Sådan planlægger du en produktlancering fra start til slut

En produktlancering kræver mere end et pænt præsentationsområde. Du skal få produktdemoer, talere, registrering, catering og teknik til at fungere i samme tidsplan. Begynd med formålet og formatet, vælg derefter sted og områder, og arbejd frem mod en detaljeret køreplan. De fleste problemer opstår, fordi produkter ikke testes, mikrofonkrav afklares for sent, eller ingen har ansvar for teknisk hjælp under arrangementet.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Definér lanceringens formål
2
Planlæg præsentationsområdet
3
Kontrollér alle produkter før arrangementet
4
Bekræft mikrofonkravene
5
Opsæt opladningsstationer om nødvendigt
6
Arranger cateringopstillingen
2 personer
7
Kontrollér for glemte ting
2 personer
8
Vælg lanceringens format
9
Planlæg demonstrationsområdet
10
Rengør produkter før præsentationen
11
Koordiner talernes ankomsttider
12
Udpeg en person til teknisk support
13
Sæt reklamemateriale op
2 personer
14
Pak resterende forsyninger væk
2 personer
15
Fastlæg arrangementets dato og tidspunkt
16
Planlæg cateringområdet
17
Arrangér produktprøver
18
Modtag og assister talere under arrangementet
19
Forbered registreringsskranken
20
Kontrollér stedets renlighed
2 personer
21
Send takkebeskeder
22
Vælg stedet
23
Planlæg opbevaringsområdet
24
Forbered demonstrationsprodukter
25
Fastlæg behovet for mad og drikke
26
Opsæt gæsternes check-in-proces
27
Gennemfør den sidste rundtur før åbning
2 personer
28
Følg op på interesserede kunder
29
Lav eventbudgettet
30
Planlæg siddeopstillingen
31
Test produktets funktion
32
Vælg en cateringleverandør om nødvendigt
33
Forbered navneskilte
34
Brief eventpersonalet før åbning
2 personer
35
Evaluer arrangementets resultater
36
Fordel ansvarsområderne i teamet
37
Bekræft parkeringsfaciliteterne
38
Forbered området til produktdemonstration
39
Bekræft cateringbestillingen
40
Forbered reklamemateriale
41
Byd gæsterne velkommen
4 personer
42
Notér forbedringspunkter til fremtidige arrangementer
43
Lav forberedelsesplanen
44
Bekræft stedets regler
45
Organisér opstillingen af produktpræsentationer
46
Bekræft leveringstidspunktet
47
Arrangér reklamedisplays
48
Koordinér arrangementets tidsplan
2 personer
49
Anslå det forventede antal gæster
50
Lav lokalets plan
51
Placer produktinformation ved displayene
52
Forbered cateringområdet
53
Forbered indhold til sociale medier før lanceringen
54
Præsentér talerne
2 personer
55
Bekræft arrangementets teammedlemmer
56
Definér gæsternes målgrupper
57
Træn personalet i produktfunktioner
58
Arrangér udleveringssteder
59
Del arrangementopdateringer
60
Understøt produktdemonstrationer
2 personer
61
Planlæg forberedelsesmøder
62
Forbered invitationslisten
63
Forbered svar på ofte stillede kundespørgsmål
64
Organisér drikkevareserveringen
65
Koordinér foto- og videodækning
66
Assister gæster under arrangementet
4 personer
67
Besøg lokationen før arrangementet
2 personer
68
Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
69
Test produktdemonstrationer før arrangementet
70
Tjek kostønsker
71
Invitér relevante partnere eller medier
72
Hold øje med produktudstillingerne
2 personer
73
Bekræft lokationsbookingen
74
Send invitationer
75
Forbered backup-demonstrationsmuligheder
76
Koordinér cateringpersonalet
77
Giv besøgende produktinformation
78
Løs uventede problemer
2 personer
79
Bekræft adgang til lokationen og opstillingstider
80
Følg op på gæsternes svar
81
Bekræft oplægsholderne til arrangementet
82
Forbered præsentationsudstyr
83
Indsaml kundernes interessedata
84
Indsaml feedback fra gæsterne
2 personer
85
Kontrollér lokationens kapacitet
86
Følg op på inviterede gæster
87
Bekræft oplægsholdernes tilgængelighed
88
Test projektoren eller skærmene
89
Åbn lokationen før gæsternes ankomst
2 personer
90
Koordinér foto- og medieaktiviteter
2 personer
91
Kontrollér tilgængelige strømudtag
92
Bekræft det endelige gæsteantal
93
Del arrangementsprogrammet med oplægsholderne
94
Test mikrofonerne
95
Opsæt registreringsskranken
2 personer
96
Fjern eventdekorationerne
2 personer
97
Kontrollér lysforholdene
98
Forbered gæsternes modtageproces
99
Forbered briefing til oplægsholderne
100
Test højttalerne
101
Arrangér siddepladserne
2 personer
102
Pak produkter sikkert
2 personer
103
Kontrollér lydforholdene
104
Forbered gæsternes modtageprocedure
105
Bekræft præsentationstemaerne
106
Test internetforbindelsen, hvis nødvendigt
107
Opsæt produktpræsentationer
2 personer
108
Saml reklamemateriale
2 personer
109
Planlæg gæsternes ankomstområde
110
Organisér håndteringen af VIP-gæster, hvis nødvendigt
111
Gennemgå præsentationer før arrangementet
112
Forbered teknologien til produktdemonstrationer
113
Hæng skilte og bannere op
2 personer
114
Returnér lejet udstyr
2 personer
115
Planlæg registreringsområdet
116
Udpeg modtagepersonale til gæster
117
Planlæg prøver for oplægsholdere
118
Kontrollér strømforsyningen
119
Opsæt præsentationsudstyr
2 personer
120
Rengøre stedet
3 personer
121
Planlæg området til produktpræsentationer
122
Forbered produkter til præsentation
123
Forbered oplægsholdernes præsentationer
124
Forbered reserveudstyr
125
Forbered demonstrationsområder
2 personer
126
Fjern affald
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Activities

