
2 osób
126
Usuń odpady
2 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Atrakcje

Półki
Etykiety produktów
Etykiety cenowe
Dekoracje ekspozycyjne
Elementy dekoracyjne
Banery
Pokrowce ochronne
Banery roll-up
Postery
Próbki produktów
Tło fotograficzne
Stojaki ekspozycyjne na produkty
Materiały dekoracyjne na wydarzenie
Upominki promocyjne

Sprzątanie

Kosze na śmieci
Worki na śmieci
Worki do recyklingu
Chusteczki czyszczące
Spray czyszczący
Ręczniki papierowe
Ściereczki do sprzątania
Miotła
Szufelka i zmiotka

Logistyka

Opaski kablowe
Torebki upominkowe
Stoły serwisowe
Pudła do przechowywania
Identyfikatory personelu
Klembordy
Stół rejestracyjny
Obrus
Identyfikatory
Barierki linowe
Etui na identyfikatory
Smycze
Krzesła
Długopisy
Stoły
Markery
Pokrowce na stoły
Tablica powitalna
Znaki kierunkowe
Kartki informacyjne dla gości
Notesy
Pudełka do pakowania
Nożyczki
Materiały ochronne do pakowania
Stoły prezentacyjne
Taśma

Zakupy

Butelki z wodą
Napoje
Przekąski
Artykuły do przekąsek

Technika

Zestaw narzędzi
Aparat fotograficzny
Statyw
Przedłużacze
Laptop
Listwy zasilające
Sprzęt oświetleniowy
Projektor
Ładowarki
Ekran projekcyjny
Zapasowy pendrive
Ekran wystawowy
Mikrofony
Głośniki
Oświetlenie ekspozycyjne
Pilot do prezentacji
Kable HDMI
Sprzęt do prezentacji produktów
Adaptery

Kuchnia

Serwetki
Półmiski do serwowania
Dystrybutory napojów
Ekspres do kawy
Talerze
Kubki
Szklanki
Sztućce

Wskazówki

Zacznij od celu i formatu premiery. Inaczej ustawisz wydarzenie nastawione na demonstrację, a inaczej premierę z wystąpieniem i cateringiem; tę decyzję podejmij przed wyborem układu sali.
Podziel przestrzeń na co najmniej pięć stref: prezentacji, demonstracji, rejestracji, cateringu i przechowywania. Dzięki temu produkty, zapasy i materiały promocyjne nie będą trafiały na stoły dla gości.
Nie zostawiaj testu produktów na dzień wydarzenia. Sprawdź każdy egzemplarz, wyczyść go przed prezentacją i przygotuj osobny zestaw demonstracyjny, aby nie szukać zamiennika podczas pokazu.
Potwierdź wymagania techniczne prelegentów z wyprzedzeniem i wyznacz jedną osobę do wsparcia technicznego. Mikrofon, przedłużacze, ładowanie oraz aparat warto sprawdzić podczas próby, a nie tuż przed wejściem publiczności.
Catering przygotuj razem z planem obsługi i sprzątania. Ustal ilość jedzenia i napojów, ustaw serwetki oraz kosze, a zapasowe produkty i opakowania schowaj poza strefą prezentacji.

Często zadawane pytania

Od czego zacząć organizację premiery produktu?: Zacznij od określenia celu, formatu, daty i godziny wydarzenia. Dopiero potem wybierz miejsce oraz rozplanuj pięć podstawowych stref: prezentacji, demonstracji, rejestracji, cateringu i przechowywania.
Kiedy sprawdzić produkty przed premierą?: Pełny test wykonaj najpóźniej dzień przed wydarzeniem, a po ustawieniu na miejscu zrób jeszcze krótką kontrolę. Produkty demonstracyjne wyczyść przed prezentacją i przygotuj zapasowy egzemplarz, jeśli pokaz opiera się na jednym urządzeniu.
Ile czasu przed premierą zrobić próbę techniczną?: Próbę zaplanuj co najmniej 2–3 godziny przed przyjęciem gości. W tym czasie sprawdź mikrofon, przedłużacze, ładowanie, ustawienie demonstracji oraz sprzęt fotograficzny; prelegentów poproś o przyjazd zgodnie z wcześniej ustalonymi godzinami.
Co zrobić po premierze produktu?: Po wydarzeniu sprawdź, czy produkty, zapasy i materiały promocyjne zostały zebrane, a miejsce posprzątane i opróżnione z odpadów. Wiadomości z podziękowaniami wyślij w ciągu 24–48 godzin, póki spotkanie jest jeszcze świeże w pamięci uczestników.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.