Hylder
Produktlabels
Prismærker
Displaydekoration
Dekorative elementer
Bannere
Beskyttelseshylstre
Roll-up bannere
Plakater
Produktprøver
Fotobaggrund
Produktdisplaystande
Dekorationsmaterialer til events
Promoveringsartikler

Cleaning

Affaldsbeholdere
Affaldsposer
Genanvendelsesposer
Rengøringsservietter
Rengøringsspray
Papirhåndklæder
Rengøringsklude
Kost
Fejekost og fejebakke

Logistics

Kabelbindere
Gaveposer
Serveringsborde
Opbevaringskasser
Personalebadges
Klembrætter
Registreringsbord
Borddug
Navneskilte
Afspærringsreb
Badgeholdere
Lanyards
Stole
Penne
Borde
Tuscher
Bordbetræk
Velkomstskilt
Vejvisningsskilte
Informationskort til gæster
Notesbøger
Pakkekasser
Saks
Beskyttende emballagematerialer
Præsentationsborde
Tape

Groceries

Vandflasker
Drikkevarer
Snacks
Tilbehør til snacks

Technical

Værktøjssæt
Kamera
Stativ
Forlængerkabler
Bærbar computer
Stikdåser
Belysningsudstyr
Projektor
Opladere
Lærred
Backup-USB-stik
Displayskærm
Mikrofoner
Højttalere
Displaybelysning
Præsentationsfjernbetjening
HDMI-kabler
Udstyr til produktdemonstrationer
Adaptere

Kitchen

Servietter
Serveringsfade
Drikkeautomater
Kaffemaskine
Tallerkener
Kopper
Glas
Bestik

Tips

Start med formålet og vælg format, før du booker sted. En præsentation, en demo med prøver og et mere uformelt lanceringsevent kræver forskellige områder, bemanding og tidsplaner.
Del lokalet op i registrering, præsentation, demonstration, catering og opbevaring. Placér demonstrationsprodukterne, så gæsterne kan se dem uden at blokere indgangen eller serveringsbordene.
Kontrollér hvert produkt før eventet, og rengør det lige inden præsentationen. Test også produktlabels, prismærker og eventuelt tilbehør, så du ikke skal rette fejl, mens gæsterne ankommer.
Lav en teknisk plan med mikrofon, kamera, stativ og forlængerledninger. Udpeg én teknisk ansvarlig, og gennemfør en fuld test mindst 60 minutter før start i stedet for kun at tænde udstyret.
Koordinér talernes ankomsttider skriftligt og gør registreringsskranken klar før dørene åbner. Aftal samtidig, hvem der modtager talerne, håndterer prøver og pakker resterende forsyninger væk efterfølgende.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at planlægge en produktlancering?: Sæt mindst 4-6 uger af til en mindre produktlancering og mere tid, hvis der er mange talere, demoer eller leverancer. Brug den første uge på formål, format og sted, og gem de sidste 3-5 dage til kontrol og test.
Hvornår skal man teste teknik til en produktlancering?: Test mikrofon, kamera, stativ og forlængerledninger mindst én dag før arrangementet. Lav derefter en kort gentest 60 minutter før gæsterne kommer, fordi kabler, strøm og lokaleopsætning ofte ændres på dagen.
Hvor mange produkter skal man klargøre til en produktdemo?: Klargør mindst ét præsentationseksemplar plus ét reserveeksemplar pr. produkt, hvis demoen er central for lanceringen. Har gæsterne mulighed for at prøve produkterne, bør du desuden beregne særskilte prøveeksemplarer, så præsentationsprodukterne forbliver rene.
Hvornår skal catering og registrering være klar?: Sæt catering- og registreringsområdet op mindst 45 minutter før start. Hav vand, drikkevarer, snacks, servietter og registreringsmateriale på plads, før talerne ankommer, så modtagelsen ikke konkurrerer med de sidste forberedelser.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.